Табель учета рабочего времени. Работа над ошибками

79837
 Орлова Елена Васильевна
Директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо»
Хорошо, когда компания может с уверенностью сказать: «У нас все в порядке с табельным учетом и нет ни одного "сомнительного" экземпляра!». Но, как показывает практика, даже самые ответственные и дотошные табельщики иногда допускают как грубые, так и относительно безобидные ошибки в табеле рабочего времени. Давайте поговорим о том, как правильно заполнять табель учета рабочего времени, а значит избежать претензий со стороны проверяющих, а также о том, в каких ситуациях табель может быть весьма полезен.

Из этой статьи вы узнаете: 

  • какие распространенные ошибки допускаются при заполнении табеля
  • к каким последствиям может привести неверное заполнение табеля учета рабочего времени
  • как следует отражать сверхурочную работу и болезнь во время отпуска
  • как обойти сложные моменты в заполнении табеля на примерах

ОШИБКА 1. В ПРЕДПРАЗДНИЧНЫЙ ДЕНЬ В ТАБЕЛЕ НЕ ОТРАЖЕНО СОКРАЩЕНИЕ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Согласно ч. 1 ст. 95 Трудового кодекса РФ в день, непосредственно предшествующий нерабочему праздничному дню, продолжительность работы уменьшается на один час, что обязательно фиксируется в табеле учета рабочего времени. Если же это правило не соблюдается, такая работа будет считаться сверхурочной (ч. 2 ст. 95 ТК РФ).

Некоторые сотрудники имеют право на сокращенный день, например работники в возрасте от 16 до 18 лет работают по семь часов (ч. 1 ст. 94 ТК РФ). По соглашению стороним может быть установлено неполное рабочее время. Помните, что норма о сокращении рабочего времени в предпраздничный день распространяется на всех без исключения. Такой вывод подтверждает и судебная практика (см., например, решение Верховного суда РФ от 29.09.2006 № ГКПИ06-963).

Более подробное разъяснение смотрите в видео:

Если работник ежедневно работает, к примеру, семь часов, то в предпраздничный день рабочее время сокращается на один час, и в табеле учета рабочего времени необходимо отразить шесть часов.

Оператору литьевых машин Сидорову В.П. по соглашению сторон установлено неполное рабочее время продолжительностью семь часов. В предпраздничный рабочий день его рабочее время сокращается еще на один час. В феврале 2016 г. рабочий день 22 февраля, предшествующий нерабочему праздничному дню 23 февраля, перенесен на субботу 20 февраля.

Табель учета рабочего времени в этом случае должен быть заполнен так:

Скачать пример заполнения табеля

Во многих компаниях, в которых законодательство не нарушается и рабочее время по факту сокращается, работники, ответственные за ведение табеля, почему-то забывают об этом и по привычке проставляют в табеле 8 ч (вместо 7 ч). Такая досадная ошибка может привести, как вы понимаете, к достаточно серьезным последствиям.

Если, например, 20 февраля 2016 г. в табеле у работников стоят явки 8 ч, то при проверке ГИТ инспектор справедливо посчитает, что работники в предпраздничный день один час отработали сверхурочно, а работодатель не оплатил этот час как минимум в полуторном размере согласно ст. 152 ТК РФ, и привлечет работодателя к ответственности.

Прочитайте полезную статью по теме:

ОШИБКА 2. НЕРАБОЧИЙ ПРАЗДНИЧНЫЙ ДЕНЬ ВКЛЮЧЕН В ТАБЕЛЕ В КАЛЕНДАРНЫЕ ДНИ ОТПУСКА

Если работнику предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск, то в табеле учета рабочего времени выходные дни в этот период не отражаются, так как они входят в календарные дни отпуска, т. е. ставится, например, буквенный код «ОТ» или цифровой код «09» - для основного оплачиваемого отпуска или буквенный код «ОД» или цифровой код «10» - для дополнительного оплачиваемого отпуска. А вот нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются (ч. 1 ст. 120 ТК РФ), что должно быть учтено во всех документах, оформляемых в связи с предоставлением отпуска работнику.

Не забывайте, что нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного оплачиваемого отпуска, необходимо указывать в табеле как выходные с использованием буквенного кода «В» или цифрового кода «26».

Прочитайте полезную статью по теме:

Пример

Ведущему налоговому консультанту Рычкову В.В. предоставлена часть ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью 14 календарных дней с 15 февраля по 29 февраля 2016 г.

Табель учета рабочего времени в этом случае должен быть заполнен так:

Скачать пример заполнения табеля

ОШИБКА 3. НЕПРАВИЛЬНОЕ ОПРЕДЕЛЕНИЕ В ТАБЕЛЕ ДАТЫ ОКОНЧАНИЯ ОТПУСКА ПРИ ЕГО ПРОДЛЕНИИ В СЛУЧАЕ БОЛЕЗНИ ВО ВРЕМЯ ОТПУСКА

В определенных законом случаях ежегодный оплачиваемый отпуск работника продлевается на количество неиспользованных дней, приходящихся на период временной нетрудоспособности* (ст. 120 и 124 ТК РФ, ч. 8 ст. 6 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).

Чтобы определить дату выхода работника из отпуска в этом случае, нужно от дня, следующего за последним днем нетрудоспособности, отсчитать количество дней отпуска, не использованных работником на момент начала нетрудоспособности.

Прочитайте полезную статью по теме:

Особенность заполнения табеля в этом случае состоит в том, что оправдательные документы представляются сотруднику, ответственному за ведение табеля, только после выхода работника на работу после болезни и отпуска. Табель, как правило, приходится корректировать. И пренебрегать этим не стоит, так как в противном случае могут возникнуть проблемы, в том числе с оплатой периода временной нетрудоспособности.

В табеле учета рабочего времени после представления работником листка нетрудоспособности необходимо отразить дни отпуска до начала нетрудоспособности и по ее окончании. При этом период нетрудоспособности «внутри» отпуска можно отмечать буквенным кодом «Б» или цифровым кодом «19».

Прочитайте полезную статью по теме:

Пример

Работнику был предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью 14 календарных дней с 1 по 14 февраля 2016 г. Во время отпуска работник заболел. Работник 12 февраля позвонил в отдел кадров, сообщил о том, что болел шесть дней - с 4 по 9 февраля 2016 г., что подтверждается больничным, и изъявил желание продлить отпуск. Как мы должны заполнить табель учета рабочего времени после представления больничного?

В этой ситуации ко дню начала болезни работник использовал только 3 календарных дня отпуска, а неиспользованная к моменту начала болезни часть отпуска составила 11 календарных дней. Продлить отпуск в данном случае необходимо на 6 календарных дней его болезни.

Прочитайте полезную статью по теме:

Табель учета рабочего времени в этом случае должен быть заполнен так:

Скачать пример заполнения табеля

ОШИБКА 4. ОТМЕТКИ О КОМАНДИРОВКЕ В ПЕРИОД ВРЕМЕННОЙ НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ

На практике иногда возникают ситуации, связанные с вызовом работника для поездки в срочную служебную командировку до даты «закрытия» листка нетрудоспособности. Как правило, случается это тогда, когда период нетрудоспособности подходит к концу, и работник почти здоров. Делать этого, однако, не следует, ведь подобное свидетельствует о нарушении трудового законодательства обеими сторонами:

  • со стороны работодателя - нарушением является сам факт вызова больного работника на работу;
  • со стороны работника - нарушением является выход на работу при незакрытом листке нетрудоспособности (нарушение амбулаторного режима). На практике в этом случае при заполнении табеля учета рабочего времени проставляют следующие отметки:

1. Начало болезни до командировки - отметки о нахождении работника на больничном (буквенный код «Б»);

2. Вызов на работу - отметки о служебной командировке (буквенный код «К»);

3. По окончании командировки (если листок нетрудоспособности еще не закрыт) - отметки о нахождении работника на больничном (буквенный код «Б»).

Однако при таком отражении командировки в оформлении табеляе рабочего времени возникают следующие риски.

Вариант 1. В табеле после отметок «Б» стоят отметки «К», а по возвращении из командировки - отметки «Я» - риски непризнания территориальным органом ФСС России той части пособия по временной нетрудоспособности, которая приходится на дни, когда работник поехал в командировку и затем по возвращении продолжал работать при незакрытом больничном листе. Это связано с тем, что факт выхода работника на работу и его поездки в командировку подтверждают трудоспособность работника, в то время как пособие выплачивается за нетрудоспособность.

Вариант 2. В табеле после отметок «Б» стоят отметки «К», а по возвращении из командировки - снова отметки «Б» - риски отказа территориального органа ФСС России в компенсации всей суммы пособия по временной нетрудоспособности.

ОШИБКА 5. В ТАБЕЛЕ НЕ ВЕДЕТСЯ УЧЕТ СВЕРХУРОЧНЫХ ЧАСОВ РАБОТЫ

Сверхурочная работа - это работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени - сверх нормального числа рабочих часов за учетный период (ст. 99 ТК РФ).

Обратите внимание!
Сверхурочная работа оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы - не менее чем в двойном размере

Сверхурочная работа, осуществляемая на основании соответствующего приказа (распоряжения) руководителя и письменного согласия работника, отмечается в табеле проставлением, например, буквенного кода «С», под которым указывается количество часов и минут, отработанных сверхурочно (п. 2 Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»; далее - Указания. С 1 января 2013 года работодатели (за исключением организаций государственного сектора) должны ежегодно утверждать формы первичных учетных документов по учету труда и его оплате в составе бухгалтерской учетной политики (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом продолжительность сверхурочной работы не должна превышать для каждого работника четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год (ст. 99 ТК РФ).

Работодатель обязан вести точный учет часов, которые каждый работник отработал сверхурочно. Если эта обязанность не выполняется, трудовая инспекция при проверке может привлечь к ответственности и организацию, и руководителя.

Пример

25 июня 2012 г. работник, которому установлена пятидневная рабочая неделя с 8-часовым рабочим днем - с 9 ч 00 мин до 18 ч 00 мин (включая перерыв для отдыха и питания 1 час), был привлечен к сверхурочной работе на четыре часа - с 18 ч 00 мин до 22 ч 00 мин. Как должен быть заполнен табель учета рабочего времени в этом случае и как должна оплачиваться сверхурочная работа?

Сверхурочную работу следует оплатить следующим образом:

  • время работы с 18 ч 00 мин до 20 ч 00 мин (2 часа) - в полуторном размере;
  • время работы с 20 ч 00 мин до 22 ч 00 мин (2 часа) - в двойном размере.

Табель учета рабочего времени в этом случае должен быть заполнен так:

Скачать пример заполнения табеля

ОШИБКА 6. ОТСУТСТВИЕ В ТАБЕЛЕ ОТМЕТОК О ВРЕМЕНИ ПРИОСТАНОВКИ РАБОТЫ В СЛУЧАЕ ЗАДЕРЖКИ ВЫПЛАТЫ ЗАРПЛАТЫ

Согласно ст. 142 ТК РФ в случае задержки выплаты заработной платы на срок более 15 дней работник имеет право, известив работодателя в письменной форме, приостановить работу до выплаты задержанной суммы. В этот период работник имеет право в свое рабочее время отсутствовать на рабочем месте. Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы отмечается в табеле учета рабочего времени проставлением, например, буквенного кода «НЗ» или цифрового кода «36».

Пример

Например, работа была приостановлена на 4 дня с 16 по 19 февраля 2016 г.

Скачать пример заполнения табеля (фрагмент)

При этом, поскольку ТК РФ специально не оговорено иное, работник имеет право на сохранение среднего заработка за все время задержки выплаты, включая период приостановления им исполнения трудовых обязанностей (Обзор законодательства и судебной практики Верховного Суда Российской Федерации за четвертый квартал 2009 года, утв. постановлением Президиума Верховного Суда РФ от 10.03.2010).

Кстати сказать

Соблюдение порядка учета переработки контролируют и территориальные органы ФСС России. Так, региональное отделение ФСС России по Амурской области отказалось включать в расчет среднего заработка для пособия по беременности и родам оплаченную сверхурочную работу из-за того, что в табелях учета рабочего времени она не была учтена. И Арбитражный суд Амурской области в своем решении от 25.09.2008 № А04-5851/08-16/283 признал такие действия проверяющих обоснованными.

Российской Федерации за четвертый квартал 2009 года, утв. постановлением Президиума Верховного Суда РФ от 10.03.2010).

Обратите внимание: отсутствие в табеле соответствующих отметок не позволит обосновать оплату работникам времени приостановки работы.

ОШИБКА 7. ЗАПОЛНЕНИЕ ТАБЕЛЯ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ НА СПЕЦИАЛИСТОВ, ВЫПОЛНЯЮЩИХ РАБОТЫ ПО ГРАЖДАНСКО-ПРАВОВЫМ ДОГОВОРАМ

На специалиста, выполняющего работы по гражданско-правовому договору не требуется вести табель учета рабочего времени, поскольку исполнитель работы не подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка работодателя, и нормы трудового права на него не распространяются (ч. 8 ст. 11 ТК РФ). Расчет вознаграждения производится отдельно от штатных сотрудников работодателя без использования расчетной или расчетно-платежной ведомости.

Заключение гражданско-правовых договоров с физическими лицами и выплата им вознаграждения несут в себе постоянный риск их переквалификации в трудовые договоры, особенно в случаях, если лицо исполняет работу в офисе в обычное рабочее время. Ведение табеля учета рабочего времени на специалистов, выполняющих работы по гражданско-правовым договорам, - достаточно распространенная ошибка. В ее основе лежит факт подмены трудовых отношений гражданско-правовыми. Причины для этого могут быть разными: например, работающие сотрудники не справляются, а еще одного взять не позволяет утвержденное штатное расписание. Это довольно рискованная кадровая политика компании.

Работодатель может сделать такую подмену намеренно, ошибочно полагая, что тем самым он избавит себя от дополнительных выплат физическому лицу и будет иметь больше свободы для прекращения отношений.

Но бывают ситуации, когда подмена одних отношений другими происходит из-за правовой безграмотности и незнания основных отличий трудовых и гражданско-правовых договоров.

Рекомендации по разграничению трудовых и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение определенной работы или оказание услуги, даны в письмах УФНС России по г. Москве от 25.12.2007 № 21-11/123985@, МНС России от 19.06.2001 № СА-6-07/463@, ФСС России от 20.05.1997 № 051/160-97 и выработаны арбитражной практикой (постановления ФАС Московского округа от 05.05.2009 № КА-А40/3428-09 по делу № А40-12775/08-14-39, ФАС Волго-Вятского округа от 05.11.2009 по делу № А17-2481/2008, ФАС Восточно-Сибирского округа от 24.04.2008 № А33-8071/07-Ф02-1640/08 по делу № А33-8071/07 и др.). Если судом будет установлен факт регулирования трудовых отношений гражданско-правовым договором, к таким отношениям применяются положения трудового законодательства (ч. 4 ст. 11 ТК РФ, абз. 3 п. 8 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

Трудовые отношения - достаточно жесткая и обязывающая форма взаимодействия работника и работодателя. В свою очередь, гражданско-правовые отношения строятся на гораздо более свободных условиях, поскольку регулируются гражданским, а не трудовым законодательством.

В любом случае, если обстоятельства говорят о наличии между сторонами реальных трудовых отношений (а одним из таких обстоятельств как раз является ведение табеля учета рабочего времени), не стоит подменять их гражданско-правовыми, создавая тем самым проблемы с ГИТ в будущем в части защиты трудовых прав таких работников на социальные гарантии и льготы, оплату отпуска, больничного и т. д.

Пример

Организация (заказчик) заключила с физическими лицами (исполнителями) следующие гражданско-правовые договоры: договор на оказание услуг по доставке корреспонденции в пределах г. Москвы и Московской области на период с 02.02.2015 по 31.01.2016, стоимость услуг 20 000 руб. в месяц; договор на оказание услуг по уборке помещений по адресу Москва, ул. Заречная, д. 9 на период с 02.03.2015 по 31.01.2016, стоимость услуг 15 000руб. в месяц.


Будут ли эти договоры признаны трудовыми, если заказчик ежемесячно оформлял табели учета рабочего времени на исполнителей по таким договорам?

Полагаем, что заключенные договоры фактически являются срочными трудовыми договорам). Работниками («исполнителями»), скорее всего, выполнялась не какая-то конкретная разовая работа, а в течение длительного времени (одного года) исполнялись определенные функции, обычно входящие в обязанности работников организации (курьера, уборщицы), при этом заказчику был важен сам процесс труда, а не оказанная услуга. Оплата труда по данным договорам в этой ситуации ежемесячно гарантирована (в том числе в случае невозможности исполнения работы, возникшей по вине заказчика). Да и выплата вознаграждения производилась за процесс труда согласно табелям учета рабочего времени, а не за его конечный результат.

Если судом будет установлено, что фактически имеют место трудовые, а не гражданско-правовые отношения, то на основании ст. 11 ТК РФ к таким отношениям будут применяться положения трудового законодательства. Организации придется выплатить работникам компенсацию за неиспользованный отпуск, оплатить периоды временной нетрудоспособности (если они были за время работы). Работники, срок договоров с которыми истек, смогут потребовать восстановления на работе. Также с организации будут не только взысканы все выплаты по страховым взносам в ФСС России, но еще и пени за просрочку. К тому же за нарушение трудового законодательства весьма вероятно привлечение организации или ее должностных лиц к административной ответственности.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль