Инновационное развитие в соавторстве с персоналом

1436
Для эффективной оптимизации бизнес-процессов компании необходим открытый обмен идеями сотрудников. О том, как создать «фабрику идей» и разработать систему, которая позволит каждому сотруднику донести свое предложение до руководства и инициировать полезные для компании изменения, рассказывает Алексей Емельянов, менеджер по управлению знаниями «Дж.Т.И. по маркетингу и продажам» — дочерней компании Japan Tobacco, Inc.

Проект «BITL— Система Предложений»

В апреле 2011 г. в JTI стартовал проект «Bringing ideas to life (BITL) - Система предложений» («Воплоти идею в жизнь»). Созданная система, представляющая собой отдельный сайт на интранет-портале компании с функционалом для сбора и оценки идей сотрудников, позволяет работникам просто и быстро оформлять свои предложения, а экспертам - интерактивно оценивать их и давать советы по усовершенствованию. Это упрощает и ускоряет процесс рассмотрения идей, исключает бюрократические проволочки и консолидирует всю информацию об инновационной активности каждого сотрудника.

Алексей Емельянов (далее - А.Е.): «Поводом для создания собственной «фабрики идей» стали результаты одного из регулярных опросов вовлеченности работников JTI в России. Мы увидели, что сотрудники заинтересованы в диалоге с компанией - им важно быть услышанными, иметь возможность поделиться собственными идеями и внедрить их в жизнь. Можно сказать, что соавторами данной программы стали все сотрудники нашей компании в России».

Работа по созданию системы BITL началась в январе 2011 г. На специально организованной встрече директоров и ключевых менеджеров компании была разработана структура проекта, определены его цели. С помощью BITL в JTI решили развивать культуру инноваций, создавать единую платформу управления знаниями и повышать качество внутренних коммуникаций, увеличивать вовлеченность сотрудников в работу компании, обеспечивать быструю и эффективную реализацию инновационных инициатив персонала. Кроме того, были проведены внутренние инновационные сессии для менеджмента регионов, где обсуждались основные цели программы.

Главной задачей на этапе запуска BITL было повышение узнаваемости программы среди сотрудников. Символом системы стало «лампояблоко» -гибрид загорающейся лампочки и ньютоновского яблока. Слоган программы «Идействуй!» придумала проектная группа компании, объединяющая сотрудников всех ключевых функций, а логотип созадал менеджер по дизайну и разработке рекламных материалов.

А.Е.: «За год мы провели три масштабные внутренние рекламные кампании: «Идействуй», «Фокусируйся на главном», «BITL ГОДен», каждая из которых имела свой фокус. Первая кампания была приурочена к запуску программы и призывала сотрудников делиться своими идеями. В ходе кампании «Фокусируйся на главном» мы представили обновленную систему оценки предложений, а «BITL ГОДен» посвятили первой годовщине программы».

Для информирования работников о BITL в JTI задействовали все каналы внутренней коммуникации, этому были посвящены постеры, специальные буклеты, заставки на мониторах, презентации на внутрикорпоративном телевидении, статьи в корпоративных СМИ. Информационную кампанию разрабатывали отделы по работе с персоналом и по внутренним коммуникациям.

А.Е.: «К официальному запуску проекта мы расставили по офису брендированные корзины со свежими яблоками, визуальные декорации с логотипом BITL, дарили сотрудникам ароматизаторы для автомобилей и жевательные резинки с яблочным вкусом. Все это позволило повысить узнаваемость программы: только за первую неделю сотрудники подали более 50 идей. Например, поступило предложение присылать каждому новому сотруднику приветственное письмо с актуальной для первого времени работы информацией: схемой офиса с названием переговорных; фамилиями коллег, к которым нужно будет обратиться (например, по поводу оформления медицинской страховки); расшифровкой некоторых аббревиатур и пр.

Алексей Емельянов

В 1993 г. окончил факультет истории Санкт-Петербургского государственного педагогического университета им. А.И. Герцена, а также аспирантуру по специальности «историк-исследователь».

В 2001 г. участвовал в президентской программе по переподготовке руководящих кадров РФ. Прошел курс обученияВолгоградском государственном университете по профессиональной переподготовке «Менеджер-профессионал».

В 2003 г. получил диплом по менеджменту института менеджмента «ЛИНК», Открытого университета Великобритании.

1993-1995 гг. - помощник коммерческого директора табачной фабрики RJR-PETRO.

1995-2011 гг. - представитель по развитию нового бизнеса, супервайзер по развитию нового бизнеса, менеджер по работе с ключевыми клиентами, директор филиалов в Волгограде, Туле, Воронеже, менеджер по развитию персонала «Дж.Т.И. по маркетингу и продажам».

С 2011 г. - менеджер по управлению знаниями «Дж.Т.И. по маркетингу и продажам».

Подача и прием предложений

А. Е.: «Не секрет, что многие идеи по совершенствованию бизнес-процессов компании так и остаются в головах работников. У кого-то нет времени привести идею в презентабельный вид, кто-то не знает, куда обращаться со своей задумкой, а кто-то просто стесняется высказать свое предложение. Чтобы поднять процесс подачи идей на качественно новый уровень, мы создали в интранете специальный раздел, где каждый сотрудник компании в России может представить свою идею на рассмотрение экспертам».

Разместить свои идеи на сайте «BITL – Система предложений» может любой сотрудник компании.

Для этого нужно заполнить простую форму, рядом с которой размещена инструкция по заполнению.

Соответствующий бланк подлежит заполнению круглосуточно с любого компьютера, имеющего доступ ко внутренней сети компании. Кроме того, автор идеи должен поставить «теги» для своих предложений - ключевые понятия, чтобы облегчить поиск идей. Например, если идея касается рекламных материалов или точек продаж, она получает тег POSM (Point of sales materials), если идея подразумевает развитие персонала - тег Development. Сотрудник сам определяет область применения своей идеи и оценивает ее по четырем критериям согласно установленной шкале: важность для компании, финансовая прибыль, готовность к применению и оригинальность.

Координацией, ведением и развитием проекта занимаются два сотрудника: менеджер по управлению знаниями и специалист-координатор, участник программы стажировок в компании. На стажировку привлекаются студенты старших курсов ведущих вузов страны (МФТИ (ГУ), МГТУ им. Баумана, МГУ и др.). Стажер-координатор выполняет в основном техническую поддержку всей системы: ежедневный мониторинг поступивших идей, назначение экспертов, обеспечение прав доступа, а также решение всех проблем, связанных с функционированием информационной платформы.

А.Е.: «Координация программы для нового сотрудника - хорошая возможность проявить себя, познакомиться с бизнесом в целом и понять, что именно в компании его привлекает. Это уникальный шанс для карьерного роста, а также «непаханое поле» для молодых и энергичных людей, ведь программа еще молодая, поэтому любой свежий взгляд и предложение по ее улучшению могут стать основополагающими».

Координатор-менеджер поддерживает работу программы в целом, совершенствует ее, разрабатывает систему мотивации и коммуникационную стратегию, взаимодействует с экспертами и директорами функций, наблюдает за финальной оценкой и оказывает поддержку в реализации предложений.

Каждый сотрудник может добавлять комментарии и файлы к любой идее на любом этапе ее рассмотрения, что делает процесс обсуждения идей более эффективным и демократичным.

Все поступающие идеи сначала рассматриваются координаторами программы, проверяющими наличие повторяющихся предложений и корректность заполнения заявок. Для дальнейшей оценки предложений координаторы привлекают экспертов - ключевых менеджеров компании.

Оценка проводится в интерактивном режиме на странице интранет-портала, где выложены описания поступивших от сотрудников предложений. Каждый из приглашенных координаторами экспертов может одобрить либо отвергнуть идею, пометив ее, соответственно, зеленым или красным «флажком», и оставить комментарий с аргументацией своей оценки и советами автору. Эксперты оставляют комментарии и оценивают предложения от своего имени. Таким образом авторы идей получают обратную связь с экспертами и могут доработать и усовершенствовать свои предложения.

Если хотя бы один из приглашенных экспертов считает идею эффективной, она направляется на рассмотрение директору той функции, к которой относится предлагаемое улучшение. Именно он принимает окончательное решение о ее пригодности к реализации, в частности, определяет ее значимость по стобалльной шкале исходя из четырех названных критериев. При этом наибольший вес (40%) имеет критерий «важность». Также директор определяет ответственного за реализацию и лично контролирует этот процесс.

Если претворение предложения в жизнь затрагивает несколько департаментов, его рассматривают руководители данных подразделений (вице-президенты и директора функций). В рассмотрении идеи может быть задействовано пять-семь экспертов и более.

А.Е.: «Система оценки идей стимулирует их авторов к тому, чтобы думать о главном - реальной ценности вносимых предложений для бизнеса организации. Компания заинтересована в инновациях во всех областях своей деятельности: продажах и маркетинге, управлении персоналом, финансах, информационных технологиях, безопасности труда, безопасности на транспорте и производстве».

Сотрудники могут подать идею как индивидуально, так и в составе группы до пяти человек. Ответственными за реализацию, как правило, выступают директора тех функций, к которым относится предложенная идея. Автор тоже может участвовать в процессе реализации проекта. В JTI поощряют обмен идеями между департаментами, поэтому предложения могут поступать от сотрудников непрофильных отделов и функций. Если идея была успешно реализована, автор всегда получает благодарственное письмо.

А.Е.: «Чтобы у сотрудников был дополнительный стимул как можно чаще и продуктивнее «идействовать», за каждое одобренное директорами предложение, в зависимости от его соответствия четырем названным критериям, начисляются баллы. Эти баллы можно обменять на подарки. Для этого имеется специальный каталог, где каждому подарку присвоено определенное количество баллов, например: за 56 баллов можно получить плеер Ipod Nano, за 75 - телефон Iphone 4G, а за 100 баллов - ноутбук MacBook Air. Виртуальные баллы можно суммировать и накапливать, если первоначально их не хватает на желаемое вознаграждение. У этих баллов нет "срока годности", по окончании которого они сгорают».

Внедрение полезных идеи

В среднем каждая шестая идея находит поддержку и одобрение функциональных экспертов и передается директору функции для финальной оценки. На текущий момент поступило свыше 900 предложений, из которых более 50 уже претворено в жизнь. В процесс их оценки вовлечено 230 внутренних экспертов.

А.Е: «Предлагаемые сотрудниками идеи улучшений различаются как по теме, так и по масштабу. Кто-то предлагает локальные изменения в офисе, кто-то - пересмотр национальной стратегии мерчандайзинга. Таким образом, одни проекты реализуются быстро, а для воплощения других требуются месяцы».

За время существования программы в компании внедрены предложения по привлечению студентов на корпоративные стажировки, разграничению прав доступа сотрудников к корпоративной информации. Кроме того, открыт единый центр по HR-вопросам (HRSC front desk) - специальное рабочее место для специалиста, готового помочь всем сотрудникам по любому вопросу как лично, так и по телефону, создан единый электронный адрес для принятия запросов. В результате значительно повысилась производительность труда сотрудников отдела по работе с персоналом компании.

А.Е.: «За год своего существования BITL превратилась из системы по сбору и оценке предложений в полноценную площадку с возможностью общения и обсуждения интересных предложений. В сообществах на платформе BITL сотрудники делятся мыслями, обсуждают предложения по оптимизации бизнес-процессов, получают советы от коллег по совершенствованию своих инициатив. На сайте программы также размещена библиотека материалов об интересных инновационных практиках, которая находится в открытом доступе для всех сотрудников компании. Этим проектом нам удалось раскрыть креативный потенциал персонала, пробудить инициативу и создать стимул для творчества, направленного на пользу общего дела».



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль