Обязательны ли записки-расчеты и где их хранить?

41812
Давно хотел прояснить для себя ряд вопросов, касающихся унифицированных форм записок-расчетов. Обязательно ли применять их при увольнении сотрудника, оформлении его отпуска, и где должен храниться этот документ – в отделе кадров или в бухгалтерии? Ведь начинают заполнять записки-расчеты (лицевую сторону) в отделе кадров, а заканчивают оформление расчетов в бухгалтерии. Должна ли бухгалтерия возвращать их в отдел кадров? И надо ли знакомить работника под роспись с запиской - расчетом? А если работник в письменном заявлении просит представить копию записки-расчета, обязаны ли мы удовлетворить такую просьбу?

Давайте сначала определимся, о каких записках-расчетах идет речь. Когда кадровики говорят о записках-расчетах при оформлении увольнения работника или его отпуска, как правило, они имеют в виду унифицированные формы № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» и № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»; далее - Постановление № 1). При этом нередко возникает вопрос, обязательно ли применение этих унифицированных форм в их работе?

Ответ на него, казалось бы, содержится в самом Постановлении № 1. В нем сказано, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда (перечислены в п. 1.2 Постановления № 1), к которым относятся и унифицированные формы № Т-60 и Т-61, распространяются на все организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, кроме бюджетных учреждений. Однако отсюда можно сделать однозначный вывод лишь о том, что бюджетные учреждения не применяют эти формы, а вот для остальных организаций нет прямого указания на обязательность их применения. Согласитесь, что фраза «распространить унифицированные формы первичной учетной документации на организации независимо от формы собственности» не является требованием к работодателю применять эти формы в обязательном порядке.

Обязательны ли записки-расчеты и где их хранить?

Пример формы № Т-61

Скачать бланк

Скачать пример

Пытаясь разобраться с обязательностью применения утвержденных Постановлением № 1 унифицированных форм (в т. ч. форм № Т-60 и Т-61), мы сталкиваемся еще с одним интересным моментом. Постановление № 1 не прошло государственную регистрацию в Минюсте России. Письмом Минюста России от 15.03.2004 № 07/2732-ЮД Постановление № 1 признано не нуждающимся в государственной регистрации. Однако такое решение принято только потому, что Постановление № 1 не содержит новых правовых норм. Что вполне логично, т. к. с введением 30 унифицированных форм первичной учетной документации, указанных в Постановлении № 1, признаны утратившими силу те же 30 унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26. Новые формы только приведены в соответствие с изменениями, внесенными за предыдущее время в нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права.

НАШ СОВЕТ

При подготовке документов об отпусках и об увольнении работников применяйте в своей практике унифицированные формы № Т-60 и Т-61

Таким образом, получается, что унифицированные формы № Т-60 и Т-61 не обязательны к применению в организациях, а в бюджетных учреждениях их применение недопустимо. И все же мы настоятельно рекомендуем применять эти формы в вашей практике, т. к. на то есть масса веских причин, о которых мы и поговорим.

Причина 1. В статье 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» сказано, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Таким образом, все документы (в т. ч. и унифицированные формы № Т-60 и Т-61), включенные в альбомы унифицированных форм первичной учетной документации (в т. ч. и утвержденные Постановлением № 1), принимаются к учету как первичные учетные документы бухгалтерского учета.

Наша справка

В связи с тем, что отдельные унифицированные формы (в т. ч. формы № Т-60 и Т-61) не могут применяться бюджетными учреждениями, для таких учреждений приказом Минфина России от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» утверждены специальные формы первичных учетных документов, которые применяются при формировании учетной политики субъекта учета, начиная с 2011 г. В т. ч. утверждена форма записки-расчета об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях (код формы 0504425), которая обязательна для применения всеми бюджетными учреждениями. До 2011 г. аналогичные формы утверждались иными приказами Минфина России.

Причина 2. Унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением № 1, согласованы с Минфином России, Минэкономразвития России и Минтрудом России. Это лишний раз подтверждает, что унифицированные формы № Т-60 и Т-61 отвечают требованиям бухгалтерского учета и будут приняты к учету бухгалтерией как первичные учетные документы бухгалтерского учета.

Причина 3. Упрощается разработка Табеля форм документов отдела кадров и Альбома форм документов отдела кадров вашей организации, в т. ч. примеров оформления (образцов) этих форм.

Причина 4. Нет необходимости разрабатывать дополнительные документы по применению унифицированных форм № Т-60 и Т-61. В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением № 1, приведены все случаи возможного применения рассматриваемых форм и правила заполнения этих форм.

Итак, на ваш первый вопрос мы ответ нашли и выяснили, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (в т. ч. и унифицированные формы № Т-60 и Т-61) не обязательны для применения на территории нашей страны. Однако применять их стоит и на то есть причины.

Что ж, теперь можно перейти и ко второму вопросу. Для того чтобы определиться с тем, где должны храниться записки-расчеты, необходимо рассмотреть порядок оформления этих документов.

5 причин применять унифицированные формы № Т-60 и Т-61:

1. Они применяются к учёту как первичные учётные документы бухгалтерского учёта

2. Они согласованы Минфином России, Минэкономразвития России и Минтруда России

3. Упрощается разработка табеля форм документов отдела кадров и Альбома форм отдела кадров

4. Не надо разрабатывать дополнительные документы по применению унифицированных форм, что существенно облегчает работу кадровика :)

5. При необходимости ознакомить работника с этими формами возможно введение в них дополнительного реквизита "Виза ознакомления"

Скачать таблицу 

Унифицированные формы № Т-60 и Т-61 заполняются в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением № 1. В данных указаниях сказано, что записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60) применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска, а записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61) применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Заполняются эти формы работником кадровой службы или уполномоченным на то лицом.

После заполнения лицевой стороны записки-расчета работник кадровой службы, отвечающий за это, подписывает ее и передает в бухгалтерию. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии, за что он и расписывается.

Таким образом, заканчивают оформление записок-расчетов работники бухгалтерии, поэтому логично и абсолютно правильно, что эти документы будут храниться в делах, которые ведет бухгалтерия в соответствии с номенклатурой дел этого подразделения.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Записки-расчеты должны храниться в делах, которые ведет бухгалтерия

На основании п. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень) (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558) документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, материальной помощи и других выплат) хранятся 5 лет (при условии проведения проверки, ревизии). К таким документам, безусловно, относятся записки-расчеты. Если в организации отсутствуют лицевые счета работников, срок хранения записок-расчетов - 75 лет. Нахождение п. 412 в подразделе 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность» Перечня подтверждает наш вывод о том, что записки-расчеты должны храниться в делах бухгалтерии.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Работодатель не обязан ознакамливать работника с запиской-расчетом

Итак, записка-расчет подготовлена и на ее основании бухгалтерия заполнила ведомость. Перед тем как подшить записку-расчет в соответствующее дело на хранение, зададимся вопросом: необходимо ли работодателю ознакомить с ней работника? (А вы нас именно об этом и спрашивали!) Ни в одном документе нет такого требования. Отсюда вывод: работодатель делать это не обязан. Да и необходимости в этом практически нет, т. к. в соответствии со ст. 136 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме (в виде расчетного листка) извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Под выплатой заработной платы в нашем случае подразумеваются и оплата отпуска в соответствии со ст. 114 и ч. 9 ст. 136 ТК РФ, и расчеты при увольнении (прекращении трудового договора) в соответствии с ч. 4 ст. 841 и ст. 140 ТК РФ.

Предоставляя работнику расчетный листок, работодатель полностью выполняет свои обязанности по письменному извещению его о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний и т. д.

Однако, если работник желает ознакомиться с расчетами количества оставшихся дней отпуска и оформит это желание письменным заявлением, работодателю необходимо будет ознакомить работника с этими расчетами под роспись в самих формах. Для этого необходимо будет сделать дополнительную запись на оборотной стороне записок-расчетов (после подписи бухгалтера) по аналогии с записями об ознакомлении на других унифицированных формах: «С запиской-расчетом работник ознакомлен, личная подпись, дата». При необходимости работодатель на основании постановления Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» может своим приказом внести соответствующий дополнительный реквизит «Виза ознакомления» в унифицированные формы № Т-60 и Т-61.

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (фрагмент оборотной стороны)

Обязательны ли записки-расчеты и где их хранить?

Увеличить изображение

А теперь посмотрим, обязан ли работодатель предоставлять работнику по его просьбе копию записки-расчета.

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ...

При отсутствии письменного заявления работника у работодателя не возникает обязанности представлять ему копии каких-либо документов, связанных с работой

В соответствии со ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. В части 4 ст. 841 ТК РФ законодатель уточнил, что при увольнении работника работодатель обязан по письменному заявлению выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой, в день прекращения трудового договора.

Наша справка

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Если в организации представительного органа работников (в т. ч. выборного органа первичной профсоюзной организации) нет, то работодатель утверждает форму расчетного листка самостоятельно.

НАШ СОВЕТ

Регистрируйте все выдаваемые работникам копии документов, связанных с работой, в специальных формах и требуйте от работников расписаться в них за полученные копии

Записки-расчеты по формам № Т-60 и Т-61, безусловно, являются документами, связанными с работой, поэтому, при наличии письменного заявления работника о выдаче копий данных документов, у работодателя возникает обязанность своевременно предоставить ему заверенные копии. Кто это должен делать? Это решает работодатель, но в любом случае это должно быть прописано в локальном нормативном документе организации и в должностных обязанностях работника.

Резюме

Унифицированные формы № Т-60 и Т-61 не являются обязательными формами для применения работодателями, однако мы настоятельно рекомендуем их применение в практике кадровиков. По письменному требованию работника работодатель обязан выдать ему копии записок-расчетов.

На наш взгляд, вполне логично, если такие обязанности будут возложены на работника бухгалтерии, хотя не исключен и другой порядок выдачи копий. В любом случае перед выдачей копий записок-расчетов советуем регистрировать их в специальном Журнале регистрации (учета) выданных справок (копий документов) и обязательно требуйте от работника расписаться в этом журнале за их получение.

Журнал регистрации и учета выданных справок (копий документов) (фрагмент)

Обязательны ли записки-расчеты и где их хранить?

Увеличить изображение



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль