Круглый стол: экспертиза в 3D-формате

3633
«Одна голова хорошо, а две - лучше», -гласит пословица. И действительно: в два раза больше мыслей и идей. А если «голов» несколько... Но чтобы совместный поиск путей преодоления проблем имел преимущество перед единоличным принятием решений руководителем, необходима технология командной работы. Рассмотрим в качестве примера технологию организации круглого стола.

Управление компанией в современных условиях требует максимальной продуманности решений, разработки стратегии, мониторинга лучших практик. Советы директоров крупных корпораций создаются не просто для высказывания разных мнений по рабочим вопросам. Главная их цель - экспертиза проблем одновременно по нескольким направлениям: финансовому, юридическому, маркетинговому и др. Это основополагающий принцип при планировании и проведении круглых столов. Такая форма командной работы отличается от других тем, что предполагает обзор проблемы со всех сторон -специалистами разного профиля, а это позволяет всем участникам мероприятия лучше ее понять.

Круглые столы уместны при определении годовой стратегии предприятия или способа действий в новой для компании ситуации (например, при выходе серьезного конкурента на рынок, угрозе банкротства, необходимости сокращения штата). Также подобные встречи часто организуются при внедрении инновационных технологий или систем управления - в этом случае они носят еще и обучающий характер.

Условия проведения круглого стола, естественно, диктуются бюджетом и масштабом мероприятия. Однако ключевые моменты подготовки неизменны:

  • определение участников;
  • выбор и подготовка места проведения круглого стола;
  • обеспечение технической части (аренда прожектора и экрана, установка звукового оборудования);
  • организация кофе-брейка;
  • подведение итогов, рассылка материалов.

Рассмотрим эти пункты подробнее.

Участники

Коллектив круглого стола, как правило, временный. Он может быть представлен и руководителями, и исполнителями, также к обсуждению вынесенной на повестку дня проблемы могут быть приглашены эксперты «со стороны». Главные критерии формирования такой группы -компетентность в проблематике круглого стола и коммуникабельность. Иногда для придания остроты дискуссии на мероприятие приглашают представителей разных школ или поколений. Это снижает вероятность получения односторонней информации.

Рэймонд Мередит Белбин предлагает учитывать еще и «командные» роли участников. Он создал модель, включающую восемь таких ролей: председатель (Coordinator), оформитель решений (Shaper), новичок со свежим взглядом (Plant), советник (судья) (Monitor Evaluator), практик-организатор (Company Worker), разведчик ресурсов (Resource Investigator), душа группы (Team Worker) и доводчик (Finisher) -см. таблицу. Их сочетание в группе - неочевидный, но существенный фактор ее успешной деятельности.

Круглый стол: экспертиза в 3D-формате

Уже по названиям видно, что данные роли характеризуют технологию проведения круглого стола, а не компетентность в проблематике. В соответствии с подходом Белбина, личностные качества участников одного мероприятия должны охватывать весь диапазон указанных восьми ролей. Это не означает, что группа будет состоять непременно из восьми человек. Некоторые могут совмещать роли, главное - чтобы все функции выполнялись.

Пример

В начале 2009 г., когда по всей стране прошла волна сокращений, Национальное бюро человеческого капитала провело круглый стол на тему «Управление персоналом в период и после кризиса». В это время было важно понять, что у любой организации не может быть одной цели, например, сохранить полностью весь штат компании или уровень дохода основных владельцев. Их всегда несколько. Поэтому на мероприятие были приглашены менеджеры по персоналу (носители основного практического опыта) и эксперты в области финансов, юриспруденции и психологии. Таким образом, были представлены разные цели организации. Финансисты рассказали об экономии и эффективном расходовании средств, менеджеры по персоналу - о сохранении человеческого капитала, юристы -о законности увольнений и случаях из судебной практики.

Еще один значимый момент при проведении круглого стола – необходимость присутствия модератора или ведущего. Его задача - демонстрировать независимую точку зрения, следить за регламентом и давать каждому возможность высказаться. Он должен сохранять нейтралитет и учитывать равноправность всех участников мероприятия. Кроме умения управлять дискуссией, важно, чтобы у модератора были хорошо развиты коммуникативные навыки (для резюмирования выступлений докладчиков, правильной постановки вопросов).

В начале круглого стола модератор знакомит участников друг с другом, обозначает регламент мероприятия. А в процессе - следит за его соблюдением, поправляет выступающих, если они отходят от темы или, например, своими высказываниями нарушают этические рамки. Также этот специалист решает, достаточно ли подробно рассмотрен тот или иной аспект проблемы, нужны ли дополнительные вопросы. Таким образом, модератор - это «тамада» и «режиссер» в одном лице.

Подготовка места

В большинстве случаев местом проведения круглого стола становится офис организаторов, точнее, одна из переговорных комнат. Тогда выбор бытовых условий будет ограничен. Тем не менее, желательно подобрать удобные стулья, столы, а главное - должно быть достаточно для всех пространства. Важно учесть возможность присоединения участников к обсуждению уже после начала мероприятия: поставить стулья по периметру дляопоздавших, журналистов.

Следует также продумать освещение. Если слушателям предстоит много записывать, то важно, чтобы оно было достаточно ярким. Если доклады выступающих будут сопровождаться презентациями, показываемыми на экране, то должна быть возможность приглушить свет.

Чем больше участников планируется пригласить на круглый стол, тем выше вероятность опозданий. Ковровые дорожки позволят людям тихо пройти к своим местам, тогда как кафельный или паркетный пол сделают невозможной звукозапись во время подобных перемещений.

В случае проведения круглого стола на независимой площадке, в арендованном зале или ресторане, необходимо учесть несколько моментов, очевидных для административного директора компании, но часто забываемых при аренде нового помещения:

  • продумать, как участники будут добираться. Если мероприятие проводится за городом или в удаленных от остановок общественного транспорта местах, нужно организовывать трансфер от метро для тех, кто едет своим ходом, автовладельцам - предоставить подробную схему проезда, а также разместить указатели непосредственно на территории, где арендуется помещение;
  • предусмотреть возможность парковки частных автомобилей и гардероба (в зависимости от времени года);
  • позаботиться об организации «приветственного» кофе (особенно, если это холодное время года, раннее утро). Также необходимо предусмотреть наличие воды и стаканов на столе.

Техническое обеспечение

Организация технической части требует сопровождения определенных специалистов: IT-менеджеров, режиссера звукозаписи, фотографа. При этом фотосессия - «элегантное», но необязательное дополнение к мероприятию. Оно имеет смысл в тех случаях, когда фотографии планируется впоследствии использовать в PR-кам-пании круглого стола, в отчете в интранете или на внешнем сайте организации. А вот фиксировать выступления докладчиков рекомендуется в любом случае. Если возможности звуко- или видеозаписи по каким-либо причинам нет, выступления необходимо стенографировать. По окончании мероприятия желательно предоставить аудио-, видео- или текстовые записи всем участникам мероприятия.


Использование в ходе круглого стола новейших технических средств – показатель не только уровня мероприятия и бюджета организаторов, но и степени их осведомленности и «современности». Например, круглые столы крупнейших рекламных и маркетинговых компаний, безусловно, технически оснащены на высочайшем уровне, поскольку их проведение – это «хлеб» организаторов. В то же время министерские совещания, которые проходят, помимо прочего, и в формате круглого стола, имеют свою специфику, и потому выступления, скорее, стенографируются или печатаются машинисткой.

Что касается презентаций докладчиков, то их подготовка зависит от варианта технического сопровождения (плазменный экран, проектор) или отсутствия такового. Если они будут демонстрироваться на плазменном экране - предпочтителен темный фон и светлые буквы, если на экране проектора - наоборот. Лучше всего заранее выслать выступающим шаблон презентации, в который они будут вставлять свой материал. Если никакого экрана не предусмотрено, то презентации, сопровождающие доклады, в печатном виде раскладываются на столах по числу приглашенных участников или непосредственно под именными карточками.

В стандартный набор печатных раздаточных материалов, которые каждый слушатель унесет с собой, входит программа мероприятия, информация о докладчиках, перечень всех участников, блокнот или бумага для письма и ручка. Дополнительно могут прилагаться, как уже сказано, распечатки презентаций, рекламные материалы спонсоров, мониторинг по проблематике (обзор ситуации в прессе, научных статьях, высказывания известных экспертов, список рекомендованной литературы).ИспользоВание в ходе круглого стола новейших технических средств - показатель не только уровня мероприятия и бюджета организаторов, но и степени их осведомленности и «современности». Например, круглые столы крупнейших рекламных и маркетинговых компаний, безусловно, технически оснащены на высочайшем уровне, поскольку их проведение - это «хлеб» организаторов. В то же время министерские совещания, которые проходят, помимо прочего, и в формате круглого стола, имеют свою специфику, и потому выступления, скорее, стенографируются или листы по деловой этике: «У вас есть пять минут на то, чтобы произвести первое впечатление, и вся жизнь - на то, чтобы его исправить». Например, дурным тоном считается использование пластиковой посуды, если только круглый стол не проходит на открытом воздухе. Не говоря уже о том, что пластик в большинстве случаев не подходит для горячих напитков, да и пить кофе из таких чашек - вредно для здоровья.

Кофе-брейк

Кофе-брейк – вопрос из области бизнес-этикета. При его организации нужно учитывать статус мероприятия, возможности помещения, время года и прочие моменты. Как говорят специалисты по деловой этике: «У вас есть пять минут на то, чтобы произвести первое впечатление, и вся жизнь – на то, чтобы его исправить». Например, дурным тоном считается использование пластиковой посуды, если только круглый стол не проходит на открытом воздухе. Не говоря уже о том, что пластик в большинстве случаев не подходит для горячих напитков, да и пить кофе из таких чашек – вредно для здоровья.

Припродолжительности мероприятия до четырех часов уместны два кофе-брейка: первый - при сборе гостей, второй - по истечении по-лутора-двух часов работы.

Меню кофе-брейка зависит от бюджета, но хорошо, если оно будет включать следующие компоненты:

чай, кофе; прохладительные напитки (вода, соки); сладости (печенье, конфеты); закуски (канапе, бутерброды).

Осторожно следует быть с алкоголем: предпочтительно вино или шампанское по окончании круглого стола. В перерыве же мероприятия, а тем более, в начале - алкогольные напитки не приняты по этикету.

Подведение итогов

Итоги круглого стола подводит не только модератор в заключительном слове, когда он резюмирует выступления участников, но и эксперты - в своих устных выводах. Завершением может стать рассылка материалов всем участникам (можно разместить на внешнем сайте своей компании или другом общедоступном ресурсе). Помимо озвученных выводов, в подборку иногда включают интересные вопросы, которые не обсуждались в рамках мероприятия, но стали для отдельных участников актуальными по итогу, а также опросный лист с целью выяснения мнения аудитории о достоинствах и недостатках проведенного круглого стола. Анкета должна содержать вопросы, касающиеся только тех организационных моментов, на которые можно повлиять в дальнейшем. Например, не стоит спрашивать, довольны ли участники планировкой переговорной комнаты, но имеет смысл поинтересоваться, какие не затронутые аспекты темы было бы интересно обсудить в следующий раз. Этот шаг даст повод для встречи организаторов и потенциальных клиентов, партнеров, если таковая будет необходима.

Отдельная работа по подведению итогов круглого стола - общение с журналистами: нужно обязательно проверить написанные ими пост-релизы на предмет политкорректности, соответствия теме и корпоративной культуре компании, проводившей мероприятие.

«Плюсы» и «минусы»

Как любой другой метод, круглый стол имеет свои достоинства и недостатки. К первым можно отнести качество принимаемых решений. Оно обеспечено повышением значимости каждого сотрудника в поиске путей преодоления проблемы, по сравнению с повседневной обстановкой. Подобный механизм используют многие тренинг-менеджеры при проведении тимбилдингов, когда в игровой ситуации начальники и подчиненные меняются местами.


Выступая в новых ролях и обладая изначально другим опытом, люди наряду с ошибками демонстрируют весьма интересные и полезные в дальнейшем способы решения рабочих задач.

Так же и решения, принимаемые на круглом столе, учитывают разные аспекты проблемы и лишены «однобокости», поэтому в итоге оказываются качественными.

Еще одним достоинством метода можно назвать снижение ответственности руководителя, ведь участники круглого стола равноправны во время мероприятия. Это повышает степень взаимного доверия начальника и подчиненных, усиливает интерес последних к работе. Уменьшается сопротивление сотрудников решениям, поскольку, по сути, они принимают их сами.

Главными же недостатками круглого стола можно назвать высокую стоимость и отсутствие оперативности, т. к. подготовка такого мероприятия, сама дискуссия и подведение итогов вкупе занимают много времени.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль