Обязательно ли наименование организации вносить в трудовую книжку работника специальным штампом?

14220
В некоторых крупных организациях, чтобы облегчить работу с трудовыми книжками, используют специальный штамп с наборным текстом, содержащим наименование организации. Оттиск такого штампа в трудовой книжке заменяет внесенную от руки запись. А вот что делать, если организация совсем небольшая, да и название ее довольно короткое? К тому же каждая копейка на счету, и руководитель наотрез отказывается заказывать «совершенно бесполезную», на его взгляд, вещь. Обязательно ли нужен такой штамп или это дело добровольное? Кадровики спорят, ну а мы постараемся поставить точку в этом непростом вопросе.

КАДРОВИКИ СПОРЯТ

Обязательно ли наименование организации вносить в трудовую книжку работника специальным штампом?

ЭКСПЕРТ СТАВИТ ТОЧКУ

Трудовая книжка установленного образца - это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и трудовой стаж работника (ч. 1 ст. 66 Трудового кодекса РФ; далее - ТК РФ). Несмотря на введение персонифицированного учета, в настоящий момент она остается одним из важнейших личных документов гражданина в нашей стране, характеризующим всю его профессиональную деятельность. На основе данных, содержащихся в трудовой книжке, устанавливается трудовой стаж для назначения государственных пенсий (в том числе на льготных условиях), пособий по социальному страхованию, выплат вознаграждения за выслугу лет, надбавок за непрерывный стаж работы, процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и т. д.

Наша справка

Штамп - это вид печати прямоугольной формы с каким-либо текстом.

Вполне естественно, что такой важный документ требует особо тщательного заполнения.

Следует напомнить, что форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти (ч. 2 ст. 66 ТК РФ). Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее - Постановление № 225) утверждены: форма трудовой книжки и форма вкладыша в трудовую книжку, Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила).

НЕ ЗАБЫТЬ!

Запись о наименовании организации не нумеруется и не датируется

Во исполнение Постановления № 225 Минздравсоц-развития России 10.10.2003 утвердило новую Инструкцию по заполнению трудовых книжек (далее - Инструкция). Эта Инструкция в соответствии с п. 13 Правил устанавливает порядок заполнения трудовых книжек.

Поскольку трудовую книжку работники кадровых служб должны заполнять в соответствии с Инструкцией, вполне логично к ней и обратиться для того, чтобы определить, каким способом необходимо указывать наименование организации в трудовой книжке и действительно ли проставление «штампика» является в данном случае единственно возможным способом.

Итак, в соответствии с п. 1.1 Инструкции записи в трудовой книжке производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Поскольку указанный пункт относится к разделу «Общие положения», он распространяется и на раздел 3 «Заполнение сведений о работе».

Согласно п. 3.1. в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное (при его наличии). Обратите внимание: в данном пункте не только не конкретизируется, каким способом наименование организации должно быть указано, но и вообще не упоминается о необходимости вносить данные «печатным» способом.

Поэтому, если кадровик аккуратно внесет запись о наименовании организации в трудовую книжку «вручную» чернилами, он не нарушит установленный порядок заполнения трудовых книжек.

Но, учитывая все, о чем мы говорили до этого, возникает очередной вопрос. Имеет ли право работник, ответственный за ведение трудовых книжек, использовать штамп для проставления наименования организации в трудовой книжке работника?

Как мы выяснили, ни Правилами, ни Инструкцией использование штампа с наименованием организации в полной и сокращенной форме никак не регулируется. Однако и прямого запрета на использование штампов вышеназванные документы не содержат.

ЭТО ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

В Правилах упоминается единственный случай, когда в трудовой книжке необходимо поставить штамп. Данное положение содержится в п. 39, в котором говорится, что при выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша

Причем, если сравнить п. 2.13 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утв. постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 № 162, которая действовала до 2003 г., и п. 3.1. ныне действующей Инструкции, то можно заметить, что ранее в трудовых книжках необходимо было «писать», а теперь «указывать» полное наименование организации. Поскольку способ, с помощью которого следует указывать необходимые сведения, не конкретизируется, можно предположить, что использование «штампа» вполне допустимо.

Обязательно ли наименование организации вносить в трудовую книжку работника специальным штампом?

Но имеется и обязательное условие, которое должно соблюдаться при использовании «штампа» для указания наименования организации. Что это за условие? Оно указано в пункте 3.1. Инструкции. Данный пункт устанавливает необходимость в виде заголовка указывать полное наименование организации, а также сокращенное (при его наличии). Следовательно, специальный «штамп» должен содержать всю необходимую информацию.

ПРИМЕР

Обязательно ли наименование организации вносить в трудовую книжку работника специальным штампом?

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ…

...участились случаи жалоб со стороны работников ПФР на неразборчивость почерка кадровых работников, а также на ошибки при указании наименования организации-работодателя. А ведь мы неоднократно говорили о том, что «записи в трудовую книжку вносят аккуратно». А то, что в наименовании организации нельзя допускать ошибки - это вы и сами понимаете, безо всякой Инструкции. Вероятно, подобные проблемы были бы решены, если бы кадровики стали использовать «штампики» с наименованием организации. Именно этими соображениями, возможно, руководствуются специалисты, которые все-таки настоятельно рекомендуют иметь специальный штамп для внесения наименования организации в трудовые книжки работников. К тому же, надо признать, что это действительно удобно. И аргументов в защиту подобного утверждения несколько:

Аргумент 1. Сокращается время на заполнение трудовой книжки.

Аргумент 2. Вероятность ошибки в наименовании организации сводится к нулю.

Аргумент 3. Исключается вероятность «неразборчивости почерка».

Аргумент 4. Сокращается количество используемых строк для внесения необходимой записи.

Последний аргумент особенно актуален в отношении трудовых книжек образца 2004 г. Учитывая их «миниатюрность» (всего 13 строк), только наименование работодателя, внесенное собственноручно, может занять более половины «разворота».



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль