Елена Бабайлова: «"ФСК ЕЭС" осуществляет контроль удаленных площадок с помощью информационных систем»

1802
Без инвестиций в автоматизацию управление бизнес-процессами и персоналом в крупной территориально распределенной компании вряд ли может быть эффективным. Об особенностях внедрения информационной кадровой системы в условиях реформирования компании, централизации управленческих функций, рисках и возможностях автоматизации рассказывает Елена Бабайлова, заместитель начальника департамента информационных технологий ОАО «ФСК ЕЭС», руководитель проекта внедрения SAP ERP HCM.

Решение о развитии корпоративной информационной системы на базе SAP ERP в «ФСКЕЭС» было принято еще в 2004 г. Что учитывалось при переходе на автоматизированную систему управления персоналом?

Компания ФСК ЕЭС выделилась из структуры РАО ЕЭС в 2002 г., однако структурные изменения предприятий, входящих в состав общества, продолжаются и сегодня. В процессе организационного становления крупного холдинга определяются стратегические приоритеты, совершенствуется структура, адаптируется персонал, унифицируются бизнес-процессы и методики управления. Своевременная автоматизация процессов управления закладывает основу для информационной поддержки развития бизнеса.

Федеральная сетевая компания имеет территориально распределенную структуру филиалов в 73 регионах страны, где трудится более 23 тыс. работников, поэтому при выборе поставщика IT-продуктов рассматривались крупные вендоры с налаженной поддержкой своих продуктов в России и широкими возможностями масштабирования. В 2004 г. в основу автоматизации организации были заложены продукты компании SAP. Не менее года понадобилось на становление аппаратного комплекса, решение вопросов модернизации сетевой инфраструктуры.

Елена Бабайлова

Родилась 29 июля в Литве.

В 1983 г. окончила Московский институт управления (МИУ) им. С. Орджоникидзе по специальности "инженер-экономист по организации управления в энергетике".

В 2000-2004 гг. - заведующая отделом разработки программного обеспечения типовых технологий департамента прикладного программного обеспечения компании «Главный вычислительный центр энергетики».

С 2004 г. - начальник отдела бизнес-процессов департамента информатизации, заместитель департамента информационных технологий «ФСК ЕЭС».

С 2010 г - заместитель начальника департамента информационных технологий «ФСК ЕЭС».

Расскажите, пожалуйста, об особенностях внедрения в вашей компании системы управления персоналом на базе SAP ERP HCM.

В 2005 г. началось внедрение кадровой системы в исполнительном аппарате «ФСК ЕЭС», в 2007 г. на работу в автоматизированной системе перешли все предприятия компании, а к концу 2009 г. было завершено внедрение проекта по расчету заработной платы. На период внедрения существенное влияние оказали сроки развития модернизации сетевой инфраструктуры. У ФСК ЕЭС восемь крупных региональных подразделений - магистральные электрические сети (МЭС), некоторые предприятия в Сибири и Западной Сибири - находятся в труднодоступных местах.

Внедрение проходило в соответствии с рекомендованной практикой компании-разработчика «пилот-тираж». Технология обкатывалась на исполнительном аппарате и одном из производственных предприятий, затем на одном из региональных центров и одновременно тиражировалась на остальные предприятия компании. Функциональный объем модулей SAP HRM-системы первого пилотного проекта на 2 тыс. работников включал кадровый и табельный учет, и только после стабилизации автоматизированной работы сотрудников кадровых служб в новой системе компания перешла к проектам по переводу в SAP системы расчета заработной платы.

Для централизованной системы расчета заработной платы в масштабе компании, расположенной в различных административных округах страны, необходимо подготовить методологическую основу, охватывающую региональную специфику законодательной базы по оплате труда, графикам работы, унифицировать кадровый документооборот, заложить регламенты подготовки и сдачи отчетности. Для этого с командой внедрения должна работать группа экспертов от бизнеса - методологов, причем не только из числа аппарата управления компании, но и из регионов. Взвешенные и совместно утвержденные решения впоследствии позволят избежать ошибок и пересчетов и существенно повлияют на срок тиражирования системы.

В ходе проекта была проведена крупная работа по созданию единого каталога видов оплаты, а также по выравниванию и сокращению графиков рабочего времени. Стоит отметить, что группа методологов должна продолжать свою работу и после внедрения системы - своевременно реагировать на изменения законодательства и внутренних нормативных документов компании. Это снижает вероятность ошибок в расчете и налоговые риски.

Какие еще процессы помимо автоматизации кадрового документооборота, учета ФОТ и расчета заработной платы были автоматизированы в вашей компании?

В компании было принято решение о переходе с 2007 г. на новую систему мотивации персонала по клю чевым показателям эффективности (КПЭ). Данный шаг помогает выстроить HR-стратегию компании в соответствии с корпоративной стратегией развития бизнеса. В результате был внедрен блок SAP НСМ «Менеджмент вознаграждений» в интеграции с действующим продуктом SAP SEM BW и заказными разработками программного обеспечения для сбора данных с филиалов.

Внедренная информационная система позволила организовать оперативное взаимодействие предприятий, управлений МЭС, департаментов исполнительного аппарата, дирекции контроля и аналитики и департамента управления персоналом по сбору и обработке данных, подготовке отчетности руководству о качественных и количественных метриках эффективности сотрудников в зависимости от их сферы деятельности.

Основное достижение проекта заключается в том, что жизненный цикл процесса премирования - сбор показателей, верификация, подготовка и утверждение отчетности, расчет премии - в столь большой компании должен проходить за 15 дней. Без автоматизации задача в такой срок не решается, а значит, под вопросом оказываются сроки выплаты вознаграждения за фактически достигнутый результат.

Кто в вашей компании занимается администрированием и сопровождением работы системы?

Администрирование системы и техническое сопровождение программно-аппаратного комплекса находятся на аутсорсинге. Аналитическую отчетность контролируют в кадровом департаменте. Контроль изменений осуществляют методологи, специалистыэкономического планирования, управления персоналом, расчета заработной платы.

Внедрение SAP-системы предполагает централизацию основных функций планирования, контроля и расчета заработной платы. В данном проекте было принято решение вывести их на уровень управлений МЭС в регионах. Семь региональных управлений подчиняются исполнительному аппарату. На уровне филиалов существуют свои кадровые подразделения. Департамент исполнительного аппарата определяет кадровую политику и готовит сводную отчетность по компании. То есть контроль расчета и проверка бухгалтерской и налоговой отчетности, а также контроль выплат остаются за регионом.

Стоит отметить, что кадровая отчетность практически не меняется, чего нельзя сказать о расчете заработной платы. Законодательно поправки в порядок расчета зарплаты вносятся ежегодно. Компания SAP поддерживает изменения в российском законодательстве, что упрощает работу.

Подвергается изменениям система аналитической отчетности, но это в первую очередь зависит от требований руководства в отношении скорости предоставления информации и качественного состава показателей.

Какие риски могут возникнуть в процессе внедрения системы? Что следует учитывать компаниям при переходе на автоматизированную систему?

Внедрение автоматизированной системы - процесс небыстрый и требующий дополнительных трудозатрат сотрудников функциональных подразделений. Безусловно, при внедрении увеличивается нагрузка на работников планово-экономических и кадровых служб, отделов учета и отчетности, включенных в проектную команду методологов. При переходе на новую информационную систему персоналу требуется период адаптации. Особое внимание должно быть уделено безотказной работе программно-аппаратного комплекса и сетевой инфраструктуры.

В компании одновременно идет расчет заработной платы от Владивостока до Калининграда. При техническом сбое или неправильно организованной службе поддержки возникает риск несвоевременной выдачи зарплаты работникам. Следует отметить, что SAP - достаточно стабильная система, и с середины 1980-х гг. основные процессы меняются незначительно. Если компания не ошиблась в проектировании, наладила систему обучения сотрудников, организовала своевременный контроль изменений, то можно продолжительное время не проводить работ по модернизации. Так, в ФСК ЕЭС с 2005 г. система работает в стабильном режиме без существенной нагрузки на службу сопровождения.

Каковы результаты внедрения автоматизированной кадровой системы? Какие выгоды и возможности получила компания после оптимизации процессов управления персоналом?

Данный проект позволил оптимизировать и перераспределить функции между предприятиями и региональным управлением, добиться централизации части функций на уровне региона. В компании ведется единый каталог начислений и удержаний, поддерживается методика планирования и учета рабочего времени, расчета заработной платы. Формы и виды приказов стали едиными по всей организации.

Автоматизация подразумевает экономию ручного труда. За счет того, что данные вносятся однократно (день в день) с персональной ответственностью пользователей за достоверность, информация поступает в центральный аппарат оперативно и не требует корректировок и уточнений. Сотрудники департамента исполнительного аппарата сократили число запросов в регионы. Корпоративная отчетность готовится в установленные регламентами сроки. Единая база экономит рабочее время на рутинных процессах, обеспечивает прозрачность и качество информации.

Централизация позволяет снизить IT-затраты за счет совместного владения. Серверы обслуживаются в центре, и предприятия подключаются к уже работающей системе. Служба сопровождения также обслуживает все регионы из расчета один специалист группы поддержки решений на регион.

При организации централизованного расчета совокупные затраты по разработке и последующему сопровождению SAP-системы в перерасчете на одно предприятие не превысили сумму тех затрат, которые были при децентрализованной работе предприятий на 1С.

С учетом того, что в базе хранится полный объем кадровой и финансовой информации, открыты возможности для анализа деятельности на любом уровне руководителей компании.

В перспективе планируется развивать систему в направлении сценарного моделирования, что позволит выстраивать модели по принципу «что если». Однако решение вопроса больше упирается в готовность бизнес-подразделений и наличие соответствующей методологической основы, а возможности современных информационных технологий в этой части неограниченны.

Беседовала Надежда Охунова



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль