Внедрение системы ротации в компании

7665
Ротация - важный процесс в системе управления персоналом, позволяющий компании решать такие задачи, как увеличение производительности труда, снижение текучести персонала, командообразование, снижение расходов на подбор, обучение и удержание ключевых сотрудников. Являясь частью программы развития персонала, ротация представляет собой эффективный механизм управления талантами в условиях усиливающейся конкуренции за человеческие ресурсы.
Читайте также:

Существуют разные виды ротации (рисунок).

Внедрение системы ротации в компании

Ротация любого вида проходит определенные этапы.

Этап 1.Предварительная подготовка к внедрению системы ротации

Перед принятием решения о внедрении системы ротации кадров менеджеру по персоналу нужно взвесить все «за» и «против», учесть специфику деятельности компании и индивидуальные особенности работников, которых собираются переводить на другие должности.

Успех ротации зависит от следующих факторов:

  • компетентности менеджера по персоналу;
  • четкости и систематичности процедур, описывающих и регламентирующих бизнес-процесс;
  • наличия определенных показателей для оценки сотрудников по каждой из должностей;
  • готовности сотрудников к смене вида деятельности, низкой сопротивляемости персонала проводимым изменениям;
  • нормального уровня текучести персонала (не более 10% в год);
  • наличия в организационной структуре компании как торговых, так и производственных подразделений;
  • открытости коммуникаций между руководством компании и сотрудниками.

Если некоторые условия успешной ротации в компании отсутствуют, следует принять решение: либо проводить работу по восполнению недостающих компонентов, либо временно отложить процедуру кадрового перемещения.

Этап 2. Подготовка документального сопровождения процесса ротации

Разработка проектов локальных нормативных актов, регулирующих порядок проведения ротации в компании. Для начала нужно определить цели ротации. Таковыми могут быть, например, подготовка кадрового резерва, обеспечение безопасности компании в случае увольнения ключевых работников, повышение эффективности межличностных коммуникаций среди сотрудников, работа со стажерами, подготовка руководителя компании и т. д.

Затем необходимо составить перечень должностей, по которым будет осуществляться регулярная ротация, затрагивающая большую часть сотрудников компании или ключевых специалистов, либо индивидуальная ротация, проводимая с целью подготовки сотрудников для работы над конкретным направлением или проектом.

Далее следует установить периодичность ротации сотрудников, перемещаемых на другие должности, для осуществления нового вида деятельности. Периодичность зависит от целей ротации и должностей, по которым она проводится.

Наконец, нужно подготовить проект Положения о ротации персонала. В этом локальном нормативном документе должны быть подробно и пошагово описаны:

  • бизнес-процессы, подлежащие усовершенствованию путем ротации сотрудников; цели ротации;
  • должности, на которые будут перемещаться сотрудники;
  • периодичность процедуры ротации;
  • внутренние документы, подлежащие заполнению при перемещении сотрудников;
  • адаптационный процесс при перемещении персонала;
  • содержание обучающих мероприятий для перемещаемых сотрудников;
  • принципы материального стимулирования перемещаемых работников и их кураторов (наставников);
  • показатели, которые будут использоваться для оценки эффективности процесса;
  • формы внутренней отчетности.

Определение критериев и уровня материального стимулирования сотрудников при переходе на новый вид работы. Важно решить, будет ли меняться доход сотрудника при переходе на новый вид деятельности. С точки зрения экономики, в период вхождения в новую должность сотрудник вряд ли сможет работать с полной отдачей. Однако и мотивировать его на перемещение со снижением уровня дохода практически невозможно. Менеджерам по персоналу следует учесть этот фактор в программе ротации и продумать систему вознаграждения для задействованного в ротации персонала.

Пример

В компании «Профит», предоставляющей услуги по дизайнерскому проектированию жилых помещений, сотрудники, переходящие на новые должности, в течение первых трех месяцев получают базовый оклад и бонус (называемый в компании стипендией новичка). Размер бонуса зависит от того, насколько успешно сотрудник адаптируется к новой работе. При успешном выполнении всех пунктов плана адаптации он не теряет в доходе по сравнению с работой на прежней должности.

Не менее важен и вопрос вознаграждения наставников, помогающих перемещенным сотрудникам адаптироваться к новому виду деятельности.

Пример

В компании «ДМ» наставник получает бонус в размере трех среднемесячных доходов при условии, что перемещенный на новую должность сотрудник успешно адаптировался и работает с запланированной эффективностью не менее года. Так компания мотивирует наставника на поддержание обратной связи со своим подопечным даже после его успешного вхождения в должность.

Вознаграждение не всегда определяется в денежном эквиваленте.

Пример

Производитель полуфабрикатов «Векша» выбирает в качестве наставников сотрудников, обладающих двумя характеристиками: успешностью и компетентностью в отношении основного вида деятельности, а также высокой общительностью и стремлением к общественному признанию. Для таких сотрудников деньги - не основной компонент мотивации. Их гораздо больше стимулирует то, что они могут делиться своим опытом и знаниями, что их признают экспертами в коллективе и в сложных ситуациях обращаются к ним за помощью.

Утверждение локального нормативного акта «Положение о ротации персонала» и его приведение в действие. Текст и процедуры Положения о ротации персонала должны быть согласованы с руководителями подразделений, юристом, руководителем службы персонала, финансовым директором и другими должностными лицами, причастными к процессу ротации. При необходимости в проект документа вносят коррективы, проводят рабочие встречи для обсуждения организации эффективного перемещения персонала. Положение о ротации персонала подписывает руководитель организации либо лицо, имеющее право подписи таких документов на основании доверенности.

Далее следуют подготовка и подписание приказа о приведении локального нормативного акта в действие.

Все заинтересованные сотрудники, непосредственно участвующие в процессе кадрового перемещения или обслуживающие его, должны быть ознакомлены с приказом и с Положением о ротации.

Этап 3. Составление плана ротации

В зависимости от выбранного вида ротации и утвержденной в компании периодичности ее проведения менеджер по персоналу составляет план-график перемещения персонала и в установленном порядке знакомит с ним сотрудников.

Этап 4. Выстраивание коммуникации с персоналом по вопросам ротации

Обычно коммуникации по вопросам ротации предполагают проведение следующих мероприятий:

  • организация рабочих встреч с сотрудниками для того, чтобы ознакомить их с процедурой ротации и ответить на возникающие вопросы;
  • ознакомление участвующих в ротации сотрудников с планом кадровых перемещений;
  • освещение результатов ротации в корпоративных СМИ либо на собраниях и планерках.

Этап 5. Подготовка наставников

Административная подготовка наставника. Наставник для вступающего в новую должность сотрудника может быть назначен как по инициативе кандидата в наставники, так и по предложению руководства, сделанному наиболее опытному и компетентному специалисту. Совместно с выбранным наставником менеджер по персоналу составляет письменный план адаптации сотрудника к новому виду деятельности, определяет критерии оценки эффективности перемещенного сотрудника (если это не было сделано ранее в Положении о ротации персонала).

Затем начинается работа над освоением нового вида деятельности: обе стороны (наставник и перемещенный сотрудник) подписывают план адаптации и в соответствии с ним осуществляют работу в новом подразделении (при необходимости внося корректировки в план адаптации). Необходимо постоянно контролировать процесс адаптации сотрудника к новому виду деятельности, например, проводить с ним еженедельные встречи по итогам проделанной работы, проверять письменные отчеты по итогам его деятельности за месяц.

Важно регулярно проверять мотивацию перемещенного сотрудника (интересно или не интересно ему работать в новой должности; доволен ли он нынешней деятельностью или хочет вернуться на прежнее место работы; получается у него или не получается работа над поставленными перед ним задачами и т. д.). Если сотрудника что-то не устраивает или он высказывает пожелание вернуться к прежнему виду деятельности, необходимо оперативно провести оценку достигнутого в результате его перемещения и проанализировать причины такого настроения. Возможны варианты: неэффективное наставничество, сопротивление коллектива нового подразделения, несовпадение ожиданий перемещенного сотрудника от новой работы с фактической ситуацией и т. д.

Итогом ротации должен стать выход перемещенного сотрудника на запланированный результат деятельности. Если таковой не достигнут, при необходимости принимается решение об обратной ротации. Подобная ситуация должна быть предусмотрена изданием приказа о временном переводе сотрудника на другую должность и сохранении за ним постоянного места работы и средней заработной платы.

Документационное сопровождение наставника. Все этапы адаптации сотрудника к новому месту работы должны фиксироваться в письменном виде, с ознакомлением самого сотрудника и его непосредственного руководителя, а также менеджера по персоналу, курирующего ротацию.

Этап 6. Коммуникации в процессе ротации

Выстраивание коммуникаций с новыми коллегами. Необходимо регулярно обсуждать с сотрудниками ход должностного перемещения, обязательно информировать их об успехах и достижениях на новом рабочем месте. Подобную информацию можно размещать в интернете, рассказывая о том, что происходит в профессиональной деятельности участвующих в ротации сотрудников, об их трудностях и успехах и обязательно - о неожиданных открытиях.

Пример

При перемещении с должности менеджера по продажам на должность бухгалтера по работе с первичными документами многие сотрудники с удивлением узнают о том, как важно каждый документ получить вовремя и правильно оформленным. Теперь они начинают понимать, почему сотрудники бухгалтерии всегда так настаивают на представлении отчетов строго в срок. Сотрудники, переведенные с должностей специалистов сервисной поддержки на работу в производственный цех, открывают для себя удивительные возможности и компоненты производства и т. п.

Мотивационным действием обладают фотографии, сделанные на рабочих местах, особенно демонстрирующие эмоции перемещенного сотрудника. Менеджеру по персоналу следует уточнить, на какой срок в плане адаптации намечены наиболее интересные мероприятия (например, первое посещение производственного цеха, первые самостоятельные телефонные переговоры с клиентом и др.) и находиться в это время рядом с участниками процесса. Фотографировать можно с помощью фотоаппарата или камеры мобильного телефона.

Интересно зафиксировать первый день работы на новом месте, когда перемещенный сотрудник напряжен и еще испытывает неуверенность по поводу правильности своего перехода. Иногда можно пошутить: например, если сотрудник начинает трудиться в производственном подразделении, то в один из первых дней в момент работы с оборудованием можно включить сигнал неисправности и зафиксировать на фото действия новичка (часто новый сотрудник думает, что сломал что-то). Конечно же, потом нужно рассказать ему, что это была всего лишь шутка, и таким образом снять напряжение и страх перед осуществлением нового вида деятельности.

Поддержка межличностных коммуникаций с прежними коллегами. У сотрудников, участвующих в процессе ротации, всегда должна быть возможность общения с бывшими коллегами по подразделению. Менеджеру по персоналу нужно отслеживать продолжение межличностных коммуникаций всех участников перемещения (например, приглашают ли бывшего коллегу на дни рождения; помнят ли о каких-то важных для него датах; обращаются ли к нему за советом; обедают ли вместе с ним и т. д.). Благодаря поддержанию при ротации прежних должностных связей достигается одна из основных целей регулярного перемещения - улучшение коммуникаций, повышение их эффективности и командообразование внутри компании.

Таким образом, менеджеру по персоналу важно следить за тем, какие отношения складываются в коллективе. Для этого можно обедать каждый день с коллегами из разных отделов, регулярно проводить с наставниками перемещенных сотрудников беседы, интересоваться во время встречи с участником ротации его новостями, тем, как складываются его отношения с коллегами в отделах. Если отношения становятся прохладными, снижается степень неформального общения, необходимо проанализировать причины этого и провести командообразующие мероприятия с участниками из разных отделов.

Этап 7. Анализ процесса ротации, заключение об итогах

Оценить результативность ротации можно несколькими способами:

  • проведением структурированного интервью с наставником, непосредственным руководителем перемещенного сотрудника и самим новичком. Также важно учитывать, как меняется работа подразделения, из которого переведен сотрудник (иногда качество работы в нем снижается в отсутствии перемещенного сотрудника, и необходимо принимать меры по исправлению ситуации);
  • путем наблюдения в процессе профессиональной деятельности;
  • с помощью данных оценки по методу «360 градусов»;
  • с учетом пожеланий самого сотрудника о переходе в другое подразделение (смене вида деятельности). Если сотрудник не хочет перемещаться - это говорит об успешности ротации;
  • посредством проведения тренингов. В ходе работы в группе можно наблюдать за тем, насколько эффективно участвующие в ротации сотрудники работают над проектными заданиями, насколько быстро справляются с упражнениями на коммуникативные навыки и т. д.;
  • в ходе деловых игр и корпоративных командообразующих мероприятий. В процессе ротации сотрудники разных подразделений приобретают не только профессиональные, но и личностные связи; можно проводить мероприятия по сложным и многозадачным сценариям, например отрабатывать навыки управления проектами, управление конфликтами и т. п.

Этап 8. Составление плана ротации на следующий отчетный период

Учитывая результаты процесса, данные обратной связи, полученной от всех участников этой процедуры, общий результат перемещений по компании, менеджер по персоналу составляет план ротации на следующий отчетный период. При этом ему следует быть готовым к тому, что не все цели ротации будут достигнуты и, возможно, потребуется принять решение о коррекции действий либо о прекращении процесса кадрового перемещения (таблица).

Внедрение системы ротации в компании

Проект внедрения ротации можно признать успешным, если в компании:

  • снижается текучесть персонала, особенно по ключевым должностям;
  • снижаются издержки на рекрутинг, селекцию, адаптацию новичков;
  • уменьшается число конфликтов;
  • задания выполняются в срок либо раньше намеченного срока;
  • снижаются затраты на обучение персонала за счет проведения обучающих и адаптационных мероприятий непосредственно на рабочем месте;
  • улучшаются коммуникации между подразделениями за счет большей осведомленности сотрудников о функциях и содержании деятельности разных подразделений компании;
  • снижается сопротивляемость сотрудников проводимым в компании изменениям;
  • повышается уровень лояльности персонала;
  • увеличивается количество поступающих от сотрудников идей и предложений за счет большей открытости компании.


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль