Могут ли фактические даты отпуска отличаться от указанных в графике?

12286
Мы, конечно, прекрасно знаем, что график отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до начала календарного года (именно так и делаем). Но так уж получается, и наверняка не только у нас, что работники часто просят, просто умоляют, изменить запланированные даты отпуска. У кого-то мужу не дали отпуск в это же время, кто-то билеты не смог купить, кому-то ребенка не с кем на каникулах оставить... В общем, всегда старались идти навстречу. А недавно к нам в компанию пришел новый юрист. Так он утверждает, что раз в законе написано, что график отпусков обязателен и для работника, и для работодателя, то утвержденные даты отпуска без каких-либо форс-мажорных обстоятельств менять нельзя. Так кто из нас прав? И если закон оставляет для нас хоть малейшую возможность учитывать такие просьбы работников, то где следует отразить фактические даты использования отпуска?

Скажем сразу, ваш юрист глубоко заблуждается. Действительно, по закону в общем случае очередность предоставления основного и дополнительного оплачиваемого отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (если такой орган создан). Сделано это должно быть не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) для принятия локальных нормативных актов. Да, график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Но есть случаи, когда работодатель по заявлению работника может, а иногда даже обязан перенести его отпуск на другое время.

ИМЕЙТЕ В ВИДУ

Работодатель может, но не обязан учитывать пожелания работников при составлении графика отпусков

Что же это за случаи?

Могут ли фактические даты отпуска отличаться от указанных в графике?

Случай 1. Взаимное согласие. Даже несмотря на то, что график отпусков - локальный нормативный акт, утверждаемый работодателем и обязательный для обеих сторон трудового договора, если эти стороны договорились, то работник может использовать отпуск в другое время, отличное от определенного в графике.

Еще раз подчеркнем - стороны должны договориться. Причем неважно, кто именно выступит с такой инициативой, главное, что вторая сторона согласна.

НЕЛЬЗЯ!

Изменять утвержденный график отпусков

Если с инициативой выступает работник, то, как правило, он пишет заявление, в котором просит рассмотреть вопрос об использовании им ежегодного отпуска в отличное от указанного в графике отпусков время. Кроме того, желательно, чтобы в заявлении была указана причина, по которой возникла такая необходимость (семейные обстоятельства и другие уважительные причины).

МОЖНО

Использовать отпуск в другое, отличное от указанного в графике отпусков, время

Что касается работодателя, то он может проявить свою инициативу, направив соответствующее предложение работнику.

При этом следует помнить правило, согласно которому запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до восемнадцати лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). Как бы работник вас об этом ни просил.

Случай 2. Обязанность работодателя. Закон называет несколько ситуаций, когда изменение фактической даты использования работником отпуска от работодателя не зависит, а является его прямой обязанностью (ч. 1, 2 ст. 124, 260, 286 ТК РФ). Основаниями для этого, как правило, служат заявления работников и документы, подтверждающие законность их требований.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Утвержденный график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника

Также необходимо помнить о том, что работникам в возрасте до восемнадцати лет ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в удобное для них время (ст. 267 ТК РФ).

Полный перечень случаев, когда работодатель обязан изменить по просьбе работника время фактического использования отпуска, см. на сайте www.pro-personal.ru.

НАШ СОВЕТ

Введите в организации практику визирования заявлений работников их непосредственными начальниками

 

Теперь же самое время перейти ко второй части вашего вопроса: где следует отразить фактические даты использования работником отпуска.

Документ 1. Заявление работника. Такое заявление может быть двух видов.

В первом случае в заявлении будет содержаться просьба работника рассмотреть вопрос о предоставлении ему отпуска вопреки утвержденному графику в связи с семейными обстоятельствами или другими уважительными причинами. Принимая решение по такому заявлению, работодатель обычно оценивает указанные причины, ситуацию в организации и структурном подразделении работника, учитывает мнение непосредственного руководителя работника и т. д.

Могут ли фактические даты отпуска отличаться от указанных в графике?

В итоге работодатель может согласиться с такой просьбой работника, в резолюции на заявлении отдав распоряжение подготовить проект приказа о предоставлении отпуска (пример 1), но также вправе и отказать работнику. При этом объяснять работнику причину отказа работодатель не обязан.

Работнику своевременно не была произведена оплата ежегодного оплачиваемого отпуска, или он был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала время (с учетом его пожелания). Такое заявление должно содержать соответствующее основание (пример 2), а сам документ, подтверждающий право работника на перенос отпуска, прилагается к заявлению. И неважно, что дата отпуска могла быть уже согласована с работником перед составлением графика. Удобное время для работника может возникнуть или измениться в любое время.

ВАЖНО!

При оформлении табеля учета рабочего времени и личной карточки работника не следует отражать информацию о том, что отпуск предоставлялся не в соответствии с графиком отпусков. В эти документы вносятся фактические даты отпуска

Каждое из двух видов заявлений будет содержать даты, в которые работник просит предоставить ему отпуск.

Документ 2. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику. Этот приказ издается на основании поставленной на заявлении работодателем (руководителем организации) резолюции, которая фиксирует положительное решение по существу заявленной работником просьбы. Оформляется он по унифицированной форме № Т-6 (Т-6а) (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Обутверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). В форме приказа не предусмотрено внесение информации о том, что отпуск предоставлен не в соответствии с графиком отпусков.

Однако, если работодатель посчитает необходимым, он может своим приказом (иным организационно-распорядительным документом) внести, например, в раздел А унифицированной формы № Т-6 дополнительный реквизит, например «Основание (документ, номер, дата): ________ » (см. Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20). В нем необходимо будет указывать документы (например, заявление работника, листок нетрудоспособности и т. д.), на основании которых предоставляется отпуск не в соответствии с утвержденным графиком.

Могут ли фактические даты отпуска отличаться от указанных в графике?

Документ 3. Табель учета рабочего времени. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику в табеле учета рабочего времени (унифицированная форма № Т-13) делаются отметки за все фактические дни ежегодного оплачиваемого отпуска в виде буквенного кода «ОТ» или цифрового - 09.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Работодатель может внести в форму приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику дополнительный реквизит и отражать в нем основания предоставления отпуска не в соответствии с графиком отпусков

Документ 4. Личная карточка работника. Еще одним документом, в котором находят отражение фактические даты использования работником отпуска, является личная карточка работника (раздел VIII унифицированной формы № Т-2).

Документ 5. График отпусков. Только в форме графика отпусков (унифицированная форма № Т-7) предусмотрены графы 8 и 9 «Перенесение отпуска», которые предназначены для внесения информации о перенесении отпуска с указанием основания (документа) и новой даты ежегодного отпуска (пример 3).

Резюме

Фактические даты использования работником отпуска могут отличаться от установленных графиком отпусков.

Таким образом, если запланированная и фактическая даты отпуска не совпадают, в графике отпусков необходимо сделать об этом отметку, указав реквизиты документов, в соответствии с которыми отпуск был предоставлен не по графику.

ПРИМЕР 1

Заявление работника о предоставлении отпуска не в соответствии с графиком отпусков (фрагмент)

Могут ли фактические даты отпуска отличаться от указанных в графике?

ПРИМЕР 2

Заявление работника о перенесении отпуска на другой срок (фрагмент)

Могут ли фактические даты отпуска отличаться от указанных в графике?

ПРИМЕР 3

График отпусков (унифицированная форма № Т-7) (фрагмент)

Могут ли фактические даты отпуска отличаться от указанных в графике?



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль