Штатное расписание

32093
 Бурнашева Зульфия Наильевна
Юрист, ведущий специалист по правовым вопросам и кадровому делопроизводству Центра развития кадровых технологий, эксперт журналов «Справочник кадровика», «Всё для кадровика».
Штатное расписание - важный документ в работе кадровика. В законе напрямую не указана обязанность иметь в каждой организации штатное расписание, но этот документ должен быть разработан и утвержден. А чтобы вы ничего не упустили, составляя локальный нормативный акт, мы решили рассказать о нем подробнее.

Штатное расписание - локальный нормативный акт, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности работников организации в соответствии с учредительными документами.

Необходимость штатного расписания

Вопрос о необходимости штатного расписания до сих пор остается спорным. Связано это с тем, что в Трудовом кодексе РФ (далее - ТК РФ) нет прямого указания на то, что данный документ является обязательным, не установлен и порядок его принятия в отличие, например, от тех же правил внутреннего трудового распорядка, которые по закону должны утверждаться работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 190 ТК РФ). Ссылаясь на это обстоятельство, некоторые руководители компаний утверждают, что тем самым законодатель дает им возможность самостоятельно решать вопрос о необходимости утверждения штатного расписания, а значит, этого документа может и не быть.

Позволим себе не согласиться с данной точкой зрения. И вот почему.

Штатное расписание упоминается в ст. 15 ТК РФ, содержащей определение трудовых отношений, а также в ст. 57 ТК РФ, согласно которой условием, обязательным для включения в трудовой договор, является трудовая функция, в т. ч. работа по должности в соответствии со штатным расписанием.

Читайте также:

НЕЛЬЗЯ!

Легально провести процедуру сокращения штата работников организации и увольнение по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, если в компании нетутвержденного штатного расписания.

Кроме того, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ предусматривает возможность прекращения трудового договора по инициативе работодателя в связи с сокращением штата работников организации или индивидуального предпринимателя. Поэтому, чтобы была возможность применения указанного основания увольнения работников, работодателю необходимо иметь такой документ, как штатное расписание.

Отсутствие штатного расписания делает невозможным сокращение штата, и это подтверждается судебной практикой. Суды, рассматривая споры о законности увольнения по указанному основанию, в первую очередь проверяют факт исключения соответствующих должностей (штатных единиц) из штатного расписания.

Отсутствие штатного расписания может вызвать вопросы и у проверяющих органов. Поэтому лучше - нет, даже не лучше, а просто необходимо - чтобы такой документ у вас был.

Форма штатного расписания

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате» утверждена унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание» (пример 2).

Форма штатного расписания может заполняться как ручным, так и машинописным способом. Если вы заполняете форму от руки, то обратите внимание, что все записи должны быть сделаны чернилами или шариковой ручкой, четким разборчивым почерком. Наличие помарок и подчисток недопустимо.

Наша справка

Составление штатного расписания входит в обязанности экономиста по труду, который является работником отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37). Однако на практике у работодателя может не быть таких структурных подразделений и специалистов, и чаще всего разработка штатного расписания поручается специалистам бухгалтерских, кадровых и юридических служб.

Содержание штатного расписания

Помимо обязательных реквизитов, таких, например, как наименование организации, код формы по ОКУД, код организации и т. д., характерных для всех унифицированных форм по учету кадров, в штатном расписании (в виде таблицы) указываются следующие сведения:
• структурные подразделения;
• должности (специальности, профессии), разряды, классы (категории) квалификации;
• количество штатных единиц;
• сведения о должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

При оформлении текстовых документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей документа: заголовочной, содержательной и оформляющей. Рассмотрим каждый реквизит и каждую графу штатного расписания подробнее (пример 2).

Часть 1. Заголовочная. Эта часть включает в себя сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о документе.

Наименование организации

Данный реквизит указывается во всех официальных документах организации, в т. ч. и в штатном расписании.

Наименование организации приводится в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке (если они имеются).

При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

Код формы по ОКУД

Этот реквизит проставляется только на документах, имеющих унифицированную форму, и название которых содержится в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД).

Штатное расписание имеет код по ОКУД - 0301017. Если вы используете для изготовления унифицированных документов справочные правовые системы или электронные системы документооборота, код по ОКУД, как правило, уже проставлен на бланках этих документов.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Реквизиты документа – отдельные надписи, являющиеся обязательными элементами для оформления официальных документов

Код организации

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и включает восемь знаков.

Часть 2. Содержательная. Это основная часть документа. Напомним, что в унифицированной форме № Т-3 она представлена в виде таблицы. Давайте посмотрим, как должна заполняться каждая ее графа.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Если в компании внутреннее деление не предусмотрено, графа 1 штатного расписания остается незаполненной или в ней ставится прочерк

Графа 1. Наименование структурного подразделения

Как правило, наименования структурных подразделений указываются в штатном расписании в алфавитном порядке, без сокращений. Однако возможны и другие варианты. Например, указание подразделений по степени функциональной значимости, в порядке убывания штатной численности, в соответствии с классификатором структурных подразделений.

Иногда от наименования структурного подразделения, указанного в штатном расписании, зависит предоставление работникам определенных льгот. В этих случаях необходимо использовать отраслевые классификаторы вредных производств или иные документы, предусматривающие наименования структурных подразделений, работа в которых связана с предоставлением гарантий.

Графа 2. Код структурного подразделения

Кодирование структурных подразделений используется главным образом для формирования сводной отчетности. Следует отметить, что система кодирования структурных подразделений в настоящее время является обязательной лишь на государственных предприятиях.

Наша справка

При заполнении графы 3 штатного расписания работодатели могут руководствоваться Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37), Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367), а также Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих (ЕТКС), многочисленные выпуски которого в разное время утверждались постановлениями Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС. Общий перечень выпусков ЕТКС утвержден постановлением Минтруда России от 12.05.1992 № 15а.

Между тем работодатель может вводить в штатное расписание должности (профессии), не предусмотренные в соответствующих квалификационных справочниках, ведь данные справочники носят рекомендательный характер. Исключение составляют бюджетные организации, которые не могут произвольно определять наименование должностей (профессий). Они обязаны руководствоваться указанными справочниками.

Однако не забывайте, что если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие каких-либо ограничений, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в соответствующих квалификационных справочниках. Это правило касается всех организаций.

В остальных же организациях она вводится в том случае, если в их состав входит большое количество структурных подразделений, а для управления персоналом используются автоматизированные системы.

Если в организации не используется кодирование структурных подразделений, графа 2 штатного расписания не заполняется.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Трудовое законодательство не предусматривает возможность установления «персональных» окладов работникам. Оклад устанавливается для должности (профессии, специальности)

Эти сведения указываются в графе 3 штатного расписания без сокращений. Наименования должностей обычно указываются в составе структурных подразделений (если они есть в организации) в порядке иерархии: начиная от руководителя и заканчивая техническим исполнителем. Наименования профессий, как правило, приводят в алфавитном порядке.

Графа 4. Количество штатных единиц

В графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц по каждой должности (профессии, специальности).

Если в организации есть должности, по которым предусматривается неполная штатная единица (например, если какая-либо должность предусматривает работу по совместительству), количество единиц указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5 и т. д.

ЭТО ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Оклад (должностной оклад) - фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат (ст. 129 ТК РФ).

Тарифная ставка - фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда определенной сложности (квалификации) за единицу времени без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат.

Мы не случайно обращаем ваше внимание на слово «фиксированный», которое законодатель использует при определении понятий «оклад» и «тарифная ставка».

Дело в том, что некоторые работодатели, чтобы установить разным сотрудникам, занимающим аналогичные должности, различный размер заработной платы, используют так называемую «вилку» окладов, т. е. указывают в графе 5 штатного расписания минимальный и максимальный пределы оклада по данной должности (например, 25 000-30 000 руб.). С такой практикой нельзя согласиться, и не только потому, что в ст. 129 ТК РФ предусмотрено, что оклад и тарифная ставка - это фиксированные размеры оплаты труда. Из анализа положений ст. 57 и 132 ТК РФ следует, что основным критерием, определяющим размер оклада работника, является сложность выполняемой им работы по определенной должности, профессии или специальности. Если работники занимают аналогичные должности, подразумевается, что и сложность выполняемой ими работы одинакова, и круг выполняемых трудовых обязанностей аналогичен. Следовательно, размер оклада также должен быть одинаковым. Другое решение является дискриминацией в сфере труда и нарушением трудового законодательства.

Как же тогда быть, спросите вы, если руководство настойчиво требует в зарплате воздать «каждому по способностям»? Об этом мы уже писали в журнале «Всё для кадровика». Сейчас же лишь напомним, что обеспечить дифференцированный подход к оплате труда, не нарушая при этом нормы трудового законодательства, можно несколькими способами:

Способ 1. Дополнить наименования должностей словами: «старший», «младший», «ведущий», «главный» и т. д., таким образом уже в наименовании должности показать разницу в квалификации работников.

Способ 2. Установить в рамках одной должности (профессии, специальности) категории или разряды.

Способ 3. Установить надбавки, компенсации либо различного рода стимулирующие выплаты.

Графа 5. Тарифная ставка (оклад)

В этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оклада или тарифной ставки. Данные о тарифной ставке или окладе не включают в себя компенсационные, стимулирующие и социальные выплаты, т. к. для них предусмотрены иные графы штатного расписания.

Графы 6-8. Надбавки

В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством (например, «северные» надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также надбавки, введенные по усмотрению работодателя (например, за дополнительный объем работы, выслугу лет, ненормированный рабочий день и т. д.).

Виды надбавок, компенсационных и стимулирующих выплат и условия их осуществления устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а в отношении бюджетных организаций - соответствующими перечнями компенсационных и стимулирующих выплат.

Графа 9. Всего в месяц, руб.

В графе 9 штатного расписания указывается цифра, рассчитанная для каждой строки по следующей формуле: сумма граф 5-8 (оклада (тарифной ставки) и надбавок), умноженная на количество штатных единиц, указанных в графе 4.

В том случае, когда графы 5-9 штатного расписания в рублевом исчислении заполнить невозможно в связи с применением в соответствии с действующим законодательством РФ иных систем оплаты труда (бестарифной, смешанной и пр.), эти графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.).

Графа 10. Примечание

Графа 10 штатного расписания заполняется при необходимости внесения соответствующих примечаний. В большинстве случаев она остается пустой.

Часть 3. Оформляющая. Данная часть штатного расписания включает реквизиты, подтверждающие подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений.

Дата составления

Данный реквизит оформляется цифровым способом. Элементы даты записываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя цифрами.

Период действия

В этой строке штатного расписания указывается, на какой период составлено штатное расписание и с какой даты оно начинает действовать.

Подписи уполномоченных должностных лиц

Штатное расписание подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером организации.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

Гриф утверждения

Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации или иного уполномоченного должностного лица (пример 1).

После издания такого приказа на штатном расписании оформляется реквизит «Гриф утверждения», состоящий из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа, его даты и номера.

Ниже указывается общее количество штатных единиц организации.

Номер документа

Регистрация штатного расписания осуществляется в день его утверждения. При первичном составлении штатному расписанию присваивается № 1. При необходимости номер может быть дополнен буквенным индексом, например «ш» или «шр».

Регистрационный номер проставляется от руки или с помощью автоматического нумератора.

Хранение штатного расписания

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Закон не предусматривает необходимость учета мнения представительного органа работников при утверждении штатного расписания

Место хранения штатного расписания определяется работодателем самостоятельно. Как правило, оно хранится в кадровой службе или в бухгалтерии организации. Копии штатного расписания могут быть переданы в структурные подразделения, в работе которых используется информация, содержащаяся в данном документе.

Срок хранения штатного расписания по месту разработки и утверждения - постоянно, в других организациях - 3 года (ст. 71 разд. 1 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

ПРИМЕР 1

Приказ об утверждении штатного расписания (фрагмент)

Штатное расписание

ПРИМЕР 2

Штатное расписание (форма № Т-3) (фрагмент)

Штатное расписание



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль