Работник вышел на работу в день возвращения из командировки. Как быть?

41041
Наш ведущий менеджер отдела продаж Крымов РС. вернулся из командировки рано утром в пятницу 21 января 2011 г. и сразу с поезда приехал на работу. Успел как раз к началу рабочего дня. И все бы хорошо, но по документам его служебная командировка должна заканчиваться в пятницу 21 января 2011 г., а выходить на работу он должен был в понедельник 24 января. Имел право работник выходить на работу в пятницу, или он был обязан выйти только в понедельник? Подскажите, как нам в этой ситуации оформить документы работнику с учетом того, что он отработал в пятницу полный рабочий день? Что ставить в табеле учета рабочего времени и как оплачивать этот день?

Ваша ситуация на самом деле довольно распространенная. В каждой компании есть сотрудники, которые не прочь лишний раз продемонстрировать руководству свою готовность использовать для работы любое свободное время. Если расписание транспорта позволяет, то почему бы не выйти на работу в день возвращения из командировки? Да еще и со свежими рабочими материалами, что называется, по «горячим следам».

Работодателю, на первый взгляд, очень выгодно иметь такого работника, но давайте посмотрим, имеет ли право работодатель разрешить такую работу, не нарушив трудовое законодательство, и если да, то как в этом случае оптимизировать свои расходы.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (т. е. вне места расположения организации, работа в которой обусловлена трудовым договором)

Итак, ваш работник приехал из командировки 21 января - в день, который был определен командировочными документами.

НЕЛЬЗЯ!

Обязать работника выйти на работу в день приезда из командировки

В соответствии с п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебную командировку (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», далее - Положение) днем приезда из командировки считается дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы работника. При прибытии транспортного средства до 24.00 включительно днем приезда считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее - последующие сутки.

Таким образом, даже если бы работник прибыл в 01.00 ночи 21 января, днем приезда из командировки все равно считается эта дата.

Смотрите также:

ПРИМЕР

Даты командировки

Работник вышел на работу в день возвращения из командировки. Как быть?

Рассмотрим «обычный» ход событий, т. е. если бы ваш работник вышел на работу 24 января. На оборотной стороне командировочного удостоверения (унифицированная форма № Т-10) отмечается дата прибытия на место постоянной работы – 21 января. В табеле учета рабочего времени 21 января 2011 г. проставляется буквенный код «К», за этот день за работником сохраняется средний заработок. Работник выходит на работу 24 января, в табеле за этот день проставляется буквенный код «Я» и выплачивается заработная плата. В течение трех рабочих дней, т. е. не позднее 26 января, работник должен представить авансовый отчет об израсходованных суммах и письменный отчет о выполненной работе.

Работник вышел на работу в день возвращения из командировки. Как быть?

Однако работник в день приезда из командировки вышел на работу и проработал целый день. В связи с этим возникают вопросы, на которые в действующих нормативных актах нет однозначных ответов. Попробуем разобраться.

Для начала необходимо ответить на вопрос: имеет ли работник право выходить на работу в день приезда из командировки? Сразу отметим: заставить работника выйти на работу в день приезда из командировки работодатель не может.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Вопрос о выходе работника на работу в день приезда из командировки должен решаться по договоренности с работодателем

Более того, п. 4 Положения говорит о том, что вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем. Так что получается, что самостоятельно решать вопрос о выходе на работу в день приезда из командировки работник не имеет права. А значит, ваш работник перед тем как выйти на работу 21 января должен был договориться об этом с работодателем. Вот только о чем нужно договариваться и как это должно быть оформлено?

Учитывая, что вашему работнику в любом случае, даже если он не выйдет на работу в день приезда из командировки, будет оплачен этот день из расчета среднего заработка, получается, что договариваться необходимо в т. ч. и о дополнительной оплате работнику его выхода на работу или о какой-то компенсации.

И тут возможны два варианта.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Инициатором выхода работника на работу в день приезда из командировки может быть как сам работник, так и работодатель

Вариант 1. Работодатель может посчитать, что нет необходимости работнику выходить на работу, а значит, и оплачивать (компенсировать) ему такой выход, неся дополнительные расходы. В этом случае все вопросы будут решаться в понедельник 24 января в общем порядке.

Вариант 2. Работодатель может согласиться с необходимостью выхода работника на работу и, надо полагать, стороны оформят такую договоренность в письменном виде. Кстати, может сложиться такая ситуация, когда работодатель, узнав о приезде работника из командировки (например, утром), сам предложит ему выйти на работу на определенных условиях. Таким образом, инициатива выхода работника может исходить как от одной, так и от другой стороны трудовых отношений.

НАШ СОВЕТ

Установите процедуру решения вопроса о выходе работника на работу в день выезда I в командировку и в день приезда из командировки в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках)

Однако ни Положение, ни другие нормативные правовые акты не устанавливают, когда и каким образом должна быть оформлена договоренность сторон о выходе работника на работу в день приезда из командировки. Учитывая, что выход на работу в день приезда из командировки не только не запрещается, но и разрешен при наличии соглашения сторон (п. 4 Положения), порядок оформления такой договоренности можно и нужно предусмотреть в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Полагаем, в этих документах могут быть определены несколько вариантов оформления договоренности сторон.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

В унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты можно вносить дополнительные реквизиты. Удаление отдельных реквизитов из утвержденных унифицированных форм не допускается

Вариант 1. Если инициатором выхода на работу в день приезда из командировки является работник, то он направляет работодателю заявление, в котором должна быть указана причина выхода на работу (срочная подготовка документов, передача документов и решений, принятых по результатам командировки, и т. д.). Руководитель в своей резолюции на заявлении определяет свое решение и порядок оплаты (доплаты) работы в день возвращения из командировки.

Заявление работника о выходе на работу в день приезда из командировки

Работник вышел на работу в день возвращения из командировки. Как быть?

Увеличить изобаржение

Вариант 2. В случае, когда с инициативой выхода работника на работу выступает работодатель, то в письменном предложении, кроме причин необходимости такого выхода, следует указать и порядок оплаты этой работы (доплаты за работу). Свое решение работник может отразить на предложении.

Предложение о выходе на работу в день приезда из командировки

Работник вышел на работу в день возвращения из командировки. Как быть?

Увеличить изображение

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ...

Порядок предлагаемого нами способа оплаты работы в день, когда работник прибыл из командировки, нормативными актами не определен. Более того, по общему правилу «двойная» оплата одного и того же периода не допускается. И если следовать этому правилу, то в день работы по приезду из командировки за работником или сохраняется средний заработок, как за день командировки, или выплачивается заработная плата за фактически отработанное время.

Однако в ситуации, когда работник выполнял свои обязанности в служебной поездке и в день возвращения из нее сразу же приступил к работе, хотя и не обязан этого делать, мы считаем справедливым и направленным на защиту интересов работника именно «двойной» способ оплаты, когда сохранен средний заработок за последний день командировки и выплачен заработок за отработанное время.

Для того чтобы налоговые органы приняли сумму начисленной вами заработной платы в день возвращения из командировки для целей исчисления налога на прибыль, необходимо учесть следующее. Статья 255 Налогового кодекса РФ относит к расходам на оплату труда, которые уменьшают налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль организации, только расходы, предусмотренные нормами законодательства РФ, а также трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами. Поэтому для минимизации своих расходов необходимо установить возможность такой оплаты в коллективном договоре и (или) трудовых договорах с работниками, которых периодически направляют в командировки.

В ситуации, когда работодатель не предусмотрел такие расходы ни в коллективном, ни в трудовом договорах, выплату заработной платы за работу в день приезда из командировки, скорее всего, придется производить из прибыли организации.

Независимо от того, по чьей инициативе работник вышел на работу в день приезда из командировки, в табеле учета рабочего времени необходимо, кроме отметки о нахождении работника в командировке, сделать отметку о количестве отработанных часов в этот день. Среди принятых условных обозначений отработанного времени, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», такого обозначения нет. Полагаем, что в соответствии с требованиями постановления Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» можно внести дополнительные реквизиты в унифицированную форму табеля учета рабочего времени. Так, организационно-распорядительным документом (приказом руководителя организации по основной деятельности) в унифицированную форму можно внести реквизит «Служебная командировка/Продолжительность работы в дневное время» с буквенным кодом «К/Я» и цифровым кодом «37». При этом в нижней строке табеля запись, применительно к нашей ситуации, будет такой: « /8».

Табель учета рабочего времени (форма № Т-13) (фрагмент)

Работник вышел на работу в день возвращения из командировки. Как быть?

Увеличить изображение

НАШ СОВЕТ

Предусмотрите в коллективном договоре возможность одновременной оплаты за время (часы), отработанное в день убытия в командировку и день приезда из командировки, и сохранения заработной платы за работником в эти дни

Оформленный табель учета рабочего времени передается в бухгалтерию, где работнику будут начислены и средний заработок за все дни командировки (в т. ч. и за 21 января), и заработная плата за отработанные часы в эту дату.

Если у работодателя нет коллективного договора и необходимость в оплате рабочего времени в день убытия в командировку или прибытия из командировки не была предусмотрена в трудовом договоре при его заключении, но возникла необходимость такой оплаты, ее условия можно оформить дополнительным соглашением к трудовому договору.

Резюме

В день возвращения из командировки работник может выйти на работу только по договоренности с работодателем. Считаем, что такая работа должна оплачиваться, помимо выплаты всех положенных командировочных расходов. В локальном нормативном акте и (или) в коллективном договоре следует предусмотреть процедуру и порядок оплаты такой работы.

В этом случае работодатель также должен издать приказ об оплате выхода работника на работу в день приезда из командировки.

Кроме «двойной» оплаты в целях снижения налоговых рисков и в зависимости от времени, проведенного работником на работе в день приезда из командировки, можно использовать на основе договоренности с работником и другие способы поощрения за такую работу, которые предусмотрены действующей в организации системой оплаты труда. Так, вы можете предусмотреть за выход на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки в своем локальном нормативном акте, например в Положении о командировках, доплату до фактического оклада (если выплачиваемый оклад больше среднего заработка) (см. письмо Минфина России от 6.09.2008 № 03-03-06/1/548).



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Выберите, какая тема для вас наиболее интересна

  • Какие документы вправе потребовать инспектор ГИТ при проверке 45.6%
  • Какие документы НЕ вправе потребовать инспектор ГИТ при проверке 45.6%
  • Меня тема проверок ГИТ не интересует 8.8%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Регистрация бесплатна

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль