Регистрация документов

7710

Организация документооборота является одной из важнейших задач документационного обеспечения управления. Ее основные этапы: обработка основных документопотоков, регистрация документов, контроль за сроками исполнения, направление документов в дела и подготовка их к архивному хранению.

Цель и порядок регистрации

Регистрация документов – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28). Согласно пункту 7.1.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536, процедура регистрации обязательна для всех документов, требующих учета, исполнения и использования в справочных целях.

Целью регистрации является обеспечение количественного учета, сохранности, контроля исполнения и поиска документов. ГОСТ 6.10.4–84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» называет еще одной целью регистрации придание документам юридической силы.

При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы:

  • перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства;
  • перечень структурных подразделений с их условными обозначениями;
  • номенклатура дел;
  • классификатор документов.

Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние – в день подписания или утверждения. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

Документам в пределах календарного года присваиваются регистрационные номера – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации.

Индексация. Формирование дел

Индексация – проставление порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место исполнения документов или составления и хранения. Индексации подлежат все регистрируемые документы, а также документация, которая не регистрируется, но группируется в дела по номенклатуре. Каждый массив документов должен имеет свой уникальный индекс. Ведь он выполняет не только учетную, но и поисковую функцию. Индексы проставляются на документах и в регистрационных формах.

Индекс документа включает в себя несколько элементов. Основным его элементом является порядковый номер документа. В дополнение к порядковому номеру с целью облегчения поиска указывают код места исполнения и хранения документа, принадлежности его к определенному вопросу, корреспонденту, автору, территории, периоду и т. д.

Наиболее удобным считается индекс, состоящий из следующих элементов:

  • условное обозначение структурного подразделения, получившего на исполнение или составившего индексируемый документ;
  • номер дела по номенклатуре, в которое этот документ должен быть помещен после исполнения;
  • порядковый номер документа при регистрации.

Принятое в конкретной организации расположение составных частей индекса должно быть постоянным, а система индексов – оставаться неизменной в течение длительного промежутка времени.

Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел.

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам и разновидностям документов, каждая из которых регистрируется отдельно. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах регистрируемой группы.

Систематизация таких категорий документов, как приказы, протоколы, письма, личные дела и другие, имеет свои особенности, что прямым образом отражается на индексации документов. Так, индексом документов, формируемых в дела только по видам (приказы, протоколы, распоряжения) служит только порядковый номер в пределах регистрируемого массива. При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного смыслового буквенного индекса.

Например, индексы протоколов заседаний экспертной комиссии и протоколов заседаний аттестационной комиссии могут различаться:
№ 1 а / к – первый протокол заседания аттестационной комиссии;
№ 1 э / к – первый протокол заседания экспертной комиссии.

Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности, поэтому необходимо дополнять индекс приказов по личному составу буквенным обозначением.

Например: № 3-к (кадровые документы) или № 2 л / с (личный состав).

Между тем приказы по личному составу имеют различные сроки хранения. Документы с разными сроками хранения не могут помещаться в одно дело. Следовательно, внутри этой категории документов при индексации необходимо сделать различия.

Приказы, срок хранения которых составляет не менее 75 лет, документируют следующие функции кадровой службы:

  • прием на работу (заключение трудового договора);
  • увольнение (прекращение трудового договора);
  • перевод на другую работу;
  • поощрение работников;
  • премирование;
  • установление надбавок к должностному окладу (за совмещение, особый характер труда, стаж работы и др.), доплат;
  • предоставление отпусков без сохранения заработной платы;
  • предоставление отпусков по уходу за ребенком;
  • изменение фамилии (в связи со вступлением в брак, расторжением брака и др.);
  • присвоение классного чина государственным (муниципальным) служащим;
  • повышение классности (разряда) работника;
  • расследование несчастных случаев с работниками;
  • направление в загранкомандировки (выезд на работу в другую страну);
  • направление в длительные командировки (свыше месяца) внутри страны;
  • организация практики студентов (если в этот период студентам выплачивается заработная плата и уплачиваются страховые взносы в Пенсионный фонд РФ).

Таким образом, данные приказы не могут быть сформированы в одно дело с документами, срок хранения которых менее 10 лет, а следовательно, и регистрационные номера у них должны различаться.

Обратите внимание!ЭПК – экспертно-проверочная комиссия

Так, приказы о приеме, перемещении, увольнении (срок хранения 75 лет ЭПК) можно формировать в одно дело в хронологическом порядке и присваивать им индекс в пределах данной группы с добавлением буквенного обозначения л / с, а приказы по предоставлению отпусков, командировках и другие, имеющие временные сроки хранения (5 лет), – в отдельное дело с присвоением других буквенных обозначений: № 15-к (командировки), № 11-о (отпуска).

Получаемым и отправляемым письмам присваивают сложные номера, состоящие из нескольких частей. Индекс письма, как правило, включает очередной порядковый номер документа с начала календарного года, номер дела, в которое будет в дальнейшем подшит поступивший и исполненный документ, или номер дела, в которое будет помещена копия отправленного документа.

При регистрации таких входящих документов, как предложения, заявления и жалобы граждан, порядковый регистрационный номер может дополняться начальной буквой фамилии заявителя.

Например: И-167 (Иванов), К-21 (Котов), А-213 (Абрамов) и т.д.

Справочная картотека по предложениям, заявлениям и жалобам граждан строится по алфавиту фамилий. Такая индексация позволяет быстро отыскать нужный документ. Гражданин может направить одно и то же предложение, заявление или жалобу одновременно нескольким адресатам, и они в конечном итоге могут быть переадресованы в одну организацию, которая может решить поставленный вопрос по существу. Все эти обращения, поступившие в результате в одно место, должны учитываться под одним регистрационным индексом первого полученного документа с добавлением порядкового номера.

Например: Н-184 / 1, Н-184 / 2, Н-184 / 3 и т. д.

Обращения граждан бывают первичные и повторные. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого предложения, заявления или жалобы истек установленный законодательством срок их рассмотрения или заявитель не был удовлетворен ответом, данным по первому обращению. Повторное обращение при первичной обработке получает очередной регистрационный индекс, так как ведется валовый учет всех поступающих документов.

Ввод документа в информационно-поисковую систему. Журнальная форма

Ввод документа в информационно-поисковую систему организации производится путем записи соответствующих реквизитов в регистрационные формы: регистрационно-контрольные карточки (РКК), экранные формы, регистрационные журналы.

Независимо от формы при регистрации обычно записывают следующие сведения о документах:

  • номер, присваиваемый документу при регистрации;
  • дату регистрации;
  • от кого получен или кому передан документ;
  • краткое содержание;
  • содержание резолюции;
  • дата отправки;
  • в какое дело подшит документ по исполнении.

Журнальная форма регистрации документов появилась раньше карточной. Основное достоинство этой формы: она хорошо обеспечивает сохранность информации о документах – одну из задач регистрации.

Введение регистрационных журналов целесообразно для документов, в состав индекса которых входит только порядковый номер (приказы, пропуска, справки, дипломы и т. д.), а также в случаях минимального объема документооборота, например в структурных подразделениях. Регистрацию кадровых и бухгалтерских документов обычно осуществляют в книгах или журналах учета документов.

Количество журналов (книг учета), ведущихся внутри организации, напрямую зависит от специфики ее деятельности. Однако существует ряд журналов (книг), которые должны вестись в любой организации, независимо от формы собственности, сферы деятельности и размеров. К таким журналам (книгам) относятся следующие.

1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках» (далее – Постановление от 16.04.03 № 225) предусмотрено обязательное ведение данной книги, а постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее – Постановление от 10.10.03 № 69) определена ее форма.

Как следует поступить, если ранее книга велась не по установленной форме?

В этом случае ее необходимо заменить на новую. Для этого считаем необходимым старую книгу «закрыть», пояснив после последней записи причину прекращения ее ведения, а также указав общее количество зарегистрированных здесь трудовых книжек работающих. Затем следует начать учет трудовых книжек по установленной форме. При этом книга «устаревшей» формы ни в коем случае не подлежит уничтожению, так как в ней содержатся не только сведения о трудовых книжках ранее принятых работников, но и отметки о получении книжек уволившимися работниками.

Особенностью книги является то, что она заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и журналов, а до полного использования всех ее страниц, т. е. обычно ведется на протяжении нескольких лет. Все страницы книги должны быть заранее, до начала ее заполнения, пронумерованы.

Обратите внимание!Срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним составляет 50 лет

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должна быть опечатана сургучной печатью или опломбирована. Сургучная печать должна захватывать часть листа бумаги, выступающие из-под него концы шнура и обложку. Если вместо сургучной печати используется пломба, то она ставится на выступающие из-под бумаги концы шнура. Срок хранения книги, в соответствии со ст. 358е Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень), составляет 50 лет.

2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Постановлением от 16.04.03 № 225 предусмотрено обязательное ведение данной книги, а постановлением от 10.10.03 № 69 определена ее форма (наименования граф таблицы). Данная книга содержит сведения о трудовых книжках, выданных работнику впервые, а также о выданных вкладышах. Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации (а не подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, как это часто бывает на практике), а также скреплена сургучной печатью или опломбирована. Ведется данная книга бухгалтерией. Срок ее хранения согласно ст. 193 Перечня составляет 5 лет.

3. Журнал учета работников, выбывших в командировку и журнал учета работников прибывающих в командировку в организацию. Ведет такие журналы специально назначенное приказом руководителя должностное лицо. Ведение данных журналов предусмотрено Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Срок хранения данных журналов в соответствии со ст. 358б Перечня – 5 лет.

4. Журнал учета мероприятий по контролю. В нем должностное лицо органа государственного контроля (надзора) производит запись о проведенном мероприятии по контролю. Запись содержит следующие сведения: наименование органа государственного контроля (надзора); дата; время проведения мероприятия по контролю; правовые основания; цели, задачи и предмет мероприятия по контролю; выявленные нарушения; составленные протоколы об административных правонарушениях и о выданных предписаниях; фамилия, имя, отчество, должность лица (лиц), осуществившего (их) мероприятие по контролю, и его (их) подпись. Обязательное ведение такого журнала закреплено в ст. 9 п. 5 Федерального закона от 08.08.01 № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)». Журнал обязательно должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица. Срок его хранения согласно ст. 52 Перечня составляет 5 лет.

5. Журнал ознакомления с инструкцией (прохождения инструктажа) по охране труда. В нем обязательны графы: вид инструктажа; дата инструктажа; подпись инструктируемого и подпись проводившего инструктаж. Обязательность ведения такого журнала предусмотрена п. 2.1.3 постановления Минтруда России № 1, Минобразования России № 29 от 13.01.03 «Об утверждении порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций». Срок хранения такого журнала – 10 лет (ст. 316б Перечня).

Кадровой службе также рекомендуется вести следующие регистрационные журналы и книги, не имеющие унифицированной формы:

  • Книга регистрации трудовых договоров;
  • Книга регистрации приказов по личному составу;
  • Книга регистрации протоколов;
  • Книга регистрации личной карточки работник (форма Т-2);
  • Книга регистрации личных дел.

Журналы ведутся в тетрадях. На обложке (титульном листе) журнала ставится дата его заведения. В зависимости от числа граф на страницах журнала применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов. Данные об ответственном за ведение журнала о работнике могут быть приведены на обложке.

Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений. Для этого используются следующие способы:1. Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров (или самим руководителем организации).2. Листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров (или организации).

На последней странице книги или журнала делается заверительная надпись по следующей форме:

Регистрация документов

Все записи в журнале учета делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета. Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.

Как внести исправление в журнал, если произошли какие-либо изменения в записях трудовой книжки (например, смена фамилии) или какая-либо запись сделана неверно?

Неправильные записи в журнале зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Это допустимо в том случае, если в журнале есть графа «Примечания». Тогда в нее вносится следующая запись:

Регистрация документов

В процессе ведения журнал хранится у ответственного за эту работу лица. По окончании журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.

На каком носителе и в какой форме следует вести журналы регистрации?

В нормативных актах, как правило, нет указаний, на каком носителе и в какой форме должны вестись журналы регистрации (исключения рассмотрены выше). Состав реквизитов документов, которые переносятся в регистрационную форму в этом случае определяются самой организацией. Если в нормативных актах отсутствуют положения об обязательности ведения журнала на бумажном носителе, с особыми правилами оформления (прошнурован, пронумерован, заверен печатью), его можно вести в электронном виде.

Поскольку пока еще не все государственные и муниципальные архивы, как и архивы организаций, готовы принимать на хранение документы в электронном виде, можно поступать следующим образом: в течение года вести журнал регистрации в электронном виде, а по завершении года распечатать его, подшить в папку или переплести и передать в архив на бумажном носителе.

Карточная и автоматизированная формы

Вторым способом регистрации документов является карточная форма. В этом случае для регистрации всех категорий документов применяется единая регистрационная карточка. Такие карточки изготавливаются типографским способом на формате А5; количество экземпляров определяется числом справочных и контрольных карточек во всех структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

Признаки систематизации карточек в картотеке (поисковые признаки) являются универсальными и используются в большинстве информационных систем. К ним относятся:

  • номинальный (по видам и разновидностям документов);
  • предметно-вопросный (по заголовку, содержанию, темам, вопросам);
  • алфавитный;
  • географический (региональный);
  • корреспондентский;
  • структурный (по структуре организации, по отделам);
  • хронологический (по дате) и т. д.

Справочная картотека дает возможность использовать поисковые признаки комплексно, т. е. сочетать несколько поисковых признаков.

Какая форма регистрации документов наиболее целесообразна в настоящее время?

По сравнению с журнальной и карточной формами автоматизированная регистрация имеет множество преимуществ, в частности:

  • быстрый поиск документов по любому реквизиту (или реквизитам);
  • автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам.

Автоматизированная регистрация документов возможна и без внедрения на предприятии специализированного программного обеспечения. В большинстве небольших компаний она осуществляется при помощи программы MS Excel путем заполнения обыкновенной таблицы.

При использовании компьютерных технологий ввод сведений в документную базу данных осуществляется непосредственно с документа с помощью клавиатуры и других устройств ввода. Одновременно может изготавливаться и экземпляр регистрационной формы в виде страхового массива, который может формироваться по любому удобному признаку, например хронологии введения в компьютер. Компьютерная документная база данных ведется в соответствии с применяемым на данном компьютере или сервере программным обеспечением. Выбор той или иной технологии ведения информационно-поисковой системы находится в компетенции работодателя.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль