Я знаю, как правильно... Составить и утвердить график отпусков

17380
 Галайда Людмила Евгеньевна
Юрист, эксперт журналов «Справочник кадровика», «Всё для кадровика
Статьей 123 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что график отпусков утверждается работодателем с учетом мнения профкома не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Составление графика отпусков - ежегодная обязанность специалиста кадровой службы. Именно вы должны «посчитать» все долги по отпускам, учесть индивидуальную продолжительность отпуска каждого сотрудника и всегда помнить общие правила планирования отпусков. Согласны, задача не из легких. Однако решать ее приходится. Вы не уверены, что все делаете правильно и представите на утверждение руководителю идеальный документ? Конечно же, мы вам поможем.

Для начала давайте настроимся на творческий лад и подойдем к процессу составления графика отпусков с энтузиазмом. Хорошее ведь дело - людей на отдых отправлять! Представьте, что график отпусков - это график свободы, солнца, моря, тепла и ничегонеделания! Это же в конце концов не график сменности. Вот уж от него точно никакой радости нет.

А чтобы процесс составления графика не казался утомительным и очень сложным, нужно сделать все четко и по порядку. Итак, начнем.

Прежде всего вспомним, что на основании ст. 123 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) график - это документ, определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Он составляется ежегодно и утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. При утверждении графика учитывается мнение выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, предусмотренном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

ВАЖНО!

График отпусков обязателен как для работников, так и для работодателя

В течение календарного года работники по общему правилу используют отпуска в соответствии с графиком, а сотрудник, ответственный за его ведение, заполняет этот документ, отмечая в нем фактические даты отпусков и указывая причины и основания отклонения от графика.

И вот пришла пора задуматься, как будет выглядеть график отпусков на следующий календарный год в вашей организации... Как его оформить, что учесть? Давайте действовать последовательно. И наш совет - не откладывайте на «потом», графику стоит посвятить достаточно времени, чтобы ничего не забыть и учесть все нюансы.

Учитываем нормы закона, специфику деятельности организации и пожелания работников

В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее - Постановление № 1), содержится норма: при составлении графика отпусков учитываются положения действующего законодательства, специфика деятельности организации и пожелания работников.

К положениям действующего законодательства относятся:

  • общие правила предоставления и исчисления продолжительности отпусков;
  • особенности использования отпуска отдельными категориями работников (например, работники в возрасте до 18 лет имеют право брать отпуск в удобное для них время);
  • особая продолжительность отпуска (например, отдельным работникам может предоставляться удлиненный основной отпуск, а также дополнительные отпуска);
  • особенности использования отпуска отдельными работниками (например, работник может не использовать полностью или частично отпуск за предыдущий рабочий год).

Следующее - специфика деятельности работодателя. Что имеется в виду?

ПОДРОБНЕЕ

Таблицу особенностей использования отпуска отдельными категориями работников см. «Электронная система кадровика». «Полезные таблицы».

Получить бесплатный доступ на один день можно по тел. 8 (495) 937-90-82

То, что нужно составлять график отпусков так, чтобы использование отпуска работниками не влияло на нормальный ход работы организации (принимаются во внимание такие факторы, как взаимозаменяемость работников, планы работы на следующий календарный год и т. д.).

Что же касается учета пожеланий работников, то трудовое законодательство не предусматривает норму о том, что очередность отпусков определяется соглашением сторон.

Однако в целях соблюдения баланса интересов сторон трудового договора желательно, чтобы работники имели возможность принимать участие в планировании отпусков. Поэтому неплохо, если к составлению графика будут привлечены сотрудники, их непосредственные руководители, руководители структурных подразделений.

Каким образом учесть пожелания работников о датах отпуска в следующем году?

На этот вопрос каждый работодатель отвечает по-своему. Многие, кстати, совмещают учет пожеланий своих сотрудников и специфику деятельности.

ПРИМЕР

Примерно за месяц до утверждения графика в некоторых организациях начинают собирать сведения о желательных датах по структурным подразделениям.

Сотрудники «на местах» указывают в документе, представляющем собой «предварительный график», даты, в которые они хотели бы использовать свой отпуск. Далее руководитель структурного подразделения оценивает, не повлияют ли желания подчиненных на нормальную работу подразделения.

Если все в порядке, руководитель ставит отметку о том, что даты согласованы. Если же требуется скорректировать какие-то даты (учитывая взаимозаменяемость сотрудников, нагрузку в определенное время года и т. д.), то они исправляются в связи с производственной необходимостью. Иногда и в этом случае к изменению дат планируемого отпуска привлекаются сотрудники.

И уже после того, как на уровне каждого подразделения учтены интересы сотрудников и производства, то же самое проделывается на уровне организации в целом.

Решаем сложные вопросы при составлении графика

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Составляя график отпусков, учитывайте, что для отдельных категорий работников ТК РФ и иными федеральными законами предусмотрено право использовать отпуск в удобное для них время

На практике при составлении графика отпусков возникают вопросы. Ответим на некоторые из них.

Вопрос 1. Нужно ли включать в график работников, имеющих право на использование отпуска в удобное для них время?

НАШ СОВЕТ

Определите процедуру, сроки составления и лиц, ответственных за подготовку графика, в локальном нормативном акте, например в Инструкции по кадровому делопроизводству. Это избавит вас от необходимости ежегодно организовывать работу по составлению графика отпусков

Никаких исключений относительно планирования дат отпусков этих работников закон не содержит. Однако обратите внимание на несколько моментов.

Во-первых, при составлении графика желательно учесть пожелания работников о датах использования отпуска (если они были высказаны) без каких- либо корректировок. Во-вторых, в течение календарного года нужно быть готовыми к тому, что работники, имеющие право на использование отпуска в удобное для них время, могут обратиться к работодателю с просьбой отпустить их в отпуск в даты, отличные от запланированных в графике. Помните, что отказать им в этом нельзя.

Вопрос 2. Нужно ли включать в график отпусков работниц, находящихся на момент его составления в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком?

Сомнения кадровиков понятны - работницы находятся в продолжительных отпусках, когда выйдут (и выйдут ли вообще в следующем календарном году) - неизвестно.

С одной стороны, работодатель не рассчитывает на то, что эти сотрудницы в ближайшее время приступят к исполнению своих трудовых обязанностей, а значит, нет необходимости планировать их отпуск с точки зрения учета влияния их отдыха на работу структурного подразделения или организации в целом. Но, с другой стороны, закон не содержит каких-либо исключений относительно включения в график этой категории работников. Более того, напомним, что эти сотрудницы могут в любое время прервать свой отпуск и выйти на работу, а значит, смогут использовать ежегодный оплачиваемый отпуск.

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ...

...сотрудники, пожелания которых учитываются при составлении графика, иногда злоупотребляют своим положением и «тянут» с представлением необходимых сведений или вообще отказываются озвучивать какие-либо даты, объясняя это различными причинами, в том числе и тем, что не знают, в какое время года и в какой период они настолько устанут, что им потребуется отдых. Что ж, решение в такой ситуации очень простое: планируйте их отпуск, исходя из производственных потребностей. Им была предоставлена возможность повлиять на планирование дат отпуска, но они ею не воспользовались.

Также на практике нередко возникают ситуации, когда работник отказывается использовать отпуск в соответствии с уже утвержденным графиком. Тогда стоит напомнить ему, что график - документ, обязательный для обеих сторон трудового договора, и изменить даты использования отпуска можно только по соглашению сторон и если это не противоречит требованиям закона об использовании отпуска отдельными категориями работников.

НЕЛЬЗЯ!

«Разбивать» в графике отпусков ежегодный оплачиваемый отпуск на основной и дополнительный, а также закреплять предоставление отпуска по частям

Поэтому мы рекомендуем планировать даты отпуска и этой категории работников.

Если же сотрудницы не выйдут на работу в конце календарного года, в графе «Примечание» графика отпусков нужно будет сделать отметку, что запланированный отпуск не использован в связи с тем, что работник находится в отпуске по уходу за ребенком.

Вопрос 3. Нужно ли включать в график отпусков сотрудников, принятых на работу уже после составления графика?

По прямому указанию закона график отпусков предназначен для сотрудников начиная со второго рабочего года. В первом году работы у работодателя сотрудники используют отпуск по письменному заявлению. Следовательно, никаких изменений в график вносить не требуется.

Вопрос 4. Нужно ли включать в график руководителя организации?

На этот вопрос ответ положительный - никаких исключений для руководителей организации закон не предусматривает.

Вопрос 5. Как планировать в графике дополнительный отпуск за работу во вредных условиях труда, учитывая, что этот отпуск предоставляется пропорционально отработанному в таких условиях времени?

В данном случае мы бы рекомендовали планировать полную продолжительность дополнительного отпуска, положенного работнику за работу в соответствующих условиях. А уже при предоставлении отпуска произведите подсчет стажа работы во вредных условиях труда, определите, какое количество дней отпуска положено сотруднику согласно стажу, и отразите соответствующую информацию в столбцах 7 и 10 графика отпусков.

Вопрос 6. Можно ли планировать в графике разделение отпусков на части?

На этот вопрос ответим отрицательно: в графике отпусков нельзя фиксировать разделение отпуска на части.

В соответствии со ст. 125 ТК РФ разделение отпуска - предмет соглашения сторон трудового договора, предоставление отпуска частями - исключение из общего правила.

График отпусков - это документ, при составлении и утверждении которого пожелания работников могут вообще не учитываться. Вопрос же о разделении отпуска на части должен решаться индивидуально, по соглашению сторон в каждом конкретном случае. Не следует закреплять такие соглашения в документе, имеющем обязательную силу для сторон.

Вопрос 7. Отпуск какой продолжительности следует планировать в графике тем сотрудникам, у которых по каким-либо причинам «накопились» отпуска?

Прежде всего напомним, что «копить» отпуска закон запрещает. Даже если работник не использовал отпуск или часть отпуска по причинам, предусмотренным трудовым законодательством, то этот отпуск или его часть работодатель обязан предоставить работнику в следующем рабочем году. Полагаем, что в подобных случаях следует планировать в графике как «долг» по отпускам, так и отпуск, полагающийся работнику в его следующем рабочем году. А иначе будет очень сложно подтвердить, что работодатель не нарушает право работника на отдых и действительно собирается предоставить ему неиспользованный отпуск не позднее 12 месяцев после окончания того года, за который он не был предоставлен.

Надеемся, что мы ответили на многие ваши вопросы, а теперь перейдем непосредственно к оформлению.

Оформляем график отпусков

Шаг 1 Готовим проект графика отпусков

График отпусков имеет унифицированную форму № Т-7, утв. Постановлением № 1. График отпусков составляется в форме таблицы, состоящей из 10 граф. В графике отпусков указываются:

  • структурные подразделения;
  • должность (специальности, профессии) по штатному расписанию;
  • фамилии, имена, отчества и табельные номера работников;
  • количество календарных дней запланированного отпуска;
  • запланированная и фактическая даты отпуска;
  • сведения о перенесении отпуска (основания и даты предполагаемого отпуска).

При составлении графика отпусков заполняются только графы 1-6 таблицы (пример 1). Оставшиеся графы (с 7-й по 10-ю) заполняются в течение года лицом, ответственным за ведение графика отпусков.

Содержание графика отпусков

Я знаю, как правильно... Составить и утвердить график отпусков

График отпусков должен быть подписан руководителем кадровой службы. Реквизит «Подпись» содержит наименование должности руководителя, его личную подпись и расшифровку подписи.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

График отпусков - сводный, в нем отражаются сведения о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений на календарный год по месяцам

Шаг 2 Учитываем мнение профкома

Если в организации есть профсоюз, то график отпусков утверждается с учетом мнения профкома в соответствии с порядком, установленным в ст. 372 ТК РФ.

Для этого необходимо направить проект документа и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющей интересы всех или большинства работников. Направлять проект графика отпусков и документы, являющиеся основанием для его составления, в профком целесообразно с сопроводительным письмом, где указываются: наименование документов, количество листов и число экземпляров каждого документа (пример 2).

ВАЖНО!

Если выборный орган первичной профсоюзной организации в установленный срок не направил работодателю мотивированное мнение в письменной форме, работодатель имеет право утвердить график отпусков в первона чальной редакции, т. е. в том виде, в котором подготовлен документ

Выборный орган первичной профсоюзной организации не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта графика отпусков (именно такой срок установлен ч. 2 ст. 372 ТК РФ) направляет работодателю мотивированное мнение по его проекту в письменной форме. При этом возможно три варианта развития событий.

Вариант 1. Мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации отражает согласие на утверждение графика отпусков в представленном виде.

Вариант 2. Мотивированное мнение не содержит согласия с проектом графика отпусков, и работодатель согласен с внесенными в проект поправками. Проект графика отпусков дорабатывается по замечаниям и утверждается в редакции, предложенной выборным органом первичной профсоюзной организации.

Вариант 3. Мотивированное мнение не содержит согласия с проектом графика отпусков, а работодатель не согласен с внесенными в проект поправками.

В течение трех рабочих дней после получения мотивированного мнения работодатель должен провести дополнительные консультации. Для этого ему следует известить выборный орган первичной профсоюзной организации о времени и месте консультаций.

Результаты консультаций (переговоров) оформляются протоколом, который может фиксировать:

НЕ ЗАБЫТЬ!

Утвердить график отпусков на 2013 г. не позднее 17 декабря 2012 г.

1) новые даты предоставления отпусков работникам, согласованные сторонами;

2) факт недостижения соглашения сторонами по возникшим разногласиям по поводу запланированных дат использования отпусков.

Однако работодатель вправе утвердить график отпусков в редакции, которую он считает целесообразной.

Шаг 3 Утверждаем график отпусков

После проведения процедуры учета мнения и оформления соответствующего реквизита в левом верхнем углу документа график представляется на утверждение.

График отпусков утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Реквизит «Гриф утверждения» содержит слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности лица, утвердившего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения.

ПОДРОБНЕЕ

О том, как принять локальный нормативный акт, утверждаемый грифом утверждения, если при его принятии требуется учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, см. «Электронная система кадровика». «Пошаговые инструкции».

Получить бесплатный доступ на один день можно по тел. 8 (495) 937-90-82

Шаг 4 Знакомим работников с графиком отпусков

ТК РФ прямо не обязывает знакомить работников с графиком отпусков. Однако ч. 2 ст. 22 ТК РФ предусматривает обязанность работодателя знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Следует заметить, что форма ознакомления работников с графиком отпусков законодательством не предусмотрена, унифицированная форма № Т-7 не содержит специальной графы для оформления виз ознакомления работников с ним.

В связи с этим работодатель может использовать разные варианты.

Вариант 1. Внесение дополнительной графы в унифицированную форму № Т-7.

Такая возможность предоставляется Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом - приказом или распоряжением работодателя (пример 3).

Вариант 2. Применение специальных учетных форм.

Для оформления виз ознакомления работников организации с графиком отпусков могут применяться специальные учетные формы, например Журнал ознакомления с графиком отпусков (пример 4). Такой журнал можно вести в течение нескольких лет.

Шаг 5 Храним график отпусков

Как правило, график отпусков хранится в кадровой службе организации. Выписки из него могут быть направлены в соответствующие структурные подразделения.

ПОДРОБНЕЕ

О том, как в течение трудовых отношений ознакомить работника с новым локальным нормативным актом, не влияющим на условия его трудового договора, если новый локальный нормативный акт утвержден грифом утверждения, см. «Электронная система кадровика». «Пошаговые инструкции».

Получить бесплатный доступ на один день можно по тел. 8 (495) 937-90-82

В течение года лицо, ответственное за ведение графика, заполняет графы 7-10 таблицы, внося сведения о фактической дате отпуска, перенесении отпуска, а также делая необходимые примечания.

Срок хранения графика - один год (ст. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкульту- ры России от 25.08.2010 № 558).

ПРИМЕР 1

График отпусков (фрагмент)

Я знаю, как правильно... Составить и утвердить график отпусков

ПРИМЕР 2

Сопроводительное письмо в профком об утверждении графика отпусков

Я знаю, как правильно... Составить и утвердить график отпусков

ПРИМЕР 3

Приказ о введении дополнительного реквизита в унифицированную форму графика отпусков

Я знаю, как правильно... Составить и утвердить график отпусков

ПРИМЕР 4

Журнал ознакомления работников с графиком отпусков (фрагмент)

Я знаю, как правильно... Составить и утвердить график отпусков

Подписаться на журнал "Всё для кадровика" можно здесь.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль