Как правильно оформить дубликат трудовой книжки незаконно уволенному работнику

55288
 Андреева Валентина Ивановна
Кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия.
Уволили мы в прошлом году работника - прогульщика и тунеядца... Как потом выяснилось, на работу он так и не устроился, а вместо этого пошел в суд, и наше увольнение признали незаконным. Хорошо, что восстановить на работе не просил, а требовал только поменять увольнение на «собственное желание» и оплатить время вынужденного прогула. С этим решением суда он пришел в отдел кадров и потребовал оформить дубликат трудовой книжки. А мы, честно говоря, никогда дубликатов не оформляли. Открыли Правила и Инструкцию - вроде бы все понятно, а начали оформлять - вопросов масса! Как же правильно все сделать?

Дубликат трудовой книжки оформить, пожалуй, сложнее, чем оригинал. Наверное, по той причине, что ситуации, в которых требуется такое оформление, нестандартные, а нередко еще и конфликтные. Например, трудовая книжка утрачена или испорчена по вине работодателя или самим работником. Или с самой книжкой все в порядке, а вот внесенную запись об увольнении суд признал незаконной.

Нормативные акты, устанавливающие правила ведения трудовых книжек, конечно, предусматривают правила поведения и в этой ситуации. Но, как показывает практика, недостаточно подробно. Начнём по порядку.

Дубликат трудовой книжки оформляется по последнему месту работы

Действительно, в случае признания увольнения незаконным суд может по заявлению работника принять решение об изменении формулировки основания увольнения на увольнение по собственному желанию (ч. 4 ст. 394 Трудового кодекса РФ, далее - ТК РФ.). Это положение конкретизировано в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках») (далее - Правила). Так, согласно п. 33 Правил при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Таким образом, если работник обратился в отдел кадров с письменным заявлением об оформлении дубликата трудовой книжки, необходимо его оформить.

Кто выдает дубликат трудовой книжки?

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки незаконно уволенному работнику

Обратите внимание: Правила говорят не о том, что дубликат трудовой книжки должен выдать тот работодатель, который внес запись, признанную незаконной и недействительной, а о том, что работник обращается с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки на свое последнее место работы. А это, как говорят в Одессе, «две большие разницы».

Если работник после увольнения устроился на новую работу и в то же время суд признал его увольнение с предыдущего места работы незаконным, выполнение решения суда и выдача дубликата трудовой книжки будут «головной болью» нового работодателя. Да-да, бывает и такое - приходится исправлять ошибки своих «предшественников». Если же работник все свое время посвятил судебному разбирательству и на другое место работы не устроился, то и с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки он придет на свое последнее место работы - к тому работодателю, который его незаконно уволил. Сегодня мы остановимся именно на этом варианте развития событий.

Итак, первое, что вам необходимо сделать, - это проверить по трудовой книжке, является ли ваша организация последним местом работы вашего бывшего сотрудника. Если выяснится, что он успел где-то поработать и в трудовой книжке есть запись о работе после увольнения из вашей компании, то за оформлением дубликата трудовой книжки вы можете его смело отправить именно туда - по последнему месту работы.

Процедура выдачи дубликата трудовой книжки

Этап 1. Подготовка

Если вы выяснили, что после увольнения из вашей организации работник нигде не работал, то одного решения суда о признании увольнения незаконным для начала процедуры оформления дубликата трудовой книжки будет недостаточно. Вам необходимо получить от бывшего работника письменное заявление на выдачу дубликата трудовой книжки . Такое заявление, поступившее от гражданина, не являющегося работником организации, регистрируется в день его поступления.

Заявление работника о выдаче дубликата трудовой книжки

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки незаконно уволенному работнику

Увеличить изображение

Оформляйте дубликат трудовой книжки незаконно уволенному работнику максимально быстро - в день обращения (по возможности) или на следующий рабочий день

В какой срок необходимо оформить дубликат трудовой книжки? Вопрос непростой. В Правилах, например, установлен срок оформления дубликата трудовой книжки только для случая утери ее работником - он составляет 15 дней (п. 31 Правил).

Полагаем, что в рассматриваемой нами ситуации, учитывая все обстоятельства, нужно постараться оформить дубликат трудовой книжки в кратчайшие сроки, что и должно найти отражение в резолюции руководителя организации или иного уполномоченного должностного лица на заявлении гражданина. Резолюция включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

После того как вы получите от работника соответствующее заявление и прежде чем приступать к оформлению дубликата трудовой книжки, внимательно изучите содержание решения суда. От вас ведь требуется не просто выдать дубликат трудовой книжки по заявлению работника, но (самое главное) - исполнить решение суда, изменив формулировку основания увольнения.

Вы должны это знать о дубликатах трудовых книжек

«Новая» формулировка основания увольнения может быть только такой: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»

Обратите внимание: увольнение решением суда признано незаконным, но работник потребовал только изменить основание увольнения, продолжать же трудовые отношения он не намерен. Как быть в такой ситуации? Полагаем, что в этом случае следует издать приказ об изменении формулировки основания увольнения (которая могла быть любой) на увольнение «по собственному желанию». Более того, этим приказом следует признать недействительным «старый» приказ об увольнении. Приказ издается в свободной текстовой форме на бланке приказа по личному составу.

Приказ об изменении формулировки основания увольнения

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки незаконно уволенному работнику

Увеличить изображение

При этом необходимо помнить, что если после признания увольнения незаконным суд выносит решение не о восстановлении работника на работе, а об изменении формулировки основания увольнения, то дата увольнения должна быть изменена на дату вынесения решения судом (ч. 7 ст. 394 ТК РФ).

Дубликат трудовой книжки - о чем важно помнить

Изменить не только формулировку основания увольнения, но и дату увольнения

Здесь отметим еще один интересный момент. Немедленному исполнению, напомним, подлежат решения о восстановлении на работе (ст. 211 Гражданского процессуального кодекса РФ, далее - ГПК РФ). Решения же об изменении формулировки основания увольнения и оплате времени вынужденного прогула исполняются после того, как вступят в силу. Таким образом, по общему правилу работодатель издает приказ об изменении формулировки увольнения и выдает по требованию работника дубликат трудовой книжки тогда, когда решение вступит в силу, т. е. по истечении 10 дней после его вынесения. А вот дата увольнения «по собственному желанию», которая меняется на основании такого решения, является датой принятия судом решения. Получается, что измененная дата увольнения и дата приказа работодателя не совпадают - это обусловлено указанными выше особенностями.

Вы должны это знать о дубликате трудовой книжки!

Решения суда вступают в законную силу по истечении срока на апелляционное обжалование, если они не были обжалованы (ч. 1 ст. 209 ГПК РФ). Апелляционные жалоба, представление могут быть поданы в течение месяца  со дня принятия решения суда в окончательной форме, если иные сроки не установлены ГПК РФ (ст. 321 ГПК РФ). Из этого можно сделать вывод, что решение суда первой инстанции, которое не было обжаловано, вступает в законную силу по истечении месяца со дня принятия решения суда в окончательной форме

Итак, с формулировкой и датой увольнения разобрались, что должно быть написано в дубликате трудовой книжки - знаем. Что дальше?

Пожалуй, главная особенность оформления дубликата трудовой книжки незаконно уволенному работнику - это то, что записи переносятся в дубликат трудовой книжки не из документов с прежних мест работы, а из самой трудовой книжки (из оригинала). Оригинал трудовой книжки находится у работника, а значит, вам как лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, необходимо его получить от бывшего работника.

Чего нельзя делать при оформлении дубликата трудовой книжки?

Принимать трудовую книжку у бывшего работника для оформления дубликата трудовой книжки без внесения записи об этом в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Но просто взять у бывшего работника трудовую книжку, никак это не оформив, не получится. Полагаем, что информацию о получении трудовой книжки гражданина следует внести, руководствуясь общими правилами, в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»). В графе 9 Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходимо записать основание получения трудовой книжки. Эта графа называется «Дата и № приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника», но в нашем случае получение трудовой книжки не связано с приемом работника на работу, а значит, представляется возможным сослаться здесь на приказ работодателя об изменении формулировки основания увольнения. В графе 10 лицо, ответственное за ведение трудовых книжек и принявшее трудовую книжку, ставит личную подпись.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки незаконно уволенному работнику

Увеличить изображение

Итак, трудовую книжку от бывшего работника получили, надлежащим образом это задокументировали - самое время приступить к оформлению ее дубликата.

Этап 2. Оформление дубликата  трудовой книжки

Для оформления дубликата трудовой книжки вам потребуется бланк трудовой книжки.

Чистые бланки - бланки строгой отчетности, хранятся в бухгалтерии и выдаются только лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Форма заявки разрабатывается работодателем самостоятельно. Хорошо, если ее типовая форма включена в Альбом форм документов кадровой службы.

Не забудьте по окончании месяца представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в котором нужно отразить количество полученных и израсходованных бланков трудовой книжки. Унифицированной формы такого отчета также нет, поэтому вы можете ее разработать применительно к своей организации и внести эту форму в Альбом форм документов кадровой службы.

О чем важно помнить при оформлении дубликата трудовой книжки?

На титульном листе трудовой книжки записать: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера и расписаться

Первая страница дубликата трудовой книжки (титульный лист) оформляется по общим правилам, предусмотренным для заполнения трудовой книжки, при этом в правом верхнем углу делается надпись «Дубликат».

В связи с тем, что в трудовой книжке бывшего работника имеется запись об увольнении, которое признано незаконным, при оформлении дубликата трудовой книжки в него необходимо перенести все записи из оригинала трудовой книжки работника (из всех разделов), за исключением записи об увольнении, признанном незаконным.

Дубликат трудовой книжки

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки незаконно уволенному работнику

Увеличить изображение

Что еще нужно знать о дубликатах трудовых книжек?

Дубликат трудовой книжки оформляется за счет работодателя

Кроме того, имейте в виду, что если бывший работник до поступления в вашу организацию уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в раздел «Сведения о работе» в графу 3 прежде всего вносится запись об общем и (или) непрерывном трудовом стаже работы до поступления в данную организацию (к данному работодателю). Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки незаконно уволенному работнику

Вместо записи об увольнении, признанном незаконным, в дубликате трудовой книжки делается запись об увольнении по собственному желанию, с указанием в графе 2 даты увольнения - даты вынесения решения суда. В графе 4 необходимо сделать ссылку на изданный работодателем приказ об изменении формулировки основания увольнения.

Все записи, внесенные в дубликат трудовой книжки, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью бывшего работника.

Этап 3. Заключение

Дубликат трудовой книжки оформлен. Но не нужно забывать о том, что даже при оформлении дубликата трудовая книжка должна быть оформлена в установленном порядке и возвращена ее владельцу (п. 33 Правил). А значит, вам необходимо закончить оформление трудовой книжки бывшего работника, в которую была внесена запись об увольнении по основанию, признанному судом незаконным. Для этого нужно сделать запись о признании недействительной записи об увольнении и указать измененное основание увольнения (пример 5). Эту запись следует заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью бывшего работника.

Трудовая книжка

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки незаконно уволенному работнику

Увеличить изображение

После завершения оформления и оригинал, и  дубликат трудовой книжки передаются бывшему работнику, который расписывается в их получении в графе 13 Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль