Организационное обеспечение деятельности кадровой службы

12431
 Андреева Валентина Ивановна
Кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия.

Организационными формами ведения кадрового делопроизводства могут быть:

  • наличие самостоятельного специального структурного подразделения;
  • наличие в штатном расписании должности работника, отвечающего за кадровое делопроизводство;
  • поручение одному из работников организации функции по ведению кадрового делопроизводства.

Рассмотрим данные формы организационного обеспечения подробнее.

1. Ведение кадрового делопроизводства осуществляется специальным структурным подразделением.

Для подразделения, ведущего кадровое делопроизводство, не установлено унифицированное название. Оно может называться отделом кадров, службой управления персоналом и т. п. Структура этого подразделения закрепляется в штатном расписании (приложение 1).

Для кадровой службы необходима разработка комплекса взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции данного подразделения, в т. ч. и функцию ведения кадрового делопроизводства, организацию его работы, права и обязанности, ответственность руководителя и специалистов. В состав названного комплекса входят Положение о структурном подразделении и должностные инструкции (приложение 3).

Положение об отделе кадров (приложение 2) разрабатывается руководителем данного подразделения, согласовывается по необходимости с заинтересованными должностными лицами, подписывается его разработчиком и утверждается руководителем организации. После регистрации Положение доводится под роспись до работников структурного подразделения.

2. Должность специалиста, ведущего кадровое делопроизводство, включена в штатное расписание.

Обязанности по ведению кадрового делопроизводства закрепляются в трудовом договоре с таким работником (приложение 4) и (или) в должностной инструкции. В случае когда функции, права, обязанности и ответственность специалиста, осуществляющего кадровое делопроизводство, закреплены в должностной инструкции, в трудовом договоре достаточно сделать ссылку на нее (приложение 5).

3. Должность работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, не предусмотрена штатным расписанием.

В этом случае целесообразно поручить ведение кадрового делопроизводства одному из специалистов организации (бухгалтеру, экономисту, секретарю).

Если ведение кадрового делопроизводства устанавливается как одна из обязанностей работника при приеме на работу, то это фиксируется в трудовом договоре (указывается объем и характер работы, размер доплаты).

Ведение кадрового делопроизводства может быть поручено работнику и после заключения трудового договора. При этом необходимо получить согласие работника и оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором установить объем и характер выполняемой дополнительной работы, срок ее выполнения и размер доплаты. На основании соглашения работодатель издает приказ о возложении на работника обязанностей по ведению кадрового делопроизводства.

Одной из основных функций работников кадровой службы является работа с трудовыми книжками.

Обратите внимание!Для назначения лица, ответственного за работу с трудовыми книжками, необходимо издание отдельного приказа

Обратите внимание, что для организации работы с трудовыми книжками недостаточно закрепить ее ведение за структурным подразделением или конкретным работником. В соответствии с п. 45 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках», ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Кстати сказать

Как назвать специалиста

При составлении штатного расписания возникает вопрос о правильном наименовании должности работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства. В соответствии с ч. 2 ст. 57 ТК РФ наименования должностей, профессий или специальностей должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, если с работой по этим профессиям и специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений.

К наименованию должностей работников, занимающихся ведением кадрового делопроизводства, строгие требования не предъявляются. Можно руководствоваться следующими документами.

В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37, описаны такие должности, как начальник отдела кадров, менеджер по персоналу, инспектор по кадрам, специалист по кадрам, табельщик.

Перечень принятых наименований должностей работников, в обязанности которых может входить ведение кадрового делопроизводства, содержится и в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР):

Организационное обеспечение деятельности кадровой службы

Обратите внимание! Ведение табеля учета рабочего времени и ведение воинского учета в организациях не относятся к обязанностям по ведению кадрового делопроизводства

На практике работникам кадровых служб вменяют в обязанность также учет рабочего времени, фактически отработанного работниками организации, и ведение воинского учета.

Ведение учета рабочего времени не может быть включено очередным пунктом в перечень обязанностей по ведению кадрового делопроизводства, так как является отдельной функцией. В случае когда работнику, ответственному за кадровое делопроизводство, поручают ведение учета рабочего времени, фактически отработанного работниками, это должно оформляться как внутреннее совместительство или совмещение профессий.

Работодатели в соответствии с законодательством РФ осуществляют воинский учет граждан по месту работы. Пункт 12 Положения о воинском учете, утв. постановлением Правительства РФ от 27.11.06 № 719, предусматривает: при наличии в организации на воинском учете менее 500 граждан воинский учет осуществляет один работник, выполняющий обязанности по совместительству. При наличии на воинском учете от 500 до 2000 граждан обязанности по его ведению выполняет один освобожденный работник. Таким образом, должность специалиста по ведению воинского учета должна быть введена в штатное расписание, и, если работник, осуществляющий кадровое делопроизводство, ведет воинский учет, это должно оформляться заключением трудового договора о работе по совместительству.

Приложение 1

Пример оформления штатного расписания организации (фрагмент)

Организационное обеспечение деятельности кадровой службы

Приложение 2

Пример оформления Положения об отделе кадров

Организационное обеспечение деятельности кадровой службы

Приложение 3

Пример оформления должностной инструкции инспектора по кадрам

Организационное обеспечение деятельности кадровой службы

Приложение 4

Пример оформления трудового договора с закреплением трудовой функции работника в тексте договора

Организационное обеспечение деятельности кадровой службы

Приложение 5

Пример оформления трудового договора со ссылкой на должностную инструкцию

Организационное обеспечение деятельности кадровой службы



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль