Контролируем службы персонала филиалов

2616
Сотрудникам HR-службы головного офиса холдинга необходимо создать эффективную систему взаимодействия со службами персонала филиалов и контроля над их деятельностью. С чего начать решение этой непростой задачи и в какой последовательности действовать? Попробуем разобраться.

В работе HR-служб холдинговых структур помимо кадрового делопроизводства все больше внимания уделяется управлению персоналом (адаптации, оценке, работе с кадровым резервом, обучению и развитию и пр.). Ситуация усложняется, когда эти процессы внедряют не только сотрудники HR-подразделения головного офиса, но и специалисты служб персонала дочерних предприятий или филиалов. Если для безошибочного ведения кадрового делопроизводства достаточно выполнять все требования контролирующих органов и учитывать изменения трудового законодательства, то для успешного решения задач в области управления человеческими ресурсами необходимо четко выстроить деятельность всех служб персонала в соответствии с целями и принципами кадровой политики холдинга. Чем больше численность компании, тем более структурированными должны быть ее HR -процессы. И тем более строго HR-дирекции головного офиса предстоит контролировать работу кадровых служб филиалов. Существуют определенные шаги, или этапы, выполнение которых обеспечивает успешную реализацию единых технологий работы с персоналом на всех предприятиях холдинга.

Этап 1. Разработка HR-стандартов

Один из первых шагов - разработка единых корпоративных стандартов работы с персоналом филиалов по направлениям деятельности: отбор и наем персонала; адаптация сотрудников; оценка и развитие персонала; обучение; оплата труда; контроль кадрового документооборота и т. д.

Стандарты создаются в целях:

  • определения порядка проведения процедур по управлению персоналом;
  • определения основных обязанностей и ответственности специалистов службы персонала головного офиса, работников служб по работе с персоналом филиалов, а также руководителей структурных подразделений холдинга (при создании стандарта на это стоит обратить особое внимание, так как ответственность за выполнение мероприятий по работе с персоналом несут не только работники HR-служб);
  • разработки и внедрения системы контроля и мониторинга выполнения единых корпоративных стандартов работы с персоналом филиалов;
  • оптимизации материальных и трудовых затрат, связанных с процессами управленияперсоналом.

В приложении 1 приведен пример структуры стандарта по отбору и найму новых работников холдинга. Описание каждого HR-процесса предусматривает указание порядка и сроков проведения включенных в него мероприятий, ответственных лиц, сроков предоставления отчетности, оценки эффективности. Целесообразно разрабатывать сопровождающую документацию совместно со службами персонала филиалов (в рамках рабочей группы, о чем упоминается далее), а при ее использовании на практике - дать представителям служб персонала возможность внести в документы коррективы с учетом особенностей работы своего филиала.

Этап 2. Создание рабочей группы

Следующим шагом в налаживании взаимодействия со службами персонала филиалов является создание рабочей группы согласно приказу генерального директора холдинга (соответствующий пример приведен в приложении 2). Обычно в задачи рабочей группы входит:

  • развитие и совершенствование системы управления персоналом;
  • установление критериев качества и эффективности работы с персоналом, унификация корпоративных требований в этой области;
  • выстраивание коммуникации между службой по работе с персоналом головного офиса и аналогичными службами филиалов;
  • разработка и внедрение различных проектов в сфере управления персоналом.

Примерный состав группы: специалисты и руководители службы персонала головного офиса, а также специалисты аналогичных служб филиалов, обеспечивающие работу с персоналом на местах в соответствии с корпоративными стандартами, нормативными документами и методическими материалами. Отметим, что численность и состав входящих в группу представителей служб персонала филиалов может меняться в зависимости от реализуемых проектов.

Ответственность за своевременное и качественное исполнение поставленных перед рабочей группой задач возлагается на ее руководителя (HR-директора). В его обязанности входит:

  • составление и согласование с вышестоящим руководством плана работы и плана обучения членов рабочей группы;
  • определение даты и места проведения совещаний группы;
  • определение периодичности и повестки совещаний группы;
  • постановка задач, направленных на достижение целей проектов;
  • осуществление внутренних коммуникаций;
  • контроль качества выполнения задач и соблюдения сроков.

Члены группы (специалисты и остальные руководители службы персонала головного офиса, специалисты кадровых служб филиалов) обладают равными правами при обсуждении вопросов, рассматриваемых на совещаниях группы.

Деятельность рабочей группы регулируется соответствующим регламентом (Положением о рабочей группе, Регламентом взаимодействия рабочей группы и т. п.). Для того чтобы у работников служб персонала филиалов не возникало вопросов и противоречий в работе, этот документ должен в обязательном порядке включать следующие пункты:

  • состав участников совещаний группы (по решению руководителя группы в обсуждении тех или иных вопросов в ходе заседаний могут принимать участие и другие сотрудники, наделенные правом совещательного или экспертного голоса);
  • порядок подготовки и проведения совещаний (материалы для них готовит служба персонала головного офиса,
  • а в течение трех рабочих дней после совещания все результаты обсуждений обязательно должны быть оформлены в виде протокола);
  • график проведения совещаний;
  • результат совещания (например: принятие решения по дальнейшей работе над проектом / задачей; назначение лиц, ответственных за выполнение того или иного участка работы, определение дальнейшей стратегии работы над проектом / задачей и т. д.);
  • права и обязанности руководителя и членов рабочей группы (руководитель обязан с постоянной периодичностью отчитываться перед вышестоящим руководством о результатах деятельности группы);
  • ответственность приглашенных участников совещаний.

Этап 3. Описание должностей

Следующий шаг - составление описаний должностей (job description) работников служб персонала филиалов. Такое описание готовят на основе анализа должности и определения ее цели. Описание включает данные об административном и функциональном подчинении и о содержании работы на даннойпозиции;устанавливает профессиональные требования к занимающему ее работнику; определяет основную область его ответственности и взаимодействия, а также ключевые показатели деятельности.

Описание должности позволяет четко определить, каков участок работы каждого конкретного сотрудника, за что он отвечает, кому подчиняется, какого результата от него ждут, и, самое главное, оно исключает дублирование обязанностей. В приложении 3 представлен пример описания должности «ведущий специалист службы персонала головного офиса».

Продолжение статьи читайте в следующем номере журнала.

Приложение 1.

Пример структуры стандарта по отбору и найму новых работников холдинга

1. Область применения

В этом разделе сообщается, что стандарт, разработанный согласно приказу генерального директора холдинга в соответствии с законодательством, а также уставом и локальными нормативными актами компании, служит для регламентации процессов по подбору и привлечению новых работников. Стандарт утвержден и вводится в действие приказом генерального директора холдинга и является обязательным для соблюдения всеми структурными подразделениями и работниками.

2. Нормативные ссылки

Здесь приводятся нормативные правовые акты и документы, которые были использованы при подготовке стандарта.

3. Термины, определения и сокращения

Данный раздел содержит указания по поводу использования или введения терминов и сокращений, а также соответствующие им определения. Это необходимо для приведения формулировок к единообразию и исключению в дальнейшем подмены понятий (например, в каких случаях вакансию следует считать приостановленной, а в каких - закрытой).

4. Цели и принципы приема новых работников

Целями привлечения новых сотрудников могут быть: обеспечение холдинга квалифицированными работниками; упорядочение процесса подбора персонала; оптимизация связанных с этим процессом затрат; оптимизация взаимодействия HR-служб со структурными подразделениями холдинга по вопросу подбора персонала.

Прием на работу новых сотрудников обычно осуществляется в соответствии со следующими основными принципами: соответствие подбора персонала производственной необходимости компании; эффективность организации процесса подбора персонала; обоснованность стоимости подбора работников; объективность оценки соискателей работы; формирование базы данных кандидатов.

5. Оформление заявки на подбор персонала и определение источников комплектования

Здесь описывается процесс подачи заявки на подбор сотрудников в службу персонала; приводятся пункты, которые необходимо включить в заявку для успешного закрытия вакансии; указываются срок работы над заявкой и возможные источники размещения информации, которые будут использованы для закрытия вакансии.

6. Размещение вакансии и подбор персонала

В этом разделе указывается поэтапное осуществление работ: поиска и рассмотрения резюме; подбора кандидатов; проведения собеседований; обеспечения обратной связи с руководителем структурного подразделения, для которого осуществляется подбор сотрудников; принятия решения по каждому кандидату согласно процедуре, утвержденной в холдинге, и т. п.

7. Учет и отчетность по подбору персонала, оценка эффективности процесса подбора сотрудников

В данном разделе должно быть определено, кто и на каком этапе за что отвечает, в какие сроки и кому предоставляется отчетность, как ведется база данных кандидатов, и как оценивается эффективность процесса кадрового подбора.

8. Ответственность за работу по подбору персонала

Как правило, ответственность за организацию подбора персонала возлагается на руководителя HR-службы головного офиса холдинга.

9. Заключительные положения

Здесь приводится список документов, которыми будут пользоваться работники HR-служб и руководители структурных подразделений. Эти документы заполняются по стандартному образцу, за исключением случаев изменения самого стандарта или внесения в него дополнений. Таковыми являются заявка на подбор персонала; анкета обратной связи по итогам закрытия вакансии; образец ведения базы данных по подбору сотрудников; отчет о подборе персонала за месяц (квартал, полугодие, год); анкета удовлетворенности процессом подбора персонала. Часть указанных документов целесообразно разместить в открытом доступе, например на внутреннем портале холдинга.

Приложение 2.

Образец приказа генерального директора холдинга о создании рабочей группы

Название холдинга

Приказ от №

О создании рабочей группы по разработке и внедрению проектов по управлению персоналом

В целях развития и совершенствования системы управления персоналом холдинга, обеспечения связи между службами по работе с персоналом филиалов и службой по работе с персоналом головного офиса, разработки и внедрения проектов по управлению персоналом холдинга

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать рабочую группу по разработке и внедрению проектов по управлению персоналом холдинга (далее - Рабочая группа) с 01.09.2011.

2. Включить в Рабочую группу сотрудников службы персонала головного офиса и служб по работе с персоналом филиалов:

Руководитель Рабочей группы:

  • Иванов И.И. - директор службы персонала головного офиса.

Заместители руководителя Рабочей группы:

  • ФИО - должность, служба персонала головного офиса,

Члены Рабочей группы:

  • ФИО - начальник службы по работе с персоналом филиала № 1,
  • ФИО - начальник службы по работе с персоналом филиала № 2,
  • ФИО - начальник службы по работе с персоналом филиала № 3 и т. д.

3. Руководителю Рабочей группы Иванову И.И. в своей деятельности руководствоваться Регламентом работы Рабочей группы.

4. Возложить на руководителя Рабочей группы ответственность за своевременное и качественное исполнение поставленных перед группой задач.

5. Директорам филиалов и руководителям структурных подразделений холдинга освобождать включаемых в состав Рабочей группы сотрудников филиала или структурного подразделения от выполнения обязанностей по основной деятельности.

6. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора Петрова А.А.

Генеральный директор В.В. Сидоров

Приложение 3.

Пример описания должности

Контролируем службы персонала филиаловКонтролируем службы персонала филиалов



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль