Внутренние коммуникации – эффективный инструмент для обмена знаниями

1454
 Петрова Виктория
Заместитель генерального директора ГК «Базовый Элемент», Москва
Для обеспечения стабильности процессов и сохранения ключевой информации компания должна систематизировать, накапливать и передавать имеющиеся знания. Эффективным инструментом для обмена ими служит внутренний портал, позволяющий хранить значительный объем информации и обеспечивающий всем сотрудникам непрерывный доступ к данным. Единый информационно-обучающий ресурс позволяет интегрировать управление знаниями в бизнес-процессы компании и объединить опыт каждого сотрудника в сумму знаний всей организации.

Порядок в системе управления знаниями

Любая компания в процессе своей деятельности накапливает большое количество данных, часть которых относится к ее текущей деятельности и не имеет особого значения для перспективных решений бизнеса. Однако львиную долю получаемой в организации информации составляют сведения, необходимые как нынешним, так и будущим работникам, которые нужно обязательно аккумулировать. Все это понимают, но все равно попадают в одни и те же «ловушки»:

  • компания не видит необходимости в хранении информации;
  • сохраняемая информация не систематизирована;
  • имеющиеся знания не могут быть использованы для дела;
  • в компании циркулирует и хранится множество нечитаемых и трудно усваиваемых документов. Например, огромное количество внутренней документации зачастую создается по принципу «copypaste», («скопировать / вставить»). Чаще всего, это документы, взятые из Интернета: должностные инструкции, положения о подразделениях и т. д. Однако для успешного функционирования системы знаний любую информацию нужно адаптировать к конкретной организации, собрать и упорядочить данные.

Каждый созданный в компании документ обязательно должен подвергаться тщательной проработке, быть понятным и доступным.

Закрепляем знания в компании

Чтобы не превратить компанию в склад ненужных документов, следует расставить приоритеты и понять, какая информация действительно актуальна для бизнеса. Эффективно решить этот вопрос под силу рабочей группе, состоящей из экспертов, занимающих руководящие должности, способных принимать взвешенные решения и конструктивное участие в об-суждениях. Именно такая группа сотрудников может решить, какие знания, в каком виде и объеме следует консолидировать и хранить. Прежде всего стоит определить, что понадобится компании для развития производства товаров или услуг, осуществления дальнейших стратегических планов, патентования новаторских идей и защиты авторских прав, обучения сотрудников и т. п.

Если подойти к этому вопросу более предметно, то обязательно следует хранить информацию о повышении производительности персонала и производственных мощностей (используемых методах, технике, принципах, нормативах, идеях и проектах), а также другие сведения, связанные с конкретными потребностями компании.

В целом следует хранить:

  • информацию о производимых компанией продуктах и оказываемых услугах;
  • сведения о компетенциях сотрудников, в том числе об опыте реализации ими конкретных проектов, осуществлении тех или иных разработок;
  • документы по обучению персонала;
  • технологические карты и карты пошагового выполнения операций;
  • все виды отчетности: финансовой, производственной, коммерческой, управленческой, аналитической;
  • схему циркуляции информации в компании и передачи ее от сотрудника к сотруднику.

Главная ценность организации - знания и опыт, которыми располагают ее сотрудники, тем не менее в большинстве российских компаний до сих пор неттак называемой суммы знаний. Например, знания организации, состоящей из десяти работников, приравниваются к знаниям примерно полутора сотрудников. Многотысячные компании знают лишь тысячную долю всей информации. В этом заключается фундаментальная проблема управления знаниями. Все сотрудники в отдельности знают гораздо больше, чем их организация в целом, поэтому с уходом носителя уникальной информации последняя теряет свои ключевые знания и вынуждена тратить время и деньги на то, чтобы снова выйти на прежний уровень операций, который был во времена работы ценного сотрудника.

При выстраивании системы информации нужно предусмотреть возможности для сбора, хранения, структурирования и легкого использования уникальных, индивидуальных и коллективных знаний.

Один за всех

В современной компании управление знаниями, сочетающее все изложенное, должно осуществляться посредством единого инструмента - интра- нет-портала, действующего по типу базы данных и социальной сети. Это наиболее действенный способ, предоставляющий каждому возможность участвовать в создании и использовании знаний. Портал представляет собой так называемое одно окно для информирования и обучения сотрудников, общения с ними, хранения информации и даже для развлечения. Такой информационно-обучающий ресурс позволяет сотруднику найти все, что ему нужно: новости, различные базы данных, справочники, словари, информацию о кадровом резерве, систему дистанционного обучения, сведения о производственной системе, библиотеку корпоративных СМИ и др. Помимо прочего внутренний портал предоставляет возможность обсудить любую информацию с коллегами и своевременно обновить данные. Кроме того, Интранет обладает уникальной возможностью для организации функциональных академий компании или школ наставничества (объединений сотрудников, занимающихся одним направлением деятельности, но в разных компаниях группы). Помимо очных встреч аналитики, финансисты, сотрудники коммерческих или IT-служб могут объединиться в группы и в режиме онлайн обсудить любой вопрос, получить совет более опытных коллег.

Значительный экономический эффект обеспечивает система дистанционного обучения(СДО), предлагающая содержательные курсы по технологии, производству, продажам, логистике и другим важным для бизнеса направлениям. Здесь жефиксируется обучение сотрудников, все, что они знают и умеют, а также то, в чем они испытывают трудности.

В отличие от старых систем управления знаниями, способных обеспечить лишь хранение и накапливание полезных и важных материалов, новый ресурс делает их еще и доступным для пользования. С помощью качественной поисковой системы портал позволяет аккумулировать и использовать любую информацию даже по прошествии значительного времени.

«Сумма знании» компании

За организацию системы управления знаниями, безусловно, кто- то должен отвечать, однако вовсе не обязательно иметь в компании большое подразделение по генерации знаний. Естественно, ответственность за использование и поддержку портала нужно закрепить за определенным лицом, лучше всего за сотрудником службы по управлению персоналом, так как специалисты этого подразделения занимаются подбором, информированием, обучением сотрудников и решением их насущных проблем. Внутренние коммуникации должны не просто иметь информационный характер, а стать инструментом обмена знаниями. При этом коммуникаторы лишь помогают коллегам создать «удобную оболочку» для знаний и предоставить таковые в пользование. В их обязанности также может входить регулярный аудит данных, размещаемых в базе знаний, и оказание сотрудникам помощи в использовании инструментов СУЗ. В остальном современная система знаний является коллективным творчеством. Действительно востребованные знания создаются в процессе разработки той или иной технологии, новых продуктов, общения с поставщиками и клиентами.

Оценить эффективность управления знаниями в компании можно, во-первых, по беспрерывности операций (когда при уходе ключевых сотрудников в ней остается зафиксированное в любом виде знание: статьи, книги, мануа- лы, инструкции), во-вторых, по снижению расходов на обучение персонала (когда все необходимые знания можно получить внутри компании), в-третьих, по удовлетворенности пользователей информацией и внедренными технологиями (степень которой очень легко выяснить путем проведения опроса в той же системе).

Резюмируя все изложенное, можно сделать следующие выводы:

  • в современных условиях система управления знаниями представляет собой информационно-обучающий интранет-портал, действующий по принципу одного окна;
  • на портале должны храниться, формироваться и циркулировать знания (как формализованные, так и неформализованные);
  • знания создаются коллективно, но необходимо назначить лиц, ответственных за систему управления ими;
  • интранет-портал должен быть доступен всем сотрудникам;
  • интранет-портал необходимо постоянно совершенствовать и обновлять.


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль