Технология управления корпоративным порталом для сотрудников

3937
Корпоративный портал как средство коммуникации есть у многих организаций, но далеко не везде он действительно работает на достижение целей компании. На примере компании «Связной» рассмотрим, как сотрудники службы персонала решают эту задачу.

Основные функции корпоративного (интранет) портала

Корпоративный портал, или интранет, - незаменимая вещь для работы в компаниях с большой численностью персонала. Это важный инструмент не только для эффективного взаимодействия руководства и HR-менеджеров с сотрудниками, но и для организации работы самой кадровой службы на современном уровне.

ПОЛЕЗНО

Массу полезной информации о методах развития и мотивации сотрудников вы можете почерпнуть, посетив нашу конференцию «Управление персоналом 2014-2015. Современные тенденции и пути развития»

Интранет-портал призван выполнять следующие функции:

  • информационные: разъяснять сотрудникам стратегические цели и тактические задачи, поставленные перед компанией; информировать персонал обо всех важных с управленческой точки зрения событиях в жизни организации;
  • коммуникационные: рассказывать сотрудникам об опыте работы разных подразделений компании (какие цели перед собой ставят и как их достигают), распространять best practice, воспитывая тем самым дух состязательности;
  • показывать, чем живут сотрудники помимо работы, как формируют корпоративные традиции и т. д. Одновременно интранет предоставляет площадки для общения сотрудников - форум и блоги;
  • образовательные: повышать уровень профессиональных и управленческих знаний сотрудников;
  • эмоциональные: формировать в сотрудниках чувство гордости за компанию, в которой они работают, за коллектив;
  • мотивационные: повышать личную заинтересованность каждого сотрудника в результатах своей деятельности, деятельности своего подразделения и компании в целом.

Справка о компании

Компания «Связной» работает в сфере сотового ритейла с 1995 г. Торговая сеть насчитывает 2866 магазинов. Численность персонала - более 20 тыс. сотрудников.

Реализация интранет-порталом перечисленных функций в полном объеме позволяет решать ряд важных задач в рамках компании: адаптацию персонала, поддержание корпоративной культуры, обучение сотрудников, получение обратной связи, оптимизацию материальных и временных затрат в части работы с внутренними документами.

Адаптация персонала

Основная цель адаптации персонала - это ускорение процесса интеграции новых сотрудников в компанию и минимизация времени их выхода на плановые показатели эффективности.

Как правило, новый сотрудник начинает работать с полной отдачей только после того, как успешно пройдены все этапы социально-психологической и организационной адаптации. Поэтому обязательная составляющая интранета - раздел для новичков, где они могут ознакомиться с информацией о компании, ее структуре, стратегии, ценностях и целях. Здесь же можно в любой форме (тексты, видеоролики, фотографии) рассказать о традициях, истории и руководстве организации. Раздел может содержать специальный блок (например, «Курс молодого бойца»), призванный помочь новичку быстрее сориентироваться.

Корпоративная культура

Внутренний портал позволяет максимально полно отразить информацию о корпоративной культуре компании. Его важная составляющая - раздел, посвященный истории, миссии и ценностям компании. Здесь обычно публикуют и корпоративный кодекс поведения.

Размещение на портале новостей о жизни компании и событиях в отрасли способствует формированию единого внутреннего информационного поля.

Имеет смысл создание регулярно обновляемой «Доски почета», где сотрудники узнают о достижениях коллег.

Oбучение

Интранет предоставляет массу возможностей для обучения сотрудников и сокращения затрат на этот процесс. На внутреннем портале можно создать корпоративный онлайн-университет, в рамках которого размещают учебные материалы и проводят обучение (видео-уроки, презентации, задания, кейсы). Для проведения тестирований на знание материала подойдут специальные опросы.

Корпоративный портал облегчает и организацию очных занятий в компании: на нем сотрудники могут ознакомиться с расписанием тренингов, отправить заявку на участие и т. п.

Обратная связь

Пожалуй, одна из важнейших задач корпоративного портала - установление и поддержание обратной связи. Речь идет о коммуникации между отделами и коммуникации «сотрудник-руководитель».

Первый инструмент выявления обратной связи - опросы, второй - конференция или форум, где сотрудники могут обсудить любой интересующий их вопрос. Необходимо предусмотреть возможность анонимного обращения к руководству через портал. Третий инструмент -возможность оставлять комментарии к публикациям, будь то обращение главы компании или обычные внутрикорпоративные новости.

Оптимизация работы с внутренней документацией

На базе интранета может быть организована единая библиотека кадровых документов: сотрудники получают доступ к бланкам, регламентам, должностным инструкциям и т. п. Настройка автоматических уведомлений по почте позволяет им всегда быть в курсе изменений документов. Для удобства на портале должен быть «мануал» (руководство пользователя) с описанием документов, советами по их заполнению и т. п.

Еще одна возможность для оптимизации делопроизводства -заполнение электронных заявок от сотрудников на получение справок, оформление командировок и отпусков и т. п. Это позволяет оптимизировать временные затраты, а использование части документов только в электронном виде уменьшает расходы на печать.

Интранет-портал ГК «Связной»

Все перечисленные задачи реализуются на базе корпоративного портала.

ГК «Связной» - масштабная компания, центры мобильной связи которой находятся в 742 городах России. Самые дальние от центра точки «Связного» -Магадан, Калининград, Владикавказ, Чита, Новосибирск и др. Собрать вместе весь персонал подобной организации невозможно, поэтому на помощь приходит интранет. На сегодняшний день он становится основным информационным средством работы с удаленными сотрудниками.

Корпоративный портал «Связного» появился в 2005 г. За шесть лет он сильно изменился. На сегодняшний день «Интра» - это созданный на платформе Microsoft Office SharePoint Server 2010 внутренний портал с огромным диапазоном возможностей. Корпоративный портал представляет собой единое информационное пространство, делает коммуникацию между всеми офисами компании удобной и оперативной, обеспечивает необходимой информацией в соответствии с потребностями отдельных пользователей и групп пользователей.

Департаменты компании самостоятельно наполняют и модерируют соответствующие разделы (в каждом департаменте за это отвечает определенный сотрудник). За качественное и своевременное наполнение интранета «Связного» отвечает редактор внутреннего портала. Именно ему высылают все материалы сотрудники отделов, менеджеры региональных представительств и др.

Основная цель портала — информировать персонал о новостях компании, развивать партнерские и неформальные отношения в коллективе, поддерживать корпоративных дух.

Структура интранет-портала

Внутренний портал состоит из крупных разделов «Работа», «Компания», «Развитие», «Общение», «Развлечения».

В рубрике «Компания» публикуются сведения о руководстве, истории, структуре, идеологии компании; размещаются новости и публикации в СМИ, здесь можно скачать архив корпоративной газеты.

В разделе «Работа» находятся телефонный справочник, материалы в помощь новичку, данные по информационной безопасности.

Рубрика «Развитие» посвящена деятельности учебного центра, здесь выкладываются открытые вакансии, размещается информация о внутренних конкурсах для сотрудников.

Особо стоит отметить недавно появившийся в рубрике «Развитие» раздел «Учебный центр», где публикуются новости учебных центров «Связного», информация о тренингах, образовательных программах. Здесь же можно подать заявку на прохождение дополнительного очного или дистанционного обучения, просмотреть видеоуроки, получить список рекомендованной литературы. Сотрудникам компании предлагается выбрать лучшего тренера, ознакомиться со статьями, посвященными стандартам работы с клиентами.

На интранет-портале сотрудники розницы практически в режиме реального времени могут получить совет от тренера учебного центра, попросить о помощи в решении того или иного вопроса, узнать, как лучше выйти из затруднительной ситуации.

Пример

Один из менеджеров по продажам Алексей Янковский пишет: «К категории сложных людей я отношу тех, кто приобретает телефон в другой компании, а предъявлять претензии приходит к нам, и ему неважно, что мы не имеем к этому отношения! Как в этом случае поступать?» Ведущий тренинг-менеджер Павел Донченко в оперативном режиме дает совет: «У меня тоже были такие случаи. Помогала стандартная схема отработки возражений. В работе со «сложным» клиентом главное, на мой взгляд, выслушать и присоединиться к чувствам человека. Как только покупатель видит, что его проблема не остается без внимания, он готов воспринимать и другую информацию».

Тренеры учебного центра регулярно делятся собственным опытом с сотрудниками, публикуя на внутрикорпоративном портале свои советы. Специально для подобных текстов на странице учебного центра был создан раздел «Стандарты работы». Кроме того, тренеры внимательно отслеживают комментарии, оставленные сотрудниками. Наиболее интересные примеры, приведенные в комментариях, перерабатываются тренерами в кейсы и используются во время реальных тренингов, в том числе и для стажеров. Да и сами тренинги могут быть созданы на основе советов представителей розницы. Так, важную роль они сыграли при обновлении программы обучающего курса «Первые дни» для новичков. Примеры из реальной практики помогают новым сотрудникам лучше понять тонкости и секреты будущей профессии.

Помимо этого, комментарии, оставленные пользователями на страницах «Интры», становятся дополнительным фактором при определении необходимости того или иного тренинга в каком-либо регионе или в той или иной оперативной зоне. Они также дают возможность понять, какой курс можно предложить непосредственно тому сотруднику, который оставил комментарий.

В разделе «Общение» сотрудники могут вести свои блоги, обсуждать рабочие (и не только) темы на форуме, задать вопрос руководителю, оставить сообщение в Книге жалоб или поблагодарить коллег. На страницах интранета сослуживцы делятся своими наблюдениями и ценным опытом по работе с клиентами.

Наконец, развлекательный раздел посвящен веселым рабочим моментам, фотографиям сотрудников, корпоративному спорту и т. п.

На внутреннем сайте публикуются материалы не только о профессиональных достижениях работников, но и об их увлечениях: музыкальных, спортивных и т. п.

Кроме интранета в компании существует сайт job.svyaznoy.ru, посвященный работе в «Связном» и созданный специально для соискателей. На этом ресурсе размещаются вакансии, рассказывается о работе в компании, публикуются истории успеха сотрудников. Прямо на сайте кандидаты могут заполнить анкету и записаться на собеседование. Job.svyaznoy.ru — это своего рода «открытый интранет» для всех, кто хочет работать в компании и желает узнать об условиях и перспективах деятельности в ней.

Текущие задачи и пути их решения

Задачи портала корректируются в соответствии с текущими потребностями. Сегодня и в ближайшей перспективе перед ним стоят три основные задачи:

  • улучшить имидж компании как работодателя;
  • повысить уровень удовлетворенности сотрудников;
  • способствовать повышению качества работы персонала.

Для решения этих задач руководство компании особое внимание уделило управлению внутренними и внешними коммуникациями. Для этого используются уже доказавшие свою эффективность инструменты (интранет, сервисы блогов, социальные сети), которые наполняются необходимой информацией. Были созданы блоги функциональных руководителей и менеджеров кадровой службы. Все темы в рамках внутреннего портала обсуждаются открыто, без удаления негативных комментариев. Это принципиальное решение. По каждому негативному отклику проводится работа по выяснению причины недовольства, решению проблемы и ответу.

Чтобы размыть границы между интранетом и популярными на сегодняшний день социальными сетями, было создано сообщество компании «ВКонтакте».

Формирование имиджа компании и повышение уровня удовлетворенности сотрудников

Работа над имиджем компании в рамках внутрикорпоративного сайта - это прежде всего работа с новостным блоком портала. Здесь размещаются все значимые внутренние и внешние новости, затрагивающие деятельность компании, в том числе новости, посвященные победам в различных профильных конкурсах, премии и т. д.

Большой интерес сотрудников вызывают выступления топ-менеджеров в интранете. Дискуссии часто затрагивают наиболее острые вопросы и становятся отправной точкой решения многих задач. Сотрудники отмечают, что возможность открытого общения с топ-менеджментом компании (высказаться на острые темы, описать проблемы) позволяет им пересмотреть свой взгляд на многие вопросы, по-новому оценить свое положение в организации и ее имидж.

Для повышения качества работы персонала на корпоративном портале «Связного» регулярно публикуются материалы, посвященные обязанностям продавца, сервису в центрах мобильной связи «Связной», умению общаться с покупателями и, собственно, продавать товары.

Руководители департаментов и тренеры из учебного центра подробно разбирают конкретные ошибки сотрудников и дают рекомендации, как грамотно выстраивать отношения с клиентами и коллегами. Например, тренер может подробно разобрать случаи, когда продавец не сумел уделить время клиенту или не смог грамотно проконсультировать его по той или иной причине. Такой «разбор полетов» полезен: сотрудники видят себя со стороны, совместно с тренером вырабатывают стратегию поведения в той или иной ситуации.

Оценка результатов

Для оценки эффективности организации работы в рамках внутрикорпоративного портала учитывается активность его пользователей: посещаемость, число комментариев, количество размещенных за месяц статей и откликов по ним. Обычно данных по этим показателям бывает достаточно, чтобы скорректировать содержание портала в нужном направлении.

Результатом работы над корпоративным порталом стало увеличение числа активных и лояльно настроенных сотрудников среди тех, кто участвует в жизни интранета. За последний год в два раза выросло и число пользователей, ежедневно посещающих корпоративный портал (с 10 тыс. до 20 тыс.).

Необходимо отметить и существенное увеличение количества участников интерактивных проектов портала. Сотрудники ГК «Связной» стали активнее проявлять инициативу и предлагать свои идеи по развитию и наполнению данного ресурса, совершенствованию его работы. Например, работники отдела по открытию торговых точек выступили с идеей запустить на корпоративном портале новый проект, который позволил бы сотрудникам делать свои предложения по дальнейшему развитию компании. Сейчас служба персонала активно готовится к запуску этого проекта: разрабатывает инструменты стимулирования сотрудников (вознаграждение за лучшие идеи), формирует рабочую группу, готовит регламент рассмотрения поступающих предложений. Кроме того, планируется создать на корпоративном портале отдельную страницу проекта.

Сейчас интранет-портал ГК «Связной» служит источником интересных материалов и для популярной корпоративной газеты.

Таким образом, внутрикорпоративный портал постепенно превращается в результат совместного творчества сотрудников из самых разных подразделений компании.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль