Я знаю, как правильно оказать работнику материальную помощь

60149
 Орлова Елена Васильевна
Директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо»
«Не так давно пришел к нам в отдел кадров работник с заявлением, в котором просил оказать ему материальную помощь в связи с рождением ребенка. Заявление мы приняли – отказать права не имеем, решение же все равно остается за руководством. Наш директор долго не хотел принимать положительного решения, но начальнику отдела кадров все же удалось его уговорить. А с другой стороны, неужели мы обязаны оказывать материальную помощь любому написавшему заявление сотруднику или все же есть основания для отказа?» И правда, как быть в такой ситуации? Да и что именно следует подразумевать под «материальной помощью» – задумались мы и решили спросить специалиста, который на 100% знает, как правильно оказать работнику материальную помощь.

В Трудовом кодексе РФ (далее - ТК РФ) о материальной помощи сотрудникам со стороны работодателя не сказано ни слова. Но, как показывает практика, многие работодатели все же оказывают работникам финансовую поддержку в различных жизненных ситуациях. Давайте попробуем выяснить, чем регулируется эта процедура и как правильно оформить документы, чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов и оптимизировать налоги.

Формы оказания финансовой поддержки могут быть самыми разными - от обычной материальной помощи работнику (или члену его семьи) или разовой премии (без всякого производственного повода) до такой экзотической операции, как договор дарения денег работнику. Да-да, она тоже имеет право на существование Я знаю, как правильно оказать работнику материальную помощь. Выбор зависит от желания и финансовых возможностей работодателя, а также от налоговых последствий той или иной формы для обеих сторон трудового договора.

При этом, предупреждаем заранее, любая выбранная форма прибавит работы кадровикам и бухгалтерам в части документального оформления такой операции.

В зависимости от того, какую форму оказания материальной помощи сотруднику выбрала ваша организация, будут оформляться различные документы, а также разными будут налоговые последствия для сторон трудового договора.

Подробнее о налоговых последствиях при различных формах выплаты материальной помощи работнику смотрите в таблице, приведенной на портале www.pro-personal.ru.

Давайте рассмотрим каждую из предложенных форм оказания материальной помощи.

Обычная материальная помощь работнику или члену его семьи

Я знаю, как правильно оказать работнику материальную помощь

Материальная помощь не связана с результатом коммерческой или производственной деятельности организации, а также с индивидуальными производственными результатами работника или выполнением им трудовых обязанностей. В связи с этим такая выплата носит социальный характер и не входит в систему оплаты труда (ст. 135 ТК РФ) даже в том случае, когда она предусмотрена в трудовом или коллективном договорах или в локальных нормативных актах работодателя (например, Положении о материальной помощи).

Положение о материальной помощи (фрагмент)

Я знаю, как правильно оказать работнику материальную помощь

Увеличить изображение

Работник, пожелавший получить материальную помощь, должен написать заявление о ее предоставлении с указанием причины. Материальная помощь выплачивается по желанию работодателя при наличии у него финансовых возможностей. Ее выдача оформляется соответствующим приказом работодателя.

Заявление работника об оказании материальной помощи

Я знаю, как правильно оказать работнику материальную помощь

Увеличить изображение

Приказ о выплате материальной помощи

Я знаю, как правильно оказать работнику материальную помощь

Увеличить изображение

Как отличить обычную материальную помощь от других форм оказания материальной помощи? Ответить на этот вопрос нам помогут ее характерные признаки.

Итак, характерными признаками материальной помощи являются:

1. Единовременный или нерегулярный характер выплаты. В противном случае это будет скрытая форма премирования;

2. Индивидуальный характер выплаты;

3. Выдача осуществляется по личному заявлению работника (с положительной резолюцией руководителя) с приложением документов, подтверждающих факт особых обстоятельств, позволяющих получить материальную помощь;

4. Основанием для выплаты является приказ, в котором указываются: сумма получаемой работником материальной помощи; источник выплаты; срок, в который она должна быть выплачена; причина выплаты.

Наша справка

Оценка эффективности формы оказания материальной помощи

Форма оказаня материальной помощи Оценка "Плюсы" "Минусы"
Обычная материальная помощи работнику Безопасная форма. Претензий со стороны проверяющих не возникнет Отсутствие налоговых рисков В общем случае сумма свыше 4 000 руб. в год на одного работника облагается НДФЛ и страховыми взносами, но есть исключения
Обычная материальная помощь члену семьи работника Безопасная форма. Претензий со стороны проверяющих не возникнет Страховые взносы не начисляются Надо начислить НДФЛ с полной сцммы и подавать в налоговый орган форму 2-НДФЛ
Разовая премия социального характера Безопасная форма, не позволяет экономить на налогах Отсутствие налоговых рисков Полная сумма облагается НДФЛ и страховыми взносами
Беспроцентный невозвращаемый заём Самая рискованная форма и для работодателя, и для работника.
Оптимизация налогообложения не оправдывает риски.
Не рекомендуем использовать!
На сумму займа страховые взносы не начисляются; НДФЛ с материальной выгоды за пользование беспроцентным займом и с суммы самого займа не исчисляется Возможны налоговые споры. Риски переквалификации в оплату труда с соответствующим налогообложением. Налоговые риски в случае переквалификации операции в прощение долга.
Риски для работника в части неуверенности, что работодатель не потребует возврата долга
Дарение денег по письменному договору дарения Вполне законная, но привлекающая внимание форма.
Не рекомендуем использовать регулярно!
Существенная сумма (в общем случае - 34% от выплаты) освобождается от страховых взносов Денежная сумма свыше 4 000 руб. облагается НДФЛ. Привлекает внимание налоговой инспекции. Риски переквалификации в обычную материальную помощь с соответствующими налоговыми последствиями

Скачать таблицу

Например: «В связи с тяжелым материальным положением», «В связи с 25-летием», «В связи с регистрацией брака» и т. д. В качестве источника выплаты могут быть текущие расходы, не признаваемые для целей налогообложения прибыли (п. 23 ст. 270 Налогового кодекса РФ; далее - НК РФ), или средства специального фонда, сформированного по решению собственников организации из нераспределенной прибыли прошлых лет (подп. 11 п. 1 ст. 48 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», ст. 30 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

Материальную помощь можно выплатить как самому работнику, так и члену его семьи (например, в случае смерти работника). Налоговые последствия будут разными. А конкретная налоговая выгода зависит от причины оказания материальной помощи.

Разовая премия как материальная помощь

Такая форма оказания материальной помощи - это сплошные издержки и для работодателя, и для работника.

Я знаю, как правильно оказать работнику материальную помощь

Материальную помощь работнику можно оказать в виде разовой премии. Ее выплата может быть предусмотрена локальным нормативным актом. Независимо от этого, такая премия выплачивается вне системы оплаты труда, никак не связана с производственными результатами работника (ст. 129, 135 ТК РФ, п. 2 ст. 255 НК РФ), поэтому носит социальный характер.

Выплата такой премии обычно оформляется приказом (распоряжением) о поощрении работников по формам № Т-11, Т-11а (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Приказ (распоряжение) о поощрении работника

Я знаю, как правильно оказать работнику материальную помощь

Увеличить изображение

Выдача беспроцентного невозвращаемого займа

Такую форму предоставления материальной помощи можно использовать только в разовом порядке. И вот почему. Дело это достаточно хлопотное с точки зрения документального оформления (на момент выдачи займа и через три года - на момент списания безнадежного долга) и рискованное с точки зрения возникновения налоговых споров с проверяющими.

Регулярное оформление помощи таким способом может привести к спору организации с налоговым органом:
•либо по вопросу переквалификации предоставленных заемов в оплату труда с соответствующим начислением НДФЛ и страховых взносов во внебюджетные фонды;
•либо по вопросу необходимости подписания с работником соглашения о прощении долга и обложения такой суммы НДФЛ и страховыми взносами во внебюджетные фонды.

Кроме того, для работника существует риск, что работодатель через какое-то время передумает и потребует возврата денег.

Если вы все же решите прибегнуть к такой форме предоставления материальной помощи, нужно заключить краткосрочный договор займа между работником - заемщиком и организацией - заимодавцем (причем обязательно указать срок возврата займа «до востребования») и просто не требовать возврата займа (но ни в коем случае не заключать соглашение о прощении долга).

Договор займа (фрагмент)

Я знаю, как правильно оказать работнику материальную помощь

Увеличить изображение

Договор дарения денег

Материальную помощь работнику можно оказать путем заключения письменного договора дарения денег. Такая форма вполне законна и позволяет сэкономить на страховых взносах во внебюджетные фонды, а это в общем случае 34% от суммы выплаты.

Образец договора дарения денежных средств (фрагменты)

Я знаю, как правильно оказать работнику материальную помощь
Я знаю, как правильно оказать работнику материальную помощь

Увеличить верхний фрагмент
Увеличить нижний фрагмент

Наша справка

По договору займа одна сторона (заимодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить заимодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества. Договор займа считается заключенным с момента передачи денег или других вещей (п. 1 ст. 807 Гражданского кодекса РФ; далее - ГК РФ). В случаях, когда срок возврата договором не установлен или определен моментом востребования, сумма займа должна быть возвращена заемщиком в течение 30 дней со дня предъявления заимодавцем требования об этом, если иное не предусмотрено договором.

Имейте в виду, что такая редкая операция, конечно же, привлечет внимание контролирующих органов, которые попытаются переквалифицировать ее в оказание обычной материальной помощи с соответствующими налоговыми последствиями.

Наша справка

Согласно п. 1 ст. 572 ГК РФ по договору дарения одна сторона (даритель) безвозмездно передает или обязуется передать другой стороне (одаряемому) вещь в собственность либо имущественное право (требование) к себе или к третьему лицу либо освобождает или обязуется освободить ее от имущественной обязанности перед собой или перед третьим лицом.

Итак, мы рассмотрели различные формы оказания материальной помощи работнику. Самые безопасные из них - это оказание обычной материальной помощи работнику и разовая премия. А самый выгодный, с точки зрения налогообложения, - оказание материальной помощи членам семьи работника.

Какую форму выбрать для оказания материальной помощи сотруднику - решать, конечно же, вам, но рекомендуем учитывать налоговые последствия, которые могут возникнуть у обеих сторон трудового договора.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль