Формирование кадровой службы с нуля

17729
В последнее время работодатели пересматривают свои взгляды на формы и способы ведения бизнеса, понимая, что самым важным фактором его развития все-таки остается человек. В связи с этим меняются и подходы к системе управления персоналом, корректируется стратегия развития, пересматривается кадровая политика, внедряются современные HR-технологии. Другими словами, руководители организаций разворачивают вектор в сторону совершенствования кадровой работы, а там, где ее не было, - создают систему управления персоналом с нуля. О том, как правильно и с высокой эффективностью провести эту работу, мы и поговорим.

Для одних работа по формированию кадровой службы - путь уже давно пройденный, для других - испытание на зрелость. Ведь от того, насколько продуманно и конструктивно вы подойдете к этому вопросу сейчас, будет зависеть эффективность всей кадровой работы в будущем. Для более наглядного представления предстоящей работы предлагаем вам своего рода пошаговую инструкцию.

Итак, с чего начать и как действовать?

Шаг 1 Понятие замысла руководителя компании при создании кадровой службы.

Обычно такое решение связано либо с расширением компании и увеличением объема решаемых задач, либо с возникновением кадровых проблем, мешающих успешному развитию бизнеса. И в том и в другом случае цели и задачи должны быть четко сформулированы, а у вас должно быть ясное понимание существа вопроса.

К примеру, если речь идет о создании системы отбора и подбора персонала, необходимо точно знать, какие категории работников и по каким критериям должны отбираться. Или если вам предлагается принять участие в создании или совершенствовании системы мотивации персонала, то желательно уточнить: на каких формах мотивации (материальных или нематериальных) следует сосредоточиться и сколько денег будет выделено под этот проект.

Эту информацию вы должны получить от первого лица компании или от уполномоченного им лица. Очень важно также определить сроки выполнения поставленных задач. Это нужно не только для планирования и рационального распределения усилий в работе, но и для того, чтобы вас потом не обвинили в бездействии или неспособности справиться со своими обязанностями.

ПРИМЕР

Вам поставили задачу остановить «текучесть кадров», но уже через месяц работы говорят, что вы не смогли добиться результата, хотя никаких сроков никто не устанавливал. Справедливо ли это? Ведь, если разобраться, то «текучесть кадров» напрямую связана с тем, какие условия труда у работников, каковы системы оплаты, материального стимулирования, мотивации, какая психологическая обстановка в коллективе, на сколько вообще сильна существующая в компании система управления персоналом. И, чтобы остановить «текучесть кадров», нужно в этом что-то менять или вообще пересмотреть кадровую политику. Причем это работа не одного месяца, и не одной кадровой службы, а всего аппарата управления.

ВАЖНО!

В компаниях, где на первом месте стоит так называемый человеческий фактор, бизнес развивается намного эффективнее

Поэтому, если по какой-то причине сроки не были определены или установлены необоснованно, попросите их уточнить. Для большей убедительности вы должны представить любую проблему «в развернутом виде». Это в первую очередь необходимо для того, чтобы руководитель компании видел не только саму проблему, но и причины, из-за которых она возникла и, соответственно, пути ее решения. Тогда цели и задачи будут более конкретными, а сроки для их реализации -более реальными.

Шаг 2 Изучение и оценка кадровой политики в организации и позиции руководства в определении приоритетов между структурными подразделениями.

Сделать это нетрудно. Первые сигналы вы получите во время беседы с руководителем компании уже по тому, как и какие задачи он вам ставит. После этого пройдет немного времени, когда вы поймете, насколько лояльно по отношению к вам как к руководителю кадровой службы настроено руководство компании и какая роль вам отводится в общей системе управления.

Данный вопрос затронут не случайно, поскольку от этого в дальнейшем зависит ваше положение и ваша работа в целом.

Кадровая политика компании является основой системы управления персоналом и, как правило, ее цель -создание слаженного и высокопроизводительного трудового коллектива, способного качественно решать производственные задачи и гибко реагировать на финансово-экономические и социально-политические изменения как в бизнесе, так и в обществе в целом. И практика показывает, что в компаниях, где на первом месте стоит так называемый человеческий фактор, бизнес развивается намного эффективнее. Объяснение этому простое: люди видят и чувствуют лояльность компании, они заинтересованы в работе, дорожат своим рабочим местом, а значит, у них высокий потенциал.

В таких компаниях работа любого структурного подразделения и отдельных должностных лиц нацелена, прежде всего, на персонал, и определяющая роль в общей системе управления отводится кадровой службе как органу управления человеческими ресурсами.

При таком стечении обстоятельств у вас есть выбор: либо смириться с отведенной вам ролью - прикрывать бреши в системе управления, возникшие из-за чьих-то ошибок, либо занять твердую позицию в качестве претендента на лидирующую роль в управленческой деятельности компании. В этом случае вам понадобится не только время, но и настойчивость, выдержка и умение аргументировано и дипломатично доказывать свою точку зрения при решении кадровых проблем. Будьте к этому готовы. От этого, кстати, будет зависеть не только ваша карьера, но и успех общего дела. А вообще практически всем кадровикам приходится постоянно позиционировать себя и своей активной деятельностью завоевывать авторитет.

Шаг 3 Формулирование задач кадровой службы.

К этому действию нужно подойти очень серьезно, поскольку с ним напрямую связана вся последующая работа службы и оценка этой работы со стороны руководства компании. Дело в том, что задачи кадровой службы конкретно нигде не прописаны. Они и не могут быть прописаны, потому что напрямую зависят от целей компании и проводимой в ней кадровой политики. А поскольку в каждой компании свои особенности, то и задачи, решаемые кадровой службой, могут быть разными. Это с одной стороны. С другой стороны - можно было бы взять за основу Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 № 787 «О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»; далее – Квалификационный справочник), выписать оттуда по пунктам обязанности, к примеру, менеджера по персоналу или начальника отдела кадров и представить их в виде задач кадровой службы. Но и это не совсем корректно. Почему? Во-первых, потому что этот перечень задач может быть существенно расширен, а во-вторых, есть компании, в которых отдельные задачи, такие, например, как разработка штатной структуры и штатного расписания, разработка системы мотивации, возложены на другие структурные подразделения. Следовательно, и в этом случае нет однозначности в вопросе определения задач кадровой службы.

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ…

...во многих компаниях вообще отсутствует какая-либо кадровая политика, и на первый план выдвигается одна цель - извлечение максимальной прибыли, причем любой ценой, порой даже за счет ущемления интересов работников. Распознать такие компании можно по ряду характерных признаков:

  • в таких компаниях под любым предлогом задерживается выплата зарплаты;
  • устанавливаются необоснованно низкие должностные оклады и тарифные ставки;
  • сведен к минимуму или полностью отсутствует социальный пакет.

Именно в таких компаниях приоритет отдается тем структурным подразделениям и отдельным должностным лицам, которые непосредственно связаны с финансами. Возможно, этому есть объяснение: нужно уметь планировать бизнес и считать деньги, иначе нечем будет платить людям за их труд! Но нельзя забывать, что эти деньги делают люди своим трудом.

Если дело обстоит именно так, то вам не следует рассчитывать на полное взаимопонимание с руководством компании при реализации кадровых проектов. Это значит, что ваши идеи и планы если и будут реализованы, то за счет неимоверных усилий. Но это будет наилучшим результатом. Хуже, когда ваши идеи и планы окажутся вообще никому не нужны.

Какой же выход можно предложить? Самый верный способ - выписать задачи из Квалификационного справочника (в зависимости от вашей должности) и попросить руководителя компании выделить из них те, которые он считает самыми актуальными и которые в будущем будут входить в компетенцию кадровой службы. Одновременно с этим представьте ему свои варианты. Желательно, чтобы уже на этом этапе вы сами определили степень важности каждой из задач с учетом особенностей компании. Возможно, задачи, представленные вами руководителю, будут существенно дополнены или, наоборот, сокращены. Но, главное, чтобы задачи были сформулированы, и у вас с руководителем в этом вопросе было полное взаимопонимание.

Принятое руководителем компании решение относительно перечня и содержания задач кадровой службы необходимо задокументировать и придать ему некий юридический статус. Для этого нужно разработать Положение о кадровой службе. Но об этом чуть позже.

Формирование кадровой службы с нуля

Шаг 4 Определение основных направлений работы кадровой службы.

Другими словами, из всего перечня направлений выделите главные, приоритетные. Идеальный вариант, когда руководитель компании сам ориентирует вас на основные направления кадровой работы, как текущие, так и перспективные. То есть он сам видит проблемы и знает, как их решать, а в некоторых случаях сам видит пути для развития своего бизнеса и знает, что для этого нужно.

Но не стоит особо на это рассчитывать, потому что большинство руководителей не знают кадровой работы. Наоборот, они ждут от специалистов в области кадрового менеджмента конкретных предложений по решению кадровых проблем или реализации HR-технологий, способствующих улучшению обстановки. Поэтому вам придется самостоятельно определять основные направления кадровой работы и предлагать их руководителю компании для принятия им соответствующего решения. Вопрос, как это сделать?

По существующим стандартам в деятельности кадровых служб и структур выделяют основные направления работы.

На каких же направлениях сосредоточить основные усилия и как вообще определить важность направлений деятельности кадровой службы? Почему, к примеру, для одной компании самым важным будет приведение в порядок кадрового делопроизводства в рамках трудового законодательства, а для другой - обучение и мотивация персонала?

Здесь вам никто готовых решений не даст, поскольку, как уже отмечалось, в каждой компании свои особенности. Но самое главное, что нужно уяснить, -выбор основных направлений работы кадровой службы зависит, прежде всего, от целей бизнеса и проблем, мешающих его развитию.

Однако следует заметить, что несмотря на кажущуюся простоту, с этой задачей может успешно справиться только опытный кадровик или человек, имеющий опыт руководящей работы. Знания одной теории мало, нужен опыт применения теории на практике. Поэтому, готовясь занять должность руководителя кадровой службы, хорошенько оцените свои возможности и подумайте, по силам ли вам эта задача.

Шаг 5 Определение структуры и штатной численности кадровой службы.

Зная задачи и основные направления кадровой работы, вы теперь должны определить, сколько и каких специалистов нужно иметь, чтобы выполнить возложенные на кадровую службу функции.

Подходов здесь несколько.

Подход 1. Допустим, было бы логичным, если бы на каждом направлении работал специалист, обладающий определенными знаниями и навыками в конкретной области. К примеру, вопросами отбора, подбора и адаптации персонала занимался бы психолог, обучением и профессиональной подготовкой - специалист с педагогическим образованием и опытом работы, оценкой и аттестацией - социолог, урегулированием трудовых споров и конфликтов - юрист и т. п. Другими словами, сколько направлений - столько и кадровых работников. В крайнем случае можно было бы объединить направления по два-три в группе. При таком подходе обеспечивается гарантированное качество выполняемой работы, но возникает проблема взаимозаменяемости при длительном отсутствии одного из сотрудников.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Есть исходная обстановка и есть цель, т. е. что вы хотите в этой обстановке изменить. Далее идет ее оценка и анализ, т. е. вы пытаетесь разобраться, почему она так сложилась, что этому способствовало и какие факторы повлияли или влияют на ее формирование. Ответы на эти вопросы необходимо выстроить в логическую цепочку по принципу причинно-следственных связей. Такое построение позволит вам сформулировать четкие выводы из оценки обстановки, которые, в свою очередь, лягут в основу выработки конкретных предложений по реализации поставленной цели. Данные предложения после согласования с другими руководителями структурных подразделений и компетентными лицами следует представить руководителю компании для принятия решения.

Формирование кадровой службы с нуля

НАШ СОВЕТ

Сначала определите для себя степень важности той или иной кадровой задачи применительно для вашей компании, а потом согласуйте свое видение с руководством

Подход 2. Можно подойти к данному вопросу и с научной точки зрения. В настоящее время существует множество научно обоснованных методов определения численности персонала организации, которые можно трансформировать на отдельные структурные подразделения, в том числе и на кадровую службу. Но приблизимся к реальности. На практике при определении состава и численности кадровой службы исходят, прежде всего, из целей компании, ее финансовых возможностей и общей численности персонала. При этом нужно учитывать, что офисные работники, в том числе и кадровики, формально ничего не производят и реальной, сиюминутной прибыли не приносят. Они могут только способствовать развитию компании за счет грамотного и эффективного внедрения современных методов управления персоналом и новых кадровых проектов, которые в перспективе могут привести к оздоровлению бизнеса, увеличению и дальнейшему росту прибыли. Но все это настолько виртуально, что на руководителя компании действует не совсем убедительно.

Поэтому он не будет содержать большой штат кадровых работников, тем более на этапе формирования кадровой службы. Если речь идет о крупных компаниях с численностью персонала более 500 человек, то на начальном этапе формирования кадровой службы работодатель, скорее всего, будет заинтересован иметь двух-трех «универсалов», способных решать задачи различных уровней и на нескольких направлениях профессиональной деятельности. В последнее время именно такие работники, обладающие высоким уровнем профессионализма и компетенции, наиболее востребованы на рынке трудовых ресурсов и привлекают внимание большинства руководителей предприятий и организаций, несмотря на то, что и «стоят» достаточно дорого.

Если руководитель компании ориентирован на такой вариант комплектования кадровой службы, то для вас он будет самым удачным. Вам останется лишь отобрать самых достойных кандидатов. Но это если речь идет о крупных компаниях. Для предприятий с численностью персонала от 200 до 500 человек на этапе формирования кадровой службы одного-двух кадровых работников (кроме вас, конечно) вполне достаточно. В дальнейшем, по мере развития компании и роста объема решаемых задач, численность работников кадровой службы можно будет постепенно увеличивать. Нужно только суметь обосновать необходимость дополнительного привлечения нужных специалистов.

Результатом данного шага должно быть согласованное и утвержденное штатное расписание, в котором прописаны должности сотрудников кадровой службы и должностные оклады.

Подробнее о содержании штатного расписания см. Электронная система кадровика, рубрика «Полезные таблицы», материал «Содержание штатного расписания». Получите бесплатный доступ на 1 день: тел. (495) 937-90-82

Шаг 6 Разработка Положения о кадровой службе.

Под кадровой службой в данном случае понимается любая кадровая структура: отдел кадров, служба персонала, управление по работе с персоналом, и т. д.

Законом не установлена строгая форма и содержание этого документа, поэтому каждая компания сама решает, какие вопросы в нем отражать. Положение о кадровой службе может состоять из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Цели, задачи, функции.

3. Полномочия.

4. Взаимодействие.

5. Ответственность.

6. Заключительные положения.

Количество, название и содержание разделов может быть и другим в зависимости от принятых внутрикорпоративных стандартов. Поэтому для образца можно взять уже принятое и действующее Положение любого другого структурного подразделения компании.

Главное предназначение этого документа в том, что он устанавливает функционал и юридический статус кадровой службы в организационно-штатной структуре компании и является ключевым документом в организации внутренних коммуникаций в общей системе управления. Поэтому к разработке этого документа нужно подойти очень вдумчиво и серьезно. Фактически вы сами устанавливаете ту самую ступеньку в иерархической лестнице, на которой будете стоять, возлагая на себя при этом определенную долю ответственности.

Шаг 7 Разработка должностных инструкций.

Это тоже очень важный и ответственный этап, поскольку здесь вы закладываете основу в программу функционирования вашего структурного подразделения, где каждый сотрудник будет его отдельным составным звеном. И от того, насколько четко распределены обязанности и поставлены задачи, будет зависеть не только работа всего подразделения, но и эффективность всей системы управления персоналом компании.

Форма и содержание должностной инструкции, так же как и Положения о кадровой службе, законом не определена. Единственное упоминание о содержании должностной инструкции, и то косвенное, имеется в постановлении Минтруда РФ от 09.02.2004 № 9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих», в котором говорится, что квалификационные характеристики служат основой для разработки должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, их прав и ответственности.

ЭТО НАДО ЗНАТЬ

При оформлении Положения о кадровой службе необходимо руководствоваться требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст)

В должностной инструкции должны быть отражены должностные обязанности, права и ответственность работника, а основой для разработки должностных инструкций могут служить квалификационные характеристики, содержащиеся в Квалификационном справочнике. Это положение в большей степени обязательно для бюджетных организаций. Для коммерческих это положение, скорее всего, можно рассматривать как рекомендацию, поскольку Квалификационный справочник содержит наиболее характерные обязанности работника и определяет общие требования к уровню профессиональной подготовки по той или иной должности и, следовательно, не может учитывать особенности деятельности конкретной компании, ее структуры и решаемых задач.

НАШ СОВЕТ

Уделите особое внимание разделам «функции» и «должностные обязанности». Они должны быть конкретными и исключать неоднозначное толкование

Поэтому перечень должностных обязанностей, изложенных в Квалификационном справочнике, можно как расширять, так и сокращать в зависимости от конкретных условий. Это право работодателя, но опять-таки, если речь идет о коммерческих организациях.

Что же касается структуры должностных инструкций, то целесообразно взять за основу структуру Положения о кадровой службе, т.к. должностные инструкции являются его логическим продолжением. Должностная инструкция должна включать в себя следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Взаимодействие.

6. Ответственность.

Количество, название и содержание разделов должностной инструкции может быть и другим в зависимости от принятых и действующих внутрикорпоративных стандартов.

ПРАВИЛО

Задача должна ставиться так, чтобы результат ее выполнения можно было проверить и измерить с использованием количественных либо качественных критериев

Главное предназначение должностной инструкции - регламентировать правовое положение работника в компании, конкретизировать правовые отношения между работником и работодателем, стать дополнением или приложением к трудовому договору. Работник должен знать, какую работу он должен выполнять и какая ответственность при этом на него возлагается. Работодатель тоже должен знать, за какую сделанную работу он платит работнику заработную плату и за что конкретно он может привлечь его к ответственности.

Шаг 8 Согласование и утверждение Положения о кадровой службе и должностных инструкций.

Напомним, что поскольку эти документы являются локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, то в соответствии со ст. 8 ТК РФ они должны приниматься с учетом мнения представительного органа работников (при его наличии).

Подробнее об отказе в приеме на работу см.Электронная система кадровика, Алгоритмы выбора пошаговой инструкции «Как отказать в заключении трудового договора». Получите бесплатный доступ на 1 день: тел. (495) 937-90-82

Шаг 9 Организация подбора персонала для кадровой службы.

Вы уже должны знать, кто вам нужен и какими деловыми качествами должны обладать кандидаты. Помните, что на начальном этапе вам придется организовать работу службы персонала малым числом сотрудников с большим объемом обязанностей. Поэтому основными критериями, помимо образования и опыта, будут компетентность и универсальность, знание всех направлений кадровой работы.

ИМЕЙТЕ В ВИДУ

Локальные нормативные акты, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством либо принятые без учета мнения представительного органа работников, являются ничтожными, т.е. не имеющими юридической силы. А это создает определенные риски: в случае возможного судебного разрешения трудового спора или конфликта это грозит проигрышем дела в суде с вытекающими последствиями, а в случае проверки государственными контролирующими органами - применением административных мер

ВНИМАНИЕ!

При отборе специалистов будьте аккуратны и внимательны в случае, если кому-то из кандидатов придется отказать

Шаг 10 Прием кадрового делопроизводства.

Этот шаг выполняется паралельно со всей вышеперечисленной работой*.

Шаг 11 Планирование и организация работы кадровой службы.

Причем в зависимости от результатов проверки этот процесс может быть различным по сложности.

Хорошо, если кадровое делопроизводство находится в полном порядке и вашей работе ничего не будет мешать, но если обнаружатся нарушения в оформлении кадровых документов или полное их отсутствие, то ситуация несколько усложнится, т. к. параллельно с основной работой вам придется планировать и организовать работу по устранению выявленных нарушений.

А если кадровое делопроизводство вообще не было организовано, тогда нужно будет организовать его с нуля, Это самая сложная ситуация, которую мы подробно разберем в ближайших номерах нашего журнала.

В любом из перечисленных случаев нежелательно, чтобы планы работы службы и план по устранению недостатков накладывались друг на друга - они должны быть согласованы с заинтересованными должностными лицами и утверждены руководителем компании.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль