Создание кадровой службы. Шаг 1

24971
 Андреева Валентина Ивановна
Кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия.
В любой организации, независимо от ее размера и вида деятельности, приходится решать кадровые задачи. Где-то с ними справляется один специалист, к тому же в свободное от основной работы время или «между делом». Где-то создаются целые кадровые департаменты, в которых заняты десятки разнопрофильных специалистов. Когда и как нужно создавать в организации отдельное подразделение, занимающееся кадровой работой? Кто должен и может в нем работать? Как распределить обязанности и ответственность? Как наладить работу отдела кадров и навести порядок в документах по личному составу? Интересно, что подобными вопросами задаются и руководители небольших организаций, и директора по персоналу крупных холдингов, и секретарь руководителя, которому кадровая работа поручена в порядке совмещения. Чтобы подробно и последовательно ответить на эти вопросы, мы решили шаг за шагом пройти весь путь организации работы отдела кадров, начиная с принятия решения о создании отдела до наведения порядка в кадровых документах.

Кадровая служба - обобщенное понятие, применяемое для обозначения структурного подразделения, которое отвечает за оформление трудовых отношений, учет кадров, создание и хранение документации по личному составу, а нередко и осуществляет функции в области управления персоналом. В некоторых современных компаниях такого структурного подразделения нет, а всю необходимую работу выполняет один или несколько сотрудников. В штате небольших организаций может вообще не быть специалиста этого профиля.

Как же следует организовать кадровую работу в организации? Официальных рекомендаций и типовых решений здесь нет. Каждый работодатель выбирает наиболее подходящий для него вариант. Посмотрим, какие факторы могут повлиять на этот выбор.

ЗА ЧТО ОТВЕЧАЕТ СЛУЖБА КАДРОВ?

В идеальном варианте перед кадровой службой стоят следующие глобальные задачи:

1. Осуществлять эффективный подбор и расстановку персонала.

2. Сформировать трудовой коллектив и поддерживать его стабильную работу.

3. Организовать систему кадрового делопроизводства и кадрового учета.

4. Обеспечить грамотное ведение кадровой документации и хранение документов по личному составу, содержащих персональные данные.

5. Эффективно взаимодействовать с остальными подразделениями организации.

Функции, которые выполняют «кадровики», достаточно разноплановые. Мы назовем самые «популярные», которые в той или иной комбинации могут составлять содержание работы отдельных кадровых служб:

  • организация и ведение кадрового делопроизводства;
  • обеспечение защиты персональных данных сотрудников;
  • организация хранения кадровой документации;
  • учет кадров, ведение статистической отчетности;
  • подбор персонала (рекрутинг), оформление приема на работу;
  • адаптация персонала, организация испытания при приеме на работу;
  • обучение персонала, планирование карьеры, оформление переводов на другую работу;
  • аттестация персонала;
  • мотивация персонала, разработка системы стимулирования и премирования;
  • развитие персонала, внедрение корпоративной культуры;
  • оформление увольнения;
  • разрешение трудовых споров, представление интересов работодателя в суде;
  • взаимодействие по кадровым вопросам с различными государственными органами и фондами.

Как определить необходимое количество работников службы кадров?

Обратите внимание!
Прямой зависимости количества сотрудников кадровой службы от общего числа работников организации нет

В нормативных правовых актах ответа на этот вопрос нет. Для определения необходимой численности специалистов кадровой службы работодателю следует организовать работу по нормированию труда. При этом можно использовать Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, утв. постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78, которые были разработаны для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, табельному и военному учету и рекомендовались для установления нормированных заданий, а также обоснования необходимой численности работников, занятых этими работами. Правда, в современных условиях надо корректировать сведения о временных затратах на те или иные операции, указанные в этом документе, так как с 1991 г. прошло много времени и труд кадровика сейчас во многом автоматизирован.

Самое главное, о чем следует помнить: нет и не может быть прямой зависимости количества сотрудников кадровой службы от общего числа работников организации. Решение о количестве кадровиков в компании принимается на основании многих факторов, в их числе количественный и качественный состав персонала, специфика деятельности организации, оснащение рабочего места кадровика и многое другое.

Отдельным функциям особое внимание

Одна из основных функций работников кадровой службы - работа с трудовыми книжками.

Обратите внимание: для организации работы с трудовыми книж- ЬАЗ ками недостаточно закрепить ведение этой работы за отдельным структурным подразделением или конкретным работником. В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Обратите внимание!
Для назначения лица, ответственного за работу с трудовыми книжками, необходимо издание отдельного приказа

На практике нередко именно работникам кадровых служб вменяют в обязанности ведение учета рабочего времени, фактически отработанного работниками организации, и ведение воинского учета. При этом следует помнить, что эти функции не относятся к обязанностям по ведению кадрового делопроизводства.

Так, ведение учета рабочего времени не может быть включено очередным пунктом в перечень обязанностей по ведению кадрового делопроизводства, так как является отдельной функцией. В случае когда работнику, ответственному за ведение кадрового делопроизводства, поручают ведение учета рабочего времени, фактически отработанного работниками, это должно оформляться как внутреннее совместительство или совмещение профессий.

Работодателями в соответствии с законодательством осуществляется воинский учет граждан по месту их работы. Пункт 12 Положения о воинском учете, утв. постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719, предусматривает, что при наличии в организации на воинском учете менее 500 граждан, воинский учет осуществляет один работник, выполняющий обязанности по совместительству. При наличии на воинском учете от 500 до 2000 граждан обязанности по ведению воинского учета выполняет один освобожденный работник. Таким образом, должность специалиста по ведению воинского учета должна быть введена в штатное расписание, и, если работник, осуществляющий кадровое делопроизводство, ведет воинский учет, это должно оформляться заключением трудового договора о работе по совместительству.

ОТВЕТСТВЕННЫЙ РАБОТНИК ИЛИ ОТДЕЛЬНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ?

В зависимости от объема функций и задач, стоящих перед кадровой службой, работодатель решает, будет кадровыми вопросами заниматься ответственный сотрудник или на это будут брошены силы отдельного подразделения. Далее мы рассмотрим возможные варианты такого решения.

Вариант 1. Поручить вести кадровое делопроизводство одному из сотрудников.

Вариант 2. Ввести в штатное расписание должность работника, отвечающего за кадровое делопроизводство.

Вариант 3. Ввести в штатное расписание отдельное структурное подразделение.

Не кадровик...

Этот вариант приемлем тогда, когда объем кадровой работы небольшой, и с ним вполне справится один сотрудник, который к тому же может заниматься такой работой на условиях неполной занятости. В подобной ситуации должность работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, чаще всего даже не предусмотрена штатным расписанием, а обязанности кадровика поручаются одному из специалистов организации (бухгалтеру, экономисту, секретарю). Если должности кадровика в штатном расписании нет, то эти обязанности поручаются на условиях совмещения, а не совместительства.

Как это должно быть сделано, зависит от того, в какой момент происходит такое поручение.

Этап 1
Заключение сторонами соглашения о выполнении дополнительной кадровой работы.

Вариант 1. Если ведение кадрового делопроизводства устанавливается как одна из обязанностей работника при приеме на работу, то это фиксируется в трудовом договоре (объем и характер работы, размер доплаты).

Вариант 2. Ведение кадрового делопроизводства может поручаться работнику и после заключения трудового договора. Для этого необходимо получить согласие работника и оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, где установить объем и характер выполняемой дополнительной работы, срок ее выполнения и размер доплаты.

Этап 2
Издание приказа о возложении на работника обязанностей по ведению кадрового делопроизводства (приложение 1).

Единственный кадровик в организации

При выборе этого варианта должность специалиста, ведущего кадровое делопроизводство, включается в штатное расписание.

Этап 1
Издание приказа по основной деятельности о внесении изменений в штатное расписание.

Я работаю в небольшой организации секретарем руководителя и уже несколько лет за доплату оформляю кадровые документы. Недавно руководитель принял решение о том, что пора ввести штатную единицу кадровика. Перевод на эту должность, после того как она будет введена, предложили мне. Я с радостью согласилась, сейчас подыскиваю кандидата на место секретаря. К тому же необходимо оформить это нововведение. Приказы о внесении изменений в штатное расписание я уже составляла, здесь проблем нет. А вот как назвать новую для нашей организации должность? Руководитель пожеланий не высказал, фактически поручил решить этот вопрос мне.

Действительно, при составлении штатного расписания нередко возникает вопрос о правильном наименовании должности работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства. Здесь нужно учитывать, что в соответствии с ч. 2 ст. 57 ТК РФ наименования должностей, профессий или специальностей должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, только если с работой по этим профессиям и специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений.

Очевидно, что к наименованию должностей работников, занимающихся ведением кадрового делопроизводства, такие строгие требования не предъявляются. При выборе названия должности «кадровика» можно руководствоваться следующими документами:

1) Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37. В нем описаны такие должности, имеющие отношение к кадровой работе, как:

  • заместитель директора по управлению персоналом,
  • начальник отдела кадров,
  • начальник отдела подготовки кадров,
  • менеджер по персоналу,
  • инженер по подготовке кадров,
  • инспектор по кадрам,
  • специалист по кадрам,
  • техник по труду,
  • табельщик,
  • экономист по труду.

2) Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Перечень принятых наименований должностей работников, в обязанности которых может входить ведение кадрового делопроизводства и другие кадровые функции, приведен в таблице. Такие должности представлены в классификаторе по трем категориям: руководители, специалисты, другие служащие.

Желательно при выборе наименования должности кадровика отталкиваться от основных функциональных обязанностей такого сотрудника. И конечно, нормативные правовые акты не запрещают работодателю придумать свое название должности сотрудника, который будет отвечать за ведение кадрового делопроизводства, а может быть, выполнять и другие обязанности, связанные с управлением персоналом компании.

Этап 2
Заключение сторонами соглашения о выполнении работником обязанностей по ведению кадрового делопроизводства и других должностных обязанностей.

Вариант 1. Если работник принимается на соответствующую должность, все обязанности закрепляются в его трудовом договоре (приложение 2) и (или) должностной инструкции.

Вариант 2. Если осуществляется перевод на «кадровую» должность с другой должности, заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.

«Кадровые» должности в ОКПДТР

Создание кадровой службы. Шаг 1

Этап 3
Издание приказа о назначении работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства и выполнение других кадровых функций.

Вариант 1. При приеме работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства и выполнение других кадровых функций, издается приказ о приеме работника на работу.

Вариант 2. Если было оформлено дополнительное соглашение о переводе, то работодатель издает приказ о переводе работника на другую работу.

Далее в общем порядке производится оформление приема на работу или перевода на другую работу.

Кадровое подразделение

Для подразделения, ведущего кадровое делопроизводство, не установлено унифицированное название, оно может называться отделом кадров, службой управления персоналом и т. п.

Этап 1
Закрепление в штатном расписании структуры кадрового подразделения.

Для создания в организации нового структурного подразделения издается приказ по основной деятельности о внесении изменений в штатное расписание (приложение 3).

Если меняются масштабы деятельности или направление работы организации, в штатное расписание могут быть внесены соответствующие изменения, направленные на увеличение или сокращение численности сотрудников кадровой службы. Изменения в штатное расписание также вносятся соответствующим приказом по основной деятельности.

Крупная кадровая служба может иметь свою внутреннюю структуру, например включать в себя подразделения: отдел нормирования и экономики труда, отдел управления персоналом, отдел кадров, кадровый архив и т. д. Такая структура должна быть закреплена в штатном расписании организации.

Этап 2
Разработка комплекса взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции данного подразделения,

в том числе и функцию ведения кадрового делопроизводства, организацию его работы, права и обязанности, ответственность руководителя и специалистов. В состав названного комплекса входят положение о структурном подразделении и должностные инструкции. В настоящее время имеется немало информации об этих документах, можно найти их образцы и примеры оформления. В отдельных отраслях и крупных организациях разрабатываются типовые и примерные положения и инструкции, отражающие специфику ведомства или организации. И все же на практике редко встречаются организационные документы, составленные и оформленные идеально. При этом особенно сильно «хромает» оформительская сторона процедуры подготовки и утверждения документов этого типа. И если содержанию организационных документов уделяется должное внимание, то форма документов либо не знакома авторам, либо игнорируется ими как нечто несущественное.

Между тем текст документа, как бы хорош он ни был, становится собственно документом только после придания ему юридической силы. Процедура придания юридической силы документу связана с оформлением определенных составных частей документа (реквизитов), которые располагаются до и после текста.

Я работаю кадровиком в молодой развивающейся компании. Руководством принято решение о создании в нашей организации службы кадров с ее руководителем и тремя специалистами. В штатное расписание изменения внесли. До того момента, как они вступят в силу, есть месяц. И за это время нужно составить и утвердить положение о службе кадров и должностные инструкции. Есть ли какие-то требования к форме этих документов?

Положения о структурных подразделениях и должностные инструкции относятся к группе организационных документов, т. е. являются составной частью Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). Специалистами-документоведами предложены унифицированные формы Положения о структурном подразделении (приложение 4) и должностной инструкции (приложение 5). Основные требования, предъявляемые к Положению о службе кадров и должностным инструкциям, следующие:

  • оформляются на бланке организации;
  • должны быть зарегистрированы в учетных формах;
  • должны быть утверждены руководителем организации (или уполномоченным им лицом);
  • тексты должны быть подписаны их разработчиками;
  • по необходимости тексты согласовываются с заинтересованными должностными лицами;
  • работники структурного подразделения должны быть ознакомлены с ними под роспись.

Причем в отношении должностных инструкций можно добавить следующее. Поскольку каждый работник организации непосредственно отвечает за невыполнение требований должностной инструкции, необходимо после ознакомления работника с ней передать ему заверенную копию этого документа. Факт получения работником этого документа желательно подтвердить письменно.

Сложность подготовки организационных документов, большой объем различной информации (это многостраничные текстовые документы), высокая степень ответственности любого должностного лица за невыполнение требований, содержащихся в них, вызывают необходимость четкой регламентации не только формы, но и содержания документов данной группы. Поэтому схемы их построения содержат структуру текста, т. е. обязательные разделы содержательной части. При составлении организационных документов сначала раскрываются данные разделы, а затем, при необходимости, добавляются сведения, отражающие специфику деятельности конкретной организации.

Положение о структурном подразделении определяет правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения. Поэтому текст Положения должен включать следующие основные разделы: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения, связи, организация работы.

Предъявляются определенные требования и к содержательной части организационных документов.

В соответствии с требованиями п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003 в документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа: «отдел осуществляет функции», «в состав отдела входят» и т. п.

Этап 3
Подбор и прием на работу в кадровую службу необходимых специалистов.

В следующем номере «Справочника кадровика» мы разберемся, какие документы необходимы для эффективной работы кадровой службы.

Приложение 1

Пример оформления приказа о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства

Создание кадровой службы. Шаг 1

Приложение 2

Пример оформления трудового договора с инспектором по кадрам (извлечение)

Создание кадровой службы. Шаг 1

Приложение 3

Пример оформления приказа о внесении изменений в штатное расписание

Создание кадровой службы. Шаг 1

Приложение 4

Форма положения о структурном подразделении

Создание кадровой службы. Шаг 1

Приложение 5

Форма должностной инструкции

Создание кадровой службы. Шаг 1



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль