Приказы по личному составу

51562
 Мидонова Е. А.
канд. юрид. наук, доцент кафедры государственно-правовых дисциплин филиала государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Саратовская государственная академия права» (г. Астрахань)
Чтобы избежать многих проблем, которые неминуемо возникают в любом трудовом коллективе, где работают самые разные люди, необходимо иметь профессиональную кадровую службу. Но, к сожалению, это редкость, а вот приказы по личному составу приходится готовить каждый день. О чем же нужно помнить при разработке проекта такого документа? Пожалуй, об этом стоит поговорить, ведь от правильности его оформления зависит очень многое в жизни сотрудников - как в течение их трудовой деятельности, так и после ухода на заслуженный отдых.

Если проследить по документам пребывание отдельного сотрудника в организации, то все начинается с заключения трудового договора, а заканчивается увольнением; при этом за период работы оформляются и отпуска, и поощрения, и, что вполне вероятно, дисциплинарные взыскания.

Трудовые отношения, как известно, договорные: они возникают, изменяются, а в отдельных случаях и прекращаются по письменному соглашению сторон. Однако работодатель в таких отношениях выступает специальным субъектом, наделенным определенной властью. Он полномочен принимать организационные решения и издавать распорядительные документы - приказы и распоряжения. Приказы, которые издает работодатель по поводу производственно-хозяйственной деятельности, планирования, организации работы, отчетности и другим подобным вопросам, называются приказами по основной деятельности. Приказы же, издающиеся в сфере трудовых отношений, называются приказами по личному составу. Об этих документах и пойдет речь в статье.

Форма приказа

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 утвержден ряд унифицированных форм первичной учетной документации по учету рабочего времени и его оплаты. Выделим среди них приказы по личному составу:

  • приказ (распоряжение) о приеме работника (работников) на работу (унифицированные формы № Т-1 и № Т-1а);
  • приказ (распоряжение) о переводе работника (работников) на другую работу (унифицированные формы № Т-5 и № Т-5а);
  • приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (работникам) (унифицированные формы № Т-6 и № Т-6а);
  • приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (работниками) (увольнении) (унифицированные формы № Т-8 и № Т-8а);
  • приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (унифицированные формы № Т-9 и № Т-9а);
  • приказ (распоряжение) о поощрении работника (работников) (унифицированные формы № Т-11 и № Т-11а).

И это далеко не полный перечень тех распорядительных документов, которые издает работодатель по кадровым вопросам.

Для оформления некоторых действий (например, распоряжения об отстранении работника от работы, объявлении выговора или замечания) нет принятой унифицированной формы. Тогда текст приказа составляется по усмотрению работодателя в соответствии с требованиями трудового законодательства. Документ оформляется на бланке приказа, разработанном и применяемом работодателем при оформлении приказов по основной деятельности.

Содержание приказа

Если приказы по основной деятельности структурно состоят, как правило, из двух частей - констатирующей и распорядительной, то приказ по личному составу обычно содержит только распорядительную часть (без описания целей и задач распорядительных действий и слова ПРИКАЗЫВАЮ).

Пример оформления приказа по основной деятельности

Приказы по личному составу

Увеличить изображение

Пример оформления приказа по личному составу

Приказы по личному составу

Увеличить изображение

Содержание кадровых приказов определяется теми вопросами в сфере трудовых отношений, которым они посвящены. В зависимости от этого будут различаться и документы, служащие основанием для издания приказов по личному составу. Рассмотрим те приказы, с оформлением которых на практике приходится сталкиваться чаще всего.

Приказ о приеме на работу

Отправной точкой для оформления приема работника на работу в большинстве случаев является заключенный сторонами трудовой договор. Именно этот документ указывается в качестве основания для издания приказа о приеме на работу.

Текст приказа о приеме работника соответствует унифицированной форме и не представляет особой сложности, однако для его грамотного оформления необходимо внимательно изучить содержание трудового договора, чтобы внести в приказ всю необходимую и достаточную информацию. Следует обратить особое внимание на то, чтобы не было никаких расхождений в датах.

В приказе о приеме на работу обязательно должны быть указаны следующие данные:

1) фамилия, имя, отчество работника;

2) его табельный номер;

3) наименование профессии, специальности или должности, разряд, класс или квалификация;

4) дата начала работы. Эта дата может отличаться от даты издания приказа в тех случаях, когда приказ издается раньше даты начала работы, определенной в трудовом договоре, или, наоборот, позже даты начала работы при фактическом допущении работника к работе без оформления трудового договора в письменном виде;

5) размер оплаты труда;

6) структурное подразделение или конкретное рабочее место работника (только если при заключении трудового договора стороны специально оговаривают конкретное структурное подразделение, механизм, агрегат, рабочее место, на котором работник будет осуществлять трудовую деятельность);

7) условия приема на работу и характер предстоящей работы. В этой строке, например, указывают, является ли работа по заключенному трудовом договору работой по совместительству. Не следует приводить здесь лишнюю информацию, например об особом режиме рабочего времени, установленном работнику. Помните, что в приказ о приеме на работу не следует переносить всю информацию из трудового договора;

8) срок испытания (если таковое было предусмотрено при заключении трудового договора).

Приказ о предоставлении отпуска

Отпуск работнику предоставляется ежегодно, а то и несколько раз в году -если он был разделен на части или, например, работнику положено несколько видов отпусков, которые он использует отдельно. Наличия утвержденного графика отпусков - документа, обязательного и для работника, и для работодателя, - для оформления отпуска недостаточно. Даже в тех ситуациях, когда работник использует отпуск строго в соответствии с графиком, издание приказа о предоставлении отпуска обязательно. В таком приказе обязательно указываются:

  • вид предоставляемого отпуска;
  • его продолжительность;
  • даты начала и окончания;
  • период работы, за который предоставляется отпуск.

 Если отпуск разделен на части, то приказ необходимо издавать при предоставлении каждой из частей.

Законом при соблюдении определенных условий допускается отзыв работника из отпуска, который оформляется отдельным приказом, составленным в свободной текстовой форме. Желательно в этом приказе указать условия предоставления работнику неиспользованной части отпуска. Помните: отзыв из отпуска допускается только с согласия работника. Правда, с учетом специфики рассматриваемой ситуации заранее (до издания приказа) оформить такое согласие, как правило, невозможно. Следует предложить работнику выразить свое отношение к отзыву из отпуска при письменном ознакомлении с приказом.

Пример оформления приказа об отзыве работника из отпуска

Приказы по личному составу

Увеличить изображение

Если продолжительность отпуска составляет больше 28 календарных дней, часть отпуска по заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией, что также оформляется отдельным приказом.

Приказ о замене части отпуска денежной компенсацией

Приказы по личному составу

Увеличить изображение

Приказ о переводе на другую работу

В процессе трудовой деятельности работник по разным причинам может быть переведен на другую постоянную работу; такой перевод может носить временный характер. За редким исключением, при переводе стороны трудовых отношений заключают соглашение о переводе, которое и служит основанием для издания работодателем приказа о переводе работника на другую работу.

Когда перевод на другую работу осуществляется в соответствии с законодательными требованиями, ссылки на них должны быть приведены в тексте приказа, а обязательные для принятия решения документы перечисляются в строке «Основание».

При переводе на другую работу в соответствии с медицинским заключением в строке «Основание», помимо дополнительного соглашения к трудовому договору, следует указать реквизиты медицинских документов, на основании которых принято решение о переводе.

Приказ о применении дисциплинарного взыскания

 Предпосылкой к решению о дисциплинарном наказании работника является факт обнаружения дисциплинарного проступка. В процессе применения к нему мер дисциплинарной ответственности на практике создается немало документов (докладные и объяснительные записки, акты), где излагаются обстоятельства произошедшего с выводами и предложениями. На эти документы, служащие основанием для принятия решения о наказании и издания соответствующего приказа, необходимо сослаться в тексте приказа.

Как определено трудовым законодательством, к работнику может быть применено дисциплинарное взыскание в виде замечания, выговора или увольнения. Унифицированная форма приказа предусмотрена для оформления только последней ситуации. Замечание или выговор объявляются работнику в свободной текстовой форме.

Пример оформления приказа об объявлении выговора

Приказы по личному составу

Увеличить изображение

Дисциплинарное взыскание действует в течение года с момента его наложения, но может быть снято и досрочно - отдельным приказом. Основанием этого может послужить, в частности, ходатайство непосредственного руководителя работника. В таком приказе нужно указать причину, послужившую поводом отмены взыскания, и дату, с которой оно считается снятым.

Приказ об увольнении

К данному документу следует отнестись с максимальным вниманием. Нередко увольнение становится причиной судебных разбирательств. И если в их ходе выясняется, что была нарушена процедура, то работник подлежит восстановлению на работе, а работодатель оплачивает ему время вынужденного прогула и - в отдельных случаях - компенсирует моральный вред, причиненный незаконным увольнением. К тому же, если при оформлении увольнения были допущены нарушения, то исправить их в дальнейшем будет весьма затруднительно.

Прекращение трудового договора оформляется приказом работодателя по унифицированной форме: в ней нужно в точном соответствии с формулировками Кодекса или иного федерального закона указать основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью. Кроме того, приказ обязательно должен содержать перечень документов, послуживших основой решения об увольнении. В отдельных случаях в ходе принятия такого решения требуется учесть мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации и оформить соответствующий реквизит на приказе.

Регистрация приказа

Кадровые документы, и в т. ч. приказы по личному составу, большинство которых имеет длительный срок хранения, регистрируются в специальных учетных формах. Регистрация предусмотрена для документов, требующих исполнения; она облегчает их хранение и поиск и крайне желательна для таких важных документов, как приказы по личному составу.

Для регистрации документов работодатель разрабатывает регистрационные книги (журналы) учета.

Например, книга может иметь такую форму.

Книга регистрации приказов по личному составу

Приказы по личному составу

Увеличить изображение

В книгу регистрации приказов по личному составу можно также включить графу «Отметка о выдачи копии приказа работнику». В ней будет отражено выполнение обязанности работодателя по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать ему копии документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ).

Как правило, при регистрации приказов по личному составу применяется система индексации.

Приказы по личному составу и приказы по основной деятельности регистрируются и хранятся отдельно. Чтобы разделить массивы этих документов, к порядковому номеру приказов по личному составу можно добавлять буквенное обозначение: «к» или «лс».

Отдельные буквенные обозначения могут иметь и группы кадровых приказов, если предполагается их регистрировать и хранить отдельно. Например: «о» - для приказов о предоставлении отпусков, «ком» - для приказов о направлении работников в командировку и т. д.

Ознакомление работника с приказом

 С содержанием приказов по личному составу работников следует ознакомить под роспись. В унифицированных формах для этого предусмотрена отдельная строка. При оформлении приказа на бланке организации также следует заготовить место, чтобы работник, ознакомившись с содержанием приказа, поставил личную подпись и дату ознакомления.

В отношении отдельных приказов закон предусматривает сроки ознакомления с ними работников.

Так, приказ о наложении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе.

С приказом об увольнении работник должен быть ознакомлен под роспись в день увольнения.

Когда сроки законом не установлены, затягивать с ознакомлением работников с содержанием приказа тем не менее не следует.

Возможны случаи, когда ознакомить работника с приказом невозможно ввиду его отсутствия на работе или в связи с тем, что он отказался ознакомиться с документом. Для приказов о наложении дисциплинарного взыскания и об увольнении на этот счет предусмотрены специальные правила.

Правило 1. При отказе работника письменно подтвердить факт ознакомления с приказом об этом составляется соответствующий акт.

Правило 2. Если работника невозможно ознакомить с приказом под роспись, об этом делается соответствующая отметка на приказе.

На приказе об увольнении, с которым работник отказался ознакомиться под роспись и о чем был составлен акт, может быть сделана отметка следующего содержания:

От ознакомления с приказом под роспись
работник отказался (акт от 12.12.2011 № 112-а)
Инспектор по кадрам Соловьева В.К. Соловьева
12.12.2011

Рекомендуем руководствоваться данными правилами в отношении любого приказа по личному составу, если невозможно ознакомить работника с ним под роспись.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях