Табель учета рабочего времени

84145
 Орлова Елена Васильевна
Директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо»
Табель учета рабочего времени - документ, который требует постоянного внимания: ежедневно заполняется, дважды в месяц сдается в бухгалтерию. К нему обращаются в случае спора, чтобы доказать, что работник был на работе или, наоборот, отсутствовал по каким-либо причинам. Данные табеля могут стать предметом пристального внимания со стороны проверяющих органов. А за неправильное ведение или отсутствие этого документа работодатель может быть привлечен к ответственности. А значит, просто необходимо, чтобы с этим документом все было в идеальном порядке.

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Такая регистрация ведется в табеле учета рабочего времени - первичном учетном документе, который является основой бухгалтерского и налогового учета (п. 1 и 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 1 ст. 252 и 313 Налогового кодекса РФ).

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление № 1) утв. унифицированные формы табеля учета рабочего времени - форма № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени». Их следует вести всем организациям, осуществляющим деятельность на территории РФ, кроме бюджетных учреждений (п. 2 Постановления № 1).

 Унифицированная форма табеля учета рабочего времени

Обратите внимание!

С 1 января 2013 г. вступает в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Указанные унифицированные формы можно дополнять нужными для вас реквизитами, расширять и сужать графы и строки, принимая во внимание разряд показателей, включать дополнительные строки (в том числе и свободные), дополнительные условные обозначения и вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации (постановление Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»). Такие используемые в организации измененные формы табеля необходимо ввести в действие, издав соответствующий приказ (распоряжение) по основной деятельности.

Обратите внимание!

Удалять реквизиты из унифицированной формы нельзя.

Для обозначения причин явок и неявок на работу используются условные обозначения, закрепленные Постановлением № 1. Но на практике может возникнуть необходимость зафиксировать в табеле такие ситуации, которые указанным Постановлением не предусмотрены. В этих случаях работодатель имеет право ввести новое условное обозначение, издав соответствующий приказ.

Пример оформления приказа о дополнении табеля учета рабочего времени условным обозначением

Приказ о дополнении табеля учета рабочего времени

Увеличить изображение

Порядок заполнения табеля изложен в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением № 1 (далее - Указания).

Внедрение профессиональных стандартов и система независимой оценки квалификации

Читайте по теме в электронном журнале "Справочник кадровика":

Зачем нужен табель учета рабочего времени

Форма для записи рабочего времени необходима для достижения следующих целей.

Цель 1. Регистрация времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником.

Цель 2. Контроль соблюдения работниками установленного режима рабочего времени.

Цель 3. Получение данных об отработанном времени, о расчете оплаты труда и других выплат, причитающихся работнику (в т.ч. пособий, выплачиваемых из бюджета Фонда социального страхования РФ).

Цель 4. Составление статистической отчетности по труду (в частности, для ежемесячной формы № П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников», утв. приказом Росстата от 20.07.2010 № 256 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью и оплатой труда работников»).

Могут ли данные табеля для регистрации рабочего времени изучаться при проведении контрольных мероприятий проверяющими органами?

Форма для записи рабочего времени обязательно изучается и оценивается (в числе других необходимых документов):

Нашего партнера по договору поставки проверяла налоговая инспекция. Видимо, выявили в его деятельности какие-то нарушения и сейчас проводят встречные проверки всех контрагентов, в том числе и нашей организации. В списке документов, которые мы обязаны представить в налоговую инспекцию, значится табель для записи рабочего времени. Неужели мы обязаны представить этот документ в налоговую?

На практике налоговая инспекция нередко требует в ходе проверки представить форму для записи рабочего времени. Причем это может касаться не только самой организации, но и ее деловых партнеров в рамках встречной проверки.

Однако обратите внимание, что суды с такой позицией налоговых органов не согласны и не считают, что формы для записи рабочего времени делового партнера нужны для проверки его деятельности в ходе встречной проверки. В судебных решениях указывается, что форма для записи рабочего времени является внутренним документом компании и не может касаться деятельности каких-либо ее контрагентов, в связи с чем не подлежит истребованию на основании статьи 93.1 НК РФ (постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.07.2010 по делу № А56-59024/2009.

Как заполнять табель учета рабочего времени

Вносить данные в форму трудового времени необходимо каждый день. Когда окончится месяц, кадровик должен подсчитать общее количество проработанных часов и прогулов для каждого сотрудника. Составлять данный документ необходимо только в одном экземпляре. По окончанию месяца он передается в отдел бухгалтерии, где рассчитываются и выплачиваются зарплаты.

Табель учета времени состоит из двух глав. В первой главе нужно указывать:

  • название компании в правом верхнем углу;
  • номер бланка;
  • дата заполнения настоящего документа;
  • период, за который проводился отчет трудового времени.

Дальше на странице расположена таблица, в которой:

  • указывают в первом столбце табельный номер сотрудника;
  • в следующих 2-х столбцах необходимо указывать данные из бланка №Т-2, а также число проработанных часов за каждый трудовой день;
  • в графу №4 нужно вписать код затрат трудового времени (этот код можно найти в условных обозначениях к данному документу);
  • в 5 и 7 столбиках указываются промежуточные подсчеты за 1 и 2 половины месяца: общее число отработанных часов вписывается в верхнюю ячейку, а число трудовых часов – в нижнюю;
  • в 6 графе необходимо указать общее количество ежедневно проработанных часов;
  • 8 графа содержит суммированные результаты верхних ячеек из 5 и 7 столбцов;
  • в следующей графе также указываются суммированные результаты из 5 и 7 столбцов, но уже из нижних ячеек;
  • 14 и 16 столбцы содержат данные о числе дней и часов;
  • 15 столбец предназначен для указания причины неявки (для указания причины следует использовать сокращения к форме);
  • в графу №17 вписывается число праздничных и выходных дней.

Обратите внимание, что столбцы с 8 по 17 заполняются только в конце отчетного месяца.

Заполнять 2 главу табеля – это уже обязанность сотрудников отдела бухгалтерии. А лицо, которое является ответственным за заполнения 1 главы настоящего документа, должен лишь подписаться. Поставить свою подпись на форме обязаны также руководитель отделения, в котором заполнялся документ, или руководитель компании.

Как отмечаются отпуска в табеле учета рабочего времени

Если работник отправился в отпуск, то этот факт также должен отражаться в табеле трудового времени. Однако условное обозначение отпуска зависит от того, в какой отпуск ушел сотрудник. Итак, в зависимости от вида отпуска могут применяться следующие условные сокращения:

  • ежегодный отпуск – ОТ;
  • дополнительный отпуск с оплатой – ОД;
  • отпуск, полученный в целях обучения с оплатой – У;
  • отпуск, оформленный в целях обучения без оплаты – УД;
  • отпуск, который связан с беременностью, родами, а также усыновлением – Р;
  • декрет, полученный с целью воспитывать ребенка до его 3-летия – ОЖ;
  • отпуск, который сотрудник оформляет за свой счет в случае разрешения работодателя – ДО;
  • дополнительные отгулы без оплаты по причинам, которые указаны в законодательстве – ДБ.

Сотрудники отделов кадров не составляют специального документа, в котором ведется исключительно учет отпусков. Отдых сотрудника отмечается в той же форме для записи трудового времени.

Однако для указания отпуска обязательно нужно использовать соответствующие сокращения каждого вида отпуска. Хотя в этом деле принято применять универсальные условные обозначения, каждая компания не лишена права разработать и внедрить собственные сокращения, чтобы отмечать нахождения специалистов в отпуске.

Табель учета рабочего времени: как быть с командировками

Как уже говорилось выше, в документе для учета трудового времени указываются фактически отработанные дни и часы каждым сотрудников. И когда работник отправляется в командировку, он также работает, ведь в этой деловой поездке он отстаивает интересы компании, на которую работает.

Однако в этой ситуации лицо, которое занимается заполнением табеля, не может точно знать, сколько часов командированный специалист уделяет работе. По этой причине работникам, которые пребывали в командировках, за эти дни насчитывают лишь средний заработок за последний трудовой год.

Время, которое сотрудник должен потратить, чтобы добраться до места командировки, оплачивается аналогично. Если специалист пребывает в деловой поездке, то его выходные дни в табеле указываются так же, как остальным работникам. Об этом говориться в ст. 167 ТК. В связи с этим в форме для записи рабочего времени следует ставить букву «К» или другое условное обозначение, которое принято использовать в фирме.

Чтобы избежать неправильного указания данных о работе командированного лица, рекомендуется время от времени выходить с ним на связь. В противном случае, лицо, которое занимается учетом трудового времени, может ждать неприятный сюрприз в виде больничного листа или документов, которые будут подтверждать факт его сверхурочной работы.

Нужно ли указывать ночную работу в табеле учета рабочего времени

В некоторых компаниях принята ночная смена. Нужно ли вести учет работы в эту пору суток? Конечно, ведь в это время сотрудник также выполняет свои трудовые обязанности.

Для обозначения ночной работы используется тот же бланк для регистрации трудового времени. В этом документе указывается соответствующее условное обозначение «Н». Если работник работал в дневное время и был вынужден остаться еще и на вторую смену, то вписывается «Н» или «02». Не забываем также указывать точное время, которое отработал сотрудник в ночное время.

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Сроки хранения документа определены бухгалтерским и налоговым законодательством, а также правилами организации архивного дела. Однако в различных нормативных правовых актах имеются расхождения насчет срока хранения этого документа. Давайте разберемся.

Поскольку табель необходим в числе других документов для исчисления и уплаты налога на прибыль (он обосновывает расходы на оплату труда и выплату различных компенсаций и пособий), он должен храниться в течение как минимум четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Данная форма также является первичным учетным документом на оплату труда, поэтому срок его хранения устанавливается правилами организации государственного архивного дела и составляет не менее пяти лет (ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Согласно ст. 586 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"», документ должен храниться в течение пяти лет, а если условия труда работников являются тяжелыми, вредными или опасными - в течение 75 лет.

Таким образом, общий срок хранения бланка - не менее пяти лет.

Табель учета рабочего времени: движение внутри организации

Согласно Постановлению № 1 табель составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию.

В настоящее время мы разрабатываем комплект документов по делопроизводству. Особые трудности возникли с регламентацией правил составления, движения и хранения табеля учета рабочего времени. Подскажите, какие этапы движения этого документа нужно предусмотреть и как их правильно зафиксировать?

Путь прохождения формы для записи рабочего времени может состоять из следующих этапов:

  • оформление документа;
  • контроль его составления;
  • подписание;
  • передача в бухгалтерию;
  • последующее хранение.

Все эти этапы с указанием исполнителей, подразделений, бумажной и электронной версии документа, количества экземпляров бумажной версии - оригинала и копий, срока хранения и т. д. должны быть отражены в графике документооборота, являющемся элементом бухгалтерской учетной политики компании. Основание для такого вывода содержится в п. 4 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008, утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н «Об утверждении положений по бухгалтерскому учету», п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н.

При составлении графика документооборота обязательно учтите специфику составления табеля, а именно:

  • длительность составления;
  • проставление отметок в течение месяца в соответствии с подтверждающими документами;
  • опоздания в представлении документов, подтверждающих отсутствие работников на рабочих местах по разным причинам (больничные листы, командировочные удостоверения и т. п.).

На практике из-за того, что табель должен быть сдан в бухгалтерию в определенный срок, а информация о причинах отсутствия сотрудников и документальное подтверждение этих причин часто поступает к табельщику позже этого срока, может возникнуть необходимость внесения многочисленных исправлений в форму как до, так и после его сдачи в бухгалтерию. Как следствие, такая ситуация приводит к внутрикорпоративным конфликтам во взаимодействии между бухгалтерией и отделом кадров или табельщиками в подразделениях.

Поэтому, чтобы подстраховать себя, мы рекомендуем:

1. Предусмотреть в графике документооборота представление в бухгалтерию оригинала табеля и оставление его копий (с распиской в получении оригинала) у табельщиков соответствующих подразделений. В противном случае при утере документа или каких-то недоразумениях потребуется большая работа по восстановлению данных этого документа.

Пример оформления графика документооборота (фрагмент)

Оформление графика документооборота

Увеличить изображение

2. Предусмотреть в локальных нормативных актах обязанность работников по своевременному информированию и представлению документов, подтверждающих их отсутствие на рабочих местах. Это поможет избежать споров о причинах отсутствия работника на рабочем месте и ошибок в применении мер дисциплинарного взыскания.

Пример оформления Правил внутреннего трудового распорядка (фрагмент)

Оформление Правил внутреннего трудового распорядка

Увеличить изображение

Читайте по теме в электронном журнале "Справочник кадровика":

Кто составляет табель учета рабочего времени

Формы для записи рабочего времени составляются уполномоченным на это лицом (Указания). Такими лицами могут выступать, в зависимости от принятой системы учета трудового времени, различные сотрудники. Рассмотрим эти категории более подробно.

Работники, ведущие табель учета рабочего времени

Система учёта рабочего времени
централизованная децентрализованная
при наличии кадровой службы при отсутствии кадровой службы Ответственный за ведение табелей в структурном подразделении (для организаций с большой численностью работников
Табельщик (при наличии должности в штатном расписании) Специалист по кадрам
Или другой работник кадровой службы Или любой другой работник, которому поручены эти обязанности

Скачать таблицу

Табельщик. Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других категорий служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 «Об утверждении Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих», этот работник относится к категории технических исполнителей. Составление табеля - прямая обязанность данного работника, она должна быть предусмотрена трудовым договором с табельщиком и (или) его должностной инструкцией.

Пример оформления должностной инструкции табельщика (фрагмент)

Оформление должностной инструкции табельщика

Другой работник кадровой службы. Обязанность по составлению табеля для такого работника является одной из основных, поэтому ее (в числе других обязанностей этого работника) необходимо предусмотреть в трудовом договоре с ним и (или) в его должностной инструкции.

Иное уполномоченное лицо в структурных подразделениях. Как правило, в этом случае обязанность по ведению табеля не является основной для работника, на которого она возложена. И если при приеме работника на работу в трудовом договоре или должностной инструкции не была изначально указана дополнительная обязанность по ведению табеля, необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором установить обязанность по ведению табеля учета рабочего времени и указать размер доплаты за это (ст. 151 ТК РФ), а также оформить соответствующий кадровый приказ.

Пример оформления дополнительного соглашения к трудовому договору (фрагмент)

Оформление дополнительного соглашения к трудовому договору

Увеличить изображение

Пример оформления приказа о назначении ответственных за ведение табеля учета рабочего времени

Оформление приказа о назначении ответственных за ведение табеля

Увеличить изображение

Читайте также:

Табель учета рабочего времени: как присваивается табельный номер

Чтобы сформировать отчет о рабочих днях и прогулах того или иного сотрудника в табеле учета, сначала необходимо присвоить такому специалисту табельный номер. Правда, отечественное законодательство не объясняет как это можно сделать. А поэтому кадровики, как правило, присваивают такой номер, когда готовят приказ о принятии в штат нового человека.

Если работник раньше не был трудоустроен в этой компании, то ему присваивают следующий порядковый номер. Например, Тимофеева К. Н., менеджер по закупкам, получила номер 88, поскольку предыдущему принятому сотруднику достался номер 87.

А вот если специалист уже раньше работал в данной компании и теперь желает снова устроить на прежнюю должность, то он получает тот же порядковый номер, который был в него когда-то.

В некоторых фирмах присвоение табельного номера – это полностью автоматический процесс. Специальная компьютерная программа присваивает сотруднику уникальный номер после того, как работника отдела кадров введет все необходимые данные о новом специалисте.

Табель учета рабочего времени: ответственность за неправильное оформление или непредставление

Если в организации вообще не ведется табель учета рабочего времени, работодатель может быть привлечен к ответственности за нарушение законодательства. Ответственность предусмотрена КоАП РФ и иными федеральными законами.

В следующих статьях мы поговорим о том, какие ошибки допускают сотрудники, ответственные за ведение этого документа, и как эти ошибки исправить.

Ответственность за неправильное оформление или непредставление табеля учета рабочего времени

Правонарушение Ответственность
работодателя должностного лица
Административная ответственность
Нарушение законодательства о труде и об охране труда (например, неведение или отсутствие табеля) От 30 000 до 50 000 ₽ или приостановление деятельности до 90 суток (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ) От 1 000 до 5 000 ₽ (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ), дисквалификация (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ)
Налоговая ответственность
Грубое нарушение правил учёта доходов, расходов и объектов налогообложения (отсутствие табеля учёта рабочего времени или ошибки в нём):
* в течение одного налогового периода (без занижения налоговой базы) 10 000 ₽ (п. 1 ст. 120 НК РФ)
* в течение одного более чем налогового периода (без занижения налоговой базы) 30 000 ₽ (п. 2 ст. 120 НК РФ)
* занижение налоговой базы 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 ₽ (п. 3 ст. 120 НК РФ)
Административная ответственность
Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учёта и предоставления бухгалтерской отчётности, а также порядка и сроков хранения учётных документов От 2 000 до 3 000 ₽ (ст. 15.11 КоАП РФ)
Налоговая и административная ответственность
Непредставление в установленный срок в налоговые органы документов и (или) иных сведений, необходимых для налогового контроля (например, непредставление табеля учёта рабочего времени) 200 ₽ за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ) От 300 до 500 ₽ (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ)
Административная ответственность
Непредставление в установленный срок либо отказ от предоставления в ПФР и ФСС России, а также их должностным лицам оформленных в установленном порядке документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления контроля правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты (перечисления) страховых взносов на обязательное социальное страхование, а равно представление таких сведений в неполном объёме или искажённом виде От 300 до 500 ₽ (ч. 3 ст. 15.33 КоАП РФ)
Ответственность по законодательству о страховых взносах
Отказ или непредставление в установленный срок плательщиком страховых взносов в ПФР или ФСС России документов (копий документов), предусмотренных Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ, или иных документов, необходимых для осуществления контроля правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты (перечисления) страховых взносов 200 ₽ за каждый непредставленный документ (ст. 48 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования")

Скачать таблицу



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль