Мотивация как дважды два

3898
В результате автоматизации процесса расчета заработной платы и дополнительных выплат в компании «Алиса» значительно снизилась нагрузка на специалистов службы персонала и бухгалтерии. А у руководства появилась возможность анализировать эффективность применяемых схем мотивации на основе обширных отчетных данных о работе подразделений и отдельных сотрудников.

Задачи автоматизации

Причиной внедрения автоматизированной системы управления персоналом (АСУП) в компании «Алиса» стало увеличение объемов продаж, рост числа сотрудников и необходимость оптимизации кадровых расходов. В частности, на предприятии действует мощная и весьма разветвленная система мотивации. Наиболее сложные схемы расчетов используются для работников складского комплекса и отдела продаж. Переменная часть их зарплаты зависит от качественных показателей, коэффициента трудового участия, индивидуальной выработки и ряда других факторов. Кроме того, все должности проранжированы по значимости в соответствии с системой грейдов. Для каждого уровня позиций предусмотрены свои социальные и мотивационные программы.

Справка о компании

Компания «Алиса» существует на рынке с 1997 г. Специализируется на торговле товарами народного потребления. Численность персонала более 400 человек.

Изначально в процессе расчета зарплаты и дополнительных выплат были задействованы не менее пяти человек, а по времени он занимал около семи дней при условии напряженной работы специалистов. Чтобы столь высокие трудозатраты не препятствовали планам компании по дальнейшему увеличению товаро- и грузооборота складского хозяйства, было решено автоматизировать данную функцию.

Для решения этой задачи была создана проектная группа, в которую вошли представители IT-отдела, бухгалтерии и службы персонала, один из менеджеров которой возглавил команду. Под его руководством были сформулированы основные критерии выбора электронного продукта (табл. 1).

Мотивация как дважды два

После определения требований к автоматизированной системе выбор был сделан в пользу «1С: Зарплата и управление персоналом 8». Данная программа, во-первых, удовлетворяла всем запросам компании в плане функционала, во-вторых, позволяла легко настроить автоматизированный обмен информацией с торговой базой предприятия, которая также строилась на основе 1С.

Описание работ

В рамках подготовки к внедрению системы были описаны все процессы, которые предстояло автоматизировать. Это делалось, прежде всего, для определения объема работ и уяснения программистами IТ-отдела всех тонкостей систем грейдинга и мотивации, принятых в компании.

В результате были подготовлены:

1. Регламент, утверждающий последовательность, содержание и сроки проведения работ проектной группой.

2. Ряд документов, определяющих роли всех участников процесса начисления зарплаты, порядок и сроки формирования необходимых данных и показателей системы мотивации (на рисунке представлен фрагмент одного из этих документов - алгоритм начисления заработной платы).

3. Предложения по совершенствованию процесса, рекомендации по оптимизации сроков формирования данных.

4. Техническое задание для программистов компании (полное и подробное описание блоков, которые необходимо автоматизировать, пожелания относительно того, как тот или иной процесс должен быть реализован в автоматизированной системе, сроки реализации этапов проекта).

Доработка системы

Расчет зарплаты. Поскольку в программном продукте 1С уже были предусмотрены параметры расчета постоянной (окладной) части, то особых доработок и изменений в этом отношении не потребовалось. Точно так же 1С предусматривает расчет переменной части зарплаты в соответствии с той или иной системой мотивации. Было необходимо только адаптировать порядок расчета, формулы и показатели к условиям деятельности компании, а также обучить соответствующих работников порядку формирования и внесения формул в программу. Программисты компании сначала сами вникали в тонкости процесса расчета, а затем обучали необходимым навыкам его участников.

Алгоритм начисления заработной платы Мотивация как дважды два

Ежемесячно в установленный срок система выгружает в каталог сетевого диска файлы в табличном формате. В них сосредоточены ключевые показатели мотивационных схем разных подразделений компании. Руководителям соответствующих отделов и служб необходимо лишь указать числовые значения показателей. Далее программа загружает заполненные файлы и на основании введенных данных автоматически выполняет все предусмотренные мотивацион-ными схемами расчеты. В «1С: ЗУП» также предусмотрена автоматическая загрузка показателей из других систем, используемых в компании (например, данные о выполнении плана продаж менеджерами по продажам автоматически загружаются из торговой базы предприятия в систему расчета заработной платы).

Табелирование. Табель рабочего времени в результате доработки стал единой информационной площадкой для табельщиков подразделений, специалистов службы персонала и руководителей. Первые ежедневно заполняют табель в электронном виде по факту присутствия или отсутствия на работе сотрудников. В случае изменений (больничный, отпуск, другое) кадровик вносит эти данные путем проведения соответствующего электронного документа. Внесенная в программу информация о движении персонала подразделений становится доступна их руководителям в режиме онлайн и серьезно облегчает процесс принятия управленческих решений.

Пример

Директор Департамента складской логистики, работающий с удаленными складскими комплексами, используя интерактивный табель, может оперативно получать информацию о том, сколько человек трудится на каждом из участков в данный момент. Это позволяет точно и быстро распределять нагрузку между специалистами разных складов компании.

При такой схеме табелирования важно распределить роли участников, а также уровни доступа к информации для разных категорий сотрудников (см. приложение).

Расчет дополнительных выплат. Новые функции были добавлены к программе в связи с тем, что на предприятии действует система грейдов. Каждой должности в «1С: ЗУП» был присвоен грейд, а к нему «привязаны» соответствующие инструменты дополнительного стимулирования (доплаты за выслугу лет, премии к отпуску, расходы на мобильную связь, выплаты к знаменательным событиям в жизни сотрудника -дням рождения, юбилеям и др.). В результате данные расчеты стали выполняться без участия человека. При вводе в штатное расписание новой должности ей также присваивается грейд, что автоматически подключает всю систему расчетов компенсаций и льгот по данной категории. С одной стороны, это позволяет вводить точные механизмы вознаграждений, с другой - избавляет специалистов по расчету зарплаты от необходимости постоянно обращаться за теми или иными переменными данными к нормативным документам компании.

Учет процесса подбора персонала. В блоке подбора была реализована схема привязки сроков закрытия вакансии к грейду должности. Это было необходимо в связи с тем, что, согласно Положению о подборе персонала компании, по каждому грейду определен максимальный период закрытия вакансии. За соблюдение сроков менеджер по подбору получает премию. При поступлении заявки на подбор, она фиксируется в программе, где в дальнейшем отслеживается закрытие вакансии по должности, а также прохождение сотрудником испытательного срока.

Результаты

Период внедрения автоматизированной системы, начиная с описания процессов и заканчивая введением ее в опытную эксплуатацию, занял 12 месяцев. В итоге был существенно оптимизирован расчет заработной платы и дополнительных выплат: его продолжительность сократилась с семи до трех рабочих дней, а число задействованных в процессе сотрудников уменьшилось с пяти до трех человек.

В таблице 2 указаны функции, которые система выполняет в настоящее время.

Мотивация как дважды два

В процессе работы с программой у специалистов по персоналу возникла идея усовершенствовать ее аналитическую функцию. Так, консолидированные 1С данные о достижении производственных показателей и изменении ФОТ позволяют анализировать производительностьтруда,накопленная информация о выполнении сотрудниками KPI - отслеживать эффективность работы подразделений, проводить анализ их деятельности, выявлять ошибки и планировать численность. В программном продукте уже заложена функция формирования стандартных аналитических отчетов. Однако программисты IT-отдела работают над тем, чтобы сделать их состав и структуру более сложной и тем самым адаптировать под задачи компании.

Приложение

Разграничение прав пользователей по ролям

Мотивация как дважды два



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль