«Своя» система: путь интеграции

2862
Одиннадцать лет назад, не найдя на рынке программного обеспечения подходящих «готовых» решений, ГК «Совфрахт - Совмортранс» начала самостоятельную разработку автоматизированной системы управления железнодорожными перевозками. Постепенно к ней добавлялись новые блоки: управление контейнерными перевозками, финансами, кадровой работой и др. Сейчас функционал системы настолько широк, что можно говорить об успешной автоматизации большинства бизнес-процессов Группы компаний.

Опережая рынок

К 1999 г. объем операций по железнодорожным перевозкам Группы компаний «Совфрахт -Совмортранс» вырос настолько, что вести его полноценный учет вручную стало невозможно. Тогда руководство всерьез задумалось об автоматизации.

Справка о компании

Группа компаний «Совфрахт - Совмортранс» оказывает широкий спектр универсальных транспортно-логистических услуг, включая доставку и обработку грузов в России и за ее пределами, морские, железнодорожные и автомобильные перевозки, операции в портах, фрахтование и шипменеджмент, доставку проектных грузов. Общая численность персонала более 1000 сотрудников.

Первоначально предполагалось пойти простым путем и использовать одну из «готовых» информационных систем, существующих на рынке. Однако, как выяснилось, ГК «Совфрахт-Совмортранс» опередила время: действующие в ней принципы ведения бизнеса и учета никак не вписывались в только развивающийся рынок информационных систем. Проведенный специалистами Группы анализ программных продуктов показал, что ни одна из рыночных разработок не удовлетворяет потребностям «Совфрахта». Было принято решение создавать свой, абсолютно новый продукт, соответствующий специфике бизнеса и одновременно понятный, простой и удобный для сотрудников. Главными доводами в пользу такого решения стали:

  • возможность оперативно вносить корректировки в систему;
  • финансовая выгода (за любое изменение в программном продукте внешних разработчиков впоследствии пришлось бы платить).

Для реализации принятого решения HR-дирекция сформировала рабочую группу из сотрудников операционных подразделений и IT-департамента, а также дополнительно приняла в штат нескольких программистов. Их задачей стало создание (а в дальнейшем - поддержка и обслуживание) информационной системы, получившей название «Логистическая информационная система» («ЛИС»).

Этапы разработки «ЛИС»

С момента принятия решения о разработке «ЛИС» до установки первого действующего модуля на компьютеры прошло около двух лет. Изначально были автоматизированы наиболее важные функции: оперативный ж/д-учет, процедура сверки с ОАО «РЖД» по актам выполненных работ, ведение баланса расчетов с клиентами и подрядчиками. Однако по мере появления новых задач и требований со стороны клиентов и самой компании система совершенствовалась и ее возможности расширялись (табл.).

«Своя» система: путь интеграции

Так, в 2003 г. «ЛИС» была интегрирована в деятельность финансового отдела, в 2006-м - появилась возможность обработки информации центров фирменного транспортного обслуживания (ЦФТО). В 2008-2009 гг. в связи с увеличением объемов перевозок и возросшим потоком документов появилась необходимость в упорядочении и структурировании работы с ними. Было решено запустить систему электронного документооборота и интегрировать ее с рядом готовых программных продуктов («1С: Бухгалтерия», «ЭТРАН», «ГВЦ», «Rail-Тариф» и т.п.). Тогда же началось внедрение блока «Кадровое делопроизводство», состоящего из двух модулей: «1С: Зарплата и управление персоналом 8» и «Телефонный справочник». С его помощью автоматизированы такие процессы, как ведение штатного расписания, личных карточек, командировок, отпусков, табельный учет рабочего времени, формирование и ведение приказов по личному составу и т.д. Рассмотрим этот блок подробнее.

Блок «Кадровое делопроизводство»

Отдел кадров, входящий в состав дирекции по управлению персоналом, ведет учет движения и оформление персонала всех компаний Группы, в том числе и обособленных подразделений в других городах. Изначально все операции производились в программах Excel и Word. Со временем кадровики перешли на «1С: Зарплата и управление персоналом». По их запросу в дополнение к готовому продукту внутренние IT-специалисты разработали модуль «Телефонный справочник», аккумулирующий в себе основные данные о каждом сотруднике. Сначала он применялся для определения прав доступа пользователей информационной системы. Чтобы получить вход в «ЛИС», нужно было пройти авторизацию через данный модуль. Но затем для удобства его интегрировали с «1С: Зарплата и управление персоналом». Сейчас справочник отражает следующую информацию:

1. ФИО, фото, дата рождения, дата приема на работу, должность, департамент и отдел, телефон/ факс, адрес электронной почты, пароль входа в Windows.

2. Информация о кадровых перемещениях из 1С. При проведении в этой программе приказа о приеме на работу данные о сотруднике автоматически попадают в «Телефонный справочник», в случае с приказом об увольнении - удаляются из него также без участия человека. При проведении в 1С документа «Кадровое перемещение» в справочнике автоматически производятся соответствующие изменения личных данных работников.

3. Количество неиспользованных дней отпуска. Они переносятся в «Телефонный справочник» из 1С в автоматическом режиме раз в сутки и отображаются при каждом входе в систему.

4. Структура подчиненности. Эта информация выгружается из штатного расписания программы 1С в режиме онлайн.

Справочник позволяет реализовать два вида доступа к системе - для обычных пользователей и административный доступ с дифференцированным набором прав. Первый имеется у большинства сотрудников: зайдя в систему, они видят только необходимую им информацию о своих коллегах (ФИО, должность, подразделение, фото, контакты и т.п.). Вторым пользуются управленцы и работники HR-дирекции, в том числе отдела кадров. Руководители могут видеть всю информацию о себе и своих подчиненных, топ-менеджеры и HR-специалисты - полные данные обо всем персонале с правом администрирования и внесения изменений.

На сегодняшний день «Телефонный справочник» - крайне полезная и корректно функционирующая программа, облегчающая не только работу дирекции по управлению персоналом, но и взаимодействие всех сотрудников ГК «Совфрахт - Совмор-транс». Однако для его появления специалистам компании потребовалось приложить немало сил.

Интеграция модуля «Телефонный справочник»

В первую очередь программисты провели интеграцию 1С с «Телефонным справочником». Это потребовало от специалистов отдела кадров масштабной работы по вводу и сверке данных, поэтому для помощи были приглашены практиканты из числа студентов московских вузов.

Далее, в связи с тем что особенности кадровой политики Группы требовали значительных изменений в конфигурации «1С: Зарплата и управление персоналом», программисты проделали следующее:

1. Разграничили доступ к телефонному справочнику с помощью дифференцированного набора прав.

2. В стандартную конфигурацию программы 1С добавили форму приказа о приеме на работу, которая отличается от представленной в ней.

3. В штатном расписании внесли изменения в списке надбавок они стали отображаться в виде денежных сумм, а не в процентах, как было ранее.

Это удобное дополнение для компаний, где зарплата состоит из оклада и дополнительных выплат.

4.Организовали формирование ежемесячного отчета по начисленным и выплаченным премиям.

5. Создали механизм получения справки с места работы в свободной форме для предоставления по месту требования. Теперь сотруднику не нужно запрашивать документ в отделе кадров и ждать, пока его выдадут. Можно просто нажать на кнопку в системе «ЛИС» и после согласования в бухгалтерии и отделе кадров забрать справку. В программе есть специальный сигнал, который сообщает о ее готовности.

6. Для документов, требующих согласования несколькими подразделениями компании (приказы о приеме на работу или увольнении, различные справки, заявления на отпуск и др.), создали отдельные процессы. Например, раньше процесс оформления командировки мог занять до трех дней, поскольку все необходимые документы приходилось согласовывать у нескольких руководителей: директора по персоналу, начальника службы безопасности, линейного руководителя, главного бухгалтера, генерального директора. Теперь на каждом этапе оформления требуемые данные о сотруднике подгружаются в специальную «карточку по согласованию командировки» из программ 1С и «ЛИС - Телефонный справочник», а необходимые промежуточные документы формируются автоматически (этот процесс отслеживает и контролирует отдел кадров). В результате создается полный пакет документов, требуемых для направления сотрудника в командировку, а в дальнейшем и подготовки отчета о ней.

Результат работы

За более чем десятилетнюю историю своего функционирования и развития «ЛИС» превратилась из узкоспециализированной программы по координации перевозок в полноценную информационную систему управления. На сегодняшний день она выполняет следующие функции:

  • управление перевозками;
  • управление финансами (в том числе планирование, бюджетирование);
  • документооборот;
  • кадровое делопроизводство (1С, «Телефонный справочник»);
  • интеграция с ПО сторонних производителей («ЭТРАН», «Rail-тариф», Rail-Atlas, «ГВЦ», 1С, Microsoft);
  • архивное хранение информации.

«ЛИС» динамично развивается и достаточно гибко реагирует на происходящие изменения и запросы пользователей. Работа системы поддерживается силами специалистов IT-дирекции. На сегодняшний день в рамках Группы компаний создается отдельное предприятие по реализации, внедрению и поддержке этого программного продукта.

Система позволила:

  • формализовать процессы принятия решений и управления производством;
  • упорядочить отчетность в компаниях, входящих в состав Группы;
  • более эффективно управлять временными и материальными ресурсами;
  • получать оперативный доступ к информации, необходимой для принятия решений;
  • отслеживать и оптимизировать загруженность сотрудников;
  • существенно снизить трудозатраты на выполнение рутинных операций;
  • упорядочить согласование всех возможных документов по компаниям Группы и уменьшить «бумажный» документооборот;
  • автоматически формировать разнообразные отчеты, справки и т.д.;
  • вести кадровую документацию в соответствии с унифицированными формами и нормативными требованиями российского законодательства;
  • обеспечить необходимый уровень конфиденциальности личных данных сотрудников;
  • централизованно сохранять все данные, структурировать архив документов (как отсканированных, так и электронных первоисточников);
  • исключить возможность потери информации.

Штатное расписание в 1с 8.3 зуп

Штатное расписание - это важный кадровый документ. В нем отражается структура организации и число сотрудников, зарплатный фонд. Кроме того, это удобный инструмент для управления персоналом. Для придания единообразия Кадровым документам используют унифицированный документ (форма Т-3). Сегодня все чаще составление, ведение и  изменение штатного расписания производится в "1с: Кадры". Использование современного программного обеспечения не только облегчает ведение делопроизводства, но и позволяет избегать многих ошибок, связанных с человеческим фактором, например, невнимательности. Рассмотрим, как работать со штатным расписанием в 1с 8. 3 ЗУП.

Заполнение штатного расписания в 1с 8 зуп

В любой организации ввод штатного расписания в 1с 8.3 позволит автоматически выполнять многие необходимые действия, например, проверять на соответствие различные кадровые документы. Для этого необходимо правильно настроить штатное расписание. Алгоритм действий при этом будет таким:

  • в панели "Настройки" выбрать "Кадровый учет" и "Настройка штатного расписания";
  • в открывшемся окне поставить флажки напротив необходимых в данный момент опций;
  • утвердить настройки нажатием кнопки "Применить и закрыть".

Вторым этапом будет заполнение штатного расписания в 1с 8 ЗУП, редакция 3.0.  Для этого необходимо войти в него из раздела "Кадры" или "Главное". Если с документом еще не работали, то программа потребует утвердить штатное расписание. После нажатия на эту ссылку откроется новый документ, поля которого предстоит заполнить:

  • ввести дату;
  • добавить необходимые позиции (по соответствующей кнопке слева, под указанием текущего месяца).

По каждой позиции заполняются окна "Подразделение", "Должность", "График работы" и "Оклад". Есть вкладка "Дополнительно", где можно указать, например, льготы или особые условия. Также указывается и число штатных единиц по позиции.

После ввода всех позиций изменения сохраняются, а затем нажимается кнопка "Провести". После этого все введенные данные будут отражены в расписании. Изменения утверждаются приказом, который автоматически формируется из вкладки "Печать".

Утвержденные должности покажутся и в справочнике. Напротив них будут стоять галочки об их вводе и дата. Справочник должностей можно настроить, чтобы он показывал все позиции или только введенные. Для этого ставится или снимается флажок напротив записи "Показывать новые должности".

Изменение штатного расписания в 1с 8.3УП

Если требуется внести изменение штатного расписания в 1с 8.3 ЗУП,  то порядок действий будет зависеть от времени их внесения:

  • в течение одного месяца можно внести изменения в документ, которым утверждалось штатное расписание и провести его (применяется и для и исправления допущенных ошибок и опечаток);
  • если месяц сменился, используется ссылка для изменения самого штатного расписания.
Читайте также:

После нажатия на ссылку " Изменение текущего ШР" появится новый документ. В нем необходимо выбрать то подразделение, в единицы которого вносится изменение. Или можно добавить новые подразделения и позиции. Для этого используется кнопка "Добавить позицию". Все изменения утверждаются приказом. Его автоматически создает программа из вкладки "Печать". Аналогичным способом создается и новое расписание в случае необходимости. Но для этого необходимо выбрать соответствующую ссылку.

Штатное расписание в 1с 8.2 ЗУП практически не отличается от такового в версии 8.3. Поэтому знакомым с работой в данной программе не составит труда использовать обновленный вариант.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Продолжите чтение после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 500 полезным статьям по управлению персоналом, важным документам и ценным советам от экспертов HR отрасли.

Читайте после регистрации:

  • Примеры составления KPI
  • Выявляем мотивы для повышения эффективности работы подразделения
  • Оценка результатов труда персонала
  • Анкета для проведения структурированного интервью
  • и другие полезные статьи

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль