Защита HR-бюджета: технология обоснования

3020
 Денисова Ариадна
кандидат экономических наук, начальник департамента персонала, ООО «ЕвразХолдинг»
При защите бюджета решающее значение имеют его обоснование и презентация перед топ-менеджерами компании и бюджетным комитетом. Рассмотрим наиболее эффективный способ решения этой задачи.

Искусство эффективного обоснования и презентации HR-бюджета заключается в умении «разложить по полочкам» статьи затрат и причины, повлиявшие на их изменение. Это удается осуществить, прежде всего, путем факторного анализа статей бюджета, позволяющего выявить причины, повлиявшие на изменение суммы затрат в плановом периоде по сравнению с фактическими затратами предыдущего года. В результате такого анализа руководство получает картину изменения затрат в динамике, что создает возможность более детального рассмотрения расходов на персонал и принятия объективного решения по утверждению бюджета.

Основные факторы, влияющие на сумму расходов на персонал: изменение численности и изменение стоимости ресурсов (рис. 1).

Защита HR-бюджета: технология обоснования

Каждый из этих факторов, в свою очередь, зависит от целого ряда параметров.

Рассмотрим причины изменения указанных факторов и методику обоснования каждой статьи HR-бюджета.

Анализ изменения затрат

Фонд оплаты труда персонала. ФОТ является одной из самых важных статей, включающих базовую заработную плату, доплаты, надбавки и компенсации, премии сотрудников. Поскольку премия также зависит от уровня достигнутых показателей, целесообразно анализировать премиальный фонд отдельно от других составляющих ФОТ. Технология факторного анализа ФОТ без премиальных выплат приведена в табл. 1. Отметим, что в таблице указан неполный список факторов. Например, если в компании практикуется индивидуальное повышение заработной платы, то при анализе необходимо учитывать дополнительный фактор - индивидуальное повышение заработной платы.

Защита HR-бюджета: технология обоснования

Премиальный фонд. Факторы и методика расчета их влияния при анализе премиального фонда аналогичны представленным в табл. 1 . Однако в этом случае при анализе необходимо использовать дополнительный фактор -уровень достижения целевого показателя. Дело в том, что премия, как правило, планируется исходя из планового или максимального уровня достижения целевого показателя. По факту уровень достижения может отличаться от запланированного. В связи с этим необходимо рассчитать процентные доли, которые фактический, а также плановый фонды премирования составят от величины фактического ФОТ без премиальных в периоде, предшествующем плановому (фактическом периоде). Разница будет отражать влияние данного фактора.

Пример

В 2011 г. ФОТ без премии составил 100 млн руб., при этом доля премии по факту - 30%, доля планового премиального фонда от величины фактического ФОТ - 50%. Разница в 20% от величины ФОТ в 2011 г., или 20 млн руб., объясняется изменением величины премиального фонда в связи с различным уровнем достижения целевых показателей.

Результаты факторного анализа лучше всего представить в виде «диаграммы водопада» (рис. 2), позволяющей отразить влияние каждого из факторов и сократить затраты времени руководителей на прочтение бюджета. «Диаграмма водопада» выстраивается в программе Excel на основе гистограммы с накоплением. Первый и последний ее столбцы отражают, соответственно, фак тические затраты по статье за предыдущий год и планируемые в бюджете расходы. Столбцы между ними показывают характер и величину изменения суммы затрат под влиянием каждого из факторов.

Защита HR-бюджета: технология обоснования

Льготы. Данная статья HR-бюджета схожа с расходами на ФОТ. Единственное отличие заключается, пожалуй, в том, что фактор инфляции влияет на изменение суммы льгот не напрямую, а косвенно - через динамику рыночных ставок.Провайдеры льгот изменяют стоимость предоставляемых услуг с учетом инфляционной составляющей. Таким образом, технология факторного анализа льгот практически аналогична технологии анализа ФОТ персонала, разве что подразумевает наличие всего четырех факторов: курсовой разницы (если стоимость льгот привязана к курсу иностранной валюты, либо льгота предоставляется за рубежом); изменения рыночных ставок, то есть стоимости предоставления услуг; изменения структуры организации (что приводит к изменению количества сотрудников, имеющих льготы); текучести персонала (что отражается на расходовании бюджета льгот).

Расходы на подбор персонала. Расходы по этой статье зависят от того, каким образом в компании осуществляется подбор персонала: собственными силами или через кадровые агентства. В первом случае основные затраты приходятся на оплату размещения объявлений о вакансиях в СМИ и использование электронных ресурсов по подбору сотрудников, во втором случае - на оплату услуг кадровых агентств. В связи с этим основными факторами, влияющими на затраты, будут рыночные расценки за услуги и курсовая разница при пользовании услугами иностранных компаний-провайдеров, а также количество вакансий, открываемых в новом году, как показано в табл. 2.

Защита HR-бюджета: технология обоснования

Следует отметить, что на стоимость закрытия вакансии значительное влияние также оказывает категория подбираемого персонала, поскольку затраты на подбор кандидатов на руководящие должности превышают расходы на подбор персонала других категорий. Это может привести к тому, что меньшее количество вакансий в новом году обойдется компании дороже, чем большее количество закрытых вакансий по факту прошлого года. В таком случае целесообразно наглядно представить структуру затрат по закрываемым вакансиям (рис. 3).

Защита HR-бюджета: технология обоснования

Это можно сделать с помощью комбинированного графика «круговая диаграмма + радар» в программе Excel. Площадь отдельных частей круга показывает сумму затрат на закрытие вакансий по каждой категории персонала: руководителей высшего звена, среднего менеджмента, специалистов, служащих, рабочих. Высота каждой части отражает количество вакансий или долю вакансий по каждой категории относительно общего числа открытых позиций.

Расходы на обучение персонала. Расходы по этой статье, как и затраты на подбор сотрудников, зависят от того, в какой форме проводится обучение персонала: внутренними силами компании или с помощью внешних провайдеров.

Внутреннее обучение предполагает вложение средств в покупку или аренду оборудования, материалов, помещения для тренинга, а также командировочные расходы сотрудников. Эти затраты, как правило, относятся к локальному бюджету на персонал, отражающему затраты самого HR-подразделения, а также к бюджетам тех подразделений, сотрудники которых будут командированы на обучение. Далее такие затраты консолидируются в составе административно-хозяйственных расходов и расходов на командировки и относятся к компетенции соответствующих подразделений компании, хотя в виде исключения могут остаться в зоне ответственности HR-подразделения (в случае, если необходим более жесткий контроль над расходованием средств).

Внешнее обучение предполагает привлечение сторонних провайдеров обучающих мероприятий и сопровождается затратами на оплату их услуг и командировочные расходы для работников, которым необходимо добраться к месту обучения из других регионов.

Следует также обратить внимание на единицу планирования, которую предпочтительно использовать при бюджетировании расходов на обучение, - количество часов обучения. Если в качестве единицы планирования использовать число обучаемых сотрудников или количество программ обучения, то полностью проанализировать эту статью затрат будет невозможно, так как один сотрудник может участвовать в долгосрочной программе обучения, и это обойдется компании дороже, чем участие нескольких сотрудников в ряде краткосрочных обучающих мероприятий.

Соответственно, основными факторами, влияющими на сумму планируемых затрат, будут рыночные расценки на обучающие мероприятия, покупку или аренду помещений, материалов и оборудования, стоимость билетов и проживания в гостинице, курсовая разница, а также количество часов обучения, как показано в табл. 3. Причем рыночные расценки на обучение также лучше рассчитывать исходя из стоимости одного часа занятий.

Защита HR-бюджета: технология обоснования

Визуализация результатов

В итоге все суммы, отражающие изменение расходов на персонал под влиянием тех или иных факторов, могут быть сведены в единую диаграмму, отображающую причины изменения всей суммы расходов на персонал в бюджете по сравнению с затратами фактического периода. При этом суммарную разницу по аналогичным факторам анализа (изменению рыночных ставок, курсовой разнице, планируемому изменению структуры организации) можно сгруппировать в единые столбцы (рис. 4).

Защита HR-бюджета: технология обоснования

Представленная методика факторного анализа и средства визуализации его результатов позволяют выйти на качественно новый уровень управления HR-бюджетом, когда служба персонала не только просит руководство вложить деньги в развитие и поддержку персонала, но и наглядно показывает, почему требуется та или иная сумма и куда она будет потрачена с пользой для компании и ее сотрудников.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль