Организационная структура компании. Нет предела совершенству?

7151
Оптимизация организационной структуры - любимое занятие генеральных директоров ©. Следует отметить, что и работникам кадровых служб время от времени «перепадает» поучаствовать в этом весьма интересном, но отнюдь не простом деле. Тем более, что после введения новой организационной структуры кадровику приходится корректировать или заново разрабатывать штатное расписание, вносить изменения в фонд оплаты труда, локальные нормативные акты и другие документы. Давайте разберемся, что в первую очередь нужно знать об организационной структуре и показателях ее эффективности, чтобы в случае получения от руководства задачи по ее совершенствованию отработать ее на «пять с плюсом».

В условиях рыночной экономики постоянство отнюдь не является признаком мастерства. Изменяются внутренние факторы: внедряются новые технологии управления человеческими ресурсами, обновляются система менеджмента качества, технология производства, растут масштабы деятельности компании, меняются рынки сбыта. Внешняя среда еще более неспокойна: растет конкуренция, нестабильна экономическая ситуация на внутреннем и внешнем рынках. В таких условиях необходимы постоянный мониторинг и совершенствование организационной структуры компании.

Проведение таких мероприятий в компании способствует эффективной деятельности, продуктивной работе сотрудников, удовлетворению потребностей клиентов, одним словом - достижению целей.

Что является звеном организационной структуры компании? Отдельно взятый сотрудник, играющий свою роль в компании. Именно поэтому основную работу по изменению организационной структуры обычно выполняет кадровая служба. Именно специалисты, работающие с персоналом, могут провести в жизнь грамотную кадровую политику и сформировать оптимальную структуру организации не только на бумаге.

Первое, что нужно запомнить: правильно организованное взаимодействие между подразделениями и сотрудниками компании, способно повысить работоспособность и эффективность бизнеса в целом.

ВАЖНО!

Грамотная организация взаимодействия звеньев оргструктуры повышает работоспособность и эффективность бизнеса в целом

Организационная структура компании. Нет предела совершенству?

Принимаясь за оптимизацию оргструктуры компании, необходимо придерживаться следующих основных принципов.

Принцип 1. Обеспечение минимально возможного числа иерархических ступеней.

Принцип 2. Разделение стратегических и оперативных функций.

Принцип 3. Сокращение путей прохождения информации.

Принцип 4. Сочетание вертикальных и горизонтальных связей в управлении.

Принцип 5. Расширение участия персонала в управлении.

Совершенствование организационной структуры компании - это целый комплекс мероприятий. Здесь требуется системный подход и направленность на цели и стратегию компании. Условно эту работу можно разделить на несколько этапов. Давайте рассмотрим каждый из них более подробно.

Этап 1 Диагностика организационной структуры

На данном этапе выявляются и называются существующие в структуре компании проблемы. Также на этом этапе выявляются причины возникновения проблем и определяются способы их устранения. Здесь руководству компании необходимо обозначить не только проблемы технологического или финансового характера, но и недостатки в сфере управления персоналом. К таковым относятся:

  • чрезмерная жесткость и иерархичность организационных структур;
  • отсутствие связей и коммуникаций между подразделениями;
  • отсутствие четкого рационального распределения функций между подразделениями и сотрудниками, а также дублирование работ;
  • перегруженность отдельных подразделений или сотрудников;
  • монополизация информации, полномочий и ответственности руководством компании;
  • избыточная численность персонала;
  • отсутствие общих для всего персонала традиций и норм поведения;
  • низкая трудовая дисциплина, производительность труда и др.

Организационная структура компании. Нет предела совершенству?

Как правило, когда руководство компании ставит задачи по совершенствованию организационной структуры, требующие решения проблемы уже определены, а вот вызывающие их причины еще не установлены. И служба персонала в таких условиях в первую очередь должна выявить факторы, способствующие или препятствующие эффективной реализации поставленных стратегических задач. Вот что нужно определить:

1. Соответствие организационной структуры целям и задачам компании.

2. Соответствие структуры и численности персонала текущим и перспективным целям компании.

3. Степень эффективности внутриор- ганизационных коммуникаций.

4. Уровень компетентности руководителей, квалификационный состав персонала компании.

5. Степень участия сотрудников разных уровней в управлении.

6. Степень эффективности существующей системы стимулирования и др. Для исследования организационной структуры необходимо использовать различные инструменты: анализ организационно-распорядительной документации, паспортов бизнес-процессов, полномочий и ответственности сотрудников; анкетирование руководителей структурных подразделении; проведение деловой оценки и др.

Этап 2 Организационное проектирование структуры

После выяснения проблем и причин их возникновения следует разработать модель организационной структуры. Такая модель должна быть оптимальной в сложившихся условиях и быстро реагировать на неблагоприятные факторы воздействия. Необходим такой подход к выбору приоритетов стратегии управления человеческими ресурсами, который будет гарантировать компании устойчивое преимущество перед конкурентами, обеспечит увеличение объемов продаж, расширение круга потребителей, сокращение издержек и рост прибыли.

Для разработки модели предлагаем выполнить следующие шаги.

Шаг 1. Формирование общей организационной структуры Здесь необходимо:

  • определить число уровней в системе управления;
  • выбрать оптимальную организационную структуру;
  • определить степень централизации и децентрализации полномочий и ответственности на разных уровнях.

В качестве примера рассмотрим проект организационной структуры компании (рис. 1), построенный по линейно-функциональному типу. Структура представлена схематично и имеет вертикальные связи, или связи подчинения, а также горизонтальные связи, которые носят согласовательный характер. Приведенная структура не предполагает масштабной перестройки принципов управления компанией, она не вводит абсолютно новых подразделений, а лишь оптимизирует иерархические связи между подразделениями и реорганизует потоки информации в компании с целью повышения их эффективности. В таком виде организационная структура компании представляется более логичной, взвешенной и обоснованной и на данный момент является самой распространенной структурой иерархического типа.

Организационная структура компании. Нет предела совершенству?

Шаг 2. Разработка состава основных подразделений и связей между ними Содержание второго шага включает:

  • распределение функционала между сотрудниками и установление ответственности;
  • определение состава базовых подразделений (отделов, групп);
  • определение специализации подсистем, в том числе по выполняемым функциям;
  • определение численности подразделений, трудоемкости основных видов работ и квалифицированного состава исполнителей.

При определении категории создаваемого базового подразделения и (или) должности учитывается ряд принципов.

Принцип 1. Отдел создается при возникновении новых задач и функций, которые не могут быть выполнены имеющимся персоналом компании или при значительном увеличении объема работ по определенному направлению.

Принцип 2. Группа входит в состав отдела и создается при значительном увеличении объема работы или выделении перспективного направления, требующего больших материальных и людских ресурсов.

Принцип 3. Должность начальника отдела вводится при наличии двух четко выделенных непересекающихся направлений деятельности, каждое из которых выполняется специалистами при наличии объема работ как минимум для двух специалистов.

Организационная структура компании. Нет предела совершенству?

Принцип 4. Должности специалистов вводятся при определении достаточного объема работ по данному рабочему месту.

Для проектирования организационной структуры следует подготовить необходимые данные (табл.). Соответственно структура описывает существующие организационные звенья (за основу берется, например, штатное расписание, должностные инструкции), причем функции последовательно детализируются.

Данные для проектирования организационной структуры

Организационная структура компании. Нет предела совершенству?

4. Положение о структурных подразделениях.

5. Должностные инструкции;

6. Другие инструктивно-методические материалы, в том числе инструкции по выполнению работ.

Этап 3 Оценка эффективности

Важной задачей при проектировании организационной структуры является оценка ее эффективности. Это позволяет выбрать наиболее рациональный вариант структуры и определить направления ее совершенствования. Отдельные параметры эффективности организационной структуры можно определить, используя ряд коэффициентов.

НАШ СОВЕТ

Поддерживайте долю руководящего персонала в пределах 15-30 % от общего количества сотрудников в компании

1. Коэффициент звенности, который при положительном изменении должен приближаться к 1 и рассчитываться по формуле:

Kзв.ф = Пзв.ф / Пзв.о,

где Пзв.ф - количество звеньев существующей организационной структуры;

Пзв.о - оптимальное количество звеньев оргструктуры.

Наша справка

В последнее время, в условиях бурно развивающегося рынка, многие организации сталкиваются с таким положением, когда внешние условия их деятельности меняются так быстро, проекты становятся настолько сложными, а технология развиваются так стремительно, что организация уже не в состоянии эффективно реагировать на происходящие изменения. По существу «стройность» традиционной организационной структуры (особенно там, где цепь команд длинная) может существенно тормозить взаимодействие и процедуру принятия решений. Поэтому на смену традиционным (бюрократическим) структурам постепенно приходят адаптивные организационные структуры. Такие структуры называются адаптивными, поскольку их можно быстро модифицировать в соответствии с изменениями окружающей среды и потребностями самой организации.

У ряда авторов по организационному развитию можно встретить термин «органические структуры». В сравнении с возможностями адаптироваться к изменениям в окружающей среде подобно тому, как это делают живые организмы. Органическая, или адаптивная, структура строится на целях и принципах, радикально отличных от тех, что лежат в основе классических организационно-функциональных структур.

ПРИМЕР

Например, в функциональной структуре проблемы и задачи, с которыми сталкивается организация в целом, разбиваются на множество мелких составляющих по отдельным должностям (рабочим местам). Каждый специалист решает свою задачу как нечто обособленное от реальных задач, стоящих перед всей организацией. В случае органической структуры сотрудники должны решать свои конкретные задачи в свете задач организации в целом. Значительная часть формальных должностных обязанностей (в категориях полномочий и ответственности) отпадает, так как их необходимо постоянно пересматривать в результате взаимодействия с другими участниками решения данной задачи. Это взаимодействие происходит как по вертикали, так и по горизонтали.

Отличительной особенностью адаптивных структур является тот факт, что общение между представителями разных иерархических уровней напоминает взаимодействие двух коллег, объединенных одной общей целью, а не рассматривается в контексте «начальник - подчиненный».

Два основных типа органических структур, используемых сегодня, - это проектные и матричные организации.

Проектная организация - это временная структура, созданная для решения одной конкретной задачи. Цель ее создания состоит в том, чтобы собрать в одну команду самых квалифицированных сотрудников организации для осуществления сложного проекта в указанные сроки с заданным уровнем качества, не выходя за пределы установленной стоимости. Другими словами: нужные люди - в нужном месте, в нужное время с нужным качеством и нужной стоимостью. В проектных структурах временная группа специалистов, в сущности, представляет собой уменьшенную по масштабам копию постоянной функциональной структуры данной организации. В этом случае руководителю проекта полностью подчинены и все члены группы, и все выделенные для решения этой задачи ресурсы.

Матричная структура, по сути, является вариантом проектной организации. В матричной организации члены проектной группы подчиняются как руководителю проекта, так и руководителям тех функциональных отделов, в которых они работают постоянно. Руководитель проекта обладает так называемыми проектными полномочиями. Эти полномочия могут варьироваться от почти всеобъемлющей линейной власти над всеми деталями проекта до практически чистых штабных полномочий. Выбор конкретного варианта определяется тем, какие права делегирует ему руководство организации.

2. Коэффициент эффективности организационной структуры управления,

который рассчитывается по формуле:

Kэ = Рп / Зу ,

где Рп - конечный результат, полученный от функционирования организационной структуры управления;

Зу - затраты на управление (фонд заработной платы, расходы на содержание помещений, приобретение и ремонт средств оргтехники, прием и передачу управленческой информации).

В преобладающем большинстве случаев состояние и эффективность организационной структуры оценивают через показатели, характеризующие деятельность управляемого объекта.

ИМЕЙТЕ В ВИДУ

Все значительные изменения на практике встречают активное сопротивление, поэтому следует уделить особое внимание психологическому аспекту внедрения изменений в организационной структуре

3. Интегрированный показатель Кэфу.

Для определения эффективности лучшим является интегрированный показатель Кэфу, который при позитивном изменении эффективности организационнои структуры должен расти. Он рассчитывается по формуле:

Кэфу = 1 - (Qу / Lчп ) / (Fт / Еоф),

где Кэфу - коэффициент эффективности управления;

Qу - затраты на управление, приходящиеся на одного работника управления;

Lчп - удельный вес численности управленческих работников в общей численности работающих;

Fт - стоимость основных и оборотных средств, приходящихся на одного работающего;

Еоф - фондоотдача, отношение объема выпущенной товарной продукции к среднегодовой стоимости основных средств.

Этап 4 Утверждение и внедрение организационной структуры

Разумеется, проект новой организационной структуры должен пройти стадию согласования, в ходе которой всесторонне изучаются достоинства и недостатки разработанного комплекта документов. Руководитель компании утверждает организационную структуру компании с детализацией до уровня подразделений, групп, должностей.

Наша справка

Норма управляемости определяется как максимальное количество работников, которые непосредственно подчиняются данному руководителю. Величина нормы управляемости широко варьируется: ряд авторов считает наилучшей норму от 7 до 10 подчиненных, но сегодня во многих организациях она составляет 30-40 сотрудников и более. Ее диапазон определяется следующими факторами:

Фактор 1. Однотипность рабочих заданий.

Фактор 2. Все подчиненные находятся в одном помещении.

Фактор 3. Компетентность сотрудников.

Фактор 4. Наличие правил и процедур.

Фактор 5. Частота горизонтальных коммуникаций.

Фактор 6. Стиль руководства.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль