Доступ к архивным документам по личному составу и их использование

9732
В последнее время вопросы доступа к документам по личному составу стали очень актуальными в связи с повышением внимания законодателя к защите персональных данных работников. Очевидно, что в первую очередь ответственность за нарушение правил хранения персональных данных своих сотрудников несет руководитель организации, ну а «на втором месте», конечно же, кадровик. Наша статья поможет разобраться, какая информация требует соблюдения определенных мер для ее защиты, а значит, к каким документам не должны получить доступ посторонние лица.

Словарь кадровика
Документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем

Работа кадровой службы любой организации связана с созданием и использованием документов по личному составу, которые содержат персональные данные сотрудников. В соответствии с законодательством РФ такая информация является конфиденциальной и относится к информации ограниченного доступа, а сотрудник кадровой службы как должностное лицо, работающее с конфиденциальной информацией, несет ответственность за нарушение норм работы с ней.

Сразу скажем, что проблема доступа и использования персональных данных работников - часть общей проблемы доступа к информации, существующей в любой стране. И грамотное решение такого локального вопроса, как защита персональных данных, предполагает знание проблемы защиты информации в целом.

Почему так важно охранять и защищать информацию, в том числе персональные данные?

Дело в том, что проблема доступа к информации связана с возможностью ущерба для объекта (государства, организации) или субъекта (гражданина) информации от обнародования некоей информации и с обязанностью обеспечить объекту или субъекту такой информации безопасность, если появляется необходимость в ее использовании.

Несмотря на очевидность существования проблемы доступа к информации, она до сих пор остается до конца не решенной. Это связано как с несовершенством законодательства, когда некоторые ключевые моменты остались непроработанными, так и с правовой неграмотностью и консерватизмом людей, работающих с документацией. Поэтому знание основных правовых положений доступа к информации - необходимая основа для практической работы сотрудника кадровой службы. Помните, что на практике не получается ограничиваться в своей работе знанием только инструкции по делопроизводству той организации, в которой вы работаете. Не говоря уж о том, что не во всех организациях такие локальные нормативные акты разработаны.

КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ ИНФОРМАЦИИ

Напомним, что в соответствии с законодательством, в частности со ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (далее - Закон об информации), к информации ограниченного доступа относится информация, составляющая государственную тайну, и конфиденциальная информация. Последняя, в свою очередь, состоит из нескольких групп:

  • информация, отнесенная к служебной тайне;
  • информация, отнесенная к коммерческой тайне;
  • информация, отнесенная к профессиональной тайне;
  • конфиденциальные персональные данные.

Из этого можно сделать вывод, что термины «информация ограниченного доступа» и «конфиденциальная информация» не являются синонимами. Конфиденциальная информация - только часть информации ограниченного доступа.

Словарь кадровика

Информация, составляющая коммерческую тайну, – научно-техническая, технологическая, производственная, финансово-экономическая или иная информация (в том числе составляющая секреты производства (ноухау), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введен режим коммерческой тайны (ст. 3 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»).

Информация, составляющая профессиональную тайну, – информация, полученная гражданами (физическими лицами) при исполнении ими профессиональных обязанностей или организациями при осуществлении ими определенных видов деятельности (ст. 9 Закона об информации).

Информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании, и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности (ст. 139 Гражданского кодекса РФ).

Конфиденциальность информации – обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя (ст. 2 Закона об информации).

Обладатель информации – лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании договора или закона право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам (ст. 3 Закона о коммерческой тайне).

Конфиденциальная информация каждой из перечисленных групп имеет свои периоды ограниченного доступа, свои особенности и условия доступа и использования. Работник службы кадров, как правило, имеет дело с двумя группами: конфиденциальными персональными данными и информацией, относящейся к профессиональной тайне.

Однако название группы конфиденциальной информации мало что говорит о ее содержании. Как определить, относится информация, с которой вы работаете, например, к профессиональной тайне или нет? Для ответа на этот вопрос нужно иметь представление о том, из каких тематических групп состоят конфиденциальные персональные данные и информация, относящаяся к профессиональной тайне.

Перед тем как говорить о конфиденциальных персональных данных, следует разобраться в том, что такое вообще «персональные данные» гражданина: отличаются ли они от «персональных данных работника», относятся ли они к конфиденциальной информации?

В нашей статье неслучайно так много внимания уделяется терминам и их определениям. На это есть две основные причины.

Причина 1. Прежде чем говорить о правовых нормах работы с какой-либо информацией, необходимо четко понимать, что это за информация, какие тематические группы ее составляют. Это на первый взгляд теоретическое положение имеет практические последствия. Например, перед вами как работником кадровой службы лежит документ, и вы должны хорошо представлять себе, к какой информации с точки зрения ее доступности относятся содержащиеся в нем сведения. Или вам поручено подготовить проект документа. И здесь без понимания, что такое конфиденциальная информация, не обойтись: если документ предназначен для открытого доступа, значит, информация в нем должна быть сформулирована таким образом, чтобы ущерб от ее обнародования был невозможен.

Причина 2. До настоящего времени в нормативных актах, регламентирующих вопросы документоведения и архивного хранения, существуют положения, противоречащие федеральному законодательству о защите информации. Это имеет далеко идущие негативные последствия, поскольку положения таких нормативных актов работодатели чаще всего используют при подготовке своих локальных нормативных и методических документов.

Что такое «персональные данные»? И можно ли употреблять этот термин без таких дополнений, как «...гражданина», «...работника»?

Статья 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее - Закон о персональных данных) называет персональными данными любую информацию, относящуюся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилию, имя, отчество, дату и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессию, доходы, другую информацию.

В этом определении стоит обратить внимание на следующие ключевые моменты. Персональные данные - это любая информация о любом человеке независимо от его статуса, возраста и т. д.; в определении ничего не сказано о том, что персональные данные человека - конфиденциальная информация. Следовательно, информация о человеке только тогда может называться его персональными данными, когда ее достаточно для его определения (идентификации). Понимание этих положений очень важно для практической деятельности любого работника, имеющего дело с информацией, тем более для работника кадровой службы: они говорят о том, что в работе с документами, содержащими информацию о человеке, следует обращать внимание на следующее.

1. Не вся эта информация относится к конфиденциальной.

Между тем и в ряде нормативных и методических документов между персональными данными и конфиденциальной информацией стоит знак равенства (при этом термин «персональные данные» используется без дополнений, как будто нет разницы между персональными данными человека и персональными данными работника). А ведь обязательным следствием такого положения должен стать ограниченный доступ к любому документу, где есть персональные данные. Продолжаем цепочку размышлений: если исходить из определения персональных данных человека, сформулированного в указанном законе, то практически любой документ содержит персональные данные (ведь на каждом документе есть подпись, должность, место работы лица его подписавшего), а это означает, что каждый документ в любой организации относится к конфиденциальному делопроизводству. Следовательно, чтобы не попасть в такую абсурдную ситуацию, нужно четко представлять, какие персональные данные (а самое главное - почему) относятся к конфиденциальным, а какие - к общедоступным.

2. Информация о человеке является его персональными данными при условии, что человека можно идентифицировать по этим данным. В противном случае, если информация о человеке недостаточна для его идентификации, ему невозможно причинить ущерб от ее использования, и, следовательно, доступ к такой информации не имеет смысла ограничивать.

Итак, мы видим, как трактует персональные данные человека российское законодательство. А что такое конфиденциальные данные человека? Для определения критериев отнесения персональных данных человека к общедоступным и конфиденциальным следует использовать положение п. 3 ст. 25 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Закон об архивном деле), где сказано, что ограничивается «доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведениям, содержащим угрозу для его безопасности...».

Таким образом, если обнародование информации о человеке может принести ему ущерб, то это - конфиденциальные персональные данные, и доступ к ним ограничен.

Какие тематические группы информации составляют конфиденциальные персональные данные и насколько постоянна их конфиденциальность?

На вопрос о стабильности можно ответить следующее: во всем мире постоянность и уровень конфиденциальности разных тематических групп конфиденциальных персональных данных колеблется, и зависит это от возможного ущерба для субъекта персональных данных. Ущерб, в свою очередь, зависит от социально-политической обстановки, которая существует в данной конкретной стране в данное конкретное время, от действующего законодательства, обычаев (как сейчас модно говорить - от менталитета) народа (народов) ее населяющего. Ни в одном законе, включая Закон о персональных данных, нет перечня тематических групп конфиденциальных персональных данных. И здесь самое время вспомнить об информации, отнесенной к профессиональной тайне, которая в нашей статье названа как информация, с которой работник кадровой службы встречается постоянно.

Обращение к федеральному законодательству, касающемуся разных видов профессиональной тайны (например, врачебной тайны, нотариальной, налоговой, адвокатской, тайны переписки и т. д.), позволяет сделать вывод, что информация о деятельности профессионала становится профессиональной тайной только в том случае, когда она связана с конкретным человеком, обратившимся за помощью к профессионалу, т. е. тогда, когда она становится персонифицированной и позволяет идентифицировать конкретного человека, а значит, и принести ему ущерб.

Таким образом, профессиональную тайну составляют тематические группы конфиденциальных персональных данных - информация о состоянии здоровья человека, его имущественном и финансовом положении, понесенном физическом, материальном и моральном ущербе, интеллектуальной собственности и т. д. (табл.).

Тематические группы конфиденциальных персональных данных

Доступ к архивным документам по личному составу и их использование

Под персональными данными работника ст. 85 ТК РФ понимает информацию, необходимую работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающуюся конкретного работника.

Как персональные данные работника соотносятся с конфиденциальными персональными данными человека (гражданина)?

Персональные данные работника являются конфиденциальной информацией (ст. 86 ТК РФ) и составляют часть конфиденциальных персональных данных человека.

ДОСТУП К КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ

Как уже говорилось выше, разные группы конфиденциальной информации имеют разные периоды ограниченного доступа к этой информации.

Конфиденциальные персональные данные ограничены в доступе к ним, как правило, на 75 лет со времени создания документа, содержащего такую информацию (ст. 25 Закона об архивном деле).

Кто имеет право работать с конфиденциальными персональными данными?

В соответствии с федеральным законодательством пользователем конфиденциальными персональными данными может быть:

  • сотрудник организации, в которой хранится такая информация, для выполнения своих должностных обязанностей (в частности, работник кадровой службы);
  • субъект персональных данных, т. е. человек, информация о котором содержится в документе (при предъявлении документов, удостоверяющих его личность);
  • доверенное лицо субъекта персональных данных (при наличии нотариально заверенной доверенности субъекта персональных данных и документов, удостоверяющих его личность);
  • в случае смерти субъекта персональных данных его наследник (при наличии свидетельства о смерти субъекта персональных данных, документов о наследовании и документов, удостоверяющих личность наследника);
  • доверенное лицо наследника (при наличии нотариально заверенной доверенности, свидетельства о смерти субъекта персональных данных, документов о наследовании и документов, удостоверяющих личность наследника).

При этом без согласования с гражданином (его наследниками) возможен доступ пользователей к документам, содержащим основные биографические данные лица: сведения о дате и месте его рождения, смерти, образовании, служебных должностях (если это не противоречит иным федеральным законам), почетных ученых званиях, наградах, выборных должностях, об опубликованных результатах творческой и научной деятельности.

Также в случаях, предусмотренных законом, и по мотивированному официальному письменному обращению конфиденциальные персональные данные предоставляются сотрудникам:

  • органов государственной власти, государственных органов и организаций, органов местного самоуправления (в пределах выполнения ими своих должностных обязанностей);
  • судов, органов прокуратуры, органов предварительного следствия, органов дознания (по делам, находящимся в их производстве).

Для нас особый интерес представляют положения ст. 3 Закона об архивном деле, которая содержит такое понятие, как пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающееся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

В связи с этим напомним, что одна из важнейших задач деятельности архивов организаций - использование содержащейся в архивных документах информации для обеспечения законных прав и интересов граждан. В рамках рассматриваемой темы это означает, что, во-первых, субъект персональных данных должен получить необходимую ему информацию, которая содержится в архивных кадровых документах, а во-вторых, при предоставлении такой информации не должно нарушаться законодательство о защите персональных данных.

Согласно ст. 24 Закона об архивном деле доступ к архивным документам по личному составу обеспечивается несколькими способами.

Способ 1. Предоставление пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа.

Способ 2. Предоставление подлинников и (или) копий необходимых ему документов, в том числе в форме электронных документов.

Способ 3. Использование информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, с возможностью их копирования.

ВЫДАЧА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Нередко в практике работы архивов возникает необходимость предоставить подлинники кадровых документов. При этом требуется соблюдать определенные правила.

В нашей организации есть архив, в котором мы храним в т. ч. и документы по личному составу. Сейчас работник архива ушла в отпуск по уходу за ребенком, а никого брать временно на ее место руководитель не планирует. Хочет, чтобы в этот период мы сами «отвечали» за свои документы, которые хранятся в архиве. В связи с этим у меня возник вопрос: в каких случаях и по чьему требованию организация должна предоставлять подлинники кадровых документов? И как оформляется такая выдача?

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее -Основные правила), допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов: трудовых книжек, свидетельств об окончании учебных заведений, аттестатов об образовании, удостоверений и т. п.

Подлинные личные документы выдаются заявителям по их письменным запросам с разрешения руководителя организации под расписку. При этом заявитель обязан предъявить паспорт или иной документ, подтверждающий его личность. В случае обращения за документами родственника он также обязан представить документы, подтверждающие степень родства. Доверенному лицу выдаются на руки подлинные документы на основании нотариально заверенной доверенности.

На место изъятого документа в дело помещается справка о его выдаче, копия выданного документа, а в учетных документах (описи) делаются отметки об изъятии, указываются номер, дата и название документа-основания для изъятия (заявление, запрос), а также расписка получателя документа.

В соответствии с законодательством подлинные архивные документы могут быть изъяты из архива органами правопорядка. В этом случае на место изъятого документа в дело помещается справка о выдаче и снятая с него копия. В учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа - основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче). В дальнейшем работники архива обеспечивают контроль возврата изъятых документов.

Чаще всего на практике требуется предоставить копии архивных документов, архивные справки или выписки. Такие документы предоставляются на основании письменного запроса соответствующих организаций (например, Пенсионного фонда России), а также бывших сотрудников организации.

В запросе должна содержаться следующая информация:

  • суть запроса;
  • полностью фамилия, имя, отчество обращающегося;
  • его адрес и контактные телефоны.

В этом документе также проставляется дата запроса и личная подпись обратившегося.

Например, в запросе о подтверждении трудового стажа необходимо указать полное наименование организации и структурного подразделения, в котором работал заявитель, занимаемую должность, а также период его деятельности в данной организации. Если необходимо получить сведения о заработной плате, то требуется указать, за какой период нужны эти сведения. Если заявитель в период, за который запрашиваются сведения, носил другую фамилию, то это необходимо также отразить в запросе.

Архивные справки

Архивные справки составляются на общем бланке работодателя с обозначением вида документа «Архивная справка» на основе подлинных документов или их заверенных копий (в случае отсутствия подлинников). В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются необходимые сведения в хронологической последовательности событий. Выдержки из документов заключаются в кавычки, а названия организации, структурных подразделений при первом упоминании приводятся полностью.

Словарь кадровика

Архивная справка - официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию - сведения о предмете запроса с обязательным указанием поисковых данных архивных документов (номер описи, номер дела, номер листов).

Архивная копия - официальный документ архива, дословно воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных.

Архивная выписка - официальный документ архива, дословно воспроизводящий часть текста документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием поисковых данных документа.

После текста справки помещается основание, которое включает в себя архивные шифры использованных документов: номер описи, номер дела и номера листов.

Недавно столкнулись с такой ситуацией - бывшему сотруднику потребовалось подтверждение работы в нашем производстве в определенный период. Подняли архив и обнаружили, что в приказах, на основании которых сейчас нужно оформить архивную справку, некоторые сведения указаны неразборчиво. Как учесть это при составлении справки?

Несовпадения, расхождения, неточности, в т. ч. биографического характера, включаются в архивную справку в том виде, в каком они указаны в документах, и оговариваются словами в скобках: «Так в документе».

Когда у вас возникают сомнения в достоверности отдельных сведений подлинного документа (или его надлежаще заверенной копии), например, если в тексте встречаются исправления, подчистки, то при составлении архивной справки в скобках необходимо указать: «В тексте неразборчиво».

Обратите внимание: в тексте архивной справки не допускаются никакие «посторонние» комментарии или собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.

Архивная справка подписывается ответственным исполнителем и руководителем архива, а также заверяется печатью. При составлении справки на нескольких листах должен быть заверен каждый лист. Форма и образец архивной справки приведены в Основных правилах работы архивов организаций (приложение).

Архивные копии и выписки

Помимо архивных справок по запросам граждан и учреждений выдаются архивные копии и архивные выписки.

Машинописные, электрографические архивные копии и выписки делают на бланке письма организации с указанием наименования документа: «Архивная копия», «Архивная выписка». При изготовлении ксерокопий документов бланк организации не используется.

На архивных копиях, изготовленных электрографическим методом, поисковые данные проставляются сразу же после окончания текста документа или (в случае отсутствия свободного места) на обороте каждого листа на расстоянии не более 1 см от его верхнего поля. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр проставляется на обороте каждого листа. Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены (прошиты), пронумерованы и на месте скрепления заверены печатью.

Архивные выписки делаются, как правило, в том случае, если необходимые сведения содержатся в объемном документе и только часть его относится к содержанию запроса.

По запросу бывшего сотрудника нашей организации требуется сделать выписку из коллективного договора, который действовал в нашей организации в период работы этого сотрудника. По каким правилам делается такая выписка?

В архивной выписке необходимо указать название документа, его номер и дату. Начало и конец каждого извлечения из документа, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием. Если в отдельных частях текста документа имеются неразборчиво написанные слова, исправления автором, а также места, неподдающиеся прочтению вследствие физического или химического повреждения документа, то в скобках делаются соответствующие оговорки, например: «Так в тексте оригинала», «Так в документе», «Далее неразборчиво» и т. п.

Архивные копии и архивные выписки выдаются пользователям архивными документами вместе с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации.

Что делать в том случае, если в архиве нет документов, необходимых для исполнения запроса?

При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке письма организации составляется ответ с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения, и даются необходимые рекомендации.

В случае утраты документов, содержащих запрашиваемые сведения, организация выдает справку о причинах их утраты. Текст такого письма должен быть заверен печатью организации.

Каким образом должны выдаваться архивные справки, выписки и копии, а также подлинные документы лицам, заинтересованным в получении архивной информации?

Архивные справки, выписки и копии, а также подлинные документы выдаются заявителям или их родственникам, доверенным лицам на руки под расписку по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Доверенные лица при получении подлинного личного документа должны предъявить заверенную доверенность.

Получатель архивной справки или подлинного личного документа должен расписаться на копии справки или на обороте копии личного документа, остающейся в архиве с указанием в расписке своих паспортных данных.

Архивные справки, архивные выписки и копии могут доставляться заявителю по почте простым или заказным письмом, подлинные личные документы - ценным письмом.

Приложение

Форма архивной справки (образец)

Доступ к архивным документам по личному составу и их использование



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль