Вместо среднего заработка за командировку выплатили зарплату. Как исправить?

14785
 Орлова Елена Васильевна
Директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо»
В последнее время в нашей организации работники стали очень редко ездить в командировки. Сказывается и желание уменьшить затраты, и обилие всевозможной техники, которая позволяет быстро получить ответ на вопросы. Да и совещание можно устроить с партнерами из другого города, не выходя из-за рабочего стола. Вот и отвыкли учетные работники от командировок, а потому и случился недавно у нас казус. Забыли в табеле учета рабочего времени проставить работнику код «К» за время нахождения в командировке. Бухгалтерия соответственно оплатила дни командировки, исходя из должностного оклада вместо средней зарплаты. Вспомнили через два месяца. И разница небольшая, но если это обнаружит ГИТ или другие проверяющие, последуют санкции. Можно ли исправить ситуацию так, чтобы избежать штрафов?

В вашей ситуации неверное заполнение табеля учета рабочего времени привело к ошибке. Хорошо, что вы сами это обнаружили. Теперь важно все исправить, чтобы избежать негативных последствий. Причем исправлять придется не только вам, но еще и бухгалтерии. Подумаем, как документально и юридически правильно это сделать.

Так уже получилось

Итак «по забывчивости» работнику в табеле учета рабочего времени проставили за дни командировки «восьмерки». А когда закончился месяц, бухгалтерия начислила ему зарплату за весь месяц, как за рабочие дни. Обнаружилась эта ошибка через два месяца. В результате ваш табель не соответствует действительности: произошла подмена дней командировки днями присутствия на рабочем месте, а работник получил текущую зарплату вместо причитающегося ему среднего заработка. Теперь вам придется вносить изменения в табель, а бухгалтерии -в расчет зарплаты работнику за время командировки. Обратите внимание: перерасчет не нужен только в том случае, если в вашей организации установлена доплата к среднему заработку до текущей зарплаты (когда за время командировки средний заработок работника меньше зарплаты).

Так должно быть

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее - Постановление № 1), дни (включая выходные и нерабочие праздничные), приходящиеся на время командировки, в табеле учета рабочего времени (унифицированные формы № Т-12 и Т-13) обозначаются буквенным кодом «К» или цифровым «06» без указания количества отработанных часов.

По общему правилу за дни командировки, которые являются рабочими в соответствии с графиком, сотруднику выплачивается не оклад, а средний заработок. Об этом говорится в ст. 167 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) и п. 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение о командировках). Однако нарушение правил оплаты дней командировки может повлечь за собой ответственность за нарушение трудового законодательства.

ВАЖНО!

С 1 января 2013 г. Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ утрачивает силу в связи с принятием Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

По мнению Роструда, в случае превышения текущей заработной платы среднего заработка работника выплате подлежит средний заработок (письмо Роструда от 05.02.2007 № 275-6-0).

Итак, в большинстве случаев ранее начисленную работнику зарплату за дни командировки из-за ошибки в табеле придется пересчитать. А основанием для этого будет внесенное вами исправление в табель. Посмотрим, как это сделать.

НЕЛЬЗЯ!

Вносить исправления в кассовые и банковские документы

По мнению Роструда, в случае превышения текущей заработной платы среднего заработка работника выплате подлежит средний заработок (письмо Роструда от 05.02.2007 № 275-6-0).

Итак, в большинстве случаев ранее начисленную работнику зарплату за дни командировки из-за ошибки в табеле придется пересчитать. А основанием для этого будет внесенное вами исправление в табель. Посмотрим, как это сделать.

Так можно исправить

Внести исправления в табель позволяют нормы Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон о бухгалтерском учете).

В первичные учетные документы (к которым относится и табель учета рабочего времени) могут вноситься исправления, но лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций. Любое исправление в табеле должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления (п. 5 ст. 9, п. 3 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете).

Выявленные ошибки и их последствия подлежат обязательному исправлению и на основании п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» ПБУ 22/2010, утв. приказом Минфина России от 28.06.2010 № 63н (далее -ПБУ 22/2010).

Применительно к рассматриваемой ситуации (когда табель давно закрыт, а расчеты с работником произведены) мы рекомендуем поступить следующим образом.

Шаг 1 Оформляем докладную записку об обнаружении ошибки в табеле учета рабочего времени (пример 1).

Именно этот документ будет основанием для издания приказа руководителя о необходимости внесения исправлений в табель учета рабочего времени, в котором была допущена ошибка, а также перерасчета зарплаты командированного работника.

Шаг 2 Готовим проект приказа о внесении изменений в табель учета рабочего времени и перерасчета зарплаты командированного работника (пример 2).

Шаг 3 На основании приказа руководителя составляем корректирующий табель учета рабочего времени только по командированному сотруднику.

В графе «Дата составления» табеля нужно будет указать дату оформления корректирующего табеля, а в графе «Отчетный период» - месяц, когда состоялась командировка работника.

Один экземпляр подписанного табеля (вместе с экземпляром докладной записки или акта) следует передать в бухгалтерию для перерасчета, а другой - подшить в дело.

Шаг 4 Бухгалтерия на основании приказа делает перерасчет зарплаты работника (с текущей зарплаты за дни командировки на средний заработок) и отражает это в учете и отчетности.

Все эти документы и перерасчет зарплаты нужно сделать в месяце обнаружения ошибки. Ведь согласно п. 5 ПБУ 22/2010 ошибка отчетного года, выявленная до окончания этого года, исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного года, в котором выявлена ошибка.

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ...

...ТК РФ запрещает ухудшать положение работников по сравнению с действующим законодательством. Однако законодатель не обязывает, но и не запрещает работодателю возмещать разницу между средним заработком за время командировки и текущей зарплатой. Начислять такую доплату или нет, каждый работодатель решает самостоятельно с учетом своих финансовых возможностей (ст. 8 и 9 ТК РФ).

Возможность доплаты к среднему заработку до текущей заработной платы можно предусмотреть также в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему (письмо УФНС России по г. Москве от 29.01.2008 №21-18/77). Это позволяют сделать нормы ч. 5 ст. 57 ТК РФ, согласно которым по соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий коллективного договора, соглашений.

Поэтому, если организация (с учетом своих финансовых возможностей) примет решение оплачивать время командировки с учетом должностного оклада командированного работника, это можно сделать следующим образом:

Вариант 1. Предусмотреть в трудовом или в коллективном договоре и/или в локальном нормативном акте организации (например, в Положении о командировках или в Положении об оплате труда) возможность сохранить на время командировки за сотрудником текущую заработную плату, которая не должна быть меньше среднего заработка за этот период.

Вариант 2. Предусмотреть в трудовом или в коллективном договоре и / или в локальном нормативном акте организации (например, в Положении о командировках или в Положении об оплате труда) возможность выплачивать работнику доплату до оклада, если начисленный за время командировки средний заработок меньше его текущей зарплаты (письмо Ростру/да от 05.02.2007 № 275-6-0).

При этом в соответствии с п. 1 ст. 54 Налогового кодекса РФ при обнаружении ошибок (искажений) в исчислении налоговой базы, относящихся к прошлым налоговым (отчетным) периодам, в текущем налоговом (отчетном) периоде перерасчет налоговой базы и суммы налога производится за период, в котором были совершены указанные ошибки (искажения).

При перерасчете могут возникнуть две ситуации.

Ситуация 1. Если текущая зарплата работника выше его среднего заработка, то получится, что вы переплатили работнику за дни командировки.

Но можно ли удержать переплаченную сумму с работника в данном случае?

Согласно ст. 137 ТК РФ работодатель вправе удержать из зарплаты работника суммы, излишне выплаченные ему вследствие счетных ошибок.

ИМЕЙТЕ В ВИДУ

Заработная плата, излишне выплаченная работнику, в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, не может быть с него взыскана, так как это не счетная ошибка

Если ошибка возникла вследствие неверного применения законодательства, ее нельзя назвать счетной. К счетной ошибке также не относится использование в расчете ненадлежащих исходных данных, в частности, неправильный выбор буквенного кода в табеле учета рабочего времени («Я» вместо «К»). В рассматриваемом случае работнику за дни командировки выплатили текущую зарплату вместо среднего заработка. Признать эту ошибку счетной в результате неправильного заполнения табеля достаточно сложно. Скорее речь идет о неверном применении трудового законодательства (ст. 167 ТК РФ и п. 9 Положения о командировках). Следовательно, удержать с работника излишне выплаченную сумму (разницу между текущей зарплатой и средним заработком) нельзя. Как же надо поступить работодателю?

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

С 26 декабря 2011 г. размер ставки рефинансирования в соответствии с указанием Банка России от 23.12.201 1 № 2758-У составляет 8%

Прежде всего, работника надо уведомить о выявленной ошибке (переплате) и предложить ему добровольно вернуть деньги. Если он вернет сумму переплаты, инцидент будет исчерпан. Если же нет, то переплата не может быть ни удержана работодателем, ни взыскана с работника даже в судебном порядке. Это следует из норм п. 1 ст. 1102, п. 3 ст. 1109 Гражданского кодекса РФ, согласно которым не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения заработная плата и иные деньги, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки (определение Московского областного суда от 12.10.2010 № 33-19764).

Кроме того, у работодателя в связи с переплатой в месяце командировки возникла недоимка по налогу на прибыль (в части излишне начисленной суммы оплаты труда и страховых взносов с этой суммы, которые были учтены при налогообложении прибыли). Образовавшуюся недоимку и пени за просрочку уплаты этого налога придется заплатить в бюджет. Таковы грустные финансовые последствия для работодателя в результате вашей ошибки в табеле.

Ситуация 2. Если текущая зарплата работника ниже его среднего заработка, то в вашей ситуации вы недоплатили работнику за дни командировки. Причитающуюся сумму придется доплатить работнику, причем еще и с уплатой процентов (денежной компенсации) за каждый день просрочки такой недоплаты в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ (если в трудовом или коллективном договоре не предусмотрен больший размер такой компенсации). Повышенный размер финансовых обязательств работодателя может быть установлен на региональном уровне.

ПРИМЕР

Московским трехсторонним Соглашением на 2012 год между Правительством Москвы, московскими объединениями профсоюзов и московскими объединениями работодателей установлены повышенные обязательства для работодателей. В пункте 3.8 этого Соглашения зафиксировано, что денежная компенсация работнику за задержку выплат определяется из расчета не ниже 1/200 действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день просрочки (приложение № 1 к Постановлению Правительства Москвы от 22.11.2011 № 552-ПП). Это правило распространяется на все организации Москвы независимо от того, состоят они в профсоюзах или нет. Отказаться от участия в трехстороннем Соглашении можно было только одним способом - отправить письменное мотивированное заявление в Комитет по труду и занятости г. Москвы. Сделать это нужно было в течение 30 дней с момента опубликования трехстороннего Соглашения. Об этом сказано в ч. 9 ст. 12 Закона г. Москвы от 11.11.2009 № 4 «О социальном партнерстве в городе Москве». Таким образом, правила, предусмотренные трехсторонним Соглашением, являются обязательными для тех работодателей, которые не отказались от участия в нем. Если ваша компания не заявляла о своем несогласии с положениями трехстороннего Соглашения, то она должна его выполнять.

ПРИМЕР 1

Докладная записка об обнаружении ошибки в табеле учета рабочего времени

Вместо среднего заработка за командировку выплатили зарплату. Как исправить?

ПРИМЕР 2

Приказ о внесении изменений в табель учета рабочего времени и перерасчете заработной платы

Вместо среднего заработка за командировку выплатили зарплату. Как исправить?



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль