Нормирование численности:проект из первых рук

4984
В кризисный период многие руководители осознали,что административное сокращение персонала в лучшем случае дает краткосрочный эффект, в худшем - приводит к снижению производительности труда. Сейчас перед компаниями стоит вопрос: как при оптимизации численности и затрат на персонал не только не потерять, но и нарастить свои конкурентные преимущества?

Для решения этой сложной задачи полезно вспомнить методы нормирования труда, которые позволяют рассчитать оптимальную численность персонала для качественного выполнения производственной программы предприятия. В советское время функция нормирования труда на предприятии являлась неотъемлемой частью любой управленческой системы. С развитием рыночной экономики многие компании безвозвратно утеряли опыт и багаж знаний в области нормирования труда, но в последнее время школа нормирования начала возрождаться. Рассмотрим организацию проекта по разработке нормативной численности персонала в реально действующей компании, представляющей собой крупнейшую сеть санаториев и пансионатов, расположенных в разных уголках России (далее - компания).

Предпосылки для внедрения проекта

Акционеры компании поставили менеджменту стратегическую задачу на 2012-2014 гг. - оптимизировать расходы филиалов на 30%.

Основную долю расходов филиалов компании составляют затраты на персонал, которые включают расходы: на оплату труда (оклад, премии, надбавки и доплаты), социальный пакет, привлечение, обучение и развитие персонала, а также на проведение корпоративных мероприятий и содержание рабочих мест. В общем объеме затрат удельный вес фонда оплаты труда составляет около 30%. Планирование численности персонала филиалов осуществлялось на основании нормативов, разработанных еще в 1980-е гг. и устаревших с точки зрения современных реалий, численность сотрудников была завышена, что увеличивало расходы на персонал и снижало рентабельность компании.

Для выполнения поставленной задачи руководство приняло решение разработать и внедрить экономически обоснованные нормативы численности персонала по типовым должностям филиалов. Компания в лице финансового директора обратилась за помощью к внешним консультантам.

Подготовка проекта

К разработке нормативов численности следует относиться как к отдельному проекту, который подразумевает формирование рабочей группы; определение состава и последовательности работ; сроков их выполнения; лиц, ответственных за исполнение каждой задачи, и т. д.

В качестве объекта нормирования были выбраны четыре должности: «горничная», «официант», «повар» и «палатная медсестра». Общая численность сотрудников, занимающих эти должности, составляет значительную часть всего штата компании.

Со стороны заказчика в рабочую группу вошли два сотрудника: представитель финансово-экономической службы и руководитель экономического отдела одного из филиалов, в котором проводился хронометраж. Со стороны исполнителя в проект были вовлечены три консультанта, один из которых осуществлял общее руководство проектом.

Реализация проекта по разработке нормативов численности типовых должностей в общей сложности заняла один месяц. Заказчик отвечал за своевременное предоставление необходимых документов и материалов, сбор статистической информации и согласование всех промежуточных результатов проекта. Консультант нес ответственность за организацию сбора и анализа статистической информации, верификацию всех данных, разработку нормативов численности и защиту экономической обоснованности разработанной модели статистической зависимости между нормативной численностью и показателями верхнего уровня.

На предварительном этапе важно провести диагностику организации: познакомиться с ее деятельностью и стратегией, изучить нормативные документы, в том числе законодательные и иные нормативно-правовые акты, провести интервью с руководителями и специалистами. По результатам диагностики делается выбор в пользу того или иного метода нормирования труда, который наиболее подходит к условиям деятельности организации и задачам проекта.

Компания остановилась на применении аналитико-стати-стического метода нормирования труда. Такой выбор был сделан по следующим основаниям:

  • деятельность нормируемых должностей легко раскладывается на отдельные функции;
  • статистическая информация по многим показателям за отчетный период доступна в электронном виде;
  • имеется возможность сравнивать и проверять данные, представляемые разными филиалами;
  • в компании назрела необходимость в оперативном проведении работ по нормированию численности указанных типовых должностей;
  • есть возможность разработки математических моделей, позволяющих определить зависимость численности персонала от ключевых факторов по вероятностной оценке. Кроме того, аналитико-статистический метод нормирования позволяет снизить трудоемкость процесса нормирования и сбалансировать соотношение цены и полученного результата.

Весь проект можно условно разделить на семь основных этапов. Рассмотрим суть и содержание каждого из них на примере разработки норматива численности типовой должности «горничная».

Этап 1. Описание функционала типовых должностей

Первым делом необходимо определить ключевые задачи должности при выполнении функциональных обязанностей. Затем всю деятельность в рамках должности «горничная» нужно разделить на элементарные функции и сгруппировать их по выделенным ключевым задачам. В итоге получим матрицу задач и функций по должности (табл. 1).

Нормирование численности:проект из первых рук

При описании функционала должности информацию получают двумя основными способами:

  • путем изучения организационно-нормативных документов (должностных инструкций работников; стандартов по выполнению уборки номеров, обслуживанию гостей; положений о подразделениях и др.);
  • в ходе проведения интервью с руководителями и специалистами по уточнению выполняемого функционала в рамках типовой должности. В компании, филиалы которой находятсяв разных регионах страны, широко применялось скайп-интервью.

Для его проведения приглашались сотрудники (горничная, официант, повар, медсестра) и их руководители. В ходе беседы консультанты выясняли объем функционала, выполняемого сотрудниками этих типовых должностей, уточняли особенности проведения тех или иных процедур, а также специфику их деятельности в зависимости от сезона работы санатория. В среднем обсуждение функционала каждой должности занимало два-три часа. Обычно для формирования матрицы задач и функций по одной должности требуется от 8 до 16 часов - в зависимости от того, насколькорегламентирована и стандартизирована деятельность работников в организации.

По завершении описания функционала важным моментом становится согласование подготовленной матрицы задач и функций с заказчиком проекта или его представителем. Согласование должно быть формализованным, так как существует опасность увеличения объема и перечня функционала должности, что ведет к завышению нормативов численности персонала.

Результат данного этапа - составление согласованного и полного перечня задач и функций, выполняемых в рамках должности.

Этап 2. Определение факторов, влияющих на трудозатраты

На этом этапе необходимо определить по каждой функции или группе функций ключевые факторы, объективно влияющие на трудоемкость выполнения работ. Поясним на примере: рассчитывается норматив численности горничных, основная задача которых - проведение текущей (ежедневной) уборки и содержание в чистоте номеров. Это подразумевает выполнение следующих функций: проветривание номера, удаление мусора из мусорных ведер в мешок, смену постельного белья и заправку кроватей, смену полотенец и т. д.

От какого фактора зависит продолжительность выполнения горничной всех указанных функций за определенный период (месяц, год)? В данном случае таким ключевым фактором является количество текущих уборок, проведенных за конкретный период, с учетом категории номеров.

В итоге матрица, полученная на предыдущем этапе, преобразуется в матрицу задач и функций по должности, а также ключевых факторов, влияющих на трудоемкость (табл. 2).

Нормирование численности:проект из первых рук

Фактор является объемным показателем, который может быть измерен количественно. От полноты и правильности подбора факторов в значительной степени зависит качество разработанных нормативов. Выбранные факторы должны удовлетворять двум условиям:

  • между ними и объектом нормирования должна прослеживаться логическая связь;
  • методика расчета числовой величины фактора должна обеспечить его достоверность. Результат данного этапа - определение по каждой функции или группе функций факторов, от которых зависит объем выполняемых работ.

Этап 3. Сбор статистической информации

Для расчета нормативной численности необходимо собрать статистическую информацию, на основе которой затем будут вычислены значения по каждому фактору. При этом нужно учитывать, что объем и содержание выполняемой работы разных категорий персонала могут существенно меняться в течение дня, месяца, года. В связи с этим для повышения точности расчетов нормативов следует собирать данные за весь год в месячной разбивке.

Рассматриваемая компания имеет разветвленную филиальную сеть, поэтому статистическая информация запрашивалась из разных филиалов, чтобы впоследствии иметь возможность для сравнения и проверки предоставляемых данных. Для определения осуществляемого горничными количества текущих уборок однокомнатных номеров необходимо собрать статистическую информацию о загрузке номеров в течение всего года.

Помимо определения числовых значений факторов на этом этапе следует выяснить фактические затраты времени работником на выполнение каждой функции, например для должности горничных - фактические затраты времени на текущую (ежедневную) уборку по каждой функции и в разрезе всех категорий номеров.

В итоге получим информацию, которая и становится основным результатом третьего этапа (табл. 3).

Нормирование численности:проект из первых рук

Исследование фактических затрат выполнения работ проводится методом фотографии рабочего времени, моментных наблюдений, хронометража, фотохронометража.

Этап 4. Верификация данных

По завершении процесса сбора статистической информации и расчета значений по каждому фактору приступают к проверке достоверности полученных результатов. Это важный этап проекта, от которого зависит достоверность и обоснованность полученных нормативов численности персонала.

С этой целью выборочно изучается первичная документация, на основе которой рассчитывались значения факторов, и проверяется правильность числовых значений по некоторым из них. Для проверки затрат времени на выполнение работ по типовой должности используется частичный хронометраж, то есть делаются замеры времени исполнения выборочных функций. Также для проверки достоверности данных сравниваются значения показателей и затраты времени на выполнение функций в разных филиалах. В случае выявления значительного несоответствия между представленными данными и информацией, полученной в ходе верификации, необходимо заново пройти весь предыдущий этап.

Результат данного этапа - проверка достоверности информации и уточнение данных в случае выявления отклонений.

Этап 5. Расчет нормативной численности типовой должности

На этом этапе разрабатываются нормативы численности персонала по должности. Так, для расчета численности горничных используем следующую формулу:

Нормирование численности:проект из первых рук

где Чн – нормативная численность работников, ед.;

ПфN – итоговое значение показателя выполнения отдельной функции за год, ед.;

ВфN – затраты времени на выполнение отдельной функции за год, ч;

Фн– полезный годовой фонд рабочего времени одного работника, ч;

К – коэффициент, учитывающий неявки по отпускам, учебе, болезни и другим причинам.

Инымисловами,дляопределениянормативнойчисленности рассчитывается соотношение между общей трудоемкостью работников в течение года и полезным годовым фондом рабочего времени на одного работника с применениемкоэффициента,учитывающего отсутствие сотрудника на рабочем месте в связи с отпуском, учебой, болезнью и другими причинами.

Величина коэффициента для работников разных профессий или для сотрудников, занятых в разных подразделениях предприятия, может различаться.

С использованием данных, полученных на третьем этапе, нормативная численность горничных в данном примере составит:

Нормирование численности:проект из первых рук

Данный норматив определен на основании фактической статистической информации о трудоемкости и затратах времени на выполнение работ в течение года, то есть данный норматив не учитывает возможные изменения в объеме работ горничных, например в связи с резким увеличением загрузки пансионата или санатория. Для этого необходимо построить модель статистической зависимости между расчетной численностью работников конкретного набора должностей и показателями верхнего уровня.

Этап 6. Определение статистической зависимости между нормативной численностью персонала и показателями верхнего уровня

Для построения модели статистической зависимости нужно выделить показатели верхнего уровня, которые оказывают наибольшее влияние на трудоемкость выполняемых работ, что, в свою очередь, сказывается на нормативной численности работников. Затем следует составить таблицу, в которой будут отражены значения показателей верхнего уровня и нормативной численности в месячной разбивке (табл. 4).

Нормирование численности:проект из первых рук

Следующий шаг - построение модели статистической зависимости с использованием методов математической статистики. В данном случае использовался метод наименьших квадратов. В итоге была определена наиболее точная зависимость нормативной численности горничных от такого показателя, как количество койко-дней.

Зависимость описывается линейным уравнением, позволяющим рассчитать нормативную численность горничных в месяц:

Нормирование численности:проект из первых рук

где Чн - нормативная численность в месяц;

Ка - количество койко-дней в месяц.

Этап 7. Разработка итоговой формы расчета нормативной численности типовых должностей

Проект завершается построением матрицы, закрепляющей итоговую форму расчета численности персонала в зависимости от показателя верхнего уровня (табл. 5).

Нормирование численности:проект из первых рук

Данная матрица закрепляется в локально-нормативном документе организации и служит основой для расчета штатной численности работников и формирования бюджета расходов на персонал.

Основные риски проекта и способы их нейтрализации

В ходе реализации проекта по разработке нормативов численности следует принимать во внимание возникающие риски и своевременно проводить мероприятия по их нейтрализации. Так, в ходе реализации проекта было зафиксировано несколько рисков, и определены способы их нейтрализации (табл. 6). Следует отметить, что в рамках данного проекта о проблеме рисков было сообщено заказчику, для того чтобы он мог учесть ее наличие на втором этапе реализации проекта, когда предполагалось увеличение числа объектов нормирования.

Нормирование численности:проект из первых рук

Результатом проведенной работы по нормированию стало установление нормативов численности сотрудников для четырех типовых должностей: «горничная», «официант», «повар» и «медсестра палатная». Выполненная работа по нормированию служит примером построения научно-обоснованной модели расчета и прогнозирования численности персонала в конкретном санатории. Данная работа была проделана с использованием ана-литико-статистического метода нормирования. Сравнительный анализ показал, что нормативная численность сотрудников для типовых должностей, рассчитанная с применением аналитико-статистистического метода нормирования, ниже той численности, которая была установлена штатным расписанием компании (табл. 7).

Нормирование численности:проект из первых рук

Если организация решила применить метод нормирования труда для оптимизации численности и затрат на персонал, следует принять во внимание всю сложность и трудоемкость подобного проекта. Кроме того, нужно понимать, что по результатам его реализации не всегда можно получить заметный эффект по сокращению затрат на персонал. Прежде чем внедрять в организации проект по нормированию труда, целесообразно сосредоточиться на поиске резервов эффективности, например путем оптимизации организации труда, устранения производственных / непроизводственных потерь рабочего времени, а также совершенствования системы оплаты труда.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Выберите, какая тема для вас наиболее интересна

  • Какие документы вправе потребовать инспектор ГИТ при проверке 45.6%
  • Какие документы НЕ вправе потребовать инспектор ГИТ при проверке 45.6%
  • Меня тема проверок ГИТ не интересует 8.8%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Регистрация бесплатна

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль