Эффективная программа адаптации новичков – стратегия удержания

7170
 Громова Инна
начальник Управления кадров, ОАО «ВО «Технопромэкспорт», г. Москва
Пока большинство кандидатов подыскивает себе хорошую работу, руководство наиболее успешных компаний решает, как не потерять нужных ему сотрудников, ведь в случае ухода такие работники уносят с собой свои знания, навыки, а часто и наработанную базу клиентов. Подбор новых людей на их место - не дешевая процедура, ее стоимость составляет примерно треть их годовой заработной платы. Таким образом, уход ключевых кадров отрицательно сказывается на деятельности компании.

Специалисты в области управления персоналом считают эффективными следующие способы удержания персонала: предоставление достойной заработной платы, ведение грамотной социальной политики, реализацию различных программ по развитию сотрудников, предоставление им возможности повышения квалификации и карьерного роста, адаптацию новых работников и др.

Среди всего многообразия указанных способов особое внимание следует обратить на систему адаптации новых сотрудников в компании. Нередко адаптационным мероприятиям уделяется недостаточно внимания, в то время как основные усилия прилагаются к развитию систем оценки и обучения персонала.

По результатам исследований примерно 70-80% работников, прекративших трудовые отношения с работодателем в первые полгода-год работы, приняли решение об увольнении в течение первых двух недель. Чаще всего проблема заключается в большом количестве трудностей, с которыми новый сотрудник сталкивается буквально с первых дней работы, причем основная их масса возникает из-за его незнания внутренних коммуникаций и места расположения отдельных подразделений организации.

Еще одна проблема кроется в том, что реальность, в которую попадает новый работник, не всегда отвечает его ожиданиям. Причин может быть несколько: либо информация о положении дел в компании, полученная в ходе переговоров с представителями службы управления персоналом и непосредственным руководителем, не соответствует действительности; либо, приступив к работе, сотрудник оказывается в информационном вакууме, что отрицательно сказывается на результатах его деятельности и сопровождается чувством неудовлетворенности.

Некоторые компании расценивают такую ситуацию как проверку нового работника на наличие способности добыть необходимую для работы информацию и выстроить коммуникационные каналы. В условиях рыночной экономики проведение адаптационных мероприятий - важное направление работы HR-менеджера. В ходе ее реализации преследуются следующие цели:

  • сократить первоначальные издержки;
  • снизить показатель текучести кадров;
  • облегчить переживания нового работника (снять симптомы тревожности и неуверенности в себе);
  • сформировать у него позитивное отношение к работе;
  • сэкономить время и силы его непосредственного руководителя и коллег.

Для достижения указанных целей необходимо сформировать систему адаптации, которая может состоять из нескольких этапов. Так, на первом этапе необходимо проанализировать сложившуюся в компании ситуацию, в том числе имеющиеся адаптационные инструменты, оценить эффективность их применения и необходимость обновления. На втором этапе в соответствии со стратегией компании нужно разработать адаптационные процедуры, включающие издание локальных нормативных актов, регламентирующих данный процесс, буклетов, книг; проведение презентаций; подготовку видеоматериалов, ин-транет-портала и т. д. Третий этап подразумевает внедрение адаптационных инструментов в корпоративную культуру компании. В ходе четвертого этапа проводится мониторинг действия системы адаптации, анализируется ее эффективность в целом и адаптационных инструментов в частности, разрабатываются корректирующие действия.

Для реализации первого этапа необходимо провести аудит действующей системы адаптации. Это можно осуществить силами сотрудников службы управления персоналом или внешних консультантов-экспертов. Спектр применяемых при этом методов достаточно широк и включает:

  • анализ документов и локальных нормативных актов, регла-ментирующих адаптационные процедуры;
  • наблюдение;
  • интервью с сотрудниками, принятыми на работу не более чем полгода назад; беседу с увольняющимися сотрудниками, отработавшими менее года; опрос руководителей тех подразделений, в которых чаще всего осуществляется набор персонала;
  • фокус-группу с экспертами (работниками службы управления персоналом и др.);
  • опросы сотрудников в ходе проведения комплексных исследований.

Перечень вопросов, на которые аудиторы должны получить исчерпывающие ответы, весьма обширен: какие адаптационные инструменты разработаны в компании; корректируются ли они; кто отвечает за адаптацию нового работника в подразделении; каково отношение линейных руководителей к процессу адаптации; какова в этом роль службы управления персоналом и структурных подразделений; кто и как подбирает наставников для новых сотрудников; какова система мотивации наставников, насколько она эффективна и т. д.

Если для анализа действующей системы собрано достаточно материала, можно переходить к следующему этапу разработки системы адаптации. При этом надо учитывать ряд аспектов.

  • Психофизиологический аспект подразумевает способность сотрудника приспосабливаться к определенному (отличному от привычного) режиму труда и отдыха. Особое внимание этому следует уделять при сменном графике или изменении времени пребывания на работе, например при увеличении продолжительности рабочего дня с 8 до 12 часов (резко переключиться с одного режима работы на другой довольно сложно). Дополнительным стрессом для некоторых работников могут стать длительные служебные командировки. В условиях проектной деятельности сотрудник должен быть готов к пиковым нагрузкам или сверхурочной работе, необходимость в которых обычно возникает перед сдачей проекта.
  • Социально-психологический аспект заключается в том, что новый работник должен принять нормы поведения и общения данного трудового коллектива, включиться в систему взаимоотношений с коллегами, ознакомиться с корпоративной культурой. Если его мировоззрение и стиль поведения не соответствуют корпоративной культуре, возникает вероятность неприятия таким сотрудником основных ценностей компании.
  • Организационный аспектпредполагает получение и освоение новым работником большого объема информации. Однако многие организации не предоставляют информацию в структурированном виде и должном объеме из-за отсутствия определенных правил и процедур, в результате чего новым сотрудникам приходится во всем разбираться самостоятельно.
  • Профессиональный аспект означает, что новому работнику с недостаточно развитыми компетенциями нужно приобрести недостающие знания и навыки в профессиональной области. Это необходимо для эффективного выполнения им своих должностных обязанностей либо в том случае, если в компании приняты собственные профессиональные или технологические стандарты работы.

Указанные аспекты адаптации определенным образом пересекаются друг с другом, но каждый из них имеет и свою сферу приложения.

Разработка и внедрение адаптационной программы положительно влияет на работу организации, становится частью ее корпоративной культуры, к базовым элементам которой относятся: миссия и стратегия компании; локальные нормативные акты, предусматривающие определенное поведение работника как внутри организации, так и за ее пределами (в отношениях с клиентами, партнерами и т. д.); корпоративный стиль (логотип, символика и пр.). Наличие всех элементов корпоративного стиля формирует у сотрудников чувство принадлежности данной организации, из разрозненных работников они превращаются в единую команду с определенными правилами поведения, правами, обязанностями и ответственностью.

При разработке адаптационных мероприятий надо учитывать, что Трудовым кодексом РФ предусмотрен такой институт, как срок испытания. Часто срок испытания и адаптационный период приравниваются друг к другу, однако это отнюдь не тождественные понятия. Срок испытания может быть сокращен по решению руководителя, в то время как адаптационный период не меняется. По опыту российских компаний срок адаптации новых работников в зависимости от должности может составлять от одного до шести месяцев. Определяя его продолжительность, важно помнить, что три месяца для рядовых работников и шесть месяцев для руководителей организаций и их заместителей (главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организации) - немалый период. Если в течение этого времени от работника нет отдачи, то дальнейшее сотрудничество с ним представляется нецелесообразным. В то же время этот срок может оказаться недостаточным для успешной социализации нового работника, то есть для усвоения им определенных знаний, норм и ценностей, позволяющих стать полноправным членом трудового коллектива.

Следует учитывать, что для некоторых категорий работников срок испытания не устанавливается. Статьей 70 ТК РФ запрещено устанавливать срок испытания для следующих лиц:

  • избранных по конкурсу, проведенному согласно трудовому законодательству и иным нормативным правовым актам, содержащим нормы трудового права;
  • беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до полутора лет;
  • не достигших восемнадцати лет;
  • окончивших учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования, имеющих государственную аккредитацию, и впервые поступивших на работу по полученной специальности в течение года со дня окончания обучения;
  • избранных для оплачиваемой работы на выборной должности;
  • приглашенных на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию с ним;
  • заключивших с работодателем трудовой договор на срок до двух месяцев;
  • других лиц в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами и коллективным договором.

Работодатель вправе устанавливать для данных категорий работников срок адаптации. В любом случае следует помнить, что адаптация - не однодневное мероприятие, а продолжительный многоступенчатый процесс. Помимо того, что сроки адаптации работников разных уровней могут различаться, программы адаптации также могут быть разными. Существенные различия касаются в первую очередь объема и содержания предоставляемой новому работнику информации, а также необходимости его ознакомления с рабочей документацией. Различия могут касаться и участников самого процесса. Так, наставником для рабочего может быть его коллега по подразделению или линейный руководитель, в то время как в адаптации менеджера среднего звена должны активно участвовать работники службы управления персоналом и руководители более высокого звена. Обычно в организациях персонал делится на категории, исходя из специфики бизнеса и отрасли, то есть по имеющимся критериям. Однако условно всех работников можно разделить на рядовых сотрудников, линейных руководителей и топ-менеджеров. Также при разработке адаптационных программ следует учитывать наличие молодых сотрудников, инженерных, офисных и удаленных работников и пр. Для каждой категории персонала те или иные аспекты адаптации имеют разную приоритетность.

Рядовые работники - самая многочисленная категория персонала для большинства промышленных и сервисных организаций. Для относящихся к ней сотрудников наиболее важно приобрести новые знания и развить нужные профессиональные компетенции. В набор адаптационных инструментов для этой категории персонала целесообразно ввести: вводный инструктаж; предоставление комплекта ознакомительных средств; наставничество для уяснения алгоритма работы на практике.

Линейные руководители - категория сотрудников, для которых очень важно познакомиться с коллективом, выстроить коммуникационные связи с подчиненными, выявить неформальных лидеров и наладить с ними отношения. В процесс их адаптации должен быть вовлечен вышестоящий руководитель. Программа адаптации линейных руководителей должна отличаться от вводного курса рядовых работников. Помимо общих сведений о компании линейным руководителям необходимо усвоить принятые в данной компании стандарты управления персоналом, процедуры оценки и стимулирования работников.

Топ-менеджеры - категория работников, для которых важнее не профессиональная, а социально-психологическая адаптация, поскольку нормы, ценности, а также система деловых и личностных взаимоотношений в новой команде накладываются на уже имеющийся у таких сотрудников опыт, и им зачастую приходится пересматривать свои взгляды на взаимоотношения в коллективе. Для бизнеса важно, чтобы руководитель пользовался авторитетом у подчиненных и коллег. С учетом этого для адаптации топ-менеджеров часто разрабатываются индивидуальные программы адаптации.

Во многих организациях утвердилось мнение по поводу того, что процесс найма заканчивается только после окончания процесса адаптации. Предусматриваемые для этого адаптационные процедуры призваны облегчить вхождение новых работников в компанию. Однако помимо адаптации к деятельности и культуре компании в целом целесообразно разработать систему адаптации сотрудника к новой должности. Такая система должна предусматривать либо вертикальное перемещение работника (продвижение по карьерной лестнице), либо горизонтальное (ротацию в другое подразделение компании того же иерархического уровня или расширение полномочий в рамках занимаемой должности), то есть профессиональный рост.

Внедрение адаптационных инструментов в корпоративную культуру - один из наиболее сложных этапов системы адаптации. Очень важно, чтобы такие инструменты строго соответствовали требованиям компании и не были перегружены ненужными элементами, иначе сложность их применения может свести на нет все старания по внедрению адаптационной системы. Локальные нормативные акты, регламентирующие процессы адаптации, должны содержать описание процедур, правила взаимодействия (участников процесса), порядок назначения наставников и критерии их оценки, систему вознаграждения наставников за результаты их работы, программы адаптации для разных категорий персонала, образцы и шаблоны документов, а также порядок разработки программ.

При формировании системы адаптации новых сотрудников следует соблюдать несколько условий: нужно обязательно указывать сроки проведения намеченных мероприятий и ответственных лиц. Планируемые мероприятия должны соответствовать этапам адаптации, например, нелогично поручать новому сотруднику самостоятельную работу без предварительного инструктажа.

Некоторые мероприятия являются особенно полезными, например подготовка для нового работника специального пакета (ориентационной папки или «дорожной карты»), в который входят: должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка, стандарты качественного обслуживания клиентов, а также другие документы, регламентирующие разные сферы деятельности организации (формы отчетов, стандарты ведения документации), рекламные материалы (буклеты, корпоративная газета и т. п.).

В некоторых крупных компаниях каждому вновь принятому на работу сотруднику вручают специально разработанный пакет документов, включающий обращение к нему, рассказ об истории компании, перечень основных принципов деятельности предприятия и предусмотренных в компании социальных льгот; отпечатанную на отдельном листе красочную структуру холдинга с указанием адресов, телефонов и контактных лиц; должностную инструкцию. Информация, предложенная в этих документах, значительно облегчает новым работникам вхождение в структуру компании.

Завершает разработку адаптационной системы этап подбора инструментов для мониторинга и оценки эффективности адаптационной программы. В компании могут применяться специальные оценочные формы, заполняемые работником, его руководителем / наставником, а также менеджером по персоналу. Зачастую используется несколько методов оценки, например, комплексная оценка личностно-профессиональ-ных качеств работника с целью определения его сильных сторон и направления дальнейшего развития с последующим составлением индивидуального плана развития (с помощью ассессмент-центра) и оценка результативности проделанной работы, уровня достижений работника (путем проведения аттестации по итогам прохождения испытательного срока).

Итак, необходимо тщательно планировать программу адаптации работников, добиваться предельной ясности ее содержания, четко определять роли всех участников адаптационного процесса. Подобрать нужного для бизнеса сотрудника - только часть дела, не менее важно помочь ему освоиться на новом рабочем месте, вписаться в трудовой коллектив, раскрыть свои лучшие качества, быстро и уверенно выйти на уровень максимальнойпроизводительности труда.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль