Дубликат трудовой книжки при увольнении

55639
 Андреева Валентина Ивановна
Кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия.
Оформление дубликата трудовой книжки - нестандартная ситуация в работе кадрового работника. Часто необходимо выдать дубликат трудовой книжки при увольнении. Такая обязанность может возникнуть у организации, если суд признал увольнение сотрудника незаконным, а сам работник требует не просто изменить уже внесенную формулировку увольнения. В настоящей статье подробно рассмотрим алгоритм действий работодателя в подобных ситуациях.

Когда необходимо выдать дубликат трудовой книжки при увольнении

В соответствии с нормами закона  в случае признания увольнения незаконным суд может по заявлению работника принять решение об изменении формулировки основания увольнения на прекращение договора  по собственному желанию (ч. 4 ст. 394 Трудового кодекса РФ, далее - ТК РФ.).

 Если запись об увольнении или переводе на другую работу, признана недействительной, сотруднику по его письменному заявлению выдается дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Таким образом, если сотрудник обратился в отдел кадров с письменным заявлением об оформлении дубликата, необходимо его оформить.

В какую организацию обращаться для выдачи дубликата трудовой книжки при увольнении

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки незаконно уволенному работнику

Дубликат книжки должен выдать не обязательно тот работодатель, который внес запись, признанную незаконной и недействительной, а о тот, который является последним местом работы сотрудника. А это, как говорят в Одессе, «две большие разницы».

Если человек к устроился на новую работу и в то же время суд признал его увольнение с предыдущего места работы незаконным, выполнение решения суда будут «головной болью» нового работодателя. Да-да, бывает и такое - приходится исправлять ошибки своих «предшественников».

Если же работник все свое время посвятил судебному разбирательству и на другое место работы не устроился, то и со своим заявлением он придет на свое последнее место работы - к тому работодателю, который незаконно прекратил с ним отношения. Сегодня мы остановимся именно на этом варианте развития событий.

Итак, первое, что вам необходимо сделать, - это проверить,, является ли ваша организация последним местом работы вашего бывшего сотрудника. Если выяснится, что он успел где-то поработать,то за оформлением дубликата \ вы можете его смело отправить именно туда - по последнему месту работы.

Процедура выдачи дубликата трудовой книжки

Этап 1. Подготовка

Если вы выяснили, что после увольнения из вашей организации работник нигде не работал, то одного решения суда о признании увольнения незаконным будет недостаточно. Вам необходимо получить от бывшего сотрудника письменное заявление на выдачу дубликата трудовой книжки . Такое заявление, поступившее от гражданина, не являющегося работником организации, регистрируется в день его поступления.

Заявление работника о выдаче дубликата трудовой книжки

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки незаконно уволенному работнику

Увеличить изображение

Срок оформления дубликата трудовой книжки

Прямого ответа на вопрос, в какой срок нужно оформить дубликат трудовой книжки при увольнении в законодательстве не содержится. В Правилах, например, установлен срок  только для случая утери книжки работником - он составляет 15 дней (п. 31 Правил).

Полагаем, что в рассматриваемой нами ситуации, учитывая все обстоятельства, нужно постараться оформить документы в кратчайшие сроки, что и должно найти отражение в резолюции руководителя организации или иного уполномоченного должностного лица на заявлении гражданина. Резолюция включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

После того как вы получите от работника соответствующее заявление,  внимательно изучите содержание решения суда. От вас ведь требуется, прежде всего,  исполнить решение суда, изменив формулировку основания увольнения.

Документооборот при выдаче дубликата трудовой книжки при увольнении

«Новая» формулировка основания увольнения может быть только такой: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»

Обратите внимание: увольнение решением суда признано незаконным, но работник потребовал только изменить основание увольнения, продолжать же трудовые отношения он не намерен. Как быть в такой ситуации? Полагаем, что в этом случае следует издать приказ об изменении формулировки основания увольнения (которая могла быть любой) на увольнение «по собственному желанию». Более того, этим приказом следует признать недействительным «старый» приказ об увольнении. Приказ издается в свободной текстовой форме на бланке приказа по личному составу.

Приказ об изменении формулировки основания увольнения

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки незаконно уволенному работнику

Увеличить изображение

При этом необходимо помнить, что если после признания увольнения незаконным суд выносит решение не о восстановлении работника на работе, а об изменении формулировки основания увольнения, то дата увольнения должна быть изменена на дату вынесения решения судом (ч. 7 ст. 394 ТК РФ).

Изменение даты при выдаче дубликата трудовой книжки при увольнении

Необходимо изменить не только формулировку основания увольнения, но и дату увольнения.

Здесь отметим еще один интересный момент. Немедленному исполнению, напомним, подлежат решения о восстановлении на работе (ст. 211 Гражданского процессуального кодекса РФ, далее - ГПК РФ). Решения же об изменении формулировки основания увольнения и оплате времени вынужденного прогула исполняются после того, как вступят в силу.

Таким образом, по общему правилу работодатель издает приказ об изменении формулировки увольнения и выдает по требованию работника дубликат трудовой книжки тогда, когда решение вступит в силу, т. е. по истечении 10 дней после его вынесения.

А вот дата увольнения «по собственному желанию», которая меняется на основании такого решения, является датой принятия судом решения. Получается, что измененная дата увольнения и дата приказа работодателя не совпадают - это обусловлено указанными выше особенностями.

Главные ошибки при выдаче дубликата трудовой книжки

Пожалуй, главная особенность оформления дубликата трудовой книжки незаконно уволенному работнику - это то, что записи переносятся в дубликат трудовой книжки не из документов с прежних мест работы, а из самой трудовой книжки (из оригинала). Оригинал книжки находится у работника, а значит, вам как лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, необходимо его получить от бывшего работника.

Нельзя принимать трудовую книжку у бывшего сотрудникаа для оформления дубликата трудовой книжки без внесения записи об этом в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В графе 9 Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходимо записать основание получения трудовой книжки. Эта графа называется «Дата и № приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника», но в нашем случае получение документа не связано с приемом работника на работу, а значит, представляется возможным сослаться здесь на приказ работодателя об изменении формулировки основания увольнения. В графе 10 лицо, ответственное за ведение трудовых книжек и принявшее ее у, ставит личную подпись.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки незаконно уволенному работнику

Увеличить изображение

Итак, трудовую книжку от бывшего работника получили, надлежащим образом это задокументировали - самое время приступить к оформлению ее дубликата.

Этап 2. Оформление дубликата  трудовой книжки

Для оформления дубликата трудовой книжки вам потребуется бланк трудовой книжки.

Чистые бланки - бланки строгой отчетности, хранятся в бухгалтерии и выдаются только лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Форма заявки разрабатывается работодателем самостоятельно. Хорошо, если ее типовая форма включена в Альбом форм документов кадровой службы.

Не забудьте по окончании месяца представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в котором нужно отразить количество полученных и израсходованных бланков трудовой книжки. Унифицированной формы такого отчета также нет, поэтому вы можете ее разработать применительно к своей организации и внести эту форму в Альбом форм документов кадровой службы.

Важные нюансы при оформлении дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки оформляется за счет работодателя. На титульном листе трудовой книжки записать: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера и расписаться.

Первая страница дубликата трудовой книжки (титульный лист) оформляется по общим правилам, предусмотренным для заполнения трудовой книжки, при этом в правом верхнем углу делается надпись «Дубликат».

В связи с тем, что в трудовой книжке бывшего работника имеется запись об увольнении, которое признано незаконным, при оформлении дубликата трудовой книжки в него необходимо перенести все записи из оригинала трудовой книжки работника (из всех разделов), за исключением записи об увольнении, признанном незаконным.

Дубликат трудовой книжки

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки незаконно уволенному работнику

Увеличить изображение

Кроме того, имейте в виду, что если бывший работник до поступления в вашу организацию уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в раздел «Сведения о работе» в графу 3 прежде всего вносится запись об общем и (или) непрерывном трудовом стаже работы до поступления в данную организацию (к данному работодателю). Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки незаконно уволенному работнику

Вместо записи об увольнении, признанном незаконным, в дубликате трудовой книжки делается запись об увольнении по собственному желанию, с указанием в графе 2 даты увольнения - даты вынесения решения суда. В графе 4 необходимо сделать ссылку на изданный работодателем приказ об изменении формулировки основания увольнения.

Все записи, внесенные в дубликат трудовой книжки, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью бывшего работника.

Этап 3. Заключение

Дубликат трудовой книжки оформлен. Но не нужно забывать о том, что даже при оформлении дубликата трудовая книжка должна быть оформлена в установленном порядке и возвращена ее владельцу (п. 33 Правил). А значит, вам необходимо закончить оформление трудовой книжки бывшего работника, в которую была внесена запись об увольнении по основанию, признанному судом незаконным. Для этого нужно сделать запись о признании недействительной записи об увольнении и указать измененное основание увольнения (пример 5). Эту запись следует заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью бывшего работника.

Трудовая книжка

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки незаконно уволенному работнику

Увеличить изображение

После завершения оформления и оригинал, и  дубликат трудовой книжки передаются бывшему работнику, который расписывается в их получении в графе 13 Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль