Если завтра придет инспектор… Готовимся к проверкам ГИТ

3206
Бизнес-класс «Если завтра придет инспектор… Готовимся к проверкам ГИТ» состоялся 27–28 января 2009 г. Речь шла о типичных ошибках в работе отдела кадров, которые должностные лица Государственной инспекции труда выявляют в ходе контрольных мероприятий. Слушатели получили практические рекомендации, как вести диалог с инспектором в процессе проверки, какие действия следует предпринять по ее результатам: исполнить предписание об устранении нарушения трудового законодательства или обжаловать решение ГИТ. Особое внимание при обсуждении темы уделялось защите прав работодателя при проверках, а также правилам, которые нужно соблюдать, готовясь к визиту ГИТ и в процессе контроля. Отдельные рекомендации специалистов мы публикуем для читателей «Справочника кадровика».

Документы, наличие которых у работодателя обязательно и которые инспектор ГИТ имеет право потребовать при проверке

Инспекторы ГИТ при проведении комплексной, тематической или целевой (по жалобе) проверки могут потребовать представить определенные документы, а также проверить соответствие их содержания и формы требованиям трудового законодательства. Обратите внимание: инспектор вправе требовать только документы, относящиеся к теме проводимой проверки. Кроме того, нужно знать, какие документы строго обязательны в соответствии с законодательством, а какие создаются по усмотрению работодателя. В отношении категории документов, которые допустимо не создавать, проверяющий не может предъявить претензии по поводу их отсутствия у работодателя.

Обратите внимание!Сводная таблица документов, наличие которых у работодателя обязательно и которые имеет право потребовать инспектор ГИТ при проведении проверки, – см. «Для кадровика: Нормативные акты» № 2, 2009

В ходе своей работы проверяющие часто требуют учредительные документы работодателя, лицензии и специальные разрешения. Эти документы не создаются и не хранятся в кадровой службе, поэтому инспектору ГИТ представляются их копии.

Работодатели принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, и эти документы могут стать предметом внимания инспектора, тем более что наличие некоторых локальных нормативных актов является строго обязательным.

К локальным нормативным актам, которые обязательны для всех работодателей независимо от специфики их деятельности, относятся: штатное расписание (ч. 2 ст. 57 ТК РФ), Правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ), график отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Часть 4 ст. 135 ТК РФ требует наличия у работодателя документов, устанавливающих систему оплаты труда, п. 8 ст. 86 ТК РФ – документов, устанавливающих порядок обработки персональных данных. Это могут быть как отдельные локальные нормативные акты, например Положение об оплате труда и материальном стимулировании, Положение о персональных данных и другие, так и отдельные разделы в Правилах внутреннего трудового распорядка.

Обратите внимание: если в ваших Правилах достаточно подробно закреплены вопросы оплаты труда и правила обработки персональных данных работников, то требование об обязательном наличии отдельных документов по этим вопросам необоснованно.

С учетом специфики деятельности каждого работодателя законодательство предъявляет ряд дополнительных требований к обязательному наличию локальных нормативных актов.

Например, если работа хотя бы нескольких работников должна осуществляться в сменном режиме, необходимо утверждение графиков сменности (ч. 2 ст. 103 ТК РФ). Если работодатель проводит аттестацию, нужно разработать документы, устанавливающие порядок ее проведения (ч. 2 ст. 81 ТК РФ). Если в трудовых договорах некоторых работников закреплено условие о работе в режиме ненормированного рабочего дня, должности этих работников должны содержаться в Перечне работников с ненормированным рабочим днем, утвержденном работодателем (ст. 101 ТК РФ).

Инспектор ГИТ, проверяя наличие у работодателя обязательных документов и изучая их содержание, может обратить внимание на условия ознакомления работников с их положениями. При приеме на работу (до подписания трудового договора) каждый работник должен быть письменно ознакомлен с документами, касающимися выполнения его работы. Со всеми изменениями, вносимыми в локальные нормативные акты, работников нужно ознакомить под роспись. В связи с этим будьте готовы представить доказательства, что все работники знакомятся с локальными нормативными актами и вносимыми в них изменениями своевременно и под роспись.

Следующая категория документов, которые могут стать предметом изучения инспектором ГИТ, – это договорные документы. Коллективный договор представляется инспектору по его требованию в случае, если он заключен.

Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним – это те документы, которые наиболее часто требуются инспекторам для проведения любых проверок. Обращайте внимание на правила оформления, учета, хранения этих документов. Не забывайте и о том, что трудовые договоры и все изменения к ним создаются в двух экземплярах, и на работодателя возлагается обязанность доказать, что работник получил экземпляр договора.

При проведении комплексных и тематических проверок должностные лица ГИТ могут проверять и другие документы, создаваемые кадровой службой: приказы по личному составу (о приеме на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, об увольнении, о командировании, о поощрении, об отстранении от работы, об изменении фамилии и др.), первичные учетные документы по учету кадров, рабочего времени и оплаты труда (личные карточки работников, табели учета рабочего времени, записки-расчеты) и др.

Тема проверки – «трудовая книжка». На что обратить внимание кадровику

Инспектор ГИТ, проверяя соблюдение работодателем правил ведения и хранения трудовых книжек, прежде всего может обратить внимание на организацию работы с трудовыми книжками. Так как ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначенное приказом (распоряжением) работодателя, то недостаточно закрепления этих функций в должностных инструкциях и трудовых договорах работников отдела кадров – необходимо наличие специального приказа.

В соответствии с требованиями п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках», работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. В отделе кадров должны храниться трудовые книжки, предъявленные работниками при приеме на работу, оформленные трудовые книжки, а также невостребованные трудовые книжки. Бланки трудовой книжки и вкладышей в нее, как и Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, хранятся в бухгалтерии.

Работник, ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, обязательно должен вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Инспектор ГИТ проверяет ее форму, порядок заполнения, содержание всех или отдельных записей. В Книге учета регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Если по каким-то причинам в графе 13 Книги учета отсутствует личная подпись работника, проверяющий может потребовать объяснение, а также документы, подтверждающие, что трудовая книжка не была получена работником в связи с его отсутствием на работе в день увольнения или в связи с отказом от получения трудовой книжки. Если работник не получил трудовую книжку в день увольнения, инспектор ГИТ может проверить, было ли направлено работнику уведомление о необходимости получить трудовую книжку. Следует помнить: трудовые книжки, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя.

Помимо организации работы по хранению и учету трудовых книжек, инспектор ГИТ может проверить и соблюдение правил ведения книжек. Особое внимание проверяющие обращают на сроки оформления трудовой книжки работникам, принятым на работу впервые, сроки оформления новой трудовой книжки и дубликата трудовой книжки, внесение отдельных записей, применение оттисков печатей. Не следует забывать: с записями, сделанными в трудовой книжке, работник должен быть ознакомлен в личной карточке № Т-2, которую инспектор также может потребовать для проверки соблюдения этого правила.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль