Оптимизировать затраты, сохранить лояльный персонал

3545
Во многих российских компаниях HR-департамент, к сожалению, еще не находится на уровне партнерства. Причина кроется в том, что HR-менеджер не готов говорить с бизнесом на языке цифр (например, при защите бюджета) и позиционировать себя в качестве стратегического партнера. «При подготовке любых проектов, направленных на развитие персонала, и представлении их собственнику помогают разные инструменты оценки эффективности HR-про-цедур, в том числе технология бенчма-кинга», - уверена Татьяна Терентьева, директор по персоналу «ЭКСМО».

Корректировка управленческих схем

Оптимизация затрат на персонал - задача непростая: помимо оптимизации косвенных расходов, следует работать над повышением мотивации и лояльности сотрудников.

При корректировании управленческих схем и уменьшении затрат на персонал важно не перегнуть палку, чтобы не потерять ключевых специалистов. Поэтому, помимо финансовых показателей, отражающих эффективность управления затратами на персонал, следует использовать «мягкие показатели» (такие, как «управление лояльностью, вовлеченностью персонала»). Управление лояльностью как раз направлено на достижение баланса между удовлетворенностью персонала и сокращением расходов на него. Наличие сбалансированных KPI (показателей) позволит «убить» сразу трех зайцев: избежать «экстремизма» в постановке целей и формировании HR-бюджета; адекватно оценить эффективность HR-службы; сформировать зрелое отношение к HR-функции у бизнеса (собственников и первых лиц).

Но не стоит переоценивать возможности KPI. Это всего лишь инструмент, и главное - использовать его правильно. Работа по повышению эффективности внутренних кадровых процессов должна быть постоянной и комплексной - нужны и регулярная отчетность, и обратная связь в отношении эффективности оказания HR- услуг от ваших внутренних клиентов (сотрудников, руководителей), позволяющая выявить проблемные зоны, и своевременно проведенные корректирующие действия, и исследования рыночных тенденций. Что касается сокращения затрат на персонал, то нужно помнить о возможных последствиях и делать это обдуманно, смотря вперед, так как кризис заканчивается, а вот посткризисные явления могут еще долго о себе напоминать. При этом подсчитать, сколько бизнес потерял от ошибочной стратегии управления персоналом, можно только через два-три года, когда талантливые люди, в которых нуждается компания, уже отказались от сотрудничества, а оставшиеся работники имеют низкую вовлеченность. В то время как именно вовлеченность, по данным ряда исследований, влияет на эффективность бизнеса в целом.

Татьяна Терентьева (Т.Т. - Прим. ред.): «В «ЭКСМО» с 2005 года внедрена система управления эффективностью. Общая стратегия и цели компании были декомпозированы на все области бизнеса, в том числе и на HR-сферу. Вместе с развитием организации менялись и приоритеты в области управления персоналом.

На период с 2005 по 2008 год была утверждена стратегия, в которой среди ключевых задач были: активный рост доли рынка и объема продаж через расширение ассортимента, достижение лидерства по бестселлерам и увеличение части продукции издательства в розничных магазинах. Для HR-департамента это означало: повысить эффективность найма - скорость закрытия вакансий и качество подбора (прохождение кандидатами испытательного срока); обеспечить прирост компетенций в области маркетинга и продаж; повысить ответственность менеджеров за достижение результата с помощью новой системы мотивации; увеличить лояльность персонала. Кризис 2008 года внес свои коррективы в стратегию компании, и это не могло не отразиться на HR-задачах. Предложение и внедрение инициатив, направленных на увеличение результативности кадровых процедур, вышли на первый план. Все проекты, связанные с персоналом, должны были рассматриваться через призму эффективности бизнеса.

Одна из основных актуальных целей того периода - повышение эффективности кадровых затрат. Для этого пригодились результаты проведенного бенчмаркинга. Ключевыми расходами на персонал остаются средства на оплату труда (постоянная часть, премии, бонусы) - порядка 90-95% в общем HR-бюджете. В условиях кризиса большинство компаний отказались от дополнительных выплат, но в нашем издательстве было принято решение премировать за достижение результата, что, на наш взгляд, и как показало время, дает хороший эффект. Многие организации вернулось впоследствии к практике выплаты премий и бонусов (рис. 1)».

Оптимизировать затраты, сохранить лояльный персонал

В период кризиса больше всего пострадали бюджеты, связанные с обучением и корпоративными льготами, что сложнее всего доказать с точки зрения влияния на бизнес-результат. HR-специалистам «ЭКСМО» также пришлось поработать над системой обучения и реализовать ряд проектов, которые в конечном итоге были оценены и бизнесом, и HR-сообществом.

Т.Т.: «В «ЭКСМО» все проекты в области обучения привязаны к проектам в области бизнеса. В целях повышения эффективности бизнеса, с одной стороны, решалась задача по работе над снижением себестоимости продукта, с другой – по повышению продаж за счет роста лояльности клиентов.

На решение данных задач был направлен Проект по постановке системы внутреннего профессионального обучения и развития институтов внутренних преподавателей:

1. Институт редактора – способствует снижению издержек благодаря глубокому изучению сотрудниками материалов, технологии производства и учета требований рынка к цене каждого продукта. Курс направлен на освоение редакционно-издательских процессов. Обучение проходят как новички, так и сотрудники, работающие длительное время, в том числе и представители кадрового резерва. Выбор курса зависит от занимаемой должности и планов профессионального развития. В компании регулярно проводятся курсы «Младший редактор», «Эффективный редактор», «Ведущий редактор»; мастер-классы «Работа с внутренним макетом», «Написание аннотаций» и т.д.

Внедрение этого курса позволило снизить количество редакторских ошибок, влияющих на себестоимость проекта. Это один из HR-проектов, который позволил оптимизировать инвестиции и повысить эффективность книжных проектов.

2. Система обучения продукту - способствует росту продаж продукта и развитию отношений с клиентами. Программа обучения делится на три уровня (преподаватели от редакций/ вебинары; внутренние преподаватели по продукту в каждом регионе; курс «Анализ книжного рынка»)».

Путем повышения знаний сотрудников о тенденциях книжного рынка и новых продуктах компании «ЭКСМО» решает следующие задачи: продвижение новых авторов/ серий (продуктов) благодаря знанию их конкурентных преимуществ (УТП), маркетинговой информации; быстрый подбор аналогов книг в процессе оформления заказа клиенту; развитие книжной розницы через информирование клиентов о тенденциях книжного рынка, расширение сегментов, ниш и т.д.

Данный проект стал победителем премии People Investor 2009 в номинации «Инновации в управлении человеческими ресурсами».

Т.Т. «Следующим шагом в защиту бюджета на обучение стало подведение результатов бенчмаркинга в отношении эффективности затрат на обучение на одного сотрудника (рис. 2)».

Оптимизировать затраты, сохранить лояльный персонал

На протяжении последних трех лет в области подбора персонала перед «ЭКСМО» стояла цель повысить скорость и качество закрытия вакансий. И этого удалось добиться, в том числе и с помощью усиления бренда работодателя (издательство получило премии «HR-бренд 2007» и выбор соискателей «HR-бренд 2008»). Основная задача заключалась в проработке внутренних процедур и политик по повышению привлекательности компании для соискателей. Издательский бизнес, в отличие от других отраслей, таких как ритейл, телекоммуникации, банки, не ярко представлен медианосителями. При этом в условиях конкуренции за персонал сила бренда играет большую роль в привлечении успешных кандидатов.

Бенчмаркинг вам в помощь

Разумеется, соискателей необходимо не только привлечь, но и удержать. Для этого нужно решить такую сложную бизнес-задачу, как создание для будущих сотрудников прозрачной, понятной внутренней среды в отношении их карьерного развития, оценки их деятельности, мотивации и т.д. В этом на помощь HR-менеджеру приходит бенчмаркинг -сравнение с ведущими компаниями отрасли по ряду показателей деятельности.

Бенчмаркинг позволяет увидеть, как обстоит дело в других отраслях, какие лучшие HR-практики, в том числе направленные на повышение мотивации и результатов работы сотрудников, используются на рынке.

Бенчмаркинг, проводимый для оценки эффективности HR-процедур, помогает:

  • поставить цели – определить плановую величину, нижнюю границу и «вызов»;
  • разработать систему учета показателей для расчета эффективности HR-процессов;
  • спланировать и защитить свои ресурсы, определить, что считать нормальной загрузкой и загрузкой, при которой требуются дополнительные ресурсы;
  • использовать данные об эффективности для защиты бюджета. Особое внимание уделяется финансовым показателям, например:

• процент HR-расходов от выручки;
• HR-затраты на одного сотрудника;
• динамика HR-бюджета;
•процент ФОТ от HR-расходов;

определить «проблемные» зоны и наметить план работ по повышению эффективности управления персоналом.

Т.Т.: «На Западе уже давно научились измерять и оценивать эффективность HR-процедур. Инструменты и технологии для этого в США разрабатывает, к примеру, Институт в Саратоге. Для многих зарубежных компаний сравнение себя с отраслевыми конкурентами с точки зрения управления персоналом - норма. При использовании бенчмаркинга при оценке эффективности HR-направления необходимо сопоставлять себя с аудиторией, соответствующей уровню вашей организации (так называемыми компаниями-«целями»).

Кризисный 2008 год стал «отправной точкой» для обращения значительного числа предприятий к бенчмаркингу, поскольку возникла очевидная необходимость защищать свою эффективность и измерять достигнутые результаты. Наша компания тоже имеет подобный опыт».

Использование бенчмаркинга дает компании сразу несколько «бонусов». Во-первых, менеджеры по персоналу осваивают HR-показатели и методики их расчета, что позволяет вести учет показателей, анализировать в динамике и создавать собственные. Во-вторых, появляется возможность сравнить состояние кадровых процессов в своей компании с таковым в других организациях рынка, что, несомненно, представляет собой ценную информацию, помогающую решать текущие задачи по управлению человеческими ресурсами и подбору персонала. В-третьих, полученные аналитические результаты позволяют HR-мене-джеру наглядно продемонстрировать руководителю, как показатели эффективности системы управления персоналом в компании соотносятся с отраслевыми стандартами (соответствуют средним показателям, превышают их или отстают), и помогают аргументировать необходимость той или иной корректировки управленческих схем (в том числе намечать пути оптимизации кадровых затрат). В-четвертых, непосредственно изменение собственных управленческих схем имеет смысл проводить с учетом рыночных трендов, выявленных с помощью бенчмаркинга.

Т.Т.: «Чтобы управленческие схемы работали, нужно знать цели бизнеса, а мероприятия в области работы с персоналом должны быть с ними четко увязаны. Этому помогает система управления эффективностью (с использованием KPI). Определению основных областей работы с персоналом также способствуют данные бенч-маркинга, которые позволяют сформировать экспертное заключение об эффективности деятельности кадровой службы. Так, в области подбора персонала можно сравнивать сроки закрытия вакансий, успешность прохождения кандидатами испытательного срока, количество закрытых вакансий за период иудовлетворенность заказчиков (руководителей бизнеса). Благодарярегулярному изучению состояния отрасли и учету системы показателей, эффективность работы кадровой службы может повыситься в несколько раз, дисциплинируя всех HR-менеджеров и, главное, становясь более понятной руководителю компании. В «ЭКСМО» этого удалось добиться, но мы еще на полпути к цели: существует много проектов по дальнейшему развитию и повышению эффективности HR-услуг».



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль