Ошибочно оформили вкладыш в трудовую книжку. Что делать?

20698
 Колмакова Антонина
юрист, главный специалист по правовым вопросам Центра развития кадровых технологий, опыт в сфере правового консалтинга 4 года, эксперт журнала
Я работаю бухгалтером в небольшой компании, по совместительству выполняю еще и обязанности кадровика. Произошла со мной недавно очень неприятная история. До сих пор думаю, как такое могло случиться?! К нам пришел устраиваться на работу новый сотрудник. Как полагается, отдал он мне свою трудовую книжку для оформления. Я ее пролистала и обнаружила, что места для внесения записи о приеме на работу нет. Нужно оформлять вкладыш. Так как я в бухгалтерии работаю, то за бланком далеко ходить не надо. Вшила вкладыш, стала смотреть порядковые номера записей в трудовой книжке… ну и обнаружила пустую страницу в разделе «Сведения о работе»! Получается, что вкладыш я оформила ошибочно – раньше времени. Что же теперь делать? Как исправлять?

Подобная ситуация - еще один повод вспомнить о том, что ответственность за ведение трудовых книжек - это не пустые слова. И к первичному оформлению трудовой книжки, и к заполнению книжки, принятой от нового сотрудника, конечно же, стоит относиться очень внимательно. Помните, что в будущем каждому работнику трудовая книжка потребуется для оформления пенсии, и желательно, чтобы она была оформлена надлежащим образом. Но сейчас, конечно, нужно исправить допущенную ошибку. Постараемся вам в этом помочь.

Ваша ситуация сложная, прежде всего потому, что не урегулирована нормативными актами. Нормативных указаний нет, но мы попробуем определить, как следует поступать в том случае, когда к трудовой книжке ошибочно оформлен вкладыш.

Как должно быть?

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 Трудового кодекса РФ, далее - ТК РФ).

Ошибочно оформили вкладыш в трудовую книжку. Что делать?

Трудовая книжка состоит из титульного листа и двух разделов: «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».

В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек (далее - Правила), утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»).

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату в размере расходов на их приобретение. Исключение составляют следующие случаи:

Случай 1. Массовая утрата работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций.

Случай 2. Неправильное первичное заполнение трудовой книжки или вкладыша в нее.

Случай 3. Порча трудовой книжки или вкладыша в нее не по вине работника.

После того как вкладыш вшит в трудовую книжку, необходимо поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать его серию и номер. Здесь следует оговориться, что Правила содержат указание о том, что в трудовой книжке работника должен быть поставлен именно штамп. Однако на практике многие работодатели не заказывают изготовление таких штампов, а запись «Выдан вкладыш № ___ » работники, ответственные за ведение трудовых книжек, вносят от руки. Такой способ оформления вкладыша, конечно же, не повлечет его недействительность.

Наша справка

Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков - Объединением «ГОЗНАК» Минфина России.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.

Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в нее осуществляется на основании договора, заключенного с ее изготовителем или распространителем (приказ Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках»). Иной способ приобретения бланков может рассматриваться как административное правонарушение в сфере трудовых отношений.

Правила не уточняют, где именно ставить штамп: в один из разделов, на первой странице или же на внутренней стороне обложки трудовой книжки. На практике такой штамп ставится на первой странице трудовой книжки (титульном листе) таким образом, чтобы он не закрывал записей, содержащих сведения о работнике, - в правом верхнем углу.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Без трудовой книжки вкладыш недействителен

Не конкретизируется и такой момент: каким образом и в какое место следует вшивать вкладыш - в середину или в конец документа. Может быть, достаточно вообще просто вложить вкладыш в книжку, как подсказывает само его название?

Конечно же, нет. Просто вложить не получится. Правила содержат норму о том, что в трудовую книжку вкладышдолжен быть именно вшит. Полагаем, что вшить вкладыш можно в начало, в середину или в конец трудовой книжки, поскольку ни для работника, ни для работодателя, ни для органов контроля (надзора), а самое главное - для органов, назначающих пенсию, это особого значения не имеет. По логике изложения, удобно, когда вкладыш вшит в конце трудовой книжки, в которой заполнен один из разделов. А вот с точки зрения технического исполнения вкладыш лучше вшивать в середину трудовой книжки.

Как исправить?

Прежде чем приступить к исправлению ошибки, необходимо выяснить, что вы успели сделать, оформляя вкладыш. Тут возможны несколько вариантов:

ЭТО ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Для учета и хранения трудовых книжек каждый работодатель должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Вариант 1. Вы вшили вкладыш, но не успели его оформить.

Вариант 2. Вы вшили вкладыш и поставили штамп «Выдан вкладыш».

Если вы вшили вкладыш, но еще не успели поставить штамп «Выдан вкладыш» и внести запись о его оформлении в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в них, то вариант исправления очень простой. «Легким движением руки» можно аккуратно расшить трудовую книжку и убрать вкладыш из трудовой книжки, будто его и не было Ошибочно оформили вкладыш в трудовую книжку. Что делать?.

Ошибочно оформили вкладыш в трудовую книжку. Что делать?

Вариант 1. После того как вкладыш будет изъят из документа, необходимо внести исправления в трудовую книжку. Напомним, что зачеркивания в этом документе не допускаются. Любые исправления следует сопровождать пояснительными записями. Итак, в трудовой книжке нужно сделать запись о том, что вкладыш был оформлен ошибочно. На титульном листе трудовой книжки для такой записи места, конечно же, нет. А значит, сделать это можно на внутренней стороне обложки - там же, где обычно поясняем изменение сведений о работнике. По аналогии с такими пояснениями запись об ошибочном оформлении вкладыша следует заверить личной подписью лица, производящего исправления, и указать дату внесения исправлений (пример 1).

Не забудьте исправить записи и в регистрационных формах - приходно-расходной книге и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (пример 2).

Вариант 2. Этот вариант, как вы сейчас убедитесь, более простой и удобный. Оставьте все как есть Ошибочно оформили вкладыш в трудовую книжку. Что делать?. Как так, спросите вы?! Очень просто. Полагаем, что в трудовой книжке необходимо исправлять такие ошибки, которые искажают сведения о работнике и информацию о его трудовой деятельности или в будущем будут помехой для внесения записей в трудовую книжку. В нашей ситуации ошибочное оформление вкладыша таких последствий не повлечет.

Поэтому предлагаем вам поступить следующим образом. В соответствии с Правилами вы оформляете вкладыш в трудовую книжку, заполняете все сопутствующие документы, вносите в оформленный вкладыш запись о приеме работника на работу. И дальше продолжаете заполнять именно вкладыш. Думаем, что при таком подходе у работника не будет проблем ни при смене работы, ни при оформлении пенсии.

Какой вариант действий выбрать – решать вам как лицу, ответственному за ведение трудовых книжек. Напомним только, что следует очень внимательно относиться не только к оформлению трудовой книжки, но и к внесению любых исправлений в нее.

ПРИМЕР 1

Внесение в трудовую книжку исправлений в связи с ошибочно сделанной записью о выдаче вкладыша

Ошибочно оформили вкладыш в трудовую книжку. Что делать?

ПРИМЕР 2

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Ошибочно оформили вкладыш в трудовую книжку. Что делать?



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль