KPI: технология или образ мышления?

6457
Система KPI на современных предприятиях служит для оценки качественных критериев работы, учета показателей производительности и продолжительности отдельных процессов. В большинстве случаев она тесно связана с материальной мотивацией, когда от результатов труда персонала, выраженных в достигнутых KPI, зависит вознаграждение. Но внедрение такой системы требует от менеджмента глубокого анализа деятельности компании, ее слабых мест, внутренней специфики и внешней стратегии, учета индивидуальных особенностей бизнеса.
KPI: технология или образ мышления? Подписаться на журнал

Работать с открытыми глазами

На предприятиях, где нет объективных критериев оценки результатов деятельности подразделений и конкретных специалистов и при этом не проработаны способы обмена информацией между менеджерами, правая рука зачастую не знает, что делает левая. При возникновении проблем на любом из участков работы трудно докопаться до истинной причины сбоя. Рядовые сотрудники и руководители среднего звена при отсутствии четко сформулированных индивидуальных задач и персональной ответственности за результат своей деятельности склонны «переводить стрелки» или ссылаться на объективные сложности: «Транспортный цех, почему не дали цистерны? - А потому что нет порожняка...»

Но подобная «жизнь с закрытыми глазами» все меньше устраивает руководителей. В кризисный и посткризисный периоды, когда значительно возрастает конкуренция, на повестку дня выходят задачи повышения эффективности и рентабельности организации. Внедрение KPI (ключевых показателей эффективности) в этих условиях представляется если не панацеей, то, во всяком случае, чрезвычайно действенным инструментом для улучшения результатов труда. Это особенно актуально для крупных компаний и корпораций с большой численностью персонала, поскольку позволяет с наименьшими затратами контролировать не отдельные участки работы, а управлять прибыльностью и рентабельностью на уровне всего предприятия.

Если технология KPI в компании выстроена как единый процесс целевого и стратегического HR-управления, позволяющий четко формулировать цели, ставить задачи и контролировать результат, то менеджмент имеет возможность эффективно реагировать на изменения внутренней и внешней среды. Но здесь может возникнуть первый «подводный камень», заключающийся в неправильном или недостаточном понимании того, для чего на самом деле предназначены KPI. «Часто систему KPI путают с системой сбалансированных показателей (в английском варианте - Balanced Scorecard, BSC), ориентированных на стратегические цели и перспективы, - говорит Жанна Смирнова, исполнительный директор компании RT-group. - В то время как это более локальная технология, своего рода система координат, имеющая основной целью оценку эффективности деятельности по видам должностей. В случае успешного внедрения она позволяет, с одной стороны, предельно четко сформулировать требования к конкретной позиции, а с другой - служит инструментом для реализации стратегии предприятия».

Как связаны системы BSC и KPI

BSC – механизм взаимосвязи стратегиче-мыслов и решений с ежедневными задачами, способ направить деятельность всей компании (или группы) на их выполнение.

KPI - контроль стратегической деятельности на уровне бизнес-процессов через систему определенных показателей. Они выступают измерителями достижимости целей, а также характеризуют эффективность бизнес-процессов и работу каждого отдельного сотрудника.

«Чего вы от нас хотите?»

Нередко в российских компаниях для сотрудников единственным критерием оценки работы становится мнение их непосредственного руководителя (одобрение или порицание). При этом «законный» вопрос о том, как нужно работать, как менять свое поведение, чтобы соответствовать ожиданиям компании и достигать указанных целей, остается без ответа или замыкается на субъективное мнение менеджера. «Система KPI как раз и позволяет наметить четкие цели, определить прозрачные и понятные критерии оценки работы, очертить зону ответственности для каждого сотрудника», - поясняет Жанна Смирнова.

Если KPI объективны, т.е. цели каждого конкретного специалиста достижимы и при этом увязаны с задачами компании, позволяют внести вклад в общее дело, - они становятся мощным мотивирующим фактором. В результате эффективность работы может повыситься в разы.

Пример

На одной из птицефабрик хорошие результаты дало введение такого KPI, как «время прохождения готовой продукции от забоя до прилавка». Индивидуальные цели и задачи, установленные для каждого представителя логистической цепочки, были ориентированы на общую цель - максимальное уменьшение этого временного отрезка. В результате процессы обработки, упаковки и поставки продукции были оптимизированы путем сокращения временных интервалов между окончанием одного этапа и началом следующего.

Нередко внедренная система KPI становится катализатором, заставляющим людей смелее вступать в контакт с руководством, предлагать рационализаторские идеи, указывать на слабые места в работе. Особенно часто это происходит там, где результат деятельности одного отдела тесно завязан на «смежников» из другого подразделения и промахи коллег снижают собственные показатели. Например, руководитель производства, не сумевший достичь поставленных KPI по объему выпуска готовой продукции за определенный период, указал на недостатки в работе склада, не обеспечившего своевременную и полную загрузку. В свою очередь, директор складского комплекса обратил внимание на задержку выплат поставщикам, что привело к срыву графика поставок. HR-директор, получив такую обратную связь и тщательно проанализировав причины неудач, принял на себя роль координатора. В результате топ-менеджеры решили ввести платежный календарь, позволяющий сократить кассовые разрывы и наладить бесперебойные поставки. Конфликт был разрешен, и KPI стали достигаться по всей цепочке.

KPI как инструмент материальной мотивации

Хотя основной функцией KPI выступает оценка результативности работы, подобную систему показателей удобно использовать при построении системы мотивации персонала.

«Многие компании стремятся сделать управление вознаграждением более прозрачным, понятным и четко "привязанным" к результатам труда. KPI для достижения этих целей служит подходящим инструментом, - считает Натэлла Бармакова, бизнес-консультант, преподаватель «МИРБИС». - Но система будет работать только в том случае, если она правильно выстроена. Это означает, что показателей не должно быть слишком много для одного сотрудника (в среднем два-три), важно, чтобы они были достижимы и каждый из них имел определенный "вес"».

Чтобы правильно подобрать KPI, необходимо для каждой должности определить четкие требования и характеристики (компетенции), а также поставить сотруднику на этой позиции корректные измеримые цели и временные рамки (квартал, полгода, год) для их достижения. Например, для начальника отдела продаж - достичь увеличения объема продаж конкретного вида продукции на 10%; для менеджера по персоналу - закрыть определенное количество вакансий.

Татьяна Терентьева, заместитель генерального директора по персоналу Издательского дома «ЭКСМО», показывает, как можно использовать KPI в качестве инструмента материального стимулирования, на примере расчета премии для рекрутера с использованием показателя квартальной результативности.

Расчет премии для менеджера по персоналу
Оклад - 45 000 руб.

Ситуация 1

Квартальная результативность - 85%:

  • сроки - 90% (50% вес);
  • качество - 80% (50% вес).

Среднемесячный доход:
45 000 + 45 000 х 0,25 (доля переменной части) х 0,85 = 54 562,5 руб.

Ситуация 2

Закрытие за квартал - 10 вакансий 5-й категории, 5 вакансий 2-й категории, 5 вакансий 3-й категории. Квартальная результативность - 85%:

  • сроки - 90% (50% вес);
  • качество - 80% (50% вес).

Среднемесячный доход:
(10 х 500 + 5 х 2000 + 5 х 3500) х 0,85 = 27 625 руб. 45 000 + 27 625 : 3 = 54 208 руб.

Еще один чрезвычайно важный момент: привязывая KPI к денежным выплатам, следует учитывать его «двойственность» - плановый показатель («идеальная» величина, на которую надо ориентироваться) и фактический (результат, которого сотрудник или подразделение в действительности достигают) не всегда совпадают. Так, если плановый KPI принят за 100%, а фактический составил 7580%, то в зависимости от конкретной задачи или должности этот результат может оцениваться и как успешный, и как неуспешный, и соответствующим образом влиять на вознаграждение. Наиболее грамотным подходом эксперты считают установку высоких, но, безусловно, достижимых плановых показателей. С одной стороны, сложные задачи будут держать сотрудников в тонусе, с другой - реальные цифры больше мотивируют к достижению, чем завышенные.

Не в коня корм: «порядочники» и «хаотики»

Внедрять KPI теперь модно. Однако, по мнению ряда экспертов, в западных компаниях эта система работает успешнее, чем в российских. И объясняется это целым рядом причин.

«Основой грамотного использования системы KPI служит четкое планирование, но далеко не все российские компании могут похвастаться подобным, - отмечает Натэлла Бармакова. - На отечественных предприятиях форма нововведения зачастую превалирует над содержанием. При этом цели организации часто меняются, деятельность непредсказуема, а инструкции, регламенты и процедуры, необходимые для эффективной разработки и обслуживания системы KPI, отсутствуют или не действуют».

По мнению Жанны Смирновой, многие западные управленческие технологии, в том числе и KPI, быстро приобретают популярность, но при этом нередко применяются «по верхам». В частности, для продуктивного внедрения системы KPI нужно иметь, во-первых, тщательно описанные (буквально по пунктам) модели компетенций по должностям; во-вторых, соответствующие поведенческие индикаторы для оценки выраженности у сотрудника заявленной характеристики. «Например, компетенция "управление людьми" может быть разбита на пункты: "навыки делегирования", "навыки предоставления обратной связи", "навыки формирования команды". Так, положительным поведенческим индикатором для второго пункта будет умение руководителя давать подчиненному негативную обратную связь только наедине и в корректной форме, а отрицательным - использование лишь оценочного подхода ("хорошо" или "плохо") без обращения к фактам», - поясняет г-жа Смирнова. Все это обязательно есть в зарубежных компаниях и далеко не всегда - в отечественных.

В то же время некоторые специалисты считают, что организации, где успешно применяется система KPI, следует различать не по западной или российской принадлежности, а по типу менеджмента.

Кирилл Гуленков, ведущий тренер-консультант компании «Топ-кадр», отмечает, что существуют компании с регулярным и хаотичным менеджментом. При этом некоторые предприятия со 100-процентным западным капиталом отличаются стихийным менеджментом, а некоторые российские (такие, как «Роснефть», «Ингосстрах») - полностью следуют европейским стандартам управления. «В связи с этим о KPI имеет смысл говорить не столько как о технологии, сколько как об образе мышления, об идее, согласно которой ключевые показатели эффективности можно и нужно разрабатывать и с успехом применять. Но постановка такой системы - это огромная работа, требующая участия квалифицированных специалистов на всех этапах - до внедрения, в процессе внедрения и в ходе адаптации, - утверждает Кирилл Гуленков. -В так называемых процессных подразделениях, где результат трудно измерить количественно, нужна работа еще и по построению корпоративной культуры, которая обеспечит принятие людьми системы показателей».

«Обслуживание» уже внедренной системы KPI требует от компании дополнительных ресурсов -и материальных, и временных, и менеджерских. Рассчитывать показатели, проводить оценку достигнутых результатов и выплачивать вознаграждение персоналу необходимо не от случая к случаю, а с четкой периодичностью, и при этом каждый этап процесса должен быть просчитан и тщательно организован. Можно сказать, что система KPI предъявляет дополнительные требования к уровню менеджерской компетенции и дисциплины в компании.

Это интересно

Зарубежный опыт
На Западе систему KPI применяют с 1970-х годов. В США и Японии KPI представляют собой национальный элемент системы тотального качества.

Перспективы KPI: что день грядущий нам готовит?

Несмотря на разные точки зрения на систему KPI, большинство HR-специалистов в целом позитивно оценивают перспективы ее использования в российских компаниях. К тому же практика, которая служит критерием истины, подтверждает: появляется все больше предприятий, где система KPI не только функционирует и приносит отдачу, но и развивается.

Натэлла Бармакова отмечает, что де-факто технология уже прижилась на отечественной почве и вопрос нужно ставить несколько иначе: каково ее будущее с точки зрения эффективности влияния на бизнес-результаты?

«При грамотной разработке (с возможностью корректировки под постоянно меняющиеся условия деятельности и направления развития бизнеса) система KPI вполне может стать одним из привычных инструментов управления вознаграждением персонала», - считает г-жа Бармакова.

По мнению Кирилла Гуленкова, концепция KPI фактически создает современную компанию, поскольку помогает и руководителю (он может контролировать работу по четким критериям), и подчиненным (они точно знают, на что ориентироваться): «Один из "плюсов" правильно внедренной и эффективно функционирующей системы KPI - стандартизация процедур, помогающая менеджеру управлять без лишних усилий и затрат. Не обязательно искать на рынке труда гениев. Но безграмотно внедренная технология демотивирует персонал и ничего не дает бизнесу с практической точки зрения».

Кирилл Гуленков отмечает, что примеров неправильного внедрения KPI тоже хватает, и среди них есть даже курьезные. Так, в сетевом продовольственном магазине задача разработки данной системы была спущена линейным руководителям, а они предложили сотрудникам самостоятельно написать собственные показатели. В результате инженер по безопасности «установил» для себя KPI: «не менее 20 взглядов на контрольно-измерительные приборы в день». Разумеется, при таком подходе внедрение KPI превратится в профанацию.

Стоит обратить внимание на еще один распространенный «подводный камень», который можно охарактеризовать как «подмену понятий». Часто в тех организациях, где KPI внедряются как дань моде, без тщательного предварительного анализа и постепенной адаптации, установленные индикаторы по факту оказываются не KPI, а обычными плановыми показателями, влияющими на выплату бонуса (например, объем продаж новинок, валовая выручка и т.п.). Между тем верная оценка работы сотрудников и положения дел в компании зависит от выбора действительно значимых индикаторов результата и четкой расстановки приоритетов. Опираясь на расплывчатые и неконкретные показатели (в том числе якобы KPI, которые на самом деле ими не являются), можно получить неполную или даже ложную информацию о текущем состоянии бизнеса. Например, в идеале KPI роста продаж должен учитывать, в чем они измеряются (в денежном или натуральном выражении, т.е. количестве проданных единиц продукции), каков коэффициент возврата и, наконец, какая цель преследуется - рост объема продаж в денежном выражении или в процентах (причем обязательно за конкретный период времени).

В современном мире, если компания не вводит стандарты работы, то сотрудники создают их сами. И не всегда они бывают удовлетворительными с точки зрения бизнеса и задач, стоящих перед организацией. В то же время на рынке труда просто нет достаточного количества талантливых и высокоорганизованных людей, способных руководить или выполнять определенные функции полностью самостоятельно, без ориентиров, без четких критериев и оценок. В этом смысле будущее - определенно за KPI. Но процесс внедрения и адаптации этой системы остается трудоемким и требует высокой менеджерской квалификации.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль