Табель учета рабочего времени

81823
 Орлова Елена Васильевна
Директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо»
Табель учета рабочего времени - документ, который требует постоянного внимания: ежедневно заполняется, дважды в месяц сдается в бухгалтерию. К нему обращаются в случае спора, чтобы доказать, что работник был на работе или, наоборот, отсутствовал по каким-либо причинам. Данные табеля могут стать предметом пристального внимания со стороны проверяющих органов. А за неправильное ведение или отсутствие этого документа работодатель может быть привлечен к ответственности. А значит, просто необходимо, чтобы с этим документом все было в идеальном порядке.

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Такой учет ведется в табеле учета рабочего времени - первичном учетном документе, который является основой бухгалтерского и налогового учета (п. 1 и 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 1 ст. 252 и 313 Налогового кодекса РФ).

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление № 1) утв. унифицированные формы табеля учета рабочего времени - форма № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени». Их следует вести всем организациям, осуществляющим деятельность на территории РФ, кроме бюджетных учреждений (п. 2 Постановления № 1).

Унифицированная форма табеля учета рабочего времени

Обратите внимание!
С 1 января 2013 г. вступает в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Указанные унифицированные формы можно дополнять нужными для вас реквизитами, расширять и сужать графы и строки с учетом разряда показателей, включать дополнительные строки (в том числе и свободные), дополнительные условные обозначения и вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации (постановление Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»). Такие используемые в организации измененные формы табеля необходимо ввести в действие, издав соответствующий приказ (распоряжение) по основной деятельности.

Обратите внимание!
Удалять реквизиты из унифицированной формы нельзя.

Для обозначения причин явок и неявок на работу используются условные обозначения, закрепленные Постановлением № 1. Но на практике может возникнуть необходимость зафиксировать в табеле такие ситуации, которые указанным Постановлением не предусмотрены. В этих случаях работодатель имеет право ввести новое условное обозначение, издав соответствующий приказ.

Пример оформления приказа о дополнении табеля учета рабочего времени условным обозначением

Табель учета рабочего времени

Увеличить изображение

Порядок заполнения табеля изложен в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением № 1 (далее - Указания).

Зачем нужен табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени необходим для достижения следующих целей.

Цель 1. Учет времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником.

Цель 2. Контроль соблюдения работниками установленного режима рабочего времени.

Цель 3. Получение данных об отработанном времени, о расчете оплаты труда и других выплат, причитающихся работнику (в т.ч. пособий, выплачиваемых из бюджета Фонда социального страхования РФ).

Цель 4. Составление статистической отчетности по труду (в частности, для ежемесячной формы № П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников», утв. приказом Росстата от 20.07.2010 № 256 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью и оплатой труда работников»).

Читайте также:

Могут ли данные табеля учета рабочего времени изучаться при проведении контрольных мероприятий проверяющими органами?

Табель учета рабочего времени обязательно изучается и оценивается (в числе других необходимых документов):

Нашего партнера по договору поставки проверяла налоговая инспекция. Видимо, выявили в его деятельности какие-то нарушения и сейчас проводят встречные проверки всех контрагентов, в том числе и нашей организации. В списке документов, которые мы обязаны представить в налоговую инспекцию, значится табель учета рабочего времени. Неужели мы обязаны представить этот документ в налоговую?

На практике налоговая инспекция нередко требует в ходе проверки представить табель учета рабочего времени. Причем это может касаться не только самой организации, но и ее деловых партнеров в рамках встречной проверки.

Однако обратите внимание, что суды с такой позицией налоговых органов не согласны и не считают, что табели учета рабочего времени делового партнера нужны для проверки его деятельности в ходе встречной проверки. В судебных решениях указывается, что табель учета рабочего времени является внутренним документом компании и не может касаться деятельности каких-либо ее контрагентов, в связи с чем не подлежит истребованию на основании статьи 93.1 НК РФ (постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.07.2010 по делу № А56-59024/2009.

Срок хранения табеля

Сроки хранения табеля определены бухгалтерским и налоговым законодательством, а также правилами организации архивного дела. Однако в различных нормативных правовых актах имеются расхождения насчет срока хранения этого документа. Давайте разберемся.

Поскольку табель необходим в числе других документов для исчисления и уплаты налога на прибыль (он обосновывает расходы на оплату труда и выплату различных компенсаций и пособий), он должен храниться в течение как минимум четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Табель также является первичным учетным документом на оплату труда, поэтому срок его хранения устанавливается правилами организации государственного архивного дела и составляет не менее пяти лет (ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Согласно ст. 586 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"», табель должен храниться в течение пяти лет, а если условия труда работников являются тяжелыми, вредными или опасными - в течение 75 лет.

Таким образом, общий срок хранения табеля - не менее пяти лет.

Движение табеля внутри организации

Согласно Постановлению № 1 табель составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию.

В настоящее время мы разрабатываем комплект документов по делопроизводству. Особые трудности возникли с регламентацией правил составления, движения и хранения табеля учета рабочего времени. Подскажите, какие этапы движения этого документа нужно предусмотреть и как их правильно зафиксировать?

Путь прохождения табеля учета рабочего времени может состоять из следующих этапов:

  • оформление табеля;
  • контроль его составления;
  • подписание;
  • передача в бухгалтерию;
  • последующее хранение.

Все эти этапы с указанием исполнителей, подразделений, бумажной и электронной версии документа, количества экземпляров бумажной версии - оригинала и копий, срока хранения и т. д. должны быть отражены в графике документооборота, являющемся элементом бухгалтерской учетной политики компании. Основание для такого вывода содержится в п. 4 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008, утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н «Об утверждении положений по бухгалтерскому учету», п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н.

При составлении графика документооборота обязательно учтите специфику составления табеля, а именно:

  • длительность составления;
  • проставление отметок в течение месяца в соответствии с подтверждающими документами;
  • опоздания в представлении документов, подтверждающих отсутствие работников на рабочих местах по разным причинам (больничные листы, командировочные удостоверения и т. п.).

На практике из-за того, что табель должен быть сдан в бухгалтерию в определенный срок, а информация о причинах отсутствия сотрудников и документальное подтверждение этих причин часто поступает к табельщику позже этого срока, может возникнуть необходимость внесения многочисленных исправлений в табель как до, так и после его сдачи в бухгалтерию. Как следствие, такая ситуация приводит к внутрикорпоративным конфликтам во взаимодействии между бухгалтерией и отделом кадров или табельщиками в подразделениях.

Поэтому, чтобы подстраховать себя, мы рекомендуем:

1. Предусмотреть в графике документооборота представление в бухгалтерию оригинала табеля и оставление его копий (с распиской в получении оригинала) у табельщиков соответствующих подразделений. В противном случае при утере табеля или каких-то недоразумениях потребуется большая работа по восстановлению данных этого документа.

Пример оформления графика документооборота (фрагмент)

Табель учета рабочего времени

Увеличить изображение

2. Предусмотреть в локальных нормативных актах обязанность работников по своевременному информированию и представлению документов, подтверждающих их отсутствие на рабочих местах. Это поможет избежать споров о причинах отсутствия работника на рабочем месте и ошибок в применении мер дисциплинарного взыскания.

Пример оформления Правил внутреннего трудового распорядка (фрагмент)

Табель учета рабочего времени

Увеличить изображение

Кто составляет табель учета рабочего времени

Табели учета рабочего времени составляются уполномоченным на это лицом (Указания). Такими лицами могут выступать, в зависимости от принятой системы учета рабочего времени, различные сотрудники. Рассмотрим эти категории более подробно.

Работники, ведущие табель учета рабочего времени

Система учёта рабочего времени
централизованная децентрализованная
при наличии кадровой службы при отсутствии кадровой службы Ответственный за ведение табелей в структурном подразделении (для организаций с большой численностью работников
Табельщик (при наличии должности в штатном расписании) Специалист по кадрам
Или другой работник кадровой службы Или любой другой работник, которому поручены эти обязанности

Скачать таблицу

Табельщик. Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других категорий служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 «Об утверждении Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих», этот работник относится к категории технических исполнителей. Составление табеля - прямая обязанность данного работника, она должна быть предусмотрена трудовым договором с табельщиком и (или) его должностной инструкцией.

Пример оформления должностной инструкции табельщика (фрагмент)

Табель учета рабочего времени

Другой работник кадровой службы. Обязанность по составлению табеля для такого работника является одной из основных, поэтому ее (в числе других обязанностей этого работника) необходимо предусмотреть в трудовом договоре с ним и (или) в его должностной инструкции.

Иное уполномоченное лицо в структурных подразделениях. Как правило, в этом случае обязанность по ведению табеля не является основной для работника, на которого она возложена. И если при приеме работника на работу в трудовом договоре или должностной инструкции не была изначально указана дополнительная обязанность по ведению табеля, необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором установить обязанность по ведению табеля учета рабочего времени и указать размер доплаты за это (ст. 151 ТК РФ), а также оформить соответствующий кадровый приказ.

Пример оформления дополнительного соглашения к трудовому договору (фрагмент)

Табель учета рабочего времени

Увеличить изображение

Пример оформления приказа о назначении ответственных за ведение табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени

Увеличить изображение

Ответственность за неправильное оформление или непредставление табеля

Если в организации вообще не ведется табель учета рабочего времени, работодатель может быть привлечен к ответственности за нарушение законодательства. Ответственность предусмотрена КоАП РФ и иными федеральными законами.

В следующих статьях мы поговорим о том, какие ошибки допускают сотрудники, ответственные за ведение табеля, и как эти ошибки исправить.

Ответственность за неправильное оформление или непредставление табеля учета рабочего времени

Правонарушение Ответственность
работодателя должностного лица
Административная ответственность
Нарушение законодательства о труде и об охране труда (например, неведение или отсутствие табеля) От 30 000 до 50 000 ₽ или приостановление деятельности до 90 суток (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ) От 1 000 до 5 000 ₽ (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ), дисквалификация (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ)
Налоговая ответственность
Грубое нарушение правил учёта доходов, расходов и объектов налогообложения (отсутствие табеля учёта рабочего времени или ошибки в нём):
* в течение одного налогового периода (без занижения налоговой базы) 10 000 ₽ (п. 1 ст. 120 НК РФ)
* в течение одного более чем налогового периода (без занижения налоговой базы) 30 000 ₽ (п. 2 ст. 120 НК РФ)
* занижение налоговой базы 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 ₽ (п. 3 ст. 120 НК РФ)
Административная ответственность
Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учёта и предоставления бухгалтерской отчётности, а также порядка и сроков хранения учётных документов От 2 000 до 3 000 ₽ (ст. 15.11 КоАП РФ)
Налоговая и административная ответственность
Непредставление в установленный срок в налоговые органы документов и (или) иных сведений, необходимых для налогового контроля (например, непредставление табеля учёта рабочего времени) 200 ₽ за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ) От 300 до 500 ₽ (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ)
Административная ответственность
Непредставление в установленный срок либо отказ от предоставления в ПФР и ФСС России, а также их должностным лицам оформленных в установленном порядке документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления контроля правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты (перечисления) страховых взносов на обязательное социальное страхование, а равно представление таких сведений в неполном объёме или искажённом виде От 300 до 500 ₽ (ч. 3 ст. 15.33 КоАП РФ)
Ответственность по законодательству о страховых взносах
Отказ или непредставление в установленный срок плательщиком страховых взносов в ПФР или ФСС России документов (копий документов), предусмотренных Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ, или иных документов, необходимых для осуществления контроля правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты (перечисления) страховых взносов 200 ₽ за каждый непредставленный документ (ст. 48 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования")

Скачать таблицу



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях