Управляем расходами на персонал

4301
Основная проблема формирования HR-бюджетов и, соответственно, участия специалистов по персоналу в стратегическом планировании и повышении эффективности управления человеческими ресурсами заключается в отсутствии у HR-специалистов необходимых для этого компетенций. Кроме того, в большинстве российских компаний бюджетированием традиционно занимаются финансисты, а служба персонала не всегда готова действовать на этом фронте работ.

В каждой компании свои правила, в некоторых их них бюджет на текущий период постоянно корректируется, что превращает процесс бюджетирования в пустую формальность. Для решения вопросов, связанных с бюджетом, целесообразно создать на предприятии такой временный орган, как бюджетный комитет. Также полезно иметь «Положение о бюджетировании» - основной документ, описывающий бюджетную систему, принципы бюджетного управления, центры ответственности и их полномочия. Данный регламент существенно облегчает процесс бюджетирования и позволяет определить: кто за что отвечает в ходе формирования бюджета компании; каковы методология планирования, состав и взаимосвязь составляющих бюджета, методика определения показателей и заполнения бюджетных форм, методология бюджетного контроля и пр. Этот же регламент предусматривает порядок корректировки бюджета. В идеале бюджет не подлежит корректировке, но обстоятельства могут заставить прибегнуть к ней.

В каких случаях может возникнуть необходимость корректировки бюджета

Необходимость корректировки возникает, если:

  • бюджет не утвержден изначально;
  • в компании предусмотрена методология плановой корректировки бюджета;
  • этого требуют внутренние или внешние изменения.

Рассмотрим каждый из указанных случаев подробнее.

Корректировка и изменение бюджета при его утверждении. Довольно типична ситуация, когда все цифры выверены, однако бюджет возвращается на доработку (табл. 1).

Управляем расходами на персонал

Пример из практики

Изначально в компании бюджет формировали финансисты, спуская HR-директору цифры, в соответствии с которыми он должен выстраивать кадровую политику. Год работы в таких условиях показал, что цели HR-службы не находят реализации. HR-директору приходилось изыскивать средства в других бюджетах, уговаривать руководство выделить дополнительные суммы, в связи с чем план-факт бюджета на персонал оказался некорректным.

Обратите внимание!

Даже при такой незнач тельной, казалось бы, статье расходов целесообразно указывать количество детей до 14 лет. Не нужно пренебрегать этим, стоит также прибавить 10% с учетом текучести кадров и рождения новых детей. Излишки можно использовать на проведение чаепития во время корпоративного празднования Нового года. Так, на Крахмальном заводе «Гулькевичский» прово-ится новогодний конкурс на лучшее украшение кабинета к празднику. Дед Мороз в лице директора обходит свои владения и угощает сотрудников фетами (табл. 2).

Руководство предложило HR-директору самостоятельно планировать затраты. Осуществить это было непросто. Во время первой защиты бюджета HR-директор отсутствовал и получил его в утвержденном виде значительно урезанным (причем из-за отсутствия опыта не сразу догадался проанализировать, в каких именно статьях). Например, в статье расходов на приобретение новогодних подарков для детей сотрудников он указал цифру 300 тыс. руб, а при подаче заявки на получение денежных средств узнал, что на это заложено всего 150 тыс. руб., то есть бюджет был срезан вдвое. Пришлось покупать конфеты на оптовом рынке и формировать подарки силами работников отдела кадров и АХО. За счет этого удалось уложиться в бюджет.

Бюджет на новогодние подарки соствляет: 330 х 450 = 148 500 руб.

При детализированном подходе к бюджетированию внутри любой статьи расходов риск секвестирована значительно снижается.

В компании существует традиция (методология) плановой корректировки бюджета. При годичном цикле планирования предусматриваются норматив корректировки и актуализация бюджета по результатам полугодия. С учетом сезонности производства (периода созревания нового урожая сырья, актуализации цен на себестоимость, прогноза рыночных цен и пр.) планирование и бюджетный год на предприятии начинаются в сентябре, а плановая актуализация бюджета проводится в марте. При этом корректируется бюджет на будущий период (следующее полугодие) (табл. 3).

Управляем расходами на персоналУправляем расходами на персонал

Пример

В текущем периоде не израсходован бюджет на внутренние коммуникации. Отклонение составляет 50%. Финансисты предлагают сократить затраты и не переносить планируемые расходы на будущий период. Необходимо доказать актуальность подобной меры. План-факторный анализ показывает, что запланированное мероприятие - издание буклета для новых работников - не было проведено в связи с отсутствием фотографии нового топ-менеджера -главного технолога. Кроме того, текст раздела по оплате труда согласован с главным бухгалтером на 20 дней позже намеченного срока. В связи с этим «Книга нового сотрудника» будет отправлена на печать в типографию на 30 дней позже запланированного срока и подлежит оплате в новом периоде.

Необходимость корректировки обусловлена изменениями внешней или внутренней среды. Такая ситуация наиболее характерна для российской действительности в условиях нестабильного рынка и постоянных изменений в экономике. Корректировка бюджета обусловлена существенными изменениями внешней / внутренней среды компании либо ощутимыми отклонениями значений важных показателей. В качестве примера внешних факторов можно привести внезапный рост или внезапное падение цен на продукцию, изменение конкурентной ситуации на рынке. Внутренними причинами могут служить нарушения технологического процесса, неполадки в работе оборудования, смена руководства. К отклонениям значений показателей можно отнести падение объема продаж.

Пример

В 2008 г. в связи с мировым кризисом, затронувшим и российскую экономику, бюджетный комитет Крахмального завода «Гульке-вичский» поставил задачу - сократить все возможные затраты, в том числе на персонал. Было разработано три сценария бизнес-плана, составлены прогнозы по возможным вариантам развития ситуации: временная консервация части цеха производства основной продукции, полная консервация цеха и остановка работы завода.

В соответствии с каждым сценарием были спрогнозированы варианты работы с персоналом. Так, было предложено: уменьшить продолжительность рабочего времени, частично отменить премии, сократить численность персонала, скорректировать график отпусков в целях сохранения сотрудников в период простоя, ввести режим простоя, исключить работу в выходные дни и сверхурочно, отменить все виды занятий по развитию персонала, кроме обучения сотрудников безопасным приемам работы. При этом руководство завода не отменяло основной принцип кадровой политики - продолжать работу над HR-брендом. В любых условиях компании нельзя терять свое лицо, ведь кризис пройдет, а восстановить пошатнувшуюся репутацию будет крайне трудно.

Таким образом, управляющий персоналом во всех случаях должен оперативно реагировать на ситуацию, анализировать возникающие проблемы, изучать соответствующую литературу, учитывать предыдущие ошибки и учиться на них.

Соотношение избытка и перерасхода бюджета

Ситуация, когда по одним статьям бюджета наблюдается избыток, а по другим - перерасход, встречается достаточно часто. В разных компаниях эта проблема решается по-разному: кто-то договаривается о переносе затрат с одной статьи на другую, кто-то закрывает глаза на перерасход либо излишек, кто-то наказывает руководителей центров финансовой ответственности, в том числе рублем (табл. 4).

Управляем расходами на персонал

В ООО «Крахмальный завод "Гулькевичский"» каждая статья затрат допускает оплату за счет неиспользованных лимитов предшествующего периода (накопительным итогом), но исключает возможность перераспределения затрат между статьями (например, перенесение остатка суммы при неиспользованном ФОТ на статью «Обучение персонала»).

При заключении договоров целесообразно указывать остаток лимита по статье на момент согласования контракта. Это дисциплинирует лицо, ответственное за бюджет, и облегчает работу финансистам.

Пример из практики

В «Положении о премировании» ООО «Крахмальный завод "Гулькевичский"» есть раздел, определяющий корректировку премиальной части для руководителей, ответственных за бюджет. В случае несоблюдения бюджета премия их корректируется в сторону уменьшения в зависимости от суммы (процента) перерасхода. Это дисциплинирует ЦФО и повышает эффективность руководителей при бюджетировании.

За бюджетные средства, запланированные на охрану труда, частичную ответственность несет служба персонала. Специалисты по охране труда нередко допускают перерасход, например, по статье «Занятия по охране труда», а отвечать за это приходится службе персонала.

В качестве выхода из положения на предприятии были предусмотрены следующие меры: получение визы HR-директора при согласовании договоров на проведение занятий по охране труда. В настоящее время бюджет на обучение формируется службой персонала только после детального обоснования необходимости данного мероприятия со ссылкой на нормативные документы. Таким образом, в зоне ответственности HR-службы находятся: регулярный план-факторный анализ, заблаговременное планирование платежей и заключение договоров на поставку услуг, а также контроль над исполнением договорных обязательств.

Методы оптимизации расходов на персонал

Цель управления затратами на персонал заключается в их оптимизации, под которой понимается рост экономических результатов деятельности компании (прибыли, капитала), опережающий увеличение затрат на персонал. Степень влияния HR-директора на затраты на персонал зависит от вида этих затрат(табл. 5).

Управляем расходами на персонал

Направления оптимизации расходов на персонала

  • оптимизация численности персонала;
  • оптимизация расходов, на которые HR-менеджер может повлиять;
  • оптимизация бизнес-процессов.

Рассмотрим указанные направления подробнее.

Оптимизация численности.Изменение численности персонала напрямую влияет на расходы по его содержанию. Это отражается не только на фонде оплаты труда, но и на прочих расходах (на спецодежду, оснащение гардеробных комнат, социальную политику).

Оптимизация численности сотрудников должна проводиться на основании нормирования труда и быть тщательно продуманной. Один из вариантов ее проведения - использование аутсорсинга и привлечение специалистов на основании заключения с ними договоров подряда.

Сокращение бюджета. Это направление предусматривает сокращение расходов на социальную политику, что, однако, чревато утратой HR-бренда работодателя. Альтернативой снижению количества составляющих компенсационного пакета служит изменение его качества на основе диагностики системы немонетарной мотивации.

Пример

Нужно внедрять инструменты, эффективные для конкретной компании. Определить таковые можно по результатам анкетирования персонала и выявления предпочтений по содержанию компенсационного пакета.

Ужесточение дисциплины устранит «приписки» в количестве часов сверхурочной работы и работы в выходные дни.

Можно сократить затраты на обучение персонала (повышение квалификации). Такая мера целесообразна при условии создания внутреннего учебного центра. Так, на Крахмальном заводе «Гулькевичский» действуют «Школа технолога», где ведется непрерывное ознакомление рабочих со всеми звеньями производственной цепочки, и «Институт управленца» - корпоративный университет для менеджеров, где изучаются тайм-менеджмент, стрессоустойчивость, конфликтология, делегирование полномочий; ткже имеются курсы «Финансы для нефинансистов», «Юридическая грамотность», «Подбор персонала», «Трудовое законодательство».

Возможно снижение расходов на занятия по охране труда. Целесообразно перейти на внутреннее обучение безопасным приемам работ. Это достаточно трудоемкий процесс: (нужно согласовать обучающую программу с контролирующими органами, организовать процесс обучения и сдачи экзамена, оборудовать учебный класс), но в то же время эффективный. Специализированные учебные центры не всегда контролируют присутствие обучающихся, для них главное, чтобы поступали денежные средства за учебу. Проведение обучения собственными силами позволяет контролировать присутствие обучаемых и качество получаемых ими знаний, а также снизить затраты на данное мероприятие.

Можно компенсировать часть затрат по охране труда за счет ФСС. В зачет взносов на страхование от несчастных случаев на производстве можно финансировать аттестацию рабочих мест по условиям труда; проводить занятия по охране труда для некоторых категорий работников; приобретать спецодежду и средства индивидуальной защиты; отправлять сотрудников на санаторно-курортное лечение; проводить обязательные медосмотры и т. п. Работодатель вправе выделить на указанные мероприятия не более 2% от уплаченной в ФСС суммы страховых взносов.

Управляем расходами на персонал

Инструменты МЦФЭР-Кадры для коплексного решения по бюджетированию затрат в управлении персоналом:

в нашем интернет магазине

Будьте всегда в курсе новых методов управления расходами на персонал. "Справочник по управлению персоналом"- анализ актуальных практик и опыт коллег.

Управляем расходами на персонал



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль