Как сделать интеллектуальное имущество преимуществом компании

1533
Одним из ключевых конкурентных преимуществ компании в условиях высокой динамики развития бизнеса служат актуальные знания и опыт, который она получает в процессе своей деятельности и которыми обладают ее ключевые сотрудники. Знания дают представление об эффективном решении той или иной задачи, позволяют лучше ориентироваться в бизнес-процессах. В связи с этим в настоящее время многие организации внедряют систему управления знаниями (СУЗ), собирают и накапливают полезную информацию, вовлекая сотрудников в обмен ею.

Одним из ключевых конкурентных преимуществ компании в условиях высокой динамики развития бизнеса служат актуальные знания и опыт, который она получает в процессе своей деятельности и которыми обладают ее ключевые сотрудники. Знания дают представление об эффективном решении той или иной задачи, позволяют лучше ориентироваться в бизнес-процессах. В связи с этим в настоящее время многие организации внедряют систему управления знаниями (СУЗ), собирают и накапливают полезную информацию, вовлекая сотрудников в обмен ею.

Знание - сила

Внедрение СУЗ создает условия для обмена знаниями, предоставляет сотрудникам возможность оперативно получать необходимые данные, повышая тем самым производительность труда компании, оптимизируя ее бизнес-процессы и поддерживая инновации.

Предприятия, разрабатывающие подобную систему, достаточно часто сталкиваются со схожими проблемами, такими как: низкая информированность сотрудников о возможностях и преимуществах СУЗ; низкая мотивация и вовлеченность сотрудников в использование СУЗ вследствие непонимания ее выгод и преимуществ; отсутствие формальных процессов поддержки СУЗ. Однако, по мнению Валентина Тимакова, вице-президента по персоналу АНК «Башнефть», гораздо больший урон может быть нанесен отсутствием возможности передавать опыт, знания и технологии внутри компаний, особенно в географически распределенных структурах. При этом в процессе обучения сотрудники получают разрозненные информационные материалы, которые в дальнейшем не используются ими в работе, и в то же время много времени тратят на поиск информации, которая, возможно, уже есть в их организации.

«Без внедрения СУЗ значительно усиливается риск потери знаний (экономическая категория) и конкурентных преимуществ (в том числе технологического лидерства), дорогостоящих ошибок, связанных с отсутствием качественной и полной информации при принятии решений. Знания необходимо использовать для оптимизации работы компании, к тому же это позволяет сократить издержки на обучение, например, за счет увеличения долидистанционных и интерактивных курсов (оплаты обучения провайдеру, командировочных и накладных расходов)», - подчеркивает специалист.

При этом эксперт отмечает и другие существенные выгоды, которые компания получает от внедрения системы управления знаниями:

  • уменьшение количества поездок на однотипные семинары за счет распространения методических материалов внутри компании;
  • разовые инвестиции в формализацию знаний и их неограниченное использование в дальнейшем;
  • доступность знаний, быстроту обучения и распространения опыта в организации;
  • структурированный интеллектуальный опыт, который используется сотрудниками при выполнении ежедневных операций для достижения бизнес-целей организации.

В целом при разработке СУЗ компаниям необходимо определить ключевую потребность в знаниях; методы генерирования, выявления и формализации знаний; способы структурирования и распространения информации. При этом цели системы должны соответствовать стратегическим задачам развития бизнеса. Эффективное управление знаниями требует своевременного получения актуальной информации, поэтому ключевая задача состоит в том, чтобы обеспечить всем сотрудникам максимально быстрый доступ к данным. Для этого применяются электронные архивы, системы поиска, внутренний портал и другие средства. Выбор инструмента зависит от типа информации, однако технология должна в первую очередь обеспечивать единство информационного пространства компании и возможность работы многих пользователей с разграниченными правами доступа.

Тактические шаги при разработке системы

«На этапе проектирования инструментов управления знаниями следует определить цель и назначение данной программы. Это позволит избежать сложностей в дальнейшем», - отмечает Евгений Ко- стючик, начальник управления организационного развития компании «УРАЛСИБ». Эксперт советует определить целевую аудиторию данной системы, разработать сервисы базы знаний, сделать систему понятной и простой в эксплуатации, формализовать требования к сбору и хранению информации.

В целом для успешного функционирования СУЗ организации необходимо соблюдать ряд факторов.

«Во-первых, важна готовность компании к использованию такой системы, организационная зрелость. Во-вторых, компания должна быть продвинутой в плане IT, чтобы использование системы управления знаниями органично вписалось в ее культуру. Безусловно, важна поддержка проекта сверху. Для того чтобы система была полезна и развивалась, руководство должно понимать необходимость ее использования и выгоды, которые это принесет компании. Во время внедрения СУЗ следует провести серьезную «просветительскую» работу для всех категорий персонала, - рассказывает Валентин Тимаков. - Подобная программа рассчитана на долгосрочную перспективу, поэтому нужно сразу определить все технические требования к системе. И конечно, необходима ее постоянная модерация, чтобы привлекать сотрудников к ее использованию и взаимодействовать не просто с пользователями, а с целевыми группами. Важно следить за тем, чтобы в случае повышенной активности система не превратилась в «склад ненужных документов».

Прежде чем внедрять управление знаниями и подбирать инструменты, Светлана Власовец, начальник департамента обучения дирекции обучения и развития персонала компании Evraz Group, советует детально разобраться с тем, что именно разные специалисты компании понимают под системой управления знаниями и каких результатов они ждут от ее внедрения. «Кроме того, стоит оценить, есть ли в компании специалисты, способные разработать идеологию СУЗ, обеспечить ее понимание персоналом, спроектировать структуру системы, подобрать элементы, подготовить программу внедрения и поддерживать оптимальное функционирование. Немаловажно также знать территориальное устройство компании, провести экспертизу IT-инфраструктуры, ее возможностей для обмена данными. Важно понимать, какой информацией будет пополняться система, и решить, как обеспечивать ее актуальность», - считает Светлана.

Известно, что большое количество бумажной документации затрудняет использование информации, поэтому для эффективной работы системы необходимо переводить большинство данных в электронный формат и внедрять автоматизированную программу хранения подобных материалов.

При выборе СУЗ Валентин Тимаков советует обратить внимание на следующие технические требования:

  • возможность интеграции с библиотеками внешних провайдеров (издательств);
  • возможность размещения больших объемов информации;
  • широкий диапазон поддерживаемых форматов;
  • удобство навигации;
  • отслеживание истории посещений и действий;
  • интерактивные анкеты, голосования, тесты, рейтинги;
  • удобный и логически понятный интерфейс;
  • интеграцию с действующими в компании ERP- системами.

В зависимости от типа информации управление знаниями в компании разделяется на следующие направления: экономическое (способы и результаты деятельности компании); организационное (знания бизнес-процессов и способов ведения бизнеса); управленческое (знания об эффективности тех или иных управленческих решений в кадровой политике, кризисных ситуациях, практике переговоров и т. п.).

Информационное поле для обмена знаниями

Как правило, необходимая в процессе работы информация в компании разделяется на формализованную (нормативные документы, корпоративные библиотеки, профессиональные кейсы) и неформализованную (личный опыт и знания сотрудников).

«Для организации важны не только нормативные, организационно-распорядительные базы данных, проектная документация и know-how, но и собственные наработки сотрудников, архивы с прежних работ, личные умения, - рассказывает Евгений Ко- стючик. - Зачастую работники не спешат делиться подобной информацией, да и мотивация для этого отсутствует. Если не найти взаимопонимания с ключевыми носителями знаний, новаторами и потенциальными наставниками, база знаний останется хранилищем нормативной информации».

Эксперт считает, что определить носителей ключевых знаний может руководство компании. Как правило, таковыми являются заместители менеджеров по сложным вопросам, зачастую занимающие неруководящие должности.

Для Evraz Group интересен опыт специалистов, позволивший им добиться наилучших в компании / отрасли результатов. «Нужно зафиксировать такой опыт и обеспечить доступ к нему подразделениям с аналогичными технологиями или целями, - делится мнением Светлана Власовец. - Компания определила специалистов, признанных экспертами в том или ином технологическом вопросе, и закрепила за ними группы преемников. В 2012 г. в Evraz Group началась реализация программы по передаче знаний экспертов преемникам. Помимо аудиторных занятий и разработки преемниками индивидуальных заданий, программа предусматривает подготовку материалов, в которых фиксируется информация о технологии, особенностях производства и пр. Именно эти материалы могут стать первым контентом СУЗ».

Нельзя ограничивать управление знаниями их накоплением внутри компании - следует распространять опыт среди сотрудников и постоянно его использовать. «Управление знаниями - это всегда управление людьми. Именно сотрудники являются краеугольным камнем в классическом треугольнике "люди - процессы - технологии". Никакие технологии сами по себе не гарантируют эффективной передачи и сохранения знаний. Пока сотрудники не почувствуют, что управление знаниями приносит им ощутимую пользу, помогает решать рабочие задачи, позволяет лучше справляться с возникающими проблемами, они будут всячески избегать участия в том, что рассматривают как дополнительную нагрузку», - считает Елена Козлова, главный консультант департамента интеграционных решений IBS.

Для вовлечения сотрудников в обмен знаниями Евгений Костючик советует разработать правильную систему мотивации. «Здесь работает как кнут, так и пряник. Например, можно обязать всех ключевых специалистов, наставников и резервистов с определенной периодичностью делиться знаниями и опытом, фиксируя их в бумажном / электронном виде в базе знаний и выступая на оперативных совещаниях, мастер-классах и фокус-группах. Подобную информацию стоит записывать на цифровые носители и демонстрировать новобранцам. В качестве пряника можно использовать материальную систему мотивации или просто поощрение, признание заслуг через корпоративные издания и Доску почета, предоставление дополнительных дней отпуска и т. п.».

В целом для создания у сотрудников мотивации на фиксацию, публикацию и распространение своих личных знаний и опыта, в компании должна быть создана благоприятная среда (корпоративная культура), основанная на признании ценности навыков каждого из них. Например, в западных компаниях система мотивации, как правило, более гибко учитывает потребности в СУЗ. Так, в профиле каждого сотрудника выделяются его компетенции, и он становится экспертом в своей области, к которому можно обращаться по определенным вопросам. Многие организации на основе статистики использования документов ежемесячно выделяют самого успешного сотрудника (knowledge champion), привнесшего наиболее востребованную информацию.

Например, компания «ВымпелКом» поддерживает развивающую среду и поощряет обмен знаниями. «Мы постоянно поддерживаем интерес к обучению и развитию, предоставляя возможности для обмена опытом среди коллег (информационные рассылки, проведение коротких вебинаров на различные тематики в сфере обучения, решение актуальных кейсов), - делится опытом Михаил Яковлев, вице-президент по персоналу компании «ВымпелКом». - Наши сотрудники могут передавать накопленный опыт более молодым коллегам, пройдя тренинги и став функциональными тренерами. Таким образом высококвалифицированные эксперты постепенно выходят на новый уровень и расширяют свою профессиональную сферу. Кроме того, каждый год в начале сентября компания проводит День знаний. Это открытые презентации, семинары, мастер-классы, организованные внешними и внутренними экспертами. Например, в 2012 г. в рамках Дня знаний сотрудники получили возможность посетить 130 открытых мероприятий, которые проходили во всех регионах России. В них приняло участие более двух тысяч человек».

Стоит отметить, что система управления знаниями - это единое информационное поле, которое позволяет обмениваться опытом дочерним предприятиям в разных зонах присутствия.

Роль СУЗ в организационном структуре

Для построения долгосрочной системы управления знаниями необходимо интегрировать ее с другими процессами и закрепить в организационной структуре компании. Основным условием эффективной системы является ее тесная связь с рабочими процессами. «Деятельность компании IBS проектно ориентирована, и все основные знания создаются в процессе работы, поэтому инструменты управления знаниями направлены на то, чтобы фиксировать информацию, создаваемую при реализации проектов. Например, все подразделения активно используют в своей деятельности виртуальные проектные зоны, где накапливаются данные, которые затем можно использовать повторно. Другим инструментом являются базы знаний подразделений, где хранятся документы по определенным продуктам, решениям, услугам, формируются лучшие практики. Такие базы являются большим подспорьем для молодых сотрудников. Их применение позволяет существенно сократить время на разработку документации и улучшить ее качество. При реализации нового проекта мы в первую очередь ищем результаты решения аналогичной задачи, чтобы применить полученный опыт и добиться большего», - комментирует Елена Козлова.

Закрепить систему управления знаниями позволит создание постоянной обучающей среды в организации, где сотрудники передают опыт друг другу. Компания «ВымпелКом» комплексно подходит к данному вопросу. «Мы формируем у менеджеров понимание важности развития подчиненных, обеспечиваем актуальность и своевременность очного обучения, прогнозируя потребность в развитии тех или иных специалистов, и создаем ресурсы для саморазвития сотрудников», - делится опытом Михаил Яковлев.

«Компания проводит масштабные мероприятия, которые способствуют включению системы управления знаниями в корпоративную культуру. Например, мы активно продвигаем концепцию обучения и развития "70-20-10", где 70% приходится на решение реальных бизнес-задач, 20% - на коучинг и наставничество непосредственного руководителя и 10% - на очное обучение. При этом важно, чтобы сотрудники быстро, в удобное время и в подходящем формате имели доступ к новым знаниям, недостающей информации. В компании широко развита система электронного обучения (около 150 курсов по актуальным для бизнеса тематикам).

Кроме того, сотрудники имеют доступ к печатной и электронной библиотеке бизнес-литературы. При этом зайти в электронную библиотеку можно практически с любого устройства в любое время. Примечательно, что пик посещений приходится именно на нерабочие часы. Это благоприятный и показательный факт: люди видят смысл в саморазвитии и находят на это время. Эксперты "Билайн Университета" ведут раздел "Саморазвитие" на внутреннем портале компании, где предлагают различные методики улучшения профессиональных компетенций. Помимо команды корпоративных наставников в компании существуют команды функциональных тренеров (совмещающих проведение тренингов с основной рабочей деятельностью и обучающих только сотрудников своего подразделения) и функциональных экспертов (высококлассных успешных специалистов, которые проводят мастер-классы и семинары по своей экспертизе)».

Новый уровень HR-процессов

Система управления знаниями позволяет сократить время на поиск необходимой информации, выявить сотрудников с высоким потенциалом, объединить данные из разных источников на единой платформе, обеспечить доступ к работникам с требуемыми компетенциями, сохранить информацию в случае текучести кадров и поддерживать самообучение и взаимодействие персонала.

По мнению Елены Козловой, основой результативности управления знаниями служат правильные цели, направленные на решение стратегических задач бизнеса, и способ их достижения. «Следует сразу продумать, как вы будете измерять эффективность СУЗ. Например, если для вашей компании стратегической целью является увеличение доли рынка за счет вывода новых продуктов, то целью управления знаниями может быть ускорение этого процесса, а показателем результативности будет являться снижение среднего времени на выпуск новых продуктов. Инструментами для достижения этой цели могут служить сообщества практиков, корпоративные социальные сети, базы знаний, банки идей, краудсорсинг и другие способы совместной работы сотрудников».

По мнению Евгения Костючика, вывести процесс управления знаниями на стратегический уровень позволит соблюдение следующих правил:

  • вся информация в базе знаний должна быть формализована и удобна для поиска. Иными словами, любая информация, прежде чем попасть в систему, должна получить формализованное описание согласно принятым правилам;
  • информация должна быть доступна всем зарегистрированным пользователям;
  • информация в базе знаний должна быть сона- строена с профессиональными, менеджерскими и корпоративными компетенциями;
  • сотрудники должны быть мотивированы на передачу собственных уникальных знаний и использование существующего контента для профессионального, карьерного и личностного развития;
  • база знаний должна не подменять или замещать действующие информационные ресурсы компании, а служить их дополнением и способом объединения в единое информационное поле.

По мнению Валентина Тимакова, внедрение системы управления знаниями - это перевод HR- процессов на новый качественный уровень. Данная система обеспечит компании преемственность опыта, сохранение и преумножение знаний (формальных и неформальных).

Таким образом, менеджменту компаний целесообразно выбирать подходы к управлению знаниями, которые помогают осуществлять стратегию и соответствуют механизмам бизнеса; сфокусированы на важных знаниях, объединяют персонал и обеспечивают его необходимой информацией; соответствуют корпоративной культуре организации и имеющимся у нее ресурсам (возможности IT, разработка новых должностей в области управления знаниями, назначение на них людей и их обучение).



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль