Что делать кадровой службе, если работник пропал без вести или умер?

37295
Не секрет, что в жизни случается всякое - и хорошее, и плохое. Люди рождаются, женятся, выходят замуж и, к несчастью, уходят из жизни. Как бы грустно ни было, но такова действительность - и мы порой не в силах избежать ее перипетий. Как говорится, все проблемы решаемы, пока человек жив... Сегодня мы поговорим о грустном, но, к сожалению, в некоторых случаях неизбежном. Работник умер. Что делать руководителю и кадровику? И даже эта ситуация, хоть и печальная, но вполне определенная. Но ведь бывает и так: от человека нет никаких известий и непонятно, что с ним произошло. Как быть в этих случаях? Наши рекомендации помогут вам не растеряться в трудной ситуации.

Из этой статьи вы узнаете: 

  • чем отличается процедура увольнения умершего или пропавшего без вести сотрудника от общих правил
  • можно ли издавать приказ об увольнении умершего работника
  • что является датой прекращения трудового договора
  • кто может получить трудовую книжку и выплату причитающихся денежных средств

Для начала вспомним стандартный алгоритм действий, которые необходимо выполнить работодателю в случае увольнения работника.

Шаг 1. Издать приказ о прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) и ознакомить работника с ним под роспись.

Шаг 2. Внести в трудовую книжку запись об увольнении и выдать ее работнику.

Более подробное разъяснение смотрите в видео:

Шаг 3. Оформить личную карточку и предложить работнику поставить личную подпись.

Шаг 4. Заполнить лицевую сторону записки-расчета при прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) и передать ее в бухгалтерию для расчета выплат, причитающихся работнику при увольнении.

Шаг 5. Оформить все документы для архивного хранения.

Так обычно действует работодатель при «стандартном» увольнении работника.

Теперь предположим, что сотрудник пропал. Причем в самом прямом смысле: не выходит на работу, не отвечает ни на звонки, ни на отправленную телеграмму.. Как поступить в таком случае?

Обратите внимание!
Процедура увольнения умершего или пропавшего сотрудника несколько отличается от общих правил

Процедура увольнения умершего или пропавшего сотрудника несколько отличается от общих правил и представляет собой достаточно сложный процесс, связанный с надлежащим оформлением кадровых документов.

Если работник ушел из жизни (есть свидетельство о смерти) либо суд признал его умершим или безвестно отсутствующим (есть постановление суда), действие трудового договора прекращается по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, - по основанию, предусмотренному п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Работодателю важно знать, как правильно оформить документы: приказ о прекращении трудового договора, трудовую книжку, какие суммы и кому необходимо выплатить.

А вот прекратить трудовые отношения с пропавшими работниками, чье «исчезновение» не подтверждено в судебном порядке, нельзя. Их трудовые книжки и другие личные документы продолжают храниться в компании, а в табеле учета рабочего времени следует проставлять невыходы по невыясненным причинам. Помните об этом.

Посмотрим, какие действия следует предпринять кадровой службе, если работник умер или пропал без вести и эти факты подтверждаются документально.

СОТРУДНИК УМЕР. ОФОРМЛЯЕМ ДОКУМЕНТЫ

В соответствии с п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ смерть работника является основанием прекращения трудового договора. И, как любое прекращение трудового договора, оформляется приказом работодателя.

Обратите внимание: в этой ситуации нельзя издавать приказ об увольнении работника, так как расторгнуть трудовой договор с умершим лицом невозможно. Трудовые отношения прекращаются независимо от воли сторон, поскольку перестает существовать один из его участников - работник.

Обратите внимание!
Дата прекращения трудового договора - это дата смерти работника, указанная в свидетельстве о смерти. Дата издания приказа - это день, когда в кадровую службу поступили документы о смерти работника

Основанием для издания приказа о прекращении трудового договора в связи со смертью работника является свидетельство (или его надлежаще оформленная копия) о смерти физического лица, выданное органами ЗАГС в порядке, установленном Федеральным законом от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния».

Пример оформления приказа о прекращении трудового договора с работником по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ

Что делать кадровой службе, если работник пропал без вести или умер?

Увеличить изображение

По общему правилу, предусмотренному ст. 841 ТК РФ, работодатель обязан ознакомить работника с приказом о прекращении трудового договора под роспись, однако в рассматриваемой ситуации это сделать невозможно, поэтому графа «С приказом работник ознакомлен» останется незаполненной.

В нашей организации произошло несчастье - умер сотрудник. Близких родственников у него нет, копию свидетельства о смерти мы получили только спустя месяц после того, как человека не стало. Понимаем, что нужно издать приказ о прекращении трудового договора. Но какой датой его издавать и что писать в графе «Дата прекращения трудового договора»? Все оформлять днем, когда мы получили копию свидетельства о смерти?

Чаще всего на практике документы о смерти работника кадровая служба получает гораздо позже того дня, когда наступило это печальное событие. Самой распространенной ошибкой является прекращение трудовых отношений той датой, которой издается приказ.

Приказ о прекращении трудового договора нужно издать в тот день, когда работодатель получил соответствующие документы. То, что между датой, указанной в свидетельстве о смерти, и датой издания приказа может пройти некоторое время - совершенно нормальная ситуация. Это не означает, что работодателю нужно оформлять приказ «задним числом», он издается только после получения свидетельства о смерти.

А вот датой прекращения трудового договора будет день смерти работника, указанный в свидетельстве о смерти.

Оформление и выдача трудовой книжки

После издания приказа о прекращении трудового договора необходимо внести запись о прекращении трудового договора в трудовую книжку умершего работника.

Пример внесения в трудовую книжку работника записи о прекращении трудового договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ (в случае смерти работника)

Что делать кадровой службе, если работник пропал без вести или умер?

Увеличить изображение

На основании п. 5.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, запись о прекращении трудового договора в трудовой книжке производится в следующем порядке:

  • в графе 1 ставится порядковый номер записи;
  • в графе 2 указывается дата прекращения трудового договора (дата смерти);
  • в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращение трудового договора по основанию, предусмотренному п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
  • в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ работодателя, его дата и номер.

После внесения записи о прекращении трудового договора в трудовой книжке ставятся печать работодателя и подпись лица, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек. Таким образом, в соответствии с общим порядком ведения трудовых книжек заверяются все записи, сделанные в трудовой книжке работника за время работы в этой организации.

С процессом внесения записи в трудовую книжку мы разобрались. Теперь посмотрим, что делать с личным документом работника дальше.

Кто может получить трудовую книжку умершего работника?

Обратите внимание!
После оформления записи о прекращении трудового договора необходимо заверить все записи, сделанные в данной организации, печатью работодателя и подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек

Согласно п. 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила ведения трудовых книжек), в случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению родственника.

Личность обратившегося за получением трудовой книжки, а также наличие у него родственных связей с умершим работником должны быть документально подтверждены. Желательно заверить копии всех представленных документов и подшить их в личное дело работника (если оно ведется).

По поводу расписки в получении трудовой книжки в Правилах ведения трудовых книжек ничего не уточняется. Полагаем, что она может составляться в простой письменной форме.

Не следует забывать, что выдача трудовой книжки должна сопровождаться регистрацией этого факта в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Выдача трудовой книжки родственнику умершего работника подтверждается его росписью в Книге, где нелишним будет также уточнить, кому и на основании каких документов выдана книжка.

Один из родственников умершего работника может обратиться к работодателю с письменным заявлением об отправке трудовой книжки по почте.

Получив такое заявление, лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек, отправляет ее по почте по адресу, указанному родственником умершего. Желательно производить такую отправку заказным письмом с описью вложения. Поскольку трудовая книжка не вручалась лично, а была направлена по почте, необходимые отметки в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек, делает со ссылками на письменное заявление и документы, полученные на почте при отправке трудовой книжки.

Я кадровик со стажем - опыта у меня достаточно, и в принципе никогда в мой адрес жалоб ни со стороны руководства, ни со стороны работников не поступало. Но недавно возникла ситуация, с которой я сталкиваюсь впервые. Один из наших сотрудников погиб, родственников его я никогда не видела, в личной карточке никаких сведений о его семье нет. Я оформила все документы - приказ, заполнила трудовую книжку, но за ней никто не приходит. Как быть в этом случае? Неужели мне нужно искать родственников погибшего?

Никаких активных действий в этой ситуации вы предпринимать, конечно же, не обязаны. Согласно п. 43 Правил ведения трудовых книжек трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо - в случае смерти работника - ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством об архивном деле.

Напомним, что невостребованные трудовые книжки хранятся работодателем в течение 75 лет (ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Таким образом, вы должны просто оформить трудовую книжку погибшего сотрудника на хранение. В случае обращения родственников выдача трудовой книжки будет производиться по правилам, описанным выше.

Выплата причитающихся сумм

В соответствии со ст. 141 ТК РФ заработная плата, не полученная ко дню смерти работника, выдается членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день смерти.

Какие суммы полагаются к выдаче?

В соответствии со ст. 129 ТК РФ в заработную плату включаются:

  • вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы;
  • компенсационные выплаты (доплаты и надбавки за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях и иные компенсационные выплаты);
  • стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).

Помимо заработной платы, при прекращении трудового договора должна быть выплачена также компенсация за неиспользованный отпуск. В соответствии с п. 33 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169 (действующих в настоящее время в части, не противоречащей ТК РФ), в случае смерти работника компенсация за неиспользованный отпуск начисляется и выплачивается на общих основаниях.

Причем если работник умер до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, то из начисленной заработной платы удержание за неотработанные дни отпуска не производится (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Недавно работник нашей организации скончался. Нам, конечно, известно, что мы должны выплатить заработную плату и иные причитающиеся ему выплаты членам его семьи. Вот только как определить, кому именно из родственников умершего мы должны выплатить деньги?

К сожалению, ТК РФ не содержит определения членов семьи, которым должна выдаваться заработная плата умершего работника. И работодатели довольно часто выдают ее любому родственнику, не учитывая степень родства и даже без подтверждающих родство документов, что, конечно же, незаконно.

Помните, что в соответствии со ст. 2 Семейного кодекса РФ к членам семьи относятся: супруг, родители (усыновители) и дети (в т. ч. усыновленные). Другим родственникам заработная плата может выдаваться только при отсутствии у умершего работника указанных членов семьи.

В любом случае работодатель обязан запросить у обратившегося члена семьи (родственника) документы, подтверждающие его личность (паспорт, свидетельство о рождении - для несовершеннолетних в возрасте до 14 лет), родство с умершим работником (это может быть свидетельство о браке - для супруга или супруги, свидетельство о рождении - для детей, родителей, братьев и сестер и т. д.), судебное решение об установлении факта нахождения на иждивении - для иждивенцев.

Чтобы получить заработную плату умершего работника, его родственнику необходимо подать заявление на имя работодателя. В таком заявлении, помимо фамилии, имени и отчества гражданина, указывается: кем приходится обратившееся лицо умершему работнику, его паспортные данные, место проживания. К заявлению прикладывается надлежаще оформленная копия свидетельства о смерти, нелишним будет приложить к заявлению копии документов, подтверждающих родство.

Обратите внимание!
Выдача заработной платы производится не позднее недельного срока со дня подачи работодателю соответствующих документов

При выплате заработной платы, не полученной ко дню смерти работника, используются нормы не только ТК РФ, но и Гражданского кодекса РФ, а именно ст. 1183. Она по существу повторяет ст. 141 ТК РФ, однако имеет некоторые отличия и дополнения.

Дополнение 1. Согласно п. 1 ст. 1183 ГК РФ право на получение подлежавших выплате наследодателю, но не полученных им при жизни по какой-либо причине сумм заработной платы и приравненных к ней платежей принадлежит проживавшим совместно с умершим членам его семьи (факт совместного проживания подтверждается выпиской из домовой книги или справкой из Единого информационно-расчетного центра), а также его нетрудоспособным иждивенцам независимо от того, проживали они совместно с умершим или нет.

Дополнение 2. В соответствии с п. 2 ст. 1183 ГК РФ требования о выплате сумм должны быть предъявлены в течение четырех месяцев со дня открытия наследства (днем открытия наследства является день смерти гражданина).

Дополнение 3. Пунктом 3 ст. 1183 ГК РФ установлено: при отсутствии лиц, имеющих право на получение сумм, не выплаченных наследодателю, или при непредъявлении этими лицами требований о выплате указанных сумм в установленный срок соответствующие суммы включаются в состав наследства и наследуются на общих основаниях, установленных ГК РФ.

В некоторых случаях при расчетах с родными умершего сотрудника работодатель несет и другие расходы. Например, родственникам может быть выплачена материальная помощь, особые правила предусмотрены для выплаты пособия на погребение.

Обязан ли работодатель в случае смерти работника выплачивать материальную помощь его родственникам?

Трудовое законодательство не устанавливает обязанность работодателя оказывать материальную помощь родным умершего работника.

Однако размер и условия оказания материальной помощи могут быть предусмотрены в локальных нормативных актах или коллективном договоре. В этих случаях работодатель берет на себя обязательства, которые должен выполнять.

Родственники умершего работника обратились с письменной просьбой к директору оплатить им расходы на погребение. Прошу пояснить, неужели организация должна оплачивать такие расходы? Ведь, насколько мне известно, эти затраты возложены на государство.

На основании ст. 10 Федерального закона от 12.01.1996 № 8-ФЗ «О погребении и похоронном деле» (далее - Закон от 12.01.1996), если погребение осуществлялось за счет средств супруга, близких родственников, иных родственников, законного представителя умершего или иного лица, взявшего на себя обязанность осуществить погребение, им выплачивается социальное пособие. Его размер равен стоимости услуг, предоставляемых согласно гарантированному перечню услуг по погребению: оформление документов, приобретение и доставка гроба и других предметов, необходимых для погребения, перевозка тела (останков) умершего на кладбище (в крематорий), погребение (кремация с последующей выдачей урны с прахом).

Согласно п. 2 Закона от 12.01.1996 выплата социального пособия на погребение производится в день обращения на основании справки о смерти организацией, которая являлась страхователем по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством по отношению к умершему на день смерти.

При этом социальное пособие на погребение выплачивается, если обращение за ним последовало не позднее шести месяцев со дня смерти (п. 3 ст. 10 Закона от 12.01.1996).

Для получения пособия на погребение родственники умершего работника должны представить работодателю следующие документы:

  • письменное заявление о выплате пособия;
  • справку органов ЗАГС о смерти;
  • счет на оплату похоронных услуг;
  • платежное поручение или квитанцию к приходному ордеру на оплату похоронных услуг.

Обратите внимание!

Социальное пособие на погребение выплачивается в размере 4000 руб. с последующей индексацией исходя из прогнозируемого уровня инфляции (п. 1 ст. 10 Закона от 12.01.1996).

На практике иногда возникают ситуации, в которых умерший работник ко дню прекращения трудового договора не возместил ущерб, причиненный работодателю. Некоторые работодатели считают, что сумму ущерба они могут вычесть из причитающейся работнику заработной платы или взыскать с наследников. Однако такое мнение ошибочно и не подкреплено законом.

Обязанность работника по возмещению причиненного работодателю прямого действительного ущерба входит в число обязанностей, составляющих содержание трудовых правоотношений, которые возникли на основании заключенного трудового договора. Из содержания ст. 15 и 56 ТК РФ вытекает, что свои обязанности по трудовому договору работник может выполнять только лично.

РАБОТНИК ПРОПАЛ... КАК ПОСТУПИТЬ?

Представьте себе такую ситуацию: рабочий день в самом разгаре, а сотрудника на месте нет... Нет час, два, три... Проходит день, другой, третий... Все попытки дозвониться до него успеха не имеют - телефоны не отвечают. Что делать работодателю в таком случае, как поступить? Какие кадровые документы требуется оформить?

Первое, что нужно помнить в ситуации, когда работник пропал: увольнять его во время отсутствия нельзя. Ведь до того, как мы сможем выяснить причину невыхода на работу, нельзя говорить даже о прогуле. Отсутствие сотрудника вполне может быть обусловлено уважительной причиной: экстренной госпитализацией, задержанием органами правопорядка и другими жизненно важными обстоятельствами.

В ситуации, когда повод длительного невыхода сотрудника на работу неизвестен, работодатель должен предельно четко соблюдать требования законодательства при прекращении трудовых отношений с таким работником, чтобы не потерпеть фиаско в случае судебного спора.

Законом предусмотрено два варианта прекращения трудовых отношений с длительно отсутствующим работником.

Вариант 1. В случае установления факта прогула и соблюдения процедуры привлечения работника к дисциплинарной ответственности, работник может быть уволен за прогул по подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Увольнение за прогул, тем более в такой сложной ситуации, когда работник пропал и на работе не появляется, - это отдельная тема, требующая подробного рассмотрения.

Сейчас отметим только то, что, во-первых, работодатель должен иметь доказательства совершения работником прогула, а во-вторых, должна быть соблюдена процедура, предусмотренная ст. 193 ТК РФ. Только при выполнении этих условий увольнение будет законным и обоснованным.

Вариант 2. В случае признания гражданина безвестно отсутствующим или умершим в установленном законом порядке, трудовой договор должен быть прекращен по основанию, предусмотренному п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.

Остановимся на этом варианте прекращения трудового договора.

В соответствии со ст. 42 Гражданского кодекса РФ гражданин может быть по заявлению заинтересованных лиц признан судом безвестно отсутствующим, если в течение года в месте его жительства нет сведений о месте его пребывания.

Статья 45 ГК РФ определяет правила объявления гражданина умершим. Гражданин может быть объявлен судом умершим, если в месте его жительства нет сведений о месте его пребывания в течение пяти лет, а если он пропал без вести при обстоятельствах, угрожавших смертью или дающих основание предполагать его гибель от определенного несчастного случая, - в течение шести месяцев.

Обратите внимание: признание гражданина безвестно отсутствующим и объявление его умершим происходит в судебном порядке. Дела о признании гражданина безвестно отсутствующим или об объявлении гражданина умершим рассматриваются с участием прокурора.

Обратите внимание!
Доказательством того, что работник признан безвестно отсутствующим, является решение суда

Решение суда о признании гражданина безвестно отсутствующим является основанием для передачи его имущества лицу, с которым орган опеки и попечительства заключает договор доверительного управления этим имуществом при необходимости постоянного управления им.

Решение суда, которым гражданин объявлен умершим, является основанием для внесения органом записи актов гражданского состояния записи о смерти в книгу государственной регистрации актов гражданского состояния.

Работодатель, получив соответствующие документы (решение суда о признании гражданина безвестно отсутствующим или свидетельство о смерти в случае объявления гражданина умершим), прекращает трудовой договор по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, о чем издается приказ и вносится соответствующая запись в трудовую книжку.

Пример внесения в трудовую книжку работника записи о прекращении трудового договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ (в случае признания работника безвестно отсутствующим)

Что делать кадровой службе, если работник пропал без вести или умер?

Увеличить изображение

Все остальные действия, которые обязан выполнить работодатель, аналогичны рассмотренным выше.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль