Шкатулка с секретом: опыт автоматизации HR-процессов

4161
У компаний, вошедших в состав финансовой корпорации (ФК), были свои автоматизированные системы по учету персонала и расчету зарплаты (некоторые использовали собственные разработки, другие - «коробочные» продукты, не требующие долгой настройки). Однако ни одна из организаций в составе корпорации не имела автоматизированного решения по учету персонала, которое позволяло бы работать с 30 тыс. сотрудников и большим количеством пользователей.

Предпосылкой к внедрению ERP-системы в ФК «УРАЛСИБ» была необходимость использования одной интегрированной программы вместо нескольких разрозненных, единого хранилища данных, которое содержало бы всю необходимую для учета персонала и расчета заработной платы информацию и обеспечивало доступ любого количества пользователей с разграничением полномочий.

В тендере по выбору ERP-системы победу одержал продукт компании SAP AG, и в конце 2004 г. начался проект под названием «АСУПиС» («Автоматизированная система управления персоналом и структурой»).>

Проектный офис

Консультантом по внедрению модулей SAP HR была выбрана компания IBS. Вначале был создан проектный офис, который объединил консультантов, IT-специалистов ФК и нескольких сотрудников службы человеческих ресурсов, а один из ее представителей был назначен руководителем проекта.

Проект начался с описания бизнес-процессов - существующих («as is») и будущих («to be»). В этой работе участвовали не только сотрудники проектного офиса, но и будущие пользователи новой системы (кадровики, бухгалтеры-расчетчики, менеджеры по персоналу). Было чрезвычайно важно договориться о единых подходах ведения кадрового учета, формирования организационной структуры и расчета зарплаты. Это было сложно и заняло немало времени, но не по всем вопросам удалось прийти к общему знаменателю, поэтому в конце проекта пришлось вносить изменения в настройки системы, что весьма трудоемко и дорого.

Справка о компании

Финансовая Корпорация «УРАЛСИБ» - результат слияния крупных территориально-распределенных компаний. После нескольких объединений в 20032004 гг. численность корпорации увеличилась с 4000 человек в 2003 г. до 30 000 в 2005 г.

Обращаем внимание на следующее: при внедрении автоматизированной системы на этапе планирования все бизнес-процессы «to be» должны утвердить выделенные от подразделений-заказчиков эксперты.

В SAP HR уже есть преднастроенные бизнес-процессы (так называемая «лучшая практика»), а это значит, что «с нуля» ничего придумывать не нужно. С одной стороны, это облегчает работу по внедрению; с другой - если эти бизнес-процессы не совпадают с используемыми в компании, требуется либо «ломать» модуль, либо подстраивать свои процессы под имеющиеся в системе. Любое изменение стандарта ведет к тому, что при обновлении модуля (оно происходит регулярно, SAP ежегодно получает от компаний-пользователей определенный процент от стоимости лицензий за обслуживание продукта) он может перестать корректно работать и понадобится ручная настройка, а это отнимает время и сопровождается материальными затратами.

В центре внимания

После описания бизнес-процессов и выяснения, что же именно необходимо компании, начался период собственно настройки. Проект по автоматизации в ФК «УРАЛСИБ», помимо масштабности, был интересен также и тем, что должен был учитывать наличие в корпорации двух организационных структур, а именно: юридической (в компании большое количество отдельных юридических лиц) и управленческой (все эти юрлица образуют единую корпорацию). И у каждого сотрудника ФК две должности - также «юридическая» и «управленческая» (они часто совпадают). В преднастроенном модуле SAP не было возможности реализовать «двойной» вариант организационной структуры и штатного расписания, поэтому проектной команде пришлось поломать голову над этой задачей. Решение, которое было признано оптимальным, заключается в том, чтобы инспектор по персоналу, вводящий в систему данные о сотруднике, выполнял дополнительное действие - указывал юридическую и управленческую должности и «связывал» их.

Проверка и настройка

За настройкой бизнес-процессов последовало тестирование системы. Были проверены все имеющиеся в ней операции. На этом этапе потребовалось:

  • написать инструкции по пользованию системой;
  • обучить пользователей;
  • организовать их работу (в свободное от выполнения основных обязанностей время);
  • ввести в систему тестовые данные;
  • найти возможные ошибки и устранить их.

Также на этом этапе были окончательно установлены роли пользователей системы и разграничены права доступа к определенным данным (таким, например, как размер заработной платы).

В составе Департамента информационных технологий была сформирована служба поддержки пользователей системы. В нее вошли IT-специалисты, которые работали в составе проектного офиса, а руководителем назначена менеджер по персоналу, также участвующая в проекте. Основной задачей службы поддержки было обучение пользователей (очное) и уточнение инструкций по работе в системе.

На следующем этапе пользователи системы кропотливо переносили в нее данные о персонале и формировали структуру. Затем началась ее эксплуатация, и в первое время учет персонала и расчет зарплаты велись параллельно в старой и новой системах, поэтому пользователи работали с удвоенной нагрузкой. Два месяца проводилась настройка всех операций, а после этого был произведен полный переход на новую систему.

Внедрение новых модулей

Первая фаза внедрения системы SAP HR длилась чуть более года. После введения в действие трех модулей руководство ФК «УРАЛСИБ» приняло решение продолжить работу с продуктами SAP. На втором этапе были внедрены следующие модули:

  • подбор персонала;
  • обучение персонала;
  • работа с кадровым резервом;
  • постановка целей и оценка персонала;
  • мотивация персонала;
  • стратегическое планирование и контроль выполнения KPIs HR-службы;
  • организация командировок;
  • планирование затрат на персонал.

Шкатулка с секретом: опыт автоматизации HR-процессов

В состав проектного офиса вошли сотрудники службы поддержки, а также новые участники - представители службы человеческих ресурсов и Департамента информационных технологий.

Специалисты проектной команды столкнулись с теми же проблемами, что и при реализации первой фазы:

1. Трудности с планированием бизнес-процессов «to be» (сложно договориться и определить оптимальный вариант).

2. Слабая поддержка руководства (для внедрения изменений она необходима).

3. Высокая загрузка будущих пользователей системы.

4. Частые ошибки в работе с системой недостаточно хорошо обученных пользователей.

Со всеми проблемами легче справиться при поддержке руководства, которое выделяет необходимые человеческие ресурсы, помогает преодолеть сопротивление будущих пользователей и принимает финальные решения по архитектуре бизнес-процессов. В свою очередь, команда проекта, если она мотивирована и заинтересована в конечном результате, постарается избежать ошибок при создании и тестировании системы, качественно обучит пользователей и потратит меньше времени и денег на реализацию проекта.

Самыми сложными при внедрении были модули по мотивации персонала и организации командировок. Первый существенно отличался от той системы мотивации, которая была утверждена в корпорации. Как было описано ранее, если меняется стандарт, «зашитый» в систему, ее обновление становится проблематичным. Но это еще не все: система мотивации в ФК очень сложная и требует дополнительных данных из других систем - управленческого учета, бюджетирования. Поэтому было важно сделать так, чтобы все связи работали корректно.

При внедрении модуля по организации командировок представители проектного офиса с удивлением обнаружили, что никто в корпорации не отвечает за этот процесс полностью: каждое подразделение несет ответственность за свой отдельный участок.

Поэтому владельцем процесса был назначен руководитель проекта, автор данной статьи. Пользователи долго не могли придумать, каким должен быть процесс оформления командировки, поэтому настройки переписывались три раза, последний - уже после реализации проекта.

Вторая фаза работы длилась около полутора лет, и после завершения проект стал самым крупным внедрением SAP HR в Восточной Европе.

Результат

Обобщая вышесказанное, отметим: внедрение, аналогичное описанному, подходит не всем -небольшие компании не могут позволить себе инвестировать средства в ERP-систему, т.к. проект этот достаточно дорог; в системе важен контроль - ее эффективность может быть нарушена одним подразделением или даже пользователем («слабое звено»).

Положительные стороны внедрения ERP-системы с точки зрения заказчика:

  • единое информационное пространство;
  • автоматизация функций службы человеческих ресурсов на 90%;
  • SAP HR - гибкая, настраиваемая система.

Говоря о «плюсах» внедрения системы, невозможно не упомянуть и отрицательные моменты (табл. 1).

Шкатулка с секретом: опыт автоматизации HR-процессов

Важные составляющие проекта в ФК «УРАЛСИБ», которые способствовали его успешной реализации:

  • сильная проектная команда; хороший партнер;
  • руководитель проекта -представитель подразделения-заказчика.

Прошло три года после завершения второй фазы проекта по внедрению SAP HR. Сегодня уже можно подвести итоги и на примере показать некоторые результаты внедрения системы (табл. 2).

Шкатулка с секретом: опыт автоматизации HR-процессов



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль