Налоговая проверка организации: на что обратить внимание кадровой службе

8887
Орлова Елена Васильевна
Директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо»

Проведение любой налоговой проверки в организации всегда связано с представлением значительного числа документов, часть которых оформляет кадровая служба. От их наличия и корректности оформления зависят исход налоговой проверки и налоговые риски организации.

Как показывает аудиторская практика, специалисты кадровой службы порой даже не подозревают о значимости оформляемых ими документов с точки зрения налогообложения организации и считают их представление проверяющему налоговому инспектору чисто формальной процедурой. На самом деле это не так.

Ведь если задаться вопросом: всегда ли налоговый орган доначисляет налоги и штрафует организацию исключительно по вине главного бухгалтера, то станет ясно, что далеко не всегда. Ошибка в налоговой декларации может быть спровоцирована, в частности, отсутствием или некорректно оформленным документом, составленным отделом кадров.

Чтобы главному бухгалтеру не действовать в одиночку в ходе налоговой проверки, давайте разберемся, как грамотно подготовиться к этому событию и кадровой службе.

Виды налоговых проверок

Обратите внимание!Налогоплательщиками и плательщиками сборов признаются организации и физические лица, на которых в соответствии с НК РФ возложена обязанность уплачивать соответственно налоги и (или) сборы Статья 19 НК РФ

Обратите внимание!Налоговыми агентами признаются лица, на которых в соответствии с НК РФ возложены обязанности по исчислению, удержанию у налогоплательщика и перечислению налогов в бюджетную систему РФСтатья 24 НК РФ

Право истребовать у налогоплательщика дополнительные сведения, получать объяснения и документы, подтверждающие правильность исчисления налогов, предоставлено налоговым органам Законом РФ от 21.03.91 № 943–1 «О налоговых органах Российской Федерации», а также ст. 23, 31, 88 и 93 Налогового кодекса (НК) РФ.

Согласно подп. 6 и 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны представлять в налоговые органы и их должностным лицам в случаях и в порядке, предусмотренных НК РФ, документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, а также в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в т. ч. документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. Плательщики сборов обязаны уплачивать законно установленные сборы и нести иные обязанности, предусмотренные законодательством РФ о налогах и сборах.

Согласно подп. 1 п. 1 ст. 31 НК РФ налоговые органы вправе требовать в соответствии с законодательством о налогах и сборах от налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента документы по формам, установленным государственными органами и органами местного самоуправления, служащие основаниями для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов.

Обратите внимание!С 1 января 2010 г. налоговые органы не вправе будут требовать документы, ранее уже представляемые налогоплательщиками при камеральной или выездной проверке (п. 5 ст. 93 НК РФ, п. 3 ст. 7 Федерального закона от 27.07.06 № 137-ФЗ)

Обратите внимание!Ответственность должностных и юридических лиц за административные правонарушения в области налогов установлена в гл. 15 КоАП РФ

С 1 января 2010 г. налоговые органы будут не вправе требовать те документы, которые ранее уже представлялись налогоплательщиками при проведении камеральных или выездных проверок (п. 5 ст. 93 НК РФ, п. 3 ст. 7 Федерального закона от 27.07.06 № 137-ФЗ).

Поэтому мы рекомендуем вести журнал учета или опись документов, представленных в налоговые органы, – впоследствии это очень поможет налогоплательщикам в возможных спорах с налоговым органом по поводу представления документов. Пока же запрета на повторное требование копий документов во время проверки нет, и налоговые инспекторы этим пользуются.

Пункт 5 ст. 93 НК РФ предусматривает только два исключения для повторного требования документов: если они представлялись в виде подлинников и были возвращены, а также если документы были утрачены налоговым органом вследствие обстоятельств непреодолимой силы.

Непредставление в установленный срок налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных НК РФ, признается налоговым правонарушением и влечет ответственность, предусмотренную ст. 126 НК РФ, в виде взыскания штрафа в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.

Непредставление налоговому органу сведений о налогоплательщике, выразившееся в отказе организации предоставить имеющиеся у нее документы, предусмотренные НК РФ, со сведениями о налогоплательщике по запросу налогового органа, а равно иное уклонение от предоставления таких документов либо предоставление документов с заведомо недостоверными сведениями, если такое деяние не содержит признаков нарушения законодательства о налогах и сборах, предусмотренного ст. 135.1 НК РФ, влечет взыскание штрафа в размере 5 тыс. руб.

Налоговые органы в ходе осуществления мероприятий налогового контроля проводят камеральные и выездные налоговые проверки, в ходе которых истребуются все необходимые документы.

Процедуры, как и цели проведения этих проверок, различны, что связано с определенными требованиями, предъявляемыми к организациям со стороны налоговых органов (см. таблицу ниже).

Камеральная налоговая проверка

Процедура проведения камеральной налоговой проверки регулируется ст. 88 НК РФ. Она проводится по месту нахождения налогового органа на основе налоговых деклараций (расчетов) и документов, представленных налогоплательщиком, а также других документов о деятельности налогоплательщика, имеющихся у налогового органа (п. 1 ст. 88 НК РФ).

Подпунктом 4 п. 1 ст. 23 НК РФ установлена обязанность налогоплательщика представлять в налоговый орган по месту учета в установленном порядке налоговые декларации по тем налогам, которые он обязан уплачивать, а также бухгалтерскую отчетность согласно Федеральному закону от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете).

Системное толкование норм подп. 4 п. 1 ст. 23 НК РФ, ст. 54 НК РФ и ст. 88 НК РФ позволяет сделать вывод, что цель камеральной проверки – проверка правильности заполнения налоговых форм, соответствия данных налоговых деклараций регистрам бухгалтерского учета.

Если проверкой выявлены ошибки в заполнении документов или противоречия между сведениями, содержащимися в представленных документах, то об этом сообщается налогоплательщику с требованием внести необходимые исправления в установленный срок.

Камеральная проверка может охватывать любые периоды деятельности налогоплательщика, а не только три календарных года, предшествующих году проведения проверки (ограничение в три года действует в настоящее время только для выездных проверок). То есть камеральная проверка может быть проведена и при подаче уточненных деклараций за более ранние, чем истекшие три года, налоговые периоды. Однако при выявлении нарушений за более ранние сроки с налогоплательщика не могут быть взысканы штрафы, поскольку срок давности привлечения к налоговой ответственности, установленный в п. 1 ст. 113 НК РФ, составляет три года.

В случае выявления нарушений законодательства о налогах и сборах в ходе камеральной налоговой проверки должностными лицами налогового органа, проводящими такую проверку, должен быть составлен акт налоговой проверки по установленной форме в течение 10 дней после окончания камеральной налоговой проверки (абз. 2 п. 1 ст. 100 НК РФ). Составление акта по итогам камеральной проверки обязывает налоговый орган дать налогоплательщику возможность представить свои возражения на акт и участвовать в рассмотрении материалов проверки (абз. 2 п. 14 ст. 101 НК РФ).

Статья 88 НК РФ предоставляет право налоговым органам истребовать дополнительные сведения, получать объяснения и документы в ходе камеральной налоговой проверки.

Пунктом 7 ст. 88 НК РФ определено: при камеральной проверке налоговый орган не вправе истребовать у налогоплательщика дополнительные сведения и документы, если иное не установлено ст. 88 НК РФ или если представление таких документов вместе с налоговой декларацией (расчетом) не предусмотрено НК РФ.

Как показывает аудиторская практика, при камеральных проверках налоговые инспекторы нередко требуют большое количество дополнительных документов. В связи с этим обращаем внимание налогоплательщиков на следующее.

Если в ходе камеральной проверки налоговых деклараций и документов, обязанность представления которых предусмотрена налоговым законодательством и законодательством о бухгалтерском учете, не выявлено противоречий в представленных сведениях, правовых оснований для истребования документов исходя из понятия и сущности камеральной проверки и замены тем самым одной формы контроля другой не имеется. Истребование всех первичных документов для подтверждения соответствия налоговой отчетности фактическому состоянию дел означает превращение камеральных проверок в выездные, причем у налогового инспектора отсутствует необходимость выходить на предприятие для проверки документов и там находиться в период проведения проверки: предприятие само представит в налоговый орган необходимые для проверки документы. Такая подмена приводит в т. ч. к несоблюдению гарантий, установленных НК РФ для налогоплательщиков, связанных с процедурой выездной проверки, и в первую очередь запрета проведения повторной выездной проверки.

Выездная проверка

В соответствии с п. 1 ст. 89 НК РФ выездная налоговая проверка проводится на территории (в помещении) налогоплательщика. Если у него отсутствует возможность предоставить помещение, выездная налоговая проверка может проводиться по месту нахождения налогового органа. Решение о проведении выездной налоговой проверки выносит налоговый орган по месту нахождения организации, если иное не предусмотрено ст. 89 НК РФ.

Выездная налоговая проверка в отношении одного налогоплательщика может проводиться по одному или нескольким налогам. Предметом такой проверки является правильность исчисления и своевременность уплаты налогов.

Выездной налоговой проверкой может быть охвачен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки.

В ходе выездной налоговой проверки у налогоплательщика могут быть истребованы документы в порядке, установленном ст. 93 НК РФ.

Согласно п. 1 ст. 93 НК РФ должностное лицо налогового органа, проводящее проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые документы посредством вручения этому лицу (его представителю) требования о представлении документов. Форма требования о представлении документов (информации) утверждена приказом ФНС России от 31.05.07 № ММ-3-06/338@ «Об утверждении форм документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах». В требовании должны быть указаны наименования, реквизиты, иные индивидуализирующие признаки документов, период, к которому они относятся.

Истребуемые документы представляются в виде заверенных проверяемым лицом копий. Копии документов организации заверяются подписью ее руководителя (заместителя руководителя) и (или) иного уполномоченного лица и печатью этой организации, если иное не предусмотрено законодательством РФ. В случае необходимости налоговый орган вправе ознакомиться с подлинниками документов (п. 2 ст. 93 НК РФ).

В соответствии с п. 3 ст. 93 НК РФ документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 дней со дня вручения соответствующего требования. В случае если проверяемое лицо не имеет возможности представить истребуемые документы в течение 10 дней, то в течение дня, следующего за днем получения требования, оно письменно уведомляет проверяющих должностных лиц налогового органа о невозможности представления документов в указанные сроки; при этом нужно указать причины, по которым истребуемые документы не могут быть представлены в установленные сроки, а также сроки, в течение которых проверяемое лицо сможет их представить. В течение двух дней со дня получения такого уведомления руководитель (заместитель руководителя) налогового органа вправе на основании этого уведомления продлить сроки представления документов или отказать в продлении сроков, о чем выносится отдельное решение.

Сравнительная таблица характеристик камеральных и выездных налоговых проверок

Налоговая проверка организации: на что обратить внимание кадровой службе

Документальность операций и налоговые риски

Отсутствие или некорректное оформление документов по учету труда и его оплаты, составляемых специалистами кадровой службы, непосредственно связаны с налоговыми рисками организации в части искажения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, единому социальному налогу и налогу на доходы физических лиц.

Бухгалтерский и налоговый учет всегда строго документальны.

Согласно ст. 9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц.

Пункт 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н, дополняет перечень обязательных реквизитов расшифровкой личных подписей должностных лиц, подписавших документ, а также кодом формы.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Глава 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ не предъявляет специальных требований к первичным учетным документам. Статьей 313 НК РФ установлено, что подтверждением данных налогового учета являются в т. ч. первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).

Напомним, что налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на прибыль на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным гл. 25 НК РФ. Поэтому для целей исчисления налога на прибыль в отношении оформления первичных учетных документов должны применяться нормы законодательства о бухгалтерском учете (п. 1 ст. 11 НК РФ).

Пунктом 1 ст. 252 НК РФ определено: в состав расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль, включаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, составленными согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в т. ч. таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

На кадровую службу, как правило, возлагаются обязанности по оформлению первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, унифицированные формы которой утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1. Требования по применению данных форм распространены на юридических лиц всех форм собственности.

Согласно Порядку, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации», хозяйствующие субъекты вправе при необходимости вносить в унифицированные формы первичной учетной документации дополнительные реквизиты. Но при этом должны соблюдаться условия:

  • не допускается вносить дополнительные реквизиты в формы по учету кассовых операций;
  • все реквизиты утвержденных унифицированных форм документации должны быть оставлены без изменения (включая код, номер формы, наименование документа), удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается;
  • вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации;
  • форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться;
  • при изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Если для оформления каких-либо производимых организацией финансово-хозяйственных операций формы первичных документов не утверждены, она вправе самостоятельно разработать формы первичных документов и утвердить их своей бухгалтерской учетной политикой (п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, п. 5 Положений по бухгалтерскому учету 1 / 98). При этом такие документы должны иметь обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.

Обратите внимание!Первичные учетные документы принимаются к учету, если они оформлены в соответствии с требованиями п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете

Соблюдение специалистами кадровой службы правил документального оформления хозяйственных операций по учету труда и его оплаты непосредственно влияет в ходе налоговой проверки на степень налоговых рисков организации с точки зрения исчисления налога на прибыль. Причем наибольшее количество претензий налоговых органов (в ряде случаев – необоснованных) предъявляется к документальному оформлению всевозможных премиальных выплат.

Для примера рассмотрим, как влияет порядок оформления унифицированной формы № Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников» на подтверждение расходов на оплату труда в целях налогообложения прибыли.

В ходе выездной налоговой проверки инспектор предъявил претензии организации в части необоснованного признания в налоговом учете расходов на выплату премии работникам – в связи с отсутствием в форме № Т-11а записи в графе 6 об ознакомлении работников с приказом.

В результате занижение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль согласно акту выездной налоговой проверки составило 5 000 000 руб., штраф (20 %) от неуплаченной суммы налога согласно п. 1 ст. 122 НК РФ – 240 000 руб. (5 000 000 x 24 % x 20 %), пени за каждый день просрочки платежа (п. 1 ст. 75 НК РФ) – 40 000 руб.

Организация не согласилась с выводами проверяющего и на основании п. 6 ст. 100 НК РФ в течение 15 дней со дня получения акта налоговой проверки представила в налоговый орган письменные возражения по отдельным положениям указанного акта в части признания рассматриваемых расходов.

В качестве обоснования возражений приводился тот аргумент, что приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а), имеющий все реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, и при отсутствии записи об ознакомлении работников с приказом может быть принят в качестве документального подтверждения произведенных расходов в целях исчисления налога на прибыль.

Учитывая приведенные выше нормы налогового и бухгалтерского законодательства, организация не вправе будет принять к учету в целях исчисления налога на прибыль расходы на выплату сотрудникам премий, которые предусмотрены трудовыми договорами и Положением об оплате труда, если к материалам налоговой проверки не представлены заполненные унифицированные формы № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», № Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников» (письмо УФНС России по г. Москве от 13.04.07 № 20–12 / 034132).

Многие организации выплачивают своим работникам премии за выполнение определенных производственных показателей, размер которых учитывается в составе расходов при исчислении налога на прибыль на основании положений ст. 255 НК РФ, забывая при этом о соблюдении требований п. 1 ст. 252 НК РФ в части документального подтверждения произведенных затрат.

Обратите внимание!Расходы (затраты, убытки) должны быть документально подтверждены

Напомним: именно налогоплательщик знает, какие конкретно первичные учетные документы, иные внутренние документы, составленные в целях налогового учета, фактически имеются в его распоряжении. Совокупность таких документов должна быть представлена налоговому органу в ходе проверки.

Заметим, что в данном случае речь идет не только о корректном заполнении унифицированных форм № Т-11 и Т-11а, но и о правильном оформлении локальных нормативных актов организации (Положение об оплате труда, Положение о премировании), взаимоувязке таких локальных нормативных актов с иными внутренними документами (представление о поощрении и пр.). К сожалению, чаще всего расхождения вызваны просчетами в работе специалистов кадровых служб организаций.

Так, довольно часто реализация на практике разработанных положений об оплате труда и положений о премировании работников осуществляется некорректно. Пакет внутренних документов, подтверждающих начисление премий, не соответствует требованиям бухгалтерского законодательства в части документального оформления, содержит противоречивую информацию в показателях премирования и расхождения в датах внутренних документов организации.

Организация отразила в бухгалтерском и налоговом учете операции по начислению и выплате премии в сумме 1 000 000 руб. по результатам работы за I квартал 2008 г. на основании приказа генерального директора от 07.04.08 № 21 «О премировании работников за основные результаты деятельности за I квартал 2008 года» в соответствии с условиями заключенных трудовых договоров.

Документальное оформление выплаченной премии не соответствует условиям Положения об оплате труда и Положения о премировании работников организации, утв. приказом от 09.01.08 № 3, а именно:

• Согласно п. 6.4 утвержденного Положения об оплате труда заработная плата работников организации включает в себя: должностной оклад, доплаты и надбавки, ежемесячные премии, премии за выполнение особо важного задания. Исходя из этого указанными документами не предусмотрена выплата квартальных премий работникам организации. Утвержденное Положение о премировании работников организации также не предусматривает выплату квартальных премий, а предусматривает выплату ежемесячных премий и премий за выполнение особо важного задания.

• Не оформлены в срок до 10-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, представления о поощрении (служебные записки) от руководителей структурных подразделений на поощрение работников по результатам работы за I квартал 2008 г., как того требует утвержденное Положение о премировании работников организации. Эти документы должны содержать данные о выполнении конкретных показателей премирования для представления в Комиссию по оценке выполнения показателей премирования.

• Протокол заседания Комиссии по оценке выполнения показателей премирования, рассмотревшей итоги финансово-хозяйственной деятельности организации за I квартал 2008 г., датирован 24 марта 2008 г., т. е. до окончания отчетного квартала; подписан только председателем Комиссии, подписи членов Комиссии и расшифровки личных подписей на документе отсутствуют, что не соответствует требованиям п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете и п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н.

Перечисленные нарушения в части документального оформ­ления операций по начислению квартальной премии в сумме 1 000 000 руб. позволят налоговому органу предъявить к организации претензии, связанные с занижением налоговой базы по налогу на прибыль на величину такой премии и сумму ЕСН, исчисленную с этой премии (1 000 000 руб. + 1 000 000 руб. x 26 % = 1 260 000 руб.).

Сумма неуплаченного налога на прибыль составила 302 400 руб. (1 260 000 руб. x 24 %).

Кстати сказать

В соответствии со ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами и (или) коллективными договорами.

К расходам на оплату труда для целей налогообложения прибыли относятся, в частности:
– суммы, начисленные по тарифным ставкам, должностным окладам, сдельным расценкам или в процентах от выручки в соответствии с принятыми у налогоплательщика формами и системами оплаты труда;
– начисления стимулирующего характера, в т. ч. премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели.

Вместе с тем в п. 1 ст. 252 НК РФ определено, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных в ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Согласно ст. 313 НК РФ налогоплательщики исчисляют налоговую базу по итогам каждого отчетного (налогового) периода на основе данных налогового учета. Подтверждением данных налогового учета являются в т. ч. первичные учетные документы, оформленные в соответствии с требованиями ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.

Следовательно, в качестве первичных учетных документов в налоговом учете выступают копии первичных документов, используемых в бухгалтерском учете (в данном случае – унифицированная форма № Т-11а).

Данная форма применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе, составляется на основании представления руководителей структурных подразделений организации, в котором работают работники, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику (ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС)) и трудовую книжку работника.

Учитывая, что унифицированная форма № Т-11а, предназначенная для оформления поощрений работников, является первичным документом для учета начисленных расходов на оплату труда в виде премий за производственные результаты, выплата которых предусмотрена трудовыми договорами, она должна быть заполнена в порядке, установленном постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1, включая обязательное заполнение графы 6 «С приказом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись работника».

Вместе с тем к числу обязательных реквизитов первичных документов, принимаемых для целей налогообложения прибыли, относятся реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Следовательно, приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а), имеющий все реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, при отсутствии записи об ознакомлении работников с приказом может быть принят в качестве документального подтверждения произведенных расходов в целях исчисления налога на прибыль.

Во многих случаях споры с налоговыми органами в ходе проверок возникают по вопросу необоснованного признания в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, расходов на оплату труда (например, в связи с изменением системы оплаты труда).

Так, пакет документов, подтверждающий изменение системы оплаты труда в различных организациях, оформляется кадровой службой и нередко противоречит требованиям действующего трудового, бухгалтерского и налогового законодательства (ст. 57 и 72 ТК РФ, ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, ст. 252 и 255 НК РФ).

Отдельные локальные нормативные акты (приказы об изменении штатного расписания, штатные расписания и пр.) не утверждаются руководителем организации, не имеют дат и соответствующих регистрационных номеров. Уведомления отдельных работников о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора не подписаны ни руководителем организации, ни самим уведомляемым работником. В отношении отдельных работников организаций дополнительные соглашения к трудовым договорам, связанные с изменением условий оплаты труда, либо не подписаны обеими сторонами, либо не подписаны самими работниками.

В ряде случаев из-за неоформления или неправильного (несвоевременного) оформления внутренних документов налоговые инспекторы ставят под сомнение признание в налоговом учете отдельных видов расходов, связанных с исполнением работниками своих трудовых обязанностей.

Организация признавала в налоговом учете в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, стоимость оплаты проезда курьера и стоимость используемых им услуг сотовой связи, без соответствующего документального подтверждения необходимости таких расходов.

Курьеру организации выдавались под отчет денежные средства на приобретение билетов маршрутного такси и транспортных карт Московского метрополитена, билетов Мосгортранса для проезда в автобусе, троллейбусе, трамвае в г. Москве, услуг сотовой связи, в частности:

  • в соответствии с авансовым отчетом курьера от 30.01.07 № 34 были приобретены транспортная карта метрополитена на 90 дней (карта № 0000934337) стоимостью 1600 руб. и два билета на маршрутное такси стоимостью по 30 руб. каждый, общей стоимостью 1660 руб.;
  • в соответствии с авансовым отчетом курьера от 31.01.07 № 35 приобретены три билета Мосгортранса на февраль для проезда в автобусе, троллейбусе и трамвае в г. Москве стоимостью 540 руб. каждый, а также оплачены услуги сотовой связи стоимостью 1000 руб., общая сумма – 2620 руб.

Всего за 2007 г. стоимость оплаченного организацией проезда курьера составила 20 560 руб., а сумма оплаченных услуг связи – 10 000 руб.

Производственная необходимость приобретения для курьера проездных билетов (в т. ч. по три билета Мосгортранса на один и тот же месяц), транспортных карт и оплаты сотовой связи документально не подтверждена.

Налоговому инспектору не представлены трудовой договор с курьером, а также тарифно-квалификационная характеристика на курьера, содержащие указание на то, что работа курьера носит разъездной характер. Не представлен также внутренний организационно-распорядительный документ организации, подтверждающий экономическую оправданность приобретения курьером нескольких ежемесячных проездных документов на один и тот же месяц.

Только при соблюдении ряда необходимых условий расходы работодателя, связанные с компенсацией расходов работников, работа которых носит разъездной характер, могут быть включены в состав расходов на оплату труда, учитываемых при определении налоговой базы по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 29.08.06 № 03-03-04 / 1 / 642).

Кстати сказать

Поскольку курьер относится к категории «Рабочие», то для него утверждается не должностная инструкция, а тарифно-квалификационная характеристика (постановление Минтруда России от 10.11.92 № 31 «Об утверждении тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым профессиям рабочих»).

В соответствии со ст. 1681 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы по проезду и иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Согласно ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами и (или) коллективными договорами.

К расходам на оплату труда в целях гл. 25 «Налог на прибыль» НК РФ относятся, в частности, начисления стимулирующего и (или) компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда.

Размеры и порядок возмещения расходов на проезд и оплату услуг сотовой связи для работников, работа которых имеет разъездной характер, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

В приведенном примере отсутствие трудового договора с курьером и его тарифно-квалификационной характеристики, содержащих условие о возмещении работодателем работнику, работа которого носит разъездной характер, расходов по оплате проезда и услуг сотовой связи, несет в себе риски непризнания налоговым органом данных расходов в целях налогообложения прибыли. Увеличивает эти риски и отсутствие внутреннего организационно-распорядительного документа организации, подтверждающего экономическую оправданность приобретения курьером нескольких ежемесячных проездных документов на один и тот же месяц.

Кроме того, налоговым органом может быть предъявлена претензия, что в нарушение ст. 211 НК РФ организация не включила в налоговую базу по НДФЛ денежную сумму, выплаченную курьеру в возмещение расходов по оплате услуг связи и проезда по г. Москве.

В подобной ситуации в задачи кадровой службы входит следующее:

  • подготовить и проконтролировать своевременное заключение трудового договора с работником (например, с курьером), включающего условие о возмещении работодателем расходов по оплате проезда и услуг сотовой связи в связи с разъездным характером работы;
  • разработать и утвердить тарифно-квалификационную характеристику на работника (в частности, курьера), включив в нее условие о возмещении работодателем расходов по оплате проезда и услуг сотовой связи в связи с разъездным характером работы;
  • оформить внутренний организационно-распорядительный документ, подтверждающий экономическую оправданность приобретения работником (курьером) нескольких ежемесячных проездных документов на один и тот же месяц.


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль