Пенсионное свидетельство: оформление и обмен

7352

Один из документов, требуемых при приеме на работу

В соответствии со ст. 65 ТК РФ страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования является одним из основных документов, которые работодатель имеет право потребовать при приеме на работу. Вопросы пенсионного страхования при приеме на работу застрахованных лиц ложатся на кадровую службу организации-страхователя. Пенсионное страхование является обязательным для всех работающих граждан, а перечисление страховых взносов работодателями всех организационно-правовых форм и форм собственности регулируется Федеральным законом от 15.12.01 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» (далее – Закон о пенсионном страховании).

НА №4‘2003Пенсионный фонд (ПФ) РФ для реализации застрахованными лицами своих пенсионных прав ведет индивидуальный (персонифицированный) учет сведений о каждом застрахованном лице в соответствии с правилами учета, установленными Федеральным законом от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее – Закон о персонифицированном учете). Каждый трудоспособный гражданин РФ начиная с 14-летнего возраста и старше должен иметь индивидуальный лицевой счет в системе обязательного пенсионного страхования. Для приобретения гражданином статуса застрахованного лица необходимо осуществить процедуру регистрации в системе обязательного пенсионного страхования.

Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, выдаваемое застрахованному лицу, подтверждает регистрацию этого лица в системе обязательного пенсионного страхования. Страховое свидетельство содержит следующую информацию:

  • страховой номер индивидуального лицевого счета;
  • фамилия, имя, отчество;
  • дата рождения;
  • место рождения;
  • пол;
  • дата регистрации в системе обязательного пенсионного страхования.

Страховое свидетельство хранится у застрахованного лица и действительно только при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

Регистрация в системе страхования

В случае отсутствия страхового свидетельства у вновь принимаемого на работу гражданина организация-страхователь обязана в соответствии с Инструкцией о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей государственного пенсионного страхования, утв. постановлением Правительства РФ от 15.03.97 № 318, осуществить процедуру регистрации в системе обязательного пенсионного страхования.

НА № 10‘2009Для регистрации в системе обязательного пенсионного страхования ответственное лицо страхователя в двухнедельный срок представляет в территориальный орган ПФР: «Анкету застрахованного лица (форма АДВ-1)» и «Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР (форма АДВ-6-1)» на бумажном и магнитном носителях. Документы могут быть заполнены лично работником либо кадровой или иной службой, уполномоченной страхователем. По результатам рассмотрения поступивших документов территориальный орган ПФР оформляет страховое свидетельство или принимает решение об отказе в регистрации.

Обратите внимание!Анкету АДВ-1 не следует подавать, если страховое свидетельство на работника уже оформлялось другим работодателем

В случае если страховое свидетельство оформлено, страхователь должен в течение недели после получения в территориальном органе ПФР «Страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (форма АДИ-7)» выдать его застрахованному лицу под роспись в «Сопроводительной ведомости (форма АДИ-5)». Заполненную сопроводительную ведомость необходимо в кратчайшие сроки представить в территориальный орган ПФР, изготовивший свидетельство, для актуализации лицевого счета. В противном случае данные о страховых взносах на вновь застрахованного работника не будут попадать на его лицевой счет.

НА № 10‘2009При обнаружении ошибок в страховом свидетельстве до актуализации лицевого счета страхователь представляет в территориальный орган ПФР «Листок исправлений (форма АДВ-9)», в котором указывает правильные сведения.

Наиболее характерные ошибки, допускаемые при заполнении анкеты застрахованного лица:

  • орфографические ошибки при внесении фамилии, имени или отчества; не соблюдается условие заполнения реквизитов в именительном падеже;
  • неверно указывается дата рождения;
  • адрес регистрации заполняется произвольно, в то время как для загрузки в базу данных ПФР существует обязательная схема построения адресной части: страна, регион, район, город, населенный пункт, улица, дом, корпус, квартира.

Нужно иметь в виду: реквизит «Адрес места жительства фактический» заполняется только в случае его отличия от «Адреса регистрации» и необходим для того, чтобы ознакомить гражданина с выпиской из индивидуального лицевого счета застрахованного лица.

Обратите внимание!При смене фамилии или других данных работника следует подавать только «Заявление об обмене страхового свидетельства (форма АДВ-2)» НА № 10‘2009

В случае если ПФР принял решение об отказе в регистрации работника в качестве застрахованного лица, территориальный орган ПФР предпринимает следующие действия:

  • при наличии незначительных отличий в анкетных данных, представленных страхователем для открытия лицевого счета и имеющихся в базе данных, ПФР направляет страхователю «Запрос об уточнении сведений (форма АДИ-2)»;
  • НА № 10‘2009при наличии в базе данных ПФР открытого лицевого счета с аналогичными анкетными данными территориальный орган ПФР выдает страхователю отказ в регистрации: «Данные об этом работнике уже подавались в ПФР, лицевой счет открыт». Если при этом работник, по его утверждению, не получал страховое свидетельство, страхователь представляет в территориальный орган ПФР «Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (форма АДВ-3)».

Необходимо обратить особое внимание лиц, ответственных за работу по оформлению страховых свидетельств обязательного пенсионного страхования работникам организаций, на правильное применение перечисленных выше форм персонифицированного учета.

Если страхователь не имеет возможности выдать страховое свидетельство или решение об отказе в регистрации застрахованному лицу в связи, например, с его длительным (свыше одного месяца) нахождением в командировке, болезнью или по иной причине, страхователь проверяет правильность содержащихся в страховом свидетельстве сведений, расписывается за застрахованное лицо в сопроводительной ведомости и принимает меры к передаче страхового свидетельства застрахованному лицу.

«Задвоение» и «склеивание» лицевых счетов

Подача «Анкеты застрахованного лица» в том случае, когда страховое свидетельство на работника уже оформлялось другим работодателем, а также при смене фамилии или других данных работника может привести как к «задвоению» лицевого счета, так и к «склеиванию».

Например, на работника Иванова по прежнему месту работы была подана «Анкета застрахованного лица», но страховое свидетельство он не получил по небрежности страхователя. В этом случае на работника в территориальный орган ПФР необходимо представить формы: «Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (АДВ-3)» и «Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР (АДВ-6-1)» на бумажном и магнитном носителе.

Возможна ситуация, когда данные, указанные при заполнении анкеты, будут отличаться от сведений анкеты, поданной предыдущим страхователем, хотя бы на одну букву. Тогда программное обеспечение идентифицирует данные анкеты как вновь поданные и откроет лицевой счет с новым номером. И такая ситуация возможна даже при отсутствии ошибок в «Анкете застрахованного лица».

При заполнении поля «Место рождения» переименованные города часто называют различным образом. Например, первая анкета подавалась с указанием места рождения г. Свердловск, вторая – г. Екатеринбург.

Таким образом, на одно застрахованное лицо будет открыто два лицевых счета.

Такая же ситуация возникнет, если на застрахованное лицо, сменившее фамилию, имя, отчество, дату рождения, место рождения или пол, будет подана «Анкета застрахованного лица». Этому человеку будет открыт новый лицевой счет.

Застрахованным лицам, у которых обнаруживается два лицевых счета, необходимо пройти процедуру объединения лицевых счетов. Иначе при назначении (или перерасчете) пенсии у такого застрахованного лица будет учтена только часть страховых взносов, находящаяся на одном из лицевых счетов.

Работа по объединению лицевых счетов проводится только по заявлению застрахованного лица либо по обращению других отделов, входящих в состав территориального управления ПФР (например при обращении застрахованного лица за назначением пенсии).

В случае если застрахованное лицо по какой-либо причине (например в случае смерти) не может явиться в территориальное управление ПФР, решение об объединении лицевых счетов принимается его родственниками или комиссией территориального управления ПФР.

Специалисты территориального управления ПФР проводят всесторонний анализ документов, представленных застрахованным лицом (документа, удостоверяющего личность, страховых свидетельств, трудовой книжки и т. д.), а также выписок из лицевых счетов.

Застрахованное лицо должно определить основной лицевой счет, который будет использоваться в дальнейшем. Приоритетным при этом является тот лицевой счет, который содержит наибольшее число сведений персонифицированного учета.

Застрахованное лицо заполняет «Заявление о выборе основного лицевого счета» (форма установлена распоряжением ГУ – Отделения ПФР по г. Москве и Московской области от 21.07.08 № 08 / 21358 «О проведении работ по корректировке, объединению и разделению лицевых счетов застрахованных лиц»).

В случае выбора застрахованным лицом индивидуального лицевого счета со сведениями, частично не совпадающими с его анкетными данными, ему необходимо будет подать «Заявление об обмене страхового свидетельства (форма АДВ-2)».

Комиссия территориального управления, в которое поступило обращение об объединении лицевых счетов, принимает решение об их объединении. Территориальное управление организует работу по переносу сведений персонифицированного учета на выбранный лицевой счет.

Может возникнуть и обратная ситуация: лицевые счета разных людей «склеиваются», т. е. один лицевой счет используется двумя или более людьми. Такие ситуации возникают, если при анкетировании невнимательно заполняется адресная часть, так как все остальные пункты анкеты могут совпадать. Например, не указывается корпус, «теряется» цифра в номере дома, квартиры. В такой ситуации решение о разделении лицевых счетов принимает вышестоящий орган ПФР.

Обмен свидетельства

НА № 10‘2009 В случае изменения Ф. И. О., даты рождения, места рождения или пола застрахованного лица страхователь обязан представить в органы ПФР следующие формы: «Заявление об обмене страхового свидетельства (АДВ-2)» и «Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР (АДВ-6-1)» на бумажном и магнитном носителях.

Орган ПФР в этом случае выдает застрахованному лицу новое (взамен выданного ранее) страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета.

Осуществление контроля за соответствием реквизитов страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования реквизитам документов, удостоверяющих личность работника, является обязанностью работодателя (ст. 15 Закона о персонифицированном учете).

Обратите внимание!Необходимые формы могут быть представлены в органы ПФР по каналам связи с электронно-цифровой подписью

В случае утраты или непригодности страхового свидетельства в органы ПФР должны быть представлены формы: «Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (АДВ-3)» и «Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР (АДВ-6-1)» на бумажном и магнитном носителе.

В случае если соискатель вакантной должности уже имеет стаж работы, но страховое свидетельство у него отсутствует (утеряно либо не оформлено до конца по предыдущему месту работы), страхователь имеет право требовать от застрахованного лица предъявления страхового свидетельства, а застрахованное лицо обязано его представить. В этом случае страхователь также может взять на себя процедуру оформления (или получения дубликата) страхового свидетельства, но возможно и оформление (получение дубликата) страхового свидетельства застрахованным лицом самостоятельно – путем обращения в территориальный орган ПФР по месту жительства (прописки). При этом необходимо представить паспорт, заполнить анкету или написать заявление на выдачу дубликата.

Получение свидетельства лицами, самостоятельно уплачивающими взносы и добровольно вступившими в отношения по страхованию

Физическое лицо, самостоятельно уплачивающее страховые взносы, имеет право получить страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования непосредственно в органе ПФР по месту своей регистрации. Если при этом в дальнейшем происходит изменение места жительства, застрахованному лицу, самостоятельно уплачивающему страховые взносы, следует сообщить свой новый адрес в тот территориальный орган ПФР, который выдавал ему страховое свидетельство.

Застрахованные лица, добровольно вступившие в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию, в т. ч. граждане РФ, работающие за пределами территории РФ и осуществляющие уплату страховых взносов в бюджет ПФР за себя, застрахованные лица, за которых уплату страховых взносов в бюджет ПФР осуществляют другие физические лица, а также неработающие застрахованные лица могут пройти регистрацию в территориальном органе по месту жительства. При регистрации указанные застрахованные лица представляют в территориальный орган «Анкету застрахованного лица (АДВ-1)» и предъявляют паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

Физическое лицо, самостоятельно уплачивающее страховые взносы, в случае утраты страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования обязано в течение одного месяца со дня утраты обратиться в орган ПФР по месту своей регистрации в качестве страхователя с заявлением о его восстановлении.

Оформление иностранных граждан

Согласно изменениям, внесенным Федеральным законом от 20.07.04 № 70-ФЗ в п. 1 ст. 7 Закона о пенсионном страховании, застрахованными лицами, на которых распространяется обязательное пенсионное страхование, являются граждане РФ, а также постоянно или временно проживающие на территории РФ иностранные граждане и лица без гражданства.

Читатель задает вопрос

Нужно ли оформлять страховые свидетельства обязательного пенсионного страхования работодателю, имеющему работников с почасовой оплатой труда?

Как уже упоминалось, в соответствии со ст. 65 ТК РФ страховое свидетельство о государственной регистрации в системе пенсионного страхования является одним из основных требуемых документов, предъявляемых при возникновении любых видов трудовых отношений между застрахованным лицом и страховщиком.

Таким образом, при возникновении любых трудовых отношений работодатель обязан требовать от работника страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования либо в соответствии с п. 6 и 7 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей государственного пенсионного страхования, утв. постановлением Правительства РФ от 15.03.97 № 318, самостоятельно оформить страховое свидетельство на работника, в т. ч. с почасовой оплатой труда, в органах ПФР

Нужно подчеркнуть, что иностранные граждане, временно пребывающие на территории РФ, в т. ч. осуществляющие разрешенную им трудовую деятельность в РФ, по действующему законодательству не имеют права на трудовую пенсию. Таким образом, по действующему российскому законодательству иностранные граждане, временно пребывающие в РФ, не могут быть зарегистрированы в системе обязательного пенсионного страхования. Документы для анкетирования на данную категорию иностранных граждан не представляются, страховые свидетельства обязательного пенсионного страхования не оформляются.

Обязательному пенсионному страхованию подлежат только иностранные граждане, в т. ч. граждане СНГ, имеющие статус временно или постоянно проживающих на территории РФ, зарегистрированные по месту жительства.

Важно подчеркнуть следующее. В соответствии с постановлением Правительства РФ от 30.12.05 № 852 «О порядке финансирования в 2006 году расходов, связанных с оплатой услуг государственным и муниципальным учреждениям здравоохранения по медицинской помощи, оказанной женщинам в период беременности и (или) при обращении за медицинской помощью в учреждения здравоохранения беременным женщинам выдаются родовые сертификаты. Одним из обязательных реквизитов родового сертификата является страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС) в системе обязательного пенсионного страхования.

Кстати сказать

Необходимо отметить особенности, возникающие при приеме на работу граждан Республики Беларусь. Пункт 1 решения Высшего Совета Сообщества Беларуси и России от 22.06.96 № 4 «О равных правах граждан на трудоустройство, оплату труда и предоставление других социально-трудовых гарантий» устанавливает: «…действующий на основе национального законодательства порядок регулирования привлечения и использования иностранной рабочей силы в отношении граждан Республики Беларусь в Российской Федерации и граждан Российской Федерации в Республике Беларусь не применяется».

Таким образом, оформление на работу граждан Республики Беларусь осуществляется так же, как и российских граждан. То есть со стороны работодателя в этом случае нет необходимости оформлять

разрешение на использование иностранной рабочей силы. Более того, отказ в заключении трудовых договоров с указанными работниками по причине отсутствия у них регистрации по месту жительства или пребывания может быть признан необоснованным и носящим дискриминационный характер. На это указал и Пленум Верховного Суда РФ в п. 10 постановления от 17.03.04 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации».

В то же время в Договоре между РФ и Республикой Беларусь о сотрудничестве в области социального обеспечения от 24 января 2006 г. согласно законодательству договаривающихся сторон дано понятие застрахованных лиц.

Надо отметить, что в соответствии с пп. 1 и 2 ст. 2 Договора к таким лицам относятся только следующие категории граждан:

  • лица, проживающие на территории договаривающихся сторон и являющиеся их гражданами, а также члены семей этих лиц, подпадающие под действие законодательства договаривающихся сторон.
  • беженцы в рамках статуса беженцев, а также члены их семей, которые подпадают под действие законодательства договаривающихся сторон.

Граждане Республики Беларусь, имеющие статус временно пребывающих, имеют право трудиться без наличия у работодателя разрешения на использование иностранной рабочей силы, но не могут являться застрахованными лицами, и за них соответственно не производится уплата страховых взносов. Следовательно, и обязательное пенсионное страхование на таких граждан не распространяется.

Родовые сертификаты выдаются тем, кто постоянно или временно проживает на территории РФ. Временно пребывающим женщинам родовые сертификаты не выдаются. При обращении беременной женщины в женскую консультацию или роддом наряду с паспортом или другим документом, удостоверяющим личность, должно быть предъявлено и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования.

Если страховое свидетельство отсутствует, то его необходимо получить в территориальном органе Пенсионного фонда. Для этого нужно в обязательном порядке представить анкету с указанием сведений о прежней фамилии (копию свидетельства о браке), паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.

Документом, подтверждающим постоянное проживание иностранных граждан и лиц без гражданства в РФ, является вид на жительство, выданный органами внутренних дел. Вид на жительство удостоверяет не только личность гражданина или лица без гражданства, но и содержит отметку о регистрации по месту жительства в РФ. Вид на жительство, выданный лицу без гражданства, является одновременно и документом, удостоверяющим его личность. Данный документ выдается иностранному гражданину сроком на пять лет (п. 3 ст. 8 Федерального закона от 25.07.02 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации») и может быть продлен по соответствующему заявлению.

Временно проживающий в РФ иностранный гражданин – это лицо, получившее разрешение на временное проживание. Разрешение на временное проживание подтверждает право иностранного гражданина или лица без гражданства временно проживать в РФ до получения вида на жительство. Оно оформляется либо в виде отметки в документе, удостоверяющем личность иностранного гражданина или лица без гражданства, либо в виде документа установленной формы, выдаваемого в РФ лицу без гражданства, не имеющему документа, удостоверяющего его личность. Срок действия разрешения на временное проживание составляет три года (п. 1 ст. 6 Закона от 25.07.02 № 115-ФЗ).



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль