Внутренние коммуникации – эффективный инструмент для обмена знаниями

1454
 Петрова Виктория
Заместитель генерального директора ГК «Базовый Элемент», Москва
Для обеспечения стабильности процессов и сохранения ключевой информации компания должна систематизировать, накапливать и передавать имеющиеся знания. Эффективным инструментом для обмена ими служит внутренний портал, позволяющий хранить значительный объем информации и обеспечивающий всем сотрудникам непрерывный доступ к данным. Единый информационно-обучающий ресурс позволяет интегрировать управление знаниями в бизнес-процессы компании и объединить опыт каждого сотрудника в сумму знаний всей организации.

Порядок в системе управления знаниями

Любая компания в процессе своей деятельности накапливает большое количество данных, часть которых относится к ее текущей деятельности и не имеет особого значения для перспективных решений бизнеса. Однако львиную долю получаемой в организации информации составляют сведения, необходимые как нынешним, так и будущим работникам, которые нужно обязательно аккумулировать. Все это понимают, но все равно попадают в одни и те же «ловушки»:

  • компания не видит необходимости в хранении информации;
  • сохраняемая информация не систематизирована;
  • имеющиеся знания не могут быть использованы для дела;
  • в компании циркулирует и хранится множество нечитаемых и трудно усваиваемых документов. Например, огромное количество внутренней документации зачастую создается по принципу «copypaste», («скопировать / вставить»). Чаще всего, это документы, взятые из Интернета: должностные инструкции, положения о подразделениях и т. д. Однако для успешного функционирования системы знаний любую информацию нужно адаптировать к конкретной организации, собрать и упорядочить данные.

Каждый созданный в компании документ обязательно должен подвергаться тщательной проработке, быть понятным и доступным.

Закрепляем знания в компании

Чтобы не превратить компанию в склад ненужных документов, следует расставить приоритеты и понять, какая информация действительно актуальна для бизнеса. Эффективно решить этот вопрос под силу рабочей группе, состоящей из экспертов, занимающих руководящие должности, способных принимать взвешенные решения и конструктивное участие в об-суждениях. Именно такая группа сотрудников может решить, какие знания, в каком виде и объеме следует консолидировать и хранить. Прежде всего стоит определить, что понадобится компании для развития производства товаров или услуг, осуществления дальнейших стратегических планов, патентования новаторских идей и защиты авторских прав, обучения сотрудников и т. п.

Если подойти к этому вопросу более предметно, то обязательно следует хранить информацию о повышении производительности персонала и производственных мощностей (используемых методах, технике, принципах, нормативах, идеях и проектах), а также другие сведения, связанные с конкретными потребностями компании.

В целом следует хранить:

  • информацию о производимых компанией продуктах и оказываемых услугах;
  • сведения о компетенциях сотрудников, в том числе об опыте реализации ими конкретных проектов, осуществлении тех или иных разработок;
  • документы по обучению персонала;
  • технологические карты и карты пошагового выполнения операций;
  • все виды отчетности: финансовой, производственной, коммерческой, управленческой, аналитической;
  • схему циркуляции информации в компании и передачи ее от сотрудника к сотруднику.

Главная ценность организации - знания и опыт, которыми располагают ее сотрудники, тем не менее в большинстве российских компаний до сих пор неттак называемой суммы знаний. Например, знания организации, состоящей из десяти работников, приравниваются к знаниям примерно полутора сотрудников. Многотысячные компании знают лишь тысячную долю всей информации. В этом заключается фундаментальная проблема управления знаниями. Все сотрудники в отдельности знают гораздо больше, чем их организация в целом, поэтому с уходом носителя уникальной информации последняя теряет свои ключевые знания и вынуждена тратить время и деньги на то, чтобы снова выйти на прежний уровень операций, который был во времена работы ценного сотрудника.

При выстраивании системы информации нужно предусмотреть возможности для сбора, хранения, структурирования и легкого использования уникальных, индивидуальных и коллективных знаний.

Один за всех

В современной компании управление знаниями, сочетающее все изложенное, должно осуществляться посредством единого инструмента - интра- нет-портала, действующего по типу базы данных и социальной сети. Это наиболее действенный способ, предоставляющий каждому возможность участвовать в создании и использовании знаний. Портал представляет собой так называемое одно окно для информирования и обучения сотрудников, общения с ними, хранения информации и даже для развлечения. Такой информационно-обучающий ресурс позволяет сотруднику найти все, что ему нужно: новости, различные базы данных, справочники, словари, информацию о кадровом резерве, систему дистанционного обучения, сведения о производственной системе, библиотеку корпоративных СМИ и др. Помимо прочего внутренний портал предоставляет возможность обсудить любую информацию с коллегами и своевременно обновить данные. Кроме того, Интранет обладает уникальной возможностью для организации функциональных академий компании или школ наставничества (объединений сотрудников, занимающихся одним направлением деятельности, но в разных компаниях группы). Помимо очных встреч аналитики, финансисты, сотрудники коммерческих или IT-служб могут объединиться в группы и в режиме онлайн обсудить любой вопрос, получить совет более опытных коллег.

Значительный экономический эффект обеспечивает система дистанционного обучения(СДО), предлагающая содержательные курсы по технологии, производству, продажам, логистике и другим важным для бизнеса направлениям. Здесь жефиксируется обучение сотрудников, все, что они знают и умеют, а также то, в чем они испытывают трудности.

В отличие от старых систем управления знаниями, способных обеспечить лишь хранение и накапливание полезных и важных материалов, новый ресурс делает их еще и доступным для пользования. С помощью качественной поисковой системы портал позволяет аккумулировать и использовать любую информацию даже по прошествии значительного времени.

«Сумма знании» компании

За организацию системы управления знаниями, безусловно, кто- то должен отвечать, однако вовсе не обязательно иметь в компании большое подразделение по генерации знаний. Естественно, ответственность за использование и поддержку портала нужно закрепить за определенным лицом, лучше всего за сотрудником службы по управлению персоналом, так как специалисты этого подразделения занимаются подбором, информированием, обучением сотрудников и решением их насущных проблем. Внутренние коммуникации должны не просто иметь информационный характер, а стать инструментом обмена знаниями. При этом коммуникаторы лишь помогают коллегам создать «удобную оболочку» для знаний и предоставить таковые в пользование. В их обязанности также может входить регулярный аудит данных, размещаемых в базе знаний, и оказание сотрудникам помощи в использовании инструментов СУЗ. В остальном современная система знаний является коллективным творчеством. Действительно востребованные знания создаются в процессе разработки той или иной технологии, новых продуктов, общения с поставщиками и клиентами.

Оценить эффективность управления знаниями в компании можно, во-первых, по беспрерывности операций (когда при уходе ключевых сотрудников в ней остается зафиксированное в любом виде знание: статьи, книги, мануа- лы, инструкции), во-вторых, по снижению расходов на обучение персонала (когда все необходимые знания можно получить внутри компании), в-третьих, по удовлетворенности пользователей информацией и внедренными технологиями (степень которой очень легко выяснить путем проведения опроса в той же системе).

Резюмируя все изложенное, можно сделать следующие выводы:

  • в современных условиях система управления знаниями представляет собой информационно-обучающий интранет-портал, действующий по принципу одного окна;
  • на портале должны храниться, формироваться и циркулировать знания (как формализованные, так и неформализованные);
  • знания создаются коллективно, но необходимо назначить лиц, ответственных за систему управления ими;
  • интранет-портал должен быть доступен всем сотрудникам;
  • интранет-портал необходимо постоянно совершенствовать и обновлять.


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль