Проводим аудит HR-функций

6466
Пришла в компанию на должность директора по персоналу недавно, но уже вижу, что в кадровой документации порядка нет. Как мне подстраховаться, учитывая, что передачи дел от предыдущего директора по персоналу не было и кадровиков никто никогда не проверял?

Решение

Когда нужен кадровый аудит:

  • в компании кадровый аудит проводится регулярно (например, раз в год), и проверке подлежит лишь документация текущего (прошедшего) года;
  • компания провела «проблемное увольнение» конкретного сотрудника, и возможна проверка, связанная с правильностью увольнения именно этого работника, – в таком случае проверяется вся документация, относящаяся к нему;
  • при приведении кадровой документации в соответствие с изменившимся законодательством проверке подлежат документы, в которые необходимо будет вносить изменения.

Даже если проведение кадрового аудита инициирует директор по персоналу, для придания «веса» этой процедуре необходим соответствующий приказ, где определяются цели и задачи данного мероприятия, формируется комиссия, а также указываются сроки проверки.

В зависимости от ситуации, в которой компания приступает к аудиту, объем проверяемой документации может быть различным.

Есть два вида аудита кадровой документации: обзорный и общий.

Цель обзорного (выборочного) аудита - выявление типичных ошибок в ведении кадровой документации и разработка путей их устранения. Информацию проверяют на условиях выборки, т. е. проверяют ту часть документов, анализ которой позволит представить текущую картину состояния кадровой документации.

Цель общего (сплошного) аудита - выявление всех допущенных нарушений при ведении кадровой документации. Поштучно проверяются все кадровые документы в компании, нарушение которых может вызвать штрафные санкции со стороны Налоговой инспекции, Инспекции по труду и прочих проверяющих органов.

Словарь

Кадровый аудит – процедура анализа документации кадрового делопроизводства на предмет соответствия трудовому законодательству, а также внутренним требованиям компании.

Именно такую проверку целесообразно проводить в компании в случаях, когда требуется наведение полного порядка в документах. Но необходимо помнить, что общий аудит требует больших трудозатрат (в основном - по времени), поэтому менеджер по персоналу должен сделать выбор, какой полноты проверка документации нужна и «по силам» ли она компании на текущий момент.

Внешними консультантами могут быть как сотрудники специализированной компании (обычно фирмы, занимающиеся предоставлением консалтинговых услуг по вопросам управления персоналом, предлагают и кадровый аудит), так и фрилансер, работающий самостоятельно.

В случае внутреннего аудита из них создается рабочая группа, отвечающая за результат проведения аудита, в случае внешнего - на них возлагается обязанность передачи консультантам необходимой информации, а также всесторонней поддержки проведения аудита.

Если компания проводит аудит собственными силами, нужно издать приказ о проведении кадрового аудита в организации, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию, определить сроки проверки.

Если для аудита руководство компании решило привлечь стороннюю организацию, заказчику нужно выбрать провайдера (тщательно проанализировав рынок подобных услуг) и заключить договор, определяющий цели, задачи, полномочия и обязанности сторон, сроки и т. д., и издать приказ по организации с указанием целей, задач, а также рабочей группы, оказывающей содействие внешним консультантам.

Проведение аудита

Определение пакета необходимых документов

Обратите внимание!

В зависимости от целей, запланированной глубины и отведенного на аудит времени компания должна решить, будет аудит проводиться с помощью приглашенных консультантов (внешний аудит) или силами собственных сотрудников (внутренний аудит).

Прежде всего, необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в службе персонала. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе. Например, обязательность трудовых договоров предусмотрена ст. 56 и 67, трудовых книжек -ст. 66, правил внутреннего трудового распорядка - ст. 189, графика отпусков - ст. 123, положения о защите персональных данных -главой 14 ТК РФ.

О многих локальных нормативных актах в Трудовом кодексе говорится косвенно (например, штатное расписание упоминается в ст. 15, 57 ТК РФ). Однако это не значит, что иметь их в кадровой службе не нужно. Помимо Трудового кодекса, необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах, например о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Участники кадрового аудита:

  • первое лицо компании;
  • сотрудники отдела кадров или отдела управления персоналом;
  • юристы;
  • сотрудники планово-экономического отдела (часто именно они разрабатывают штатное расписание, графики сменности и занимаются расчетом зарплаты и прочих выплат);
  • сотрудники, отвечающие за охрану труда в организации.

Некоторые документы носят рекомендательный характер, например унифицированные формы кадровых приказов. Но, несмотря на это, кадровую документацию требуется вести именно по унифицированным формам, так как многие документы поступают в бухгалтерию организации (например, для начисления зарплаты) и в этом случае уже можно говорить об их обязательности. Потом надо в этот список внести документы, которые могут стать обязательными в определенных ситуациях (например, если в компании сменный режим работы или если есть должности с вредными условиями труда).

В результате аудиторы получают перечень документов, которые обязательно должны присутствовать в кадровой службе компании.

Проведение сверки документов

После того как члены комиссии составили список документов, обязательных для службы персонала, нужно провести сверку - что есть и что должно быть, чтобы в дальнейшем восстановить все необходимые кадровые документы. Для этого проверяют не только наличие/отсутствие документов, но и тщательно изучают их содержание, т. к. даже в имеющемся документе встречаются нарушения законодательства.

Результаты сверки желательно свести в таблицу. Она наглядно покажет, какие локальные нормативные акты требуют доработки, а какие нужно создать вновь.

Анализ содержания документов

Следующим шагом будет анализ присутствия в кадровой службе документов, требующих переработки или внесения дополнений. Очень часто организации, пользуясь правом «внутреннего нормотворчества», предоставленным им законодателем, нарушают Основное правило (ст. 8 ТК РФ) - нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством или принятые без соблюдения установленного ст. 372 настоящего Кодекса порядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения.

Если подобных нарушений немного - возможно их внесение в ранее составленную таблицу, в противном случае удобнее делать отдельную таблицу, содержащую перечень выявленных нарушений в конкретных документах.

Проверка другой кадровой документации

Просматривая распорядительные документы, нужно проверить, чтобы приказы по основной деятельности хранились отдельно от приказов по личному составу. Также проверяют, насколько правильно оформлены приказы о назначении на новую должность руководителей (генерального директора, директоров структурных подразделений, главного бухгалтера, начальника производства и т. д.).

Все кадровые документы имеют различные сроки хранения, поэтому документы после исполнения должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел (внутри дела документы тоже систематизируют по определенным признакам), это позволяет хранить документы, обеспечивать их сохранность, систематизацию, учет, оперативно находить необходимый документ, быстро передавать дела на архивное хранение.

Особое внимание следует уделить порядку ведения трудовых книжек. Прежде всего, нужно проверить наличие заверенной копии приказа по основной деятельности о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Проводя ревизию трудовых книжек и вкладышей к ним, надо убедиться, что все они зарегистрированы в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, все книжки есть в наличии и все записи в них внесены (на основании соответствующих приказов).

В личных карточках работников должны быть продублированы записи из трудовых книжек (вкладышей) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, а рядом стоять подписи работника в том, что он с этими записями ознакомлен. Трудовые книжки и вкладыши к ним нужно хранить все вместе в сейфе. Работа с трудовыми книжками должна вестись в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Минутка для улыбки

Фрагмент из резюме соискателя на позицию «менеджер по рекламе»

Ключевые навыки:

  • нестандартность мышления (.--. .-.....- -.. . .-.....--. ---);
  • готовность к работе в команде (в том числе футбольной);
  • эрудиция (Гегель, Гоголь, Бабель, Бебель стоят перед моим внутренним взором);
  • целеустремленность (без фанатизма - увы, Савонарола, мне с тобой не по пути);
  • работа на результат (вопрос, каких результатов хотите вы?).

Формирование отчета

В заключение комиссия по проведению кадрового аудита составляет отчет о текущем состоянии кадрового делопроизводства, анализирует, достигнуты ли цели проверки, фиксирует выявленные недостатки, прописывает меры, которые следует предпринять, делает выводы.

Чем отчет полнее и предметнее, тем проще сотрудникам кадровой службы исправлять допущенные ошибки.

Отчет может включать в себя:

  • анализ наличия всех документов, требуемых по трудовому законодательству;
  • анализ соответствия оформления документов требованиям Трудового законодательства;
  • оценку содержания внутренних локальных нормативных актов организации;
  • анализ кадровых процедур на соответствие требованиям законодательства;
  • анализ соответствия документов требованиям архивного законодательства;
  • ссылки на конкретные статьи нормативных актов, по которым у компании есть нарушения;
  • оценку рисков: какие нарушения могут привести к возникновению трудовых споров или к штрафным санкциям со стороны проверяющих органов;
  • рекомендации по исправлению ошибок в кадровом делопроизводстве;
  • расстановку приоритетов в дальнейшей работе с кадровыми документами.

Обычно его представляют в виде документа, содержащего как описательные части, так и таблицу с нарушениями и рекомендациями по их устранению, которая оформляется в виде Приложения к отчету.

Отчет представляется заказчику аудита (первому лицу компании) для утверждения и дальнейших действий (издания приказа об исправлении выявленных нарушений, распределении этой работы между сотрудниками кадровой службы и т. д.)

Как правило, аудитор лично представляет отчет, т. к. часто необходимы пояснения и дополнительная информация.

Результаты

Результатом кадрового аудита обычно является план работы кадровой службы по устранению выявленных недостатков в ведении делопроизводства с указанием сроков их исправления и ответственных за это должностных лиц.

Помимо этого, часто сразу же по итогам первого аудита назначают повторный - с целью проверки исправления выявленных нарушений.

АЛГОРИТМ ДЕЙСТВИЙ

Проводим аудит HR-функций



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль