Автоматизация HR-системы: «болезни роста» и перспективы развития

2630
Автоматизация системы управления -важный этап развития современного бизнеса. Сегодня методы управления организацией предполагают широкое использование информационных технологий. Информационные системы позволяют систематизировать данные и унифицировать процессы управления персоналом, снизить операционные затраты и поддерживать единую политику управления человеческими ресурсами в масштабах холдинга, что значительно упрощает деятельность специалистов в HR-сфере.

Потребность в автоматизации HR-процессов и выбор разработчика

Успех компании на рынке зависит от возможности получать достоверную, объективную и полную информацию, критически осмысливать ее и нести ответственность за качество передаваемых данных. В современных условиях это возможно только с помощью информационных систем. Причем следует учитывать не только специализированное программное обеспечение (ERP-системы, справочно-правовые системы, экспертные системы и пр.), но и интернет-технологии (корпоративные веб-сайты, электронную почту, социальные сети, профессиональные сообщества). Сегодня все организации так или иначе пользуются современными технологиями и автоматизируют часть бизнес-процессов.

Наталия Эрпшер, начальник департамента организационного развития компании «ФСК ЕЭС» отмечает: «Необходимость оперативного и полномасштабного анализа деятельности компании, продиктованная высокими требованиями к ведению бизнеса, является одной из предпосылок автоматизации компании в целом и HR-сферы в частности. Крупным компаниям, имеющим широкую филиальную сеть и значительное число дочерних и зависимых обществ, без высокой степени автоматизации невозможно на должном уровне проводить анализ текущей кадровой ситуации, прогнозировать ее развитие и, как следствие, эффективно управлять персоналом».

По мнению Марины Мироновой, начальника управления по работе с персоналом компании «Велес Капитал», существует несколько критериев того, что компании пора рассмотреть вопрос автоматизации системы управления персоналом:

  • значительное повышение численности сотрудников (более 300 человек). Если в компании высоко формализована система оценки персонала и ручная аналитика занимает много времени, стоит задуматься о внедрении системы даже при невысокой численности сотрудников;
  • высокое внимание руководства к статистическим данным. Отношение к перечню важных метрик в компаниях различается в зависимости от специфики бизнеса. Для одних организаций наиболее важны, например, затраты на ФОТ и численность сотрудников, в то время как другие тщательно контролируют уровень кадровой текучести, соотношение между менеджерами и административным персоналом, степень абсентеизма в компании и пр.

При выборе автоматизированной системы Марина Миронова советует учитывать ряд факторов. «В первую очередь, важна ее совместимость с существующей учетной системой, где ведется кадровое делопроизводство и расчет заработной платы. В противном случае процесс переноса данных из одной программы в другую может затруднить работу в обеих системах. Любая система должна быть адаптирована к организации. Стоит также учитывать возможность масштабирования в рамках компании без пропорционального увеличения стоимости системы. Внешние провайдеры позволяют получить готовый продукт, требующий лишь незначительной адаптации к процессам, происходящим в компании.

Весьма актуально внесение изменений в систему силами сотрудников компании, поэтому при принятии решений необходимо учитывать возможность внутренней IT-службы по сопровождению программы, в том числе понимание платформы, на которой она создана, и способов ее доработки.

Стоит отметить, что закрытые системы с ограниченным доступом к данным потребуют тесного взаимодействия с разработчиками, это может снизить скорость вносимых корректировок и повысить их стоимость.

Зачастую разработчики готовых моделей предлагают обновления с учетом последних наработок в области управления персоналом. Однако не обязательно использовать все представленные блоки. Необходимо тщательно оценить потребность в каждой из функций. Например, если для компании актуальна система оценки и мотивации, то не стоит одновременно закупать программу по построению системы внутренней коммуникации. Лучше отложить приобретение неактуальных блоков на потом».

Централизация и анализ кадровых процессов

Информационные системы позволяют централизовать управление ключевыми функциями (кадровый учет, ведение штатного расписания, расчет заработной платы) и предоставляют информацию для анализа кадровой деятельности.

Андрей Кельманзон, директор по информационным технологиям компании «Роснано», отмечает: «Современные технологические решения способствуют централизации управления в крупных корпоративных структурах, что экономически более выгодно, чем локальные решения в каждой компании холдинга. Внедрение подобных систем в головной организации позволяет предоставлять услуги другим структурам данной корпорации, тем самым повышая качество решений и сокращая операционные затраты за счет ликвидации управленческих функций в других организациях группы».

«С помощью информационных систем компания может не только обеспечивать базовые потребности, но и выстраивать целостные системы по направлениям работы с персоналом. Практически любая организация сегодня не обходится без автоматизации первичного кадрового учета. Помимо очевидных задач данный блок формирует информационную базу для анализа кадрового потенциала компании, что позволяет выстроить точный прогноз потребности в персонале, - рассказывает Наталия Эрпшер. - Следующим шагом в автоматизации HR-сферы стало развитие автоматизированных систем управления (АСУП) -комплексных программ по работе с персоналом (профилирование должностей, обучение и развитие персонала, формирование и работа с кадровым резервом и др.).

Так, модуль карьерного планирования, преемственности и ротации позволяет определять и прогнозировать потребность в персонале, создавать адресные программы развития сотрудников, назначать на должности лучших кандидатов (внешних и внутренних), формировать правильные ожидания персонала относительно карьерного продвижения и профессионального роста, определять сотрудников с высоким потенциалом и эффективно выстраивать стратегию их удержания в компании. Другими словами, наряду с обеспечением потребности в стандартных аналитических возможностях системы - анализе качественных характеристик персонала, показателей эффективности деятельности, производительности труда, их динамики - важно, чтобы АСУП являлась инструментом комплексного анализа кадровых процессов».

Электронное обучение

Информационные технологии предлагают новый подход к образовательным процессам. Раскрыть потенциал сотрудника и повысить уровень развития его компетенций можно за счет внедрения автоматизированных обучающих систем в рамках корпоративного обучения.

Опытом внедрения и использования информационных систем в корпоративном обучении делится Елена Погодина, руководитель системы электронного дистанционного обучения компании «Северсталь»: «Особый эффект от системы электронного обучения получают географически распределенные компании с высокой численностью персонала (более 10 тыс. человек) и большим количеством технологических и технических инициатив. Дистанционное обучение создает дополнительные возможности для повышения квалификации, организации непрерывного обучения.

Руководство "Северсталь" инвестирует средства в создание условий для эффективного развития системы электронного и дистанционного обучения (СЭДО). В компании разработаны электронные курсы по нескольким направлениям: адаптация сотрудников, курсы в поддержку корпоративных ценностей, более 186 курсов по развитию профессиональных компетенций, работа в SAP для разных категорий сотрудников. Система содержит большие объемы информации о корпоративных процессах и процедурах, продуктах и технологиях. Учебные курсы СЭДО - это интерактивные образовательные модули, которые разработаны ведущими российскими и международными поставщиками электронного обучения.

Учебный курс доступен в течение календарного года, и сотрудник может проходить его в своем темпе в удобное время. Подача материала через слайды упрощает восприятие и запоминание, а повторение изученного дает участнику обучения возможность самостоятельно определить готовность к прохождению итогового тестирования.

В состав учебного курса обязательно входят теоретический материал, тесты для текущей самопроверки, мини-кейсы. Большинство курсов имеет звуковое сопровождение, часть из них снабжена видеоматериалами, симуляциями и ролевыми играми. Например, бизнес-симуляции "Экономика металлургического производства" и "Экономика горного дела" представляют собой модель управления производственным предприятием и процесс создания прибыли на нем. Компьютерная экономическая игра моделирует закупку сырья, производство продукции и реализацию товаров на рынке, что позволяет в безопасных (виртуальных) условиях получить реальный опыт принятия обоснованных управленческих решений и моментально увидеть результаты предпринятых действий».

«Среди ограничений e-learning можно отметить отсутствие контакта с другими участниками и возможности задать вопросы, возникшие во время изучения электронных курсов, а также необходимость высокой мотивации для обучения в данном формате. Преодоление этого ограничения видится в создании смешанных программ обучения (blended-learning), совмещающих очные тренинги, семинары и работу в информационных ресурсах, - добавляет эксперт. - В нашей компании электронные курсы используются в разных вариациях:

  • как самостоятельная форма обучения (курс считается успешно завершенным, если пользователь изучил все материалы, выполнил упражнения и тренировочные тесты, успешно сдал итоговое тестирование);
  • как завершающая часть очной программы, с целью вхождения в тематику тренинга или отработки полученных знаний (например, курс "Металлургия для неметаллургов");
  • в рамках смешанной программы, когда часть материала очного тренинга вынесена в электронный формат (например, корпоративная программа "Достичь большего вместе", дивизиональная программа обучения мастеров "Шаги к успеху");
  • как дистанционная программа, созданная по материалам очного тренинга, с использованием вебинаров, очных мастер классов для разбора конкретных кейсов (например, программа "Эффективное взаимодействие с клиентами").

Эффективность электронного обучения оценивается по результатам выполнения контролирующих заданий в зависимости от специфики курса (тест, кейс, выполнение игрового задания, моделирование процесса и пр.), обратной связи от участников (в разделе "Оцените курс", где сотрудники могут написать, удобно ли было обучаться, требуются ли улучшения в программе). Кроме того, следует учитывать информацию руководителей, HR-менеджеров, экспертов и профессионального сообщества».

Инновационный подход к управлению персоналом

Сегодня IT-стратегия, согласованная с бизнес-задачами компании, является необходимым условием для экономического роста. Современные IT-решения позволяют обеспечить не только автоматизацию базовых учетных процессов, но и информационную поддержку инновационных подходов в области управления персоналом.

Компания, которая хочет динамично развиваться, всегда должна быть доступна для полноценного оперативного управления, и современные технологии вполне способствуют этому. Сегодня системы управления проектами ускоряют коммуникации независимо от того, где находится сотрудник, и улучшают развитие бизнеса.

Наряду с ключевыми процессами кадрового менеджмента современные разработчики предоставляют принципиально новые возможности для управления персоналом системы обмена данными с компаниями-партнерами, сценарное моделирование, мобильные бизнес-приложения, интерактивную оценку компетенций онлайн (web-ассесмент), корпоративные «облачные» технологии.

«Создание "облачных" платформ - принципиальный технологический шаг, который кардинально переворачивает рынок IT-технологий. "Облачные" вычисления позволяют платить только за те ресурсы, которые использует компания, и предоставляют доступ к информации независимо от устройства и местоположения сотрудника. Это дает возможность более эффективно использовать имеющиеся ресурсы организации, - считает Андрей Кельманзон. -В то же время подобные сервисы дорого стоят и пока еще слабо развиты в России. К тому же не каждая организация готова выносить данные за ее пределы и перестраиваться на новую модель работы».

Эксперт также отмечает возможность прогнозирования бизнес-ситуаций с помощью автоматизации: «Если информационная система обладает соответствующими математическими алгоритмами, построенными на основе реальных бизнес-моделей, то с ее помощью вполне можно прогнозировать результаты. Это принципиально новый уровень автоматизации. Любая организация, которая обладает видением будущего и планирует присутствовать на рынке в долгосрочной перспективе, так или иначе обязана этим заниматься.

Например, в «Роснано» автоматизирована система управления портфелем проектов, которая позволяет учитывать всю имеющуюся информацию по существующим и возможным проектам, рассчитывать ключевые и экономические показатели бизнеса. Правильно определив алгоритмы, компания может изменять параметры того или иного проекта и оценивать ситуацию еще до принятия решений. Такой подход позволит просчитывать ситуацию на два шага вперед. Понятно, что это математические расчеты, но при определенных усилиях их можно довести до значительной степени точности или до получения индикаторов, которые помогут руководству принять решение. Однако реализация подобных задач требует достаточно хорошего знания алгоритмической части, способности применить ее к той или иной деятельности организации и правильно рассчитывать показатели. В большинстве случаев необходимо корректировать систему согласно рыночным параметрам. Соответственно, подобные программы требуют наличия высококвалифицированного персонала и менеджмента компании».

«Кроме того, существуют самообучающиеся информационные системы. В некоторых ситуациях компьютер вполне может самостоятельно принимать решения. Например, в торговых системах информационные программы могут анализировать складские запасы, разбивая их на группы товаров в зависимости от спроса, и самостоятельно пополнять склад, размещая заказы поставщикам», - делится опытом эксперт.

Научно-технический прогресс не стоит на месте. Сегодня компании получают все больше возможностей для оперативного управления. Иностранный бизнес уже придает юридическую значимость электронным (в том числе мобильным) документам. Например, сообщение, отправленное по почте с ПК, мобильного телефона или планшета, обладает статусом официального документа. В России, даже при наличии системы электронного документооборота, официальную силу имеют пока только бумажные документы.

С учетом экономических и технологических тенденций спрос на автоматизированные системы управления персоналом в перспективе будет расти. Безусловно, компании будут все более широко использовать новые информационные возможности, для того чтобы получать качественные показатели, анализировать их и затем на основе этого объективно оценивать эффективность работы коллектива крупной, средней или даже небольшой компании.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль