Правила заполнения трудовой книжки: разбираем ошибки

34727
Порядок заполнения трудовых книжек работников строго регламентирован специальной Инструкцией, утвержденной Минтрудом России. Этот нормативный акт представляет общие внесения записей в трудовые книжки, оформление дубликатов документов, а также порядок внесения исправлений. Поэтому, если вы допустите ошибку при заполнении трудовой книжки, в первую очередь надо изучить рекомендации Инструкции по внесению исправлений. В данной статье мы рассмотрим наиболее распространенные ошибки, которые допускают кадровики при заполнении трудовых книжек, а также способы их исправления.

Форма трудовой книжки

Первое, на чем нужно остановиться, это форма трудовой книжки. В соответствии с ч. 1 ст. 66 ТК РФ основным документом о рабочей деятельности является трудовая книжка установленного образца. Граждане, прибывшие в Россию из ближнего зарубежья, нередко при устройстве на работу предъявляют документы, заведенные в государствах – бывших республиках СССР.

Работники кадровых служб нередко принимают эти трудовые книжки, ставят их на учет и заполняют, что совершенно недопустимо. Владельцам таких трудовых книжек следует оформлять новые трудовые книжки и первой вносить информацию о работе в РФ.

Поскольку трудовая книжка имеет определенную структуру: обложка, титульный лист, разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждении», поговорим о некоторых сложных случаях оформления книжки в последовательности, отражающей ее структуру.

Читайте также:

Инструкцией (п. 2.3) установлено: в случае изменения имени, фамилии, отчества, даты рождения старая запись зачеркивается одной чертой и записываются новые данные. При этом на внутренней стороне обложки трудовой книжки делаются ссылки на соответствующие документы, которые заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации.

В практике бывают ситуации, когда на внутренней стороне обложки, например, если работник неоднократно изменял фамилию, уже недостаточно места для внесения ссылки на документ. Где в таком случае можно отразить эти данные?

Поскольку в Инструкции по заполнению трудовых книжек используется понятие «внутренняя сторона обложки» и при этом не оговаривается, что это должна быть внутренняя сторона обложки в начале трудовой книжки, полагаем, что можно использовать оборотную сторону в конце трудовой книжки и там сделать запись о документах, подтверждающих внесенное изменение.

Титульный лист трудовой книжки

Правила заполнения трудовой книжки: разбираем ошибки

Внесение дополнений в трудовую книжку

Нередко в трудовых книжках встречаются ошибки, связанные с неправильным внесением дополнений в строки «Образование» и «Профессия, специальность». Нужно иметь в виду, что информация в этих строках не зачеркивается.

Читайте также:

Если работник, к примеру, получил второе образование, следует поставить запятую после первой записи и дополнить ее новыми данными, например: «Образование: среднее специальное, высшее профессиональное».

То же самое относится и к внесению информации о новой профессии или специальности. Записи об образовании и о профессии или специальности следует делать только на основании документов об образовании.

Если работник учится в учебном заведении, например в вузе, следует записывать то образование, которое на данный момент может быть подтверждено документом об образовании. Делать пометку «незаконченное высшее», если работник является студентом, нельзя.

В ситуации, когда работник, окончив три курса вуза, прекратил обучение, что подтверждается справкой установленного образца, выданной образовательным учреждением, в трудовую книжку вносится запись о неполном высшем профессиональном образовании, как это установлено Общероссийским классификатором информации о населении (ОКИН).

Читайте также:

При отсутствии у работника образования или профессии (специальности) в соответствующих позициях книжки не надо ничего вписывать. Записывать в качестве профессии или специальности должность, на которую принят работник, не допускается.

Как быть, если отсутствует печать организации, выдавшей трудовую книжку?

Серьезной ошибкой является отсутствие печати организации, выдавшей трудовую книжку, на титульном листе. Трудовая книжка без печати организации признается недействительной. Во всяком случае, если вы в своей практике столкнетесь с такой ситуацией, лучше выдать работнику новую трудовую книжку, не перенося в нее записи из старой, а книжку без печати вернуть работнику, предупредив, чтобы он постарался получить справки из предыдущих организаций или из архива, подтверждающие его работу в этих организациях.

Читайте также:

Правила заполнения трудовой книжки: раздел Сведения о работе

Наибольшее количество ошибок встречается в разделе трудовой книжки «Сведения о работе». При приеме работника на работу в его трудовую книжку сначала вносится информация о наименовании организации, а затем собственно запись о приеме. Следует обратить внимание, что нумеруются и датируются только данные о приеме, переводе, увольнении, об обучении на курсах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров, о присвоении разряда, классного чина и другие, а также записи об исправлении ошибок. Запись о наименовании организации, так же как и о переименованиях организации, не нумеруются и не датируются.

При проставлении дат (число, месяц, год) в графе 2 записываются только цифры без точек.

Если работник принимается на работу впервые, нужно ли вносить в трудовую книжку запись о службе в армии, об обучении в школе, колледже, вузе?

Читайте также:

У специалистов кадровых служб нередко возникает этот вопрос. Ответ на него дают Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением от 16.04.03 № 225 (далее – Правила). В трудовую книжку по месту работы согласно Правилам вносятся с указанием соответствующих документов записи:

  • о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах;
  • о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Следовательно, информация о службе в армии в трудовую книжку вносится, а записи об обучении в техникуме, колледже или вузе – нет. Однако – обратите внимание – следует вносить записи об обучении работника на курсах повышения квалификации, переквалификации или подготовке кадров.

При внесении данных о наименовании организации следует указывать ее полное официальное наименование и сокращенное наименование (если оно есть), которое помещается в скобках. Кроме того, необходимо указать наименование филиала (представительства), если работник принимается на работу в филиал (представительство).

Читайте также:

Трудовая книжка: оформление и заполнение

Источник: http://www.pro-personal.ru/search?q=%D0%9F%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%B8%D0%BB%D0%B0+%D0%B7%D0%B0%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D0%BD%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F+%D1%82%D1%80%D1%83%D0%B4%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B9+%D0%BA%D0%BD%D0%B8%D0%B6%D0%BA%D0%B8%3A

Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки.

В трудовую книжку в обязательном порядке следует вносить записи о переименованиях организации: при этом в графе 3 указывается старое название организации (полное и сокращенное), дата переименования, новое название организации (полное и сокращенное, если оно предусмотрено уставом), а в графе 4 указывается документ-основание (приказ или распоряжение руководителя данной или вышестоящей организации).

Если информация о переименовании организации не внесена, а после переименования в трудовую книжку уже вносились другие записи, как исправить ситуацию?

Такая ошибка весьма распространена. К сожалению, Инструкция не устанавливает порядка внесения пропущенной записи. На наш взгляд, будет вполне разумным после последней записи (на момент установления пропуска) внести запись о переименовании организации по правилам, названным выше.

При внесении записи о приеме на работу указываются: порядковый номер записи, дата приема, должность и подразделение, в которое принят работник, основание (дата и номер приказа или распоряжения). При этом нужно иметь в виду: подразделение может не указываться, если должность, на которую принят работник, «не привязана» к конкретному структурному подразделению. Это, прежде всего, касается должностей руководителей организаций, заместителей руководителя, главных специалистов (главный инженер, главный энергетик и др.), а также относится к случаю, когда структурное подразделение не названо в трудовом договоре с работником. Это же правило относится и к записям о переводе.

Читайте также:

Правила заполнения трудовой книжки:  Запись о работе по совместительству

Такие вопросы нередко возникают у специалистов по кадрам. Во-первых, нужно иметь в виду, что записи о совместительстве вносятся по желанию работника (п. 3.1 Инструкции). Во-вторых, записи о работе по совместительству производятся по основному месту работы на основании документов, которые предоставит работник. При этом кадровика не должно волновать то, что в трудовую книжку, например, внесена запись о приеме на работу по совместительству, но нет записи об увольнении с этой работы, или то, что запись о приеме по совместительству сделана в одной организации, а запись об увольнении с работы по совместительству делается в другой организации. Это вполне возможно, если работник за это время поменял основное место работы.

Как правильно оформить ситуацию, когда работник, работавший в организации по совместительству, переходит в эту организацию на основную работу?

Читайте также:

При внесении таких записей возможны ошибки. Нередко этот переход оформляют как перевод, делая в трудовой книжке запись о переводе, что неверно. В подобной ситуации должно быть оформлено увольнение работника с работы по совместительству, а затем его прием на основную работу. При этом в трудовой книжке, если в ней не было записи о его работе по совместительству, будут только записи об увольнении с предыдущего основного места работы и о приеме на новое основное место работы.

Правила заполнения трудовой книжки: Записи об увольнении

При внесении записей об увольнении нужно помнить следующее. В соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ Федеральным законом от 30.06.06 № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов, запись об основании и причине увольнения следует делать со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт ТК РФ.

Например: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Однако если уже после вступления в силу названного Федерального закона в трудовую книжку были внесены записи без указания части статьи, не нужно это рассматривать как серьезную ошибку и исправлять внесенную запись. Такие ошибки рассматриваются как технические и не меняют сути внесенной записи.

Читайте также:

Кроме того, при внесении записей об увольнении (прекращении трудового договора) нужно учитывать, что согласно п. 5.6 Инструкции «при расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин».

Например: «Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
«Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Запись об увольнении в соответствии с п. 35 Правил заверяется подписью работника кадровой службы, осуществляющего ведение, учет и хранение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника, за исключением случаев, когда это невозможно сделать. При этом не нужно подпись работника дополнять еще какими-либо записями («С записями ознакомлен» и др.). Правила этого не требуют, должна быть просто подпись работника.

Читайте также:

Подписью работника кадровой службы и печатью заверяется также раздел «Сведения о награждениях» (в трудовых книжках старого образца – «Сведения о поощрениях»). Подпись работника в этом разделе также нужна.

При оформлении раздела «Сведения о награждениях» нужно иметь в виду, что в этот раздел вносятся все виды поощрений и награждений, а именно:

  • награждение государственными наградами, в т. ч. присвоение государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
  • награждение почетными грамотами, присвоение званий и награждение нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимые организациями;
  • другие виды поощрения, предусмотренные законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Пунктом 25 этих же Правил установлено, что записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Читайте также:



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль