Какие формы кадровых документов применяются в коммерческих организациях

6226
 Орлова Елена Васильевна
Директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо»

История вопроса

С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон о бухучете). Указанный Закон не устанавливает обязанности применения организациями унифицированных форм первичных учетных документов (кроме кассовых операций для коммерческих компаний и первичных учетных документов для организаций государственного сектора).

Читайте также:

Раньше, до 1 января 2013 г.

В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 129-ФЗ), утратившего силу с 1 января 2013 г., все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны были оформляться оправдательными документами. На основании таких первичных документов велся бухгалтерский и налоговый учет (ст. 313 Налогового кодекса РФ).

Обязательность применения унифицированных форм, утвержденных в составе альбомов унифицированных форм первичной учетной документации, была установлена п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ. И только для документов, форма которых не указана в этихальбомах, был предусмотрен перечень обязательных реквизитов.

Пунктом 2 Порядка поэтапного введения в организациях, независимо от формы собственности осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации, утв. совместным постановлением Госкомстата России от 29.05.1998 № 57а и Минфина России от 18.06.1998 № 27н, принятым во исполнение Закона № 129-ФЗ и для реализации постановления Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах», определялось, что с 1 января 1999 г. первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утв. Госкомстатом России, в т. ч. по такому разделу учета, как учет труда и его оплаты.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 были утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Этот документ не нуждался в государственной регистрации (письмо Минюста России от 15.03.2004 № 07/2732-ЮД) и был опубликован в «Финансовой газете» № 13, 2004. И хотя применения данного Постановления и требовала норма п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ, справедливости ради отметим, что акты, не требующие регистрации в Минюсте России, не содержат правовых норм, обязательных для всех организаций.

С прекращением с 1 января 2013 г. действия Закона № 129-ФЗ фактически утрачивают силу и действовавшие ранее альбомы унифицированных форм.

Отметим также, что до 2004 г. функция по разработке и утверждению унифицированных форм первичных учетных документов осуществлялась Госкомстатом России. Однако в ходе административной реформы данная функция признана решением Правительства РФ избыточной, подлежащей упразднению (протокол от 18.12.2003 № 47). В связи с этим осуществление данной функции не предусмотрено Положением о Федеральной службе государственной статистики, утв. постановлением Правительства РФ от 02.06.2008 № 420.

Таким образом, ни Минфин России, ни Росстат в настоящее время не имеют полномочий разрабатывать и утверждать формы первичных учетных документов, а также давать разъяснения по их применению. На это прямо указано в письме Минфина России от 04.05.2009 № 07-02-10/24, доведенном до территориальных налоговых органов для использования в работе письмом ФНС России от 20.05.2009 № ВЕ-17- 3/96@ «О порядке применения унифицированных первичных учетных документов при оформлении конкретных хозяйственных ситуаций».

После 1 января 2013 г.

Итак, с 1 января 2013 г. коммерческие компании принимают свои формы первичных учетных документов. Исключение составляют только кассовые документы.

В настоящее время разработка и утверждение унифицированных форм первичных документов не входят в функции ни Минфина России, ни Росстата. Сегодня в нашей стране нет ведомства, отвечающего за первичную документацию и разъясняющего ее применение

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете). 

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Факт хозяйственной жизни - это сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона о бухучете)

Кадровые документы являются первичными учетными документами. Требования к их оформлению отдельно трудовым законодательством не установлены. Так как они относятся к первичным бухгалтерским документам, то должны соответствовать требованиям законодательства о бухгалтерском учете.

Кем должны утверждаться формы первичных документов? На этот вопрос ответ содержится в ч. 4 ст. 9 Закона о бухучете. Формы первичных учетных документов, в т.ч. по учету труда и его оплаты, должен утвердить руководитель компании по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Как утверждаются формы? Самостоятельно разработанные бланки форм по учету труда и его оплаты необходимо утвердить в составе бухгалтерской учетной политики. Согласно ст. 8 Закона о бухучете учетная политика по бухгалтерскому учету остается главным документом компании, регламентирующим все аспекты ведения учета. А основным документом, регламентирующим составление этого документа, как и прежде, продолжает оставаться Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н. Следовательно, порядок составления и утверждения самой учетной политики и всех сопутствующих документов прежний: учетная политика вводится в действие приказом руководителя (пример).

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ…

...налоговый учет очень «чувствителен» к тому, насколько правильно оформлены первичные учетные документы. Любые расходы при определении налоговой базы должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Поэтому до 2013 г. претензии налоговых инспекторов к оформлению первичных учетных документов во время налоговых проверок очень часто становились источником налоговых споров. Как правило, разногласия возникали в связи с неприменением или некорректным заполнением унифицированных форм первичной документации.

На сегодняшний день такие претензии вряд ли убавились в условиях самостоятельного утверждения «первички». Поэтому здесь все зависит от вас. При соблюдении всех законодательных требований к оформлению кадровых первичных учетных документов у компании не возникнет проблем с налоговыми органами по поводу признания расходов на оплату труда, расходов на служебные командировки, расходов на оплату отпусков и иных расходов для целей налогообложения прибыли на основании п. 1 ст. 252 НК РФ.

По общему правилу в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами, учитываемыми в целях налогообложения прибыли, признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком при условии их связи с финансово-хозяйственной деятельностью налогоплательщика, направленной на получение доходов.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в т. ч. таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение до хода.

Если компания подтвердит расходы в виде заработной платы и различных компенсационных, стимулирующих, социальных выплат работникам кадровыми первичными учетными документами, разработанными самостоятельно с учетом требований Закона о бухгалтерском учете и других отраслей права, это будет считаться надлежащим документальным подтверждением соответствующих затрат, а значит, их можно учесть в расходах для целей налогообложения прибыли. И компания не понесет в будущем в случае налоговой проверки никаких налоговых рисков и финансовых потерь. При этом имейте в виду: налоговые органы не вправе истребовать у вас отчеты, аналитические справки (обобщения) и другие документы, не являющиеся первичными бухгалтерскими документами. На это прямо указано в п. 4 письма ФНС России от 13.09.2012 № АС-4-2/15309.

ВАЖНО!

Чтобы формы самостоятельно разработанных кадровых первичных учетных документов стали легитимными, они должны быть не только утвержденными приказом руководителя в составе бухгалтерской учетной политики на год, но и иметь обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете, а также соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р 5114198, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, ОК 011-93

Кадровые первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете. Обратите внимание: в этом Законе перечень более конкретизирован по сравнению с ранее действовавшим Законом № 129-ФЗ.

Каждый работодатель теперь имеет возможность на основе перечня обязательных реквизитов, установленных ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете, разработать свои бланки форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты.

Но по нашему мнению, именно кадровые первичные учетные документы вряд ли целесообразно менять концептуально, по сравнению с унифицированной формой. Лучше оставить в «хождении» в вашей компании привычные формы документов, дополнив их необходимой вам информацией. Ведь потерявшие свою актуальность унифицированные формы в основном продуманны и проверены временем, к тому же к ним уже успели привыкнуть.

Приказ об утверждении бухгалтерской учетной политики

Какие формы кадровых документов применяются в коммерческих организациях



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль