Технология организации обучения с помощью СДЭО

3158
 Стулов Андрей
начальник учебного центра Управления делами, Банк «Возрождение» (ОАО), г. Москва
Дистанционное электронное обучение (ДЭО) в настоящее время широко используется в компаниях, которым требуется проводить подготовку большого количества персонала, территориально удаленного от центров обучения. Организаторам ДЭО пригодится опыт в этой сфере банка «Возрождение».

Система дистанционного электронного обучения включает следующие составляющие:

1. Люди:

  • администраторы учебного процесса - формируют график обучения, назначают курсы, оказывают методическую поддержку участникам. На 2000 человек необходим один администратор - при условии, что другими задачами (разработкой программ, поддержкой веб-портала и т.п.) он не занимается;
  • участники обучения, или пользователи;
  • руководители разного уровня - они контролируют процесс обучения на местах.

2. Программное обеспечение:

  • административная часть ПО - в ней производятся все настройки ДЭО, назначаются курсы, контролируется процесс обучения, создаются отчеты;
  • пользовательская часть ПО -с ее помощью участники непосредственно получают знания, выполняют задания;
  • база данных - в ней хранятся все сведения о работниках компании, учебных курсах, результатах обучения.

Банк «Возрождение» ведет свою историю с апреля 1991 г. Сегодня филиальная сеть банка насчитывает 169 офисов и более 600 банкоматов в 20 регионах страны. Численность персонала более 6000 человек.

3. Электронные учебные курсы:

  • учебные материалы (тексты, иллюстрации, аудио- и видеофрагменты, проверочные вопросы), собранные в едином файле.

4. Процессы обучения - описанная и формализованная последовательность действий по передаче знаний, а именно:

  • автоматизированные процессы, реализуемые с помощью программного обеспечения, -уведомление участников по e-mail о начале обучения, регистрация нового курса в библиотеке на веб-портале, напоминание руководителю о том, кто из его подчиненных проходит курс, и т.д.;
  • регламенты обучения -перечень действий всех, кто вовлечен в учебный процесс (что необходимо делать в том или ином случае, как назначаются курсы, кому и когда готовить отчеты о прошедшем обучении);
  • установка и поддержка работы программного обеспечения.

Пример

Процесс обучения в системе ДЭО в банке «Возрождение» строится следующим образом. За основу взят программный продукт WebTutor версии 2.7.1 компании WebSoft. Он устанавливается на центральном сервере. Главным звеном дистанционного обучения в этом продукте служит вэб-портал. Доступ к нему сотрудникам компании предоставляют специалисты по информационной безопасности, так как часть данных на сервере относится к персональным, которые должны быть надежно защищены. На портале размещается библиотека электронных учебных курсов, дополнительные сервисы - справочные сведения, специальные отчеты. Там же имеется личный кабинет работника, где отмечается, какие учебные программы, курсы и тесты он должен пройти. По окончании обучения или после выполнения заданий в личном кабинете появляются индивидуальные аналитические отчеты. Их же получают и непосредственные руководители работников с целью контроля уровня знаний своих подчиненных.

Многие процессы на вэб-портале реализуются автоматически на основе установленных администраторами правил, например:

  • сотрудник, заходя на портал, может сразу видеть список своих коллег по подразделению, которые сегодня отмечают день рождения;
  • по завершении обучения работником его руководителю автоматически высылается письмо с уведомлением о том, когда и с каким результатом он прошел курс.

Также на портале размещаются объявления, новости; имеется возможность обсудить разные темы на форумах и в чатах (см. рис. 1).

Технология организации обучения с помощью СДЭО

Перед началом обучения сотрудников следует удостовериться в том, что:

  • на сервере установлено программное обеспечение ДЭО, в систему импортированы все необходимые электронные курсы, в базе данных записаны все сотрудники, которые будут проходить обучение;
  • в штате компании работают квалифицированные специалисты по администрированию обучения (как показывает практика, лучше всего с этим справляются представители учебного подразделения);
  • в библиотеке курсов имеется полный их набор, необходимый для обучения всего персонала организации;
  • для занятий «зарезервировано» рабочее время, так как профессиональная подготовка сотрудника - прямая обязанность работодателя.

В процессе обучения выделяются три основных этапа:

1. Подготовка к проведению обучения.

2. Проведение обучения.

3. Завершение обучения.

Рассмотрим их подробнее.

Подготовка к проведению обучения

Для начала учебные курсы необходимо назначить: с помощью ПО регистрируются данные о том, кому из персонала к какому курсу предоставляется доступ. После этого программа будет фиксировать все действия участника обучения - дату и время каждого открытия и закрытия программы, количество попыток ответов на контрольные вопросы. Также может регистрироваться длительность прохождения курса, количество набранных баллов и т.д.

Учебные курсы назначаются несколькими способами:

  • самими участниками;
  • администраторами обучения по заданию руководства;
  • ряд курсов - администраторами, а некоторые - участниками.

Наиболее эффективен смешанный вариант. Но в любом случае подход целесообразно выбирать, основываясь на корпоративной культуре и целях компании.

Технология организации обучения с помощью СДЭО

Учебные курсы следует разбить на две категории:

1. Узкоспециализированные -обязательные для прохождения. К ним относятся те, которые дают знания, нужные для выполнения основных функций работника.

Пример

Знания, необходимые сотрудникам банков: правильность совершения валютно-обменных операций; признаки подлинности банкнот «рубли», «валюта» и т.д.

2. Общеобразовательные - самоназначаемые. Это обучение работе с такими программами, как Word, Excel, и др. Подобных курсов не должно быть много, поскольку сотрудники занимаются в рабочее время.

Весь персонал целесообразно разделить на две группы: новички, недавно принятые в организацию (те, кто работают не более трех месяцев), и уже прошедшие испытательный срок.

Представителям первой группы прежде всего нужно узнать:

  • о компании в целом, организационной структуре, корпоративной культуре. Если предприятие большое и территориально разветвленное, то одна из возможностей познакомить нового сотрудника с президентом компании и первыми лицами - дистанционный учебный курс;
  • об основных регламентах работы, правилах информационной безопасности, трудового распорядка и т.д. Представители второй группы:
  • углубляют профессиональные знания по уже существующим банковским продуктам, технологиями, а при вводе в эксплуатацию новых изучают их «с нуля»;
  • совершенствуют навыки работы с программным обеспечением, постигают нюансы, хитрости в работе с ПО;
  • при модификации бизнес-процессов знакомятся с последними изменениями в этой области.

Организовать обучение сотрудников можно одним из следующих способов.

Первый - индивидуальный. Количество работников, принимаемых в компанию, в разные периоды может отличаться, поэтому занятия планируются зачастую практически в индивидуальном порядке.

«Плюс» подхода: оперативное обучение персонала.

«Минус» подхода: если в организацию ежемесячно устраивается большое количество человек, то вести и контролировать их подготовку сложно. А если каждому из них должно быть назначено несколько курсов, то через два-три месяца администратор с трудом будет ориентироваться, когда, кому, какое обучение назначено. Конечно, помогают отчеты, но на их генерацию нужно время, да и не всегда они могут дать нужную аналитику. В банке «Возрождение» только за год делается порядка 50 тыс. записей в базе данных. Чтобы контролировать процесс обучения при индивидуальном подходе, необходимо создавать достаточно сложные отчеты или увеличивать штат администраторов.

Второй способ - групповой. Обучение начинается тогда, когда набирается 10-15 человек в группе. В банке «Возрождение», чтобы работник приступил к обучению, должен быть выполнен ряд действий:

1. После того как сотрудник был принят в штат компании, непосредственный руководитель встречается с ним для первичного собеседования, вводит в курс событий, рассказывает, как и что он должен делать, и обязательно -как он будет обучаться и в какой форме (в том числе и с помощью ДЭО).

2.Администратор обучения готовит списки его участников. Группы формируются на основе должности, выполняемого функционала и даты приема на работу. Когда новичка вносят в кадровую базу данных, то его начальник там же указывает, необходим ли этому человеку специализированный банковский курс. По этому признаку веб-портал автоматически формирует группу участников обучения.

3. Если количество работников в группе достаточное, то администратор назначает им один или несколько учебных курсов.

4. Всем сотрудникам, которым назначено обучение, отправляется персональное письменное уведомление (см. рис. 2), где указывается:

  • кому и какие курсы назначены;
  • дата начала и дата завершения обучения;
  • к кому и по каким вопросам можно обращаться в ходе обучения;
  • куда на вэб-портале необходимо зайти для начала занятий.

Технология организации обучения с помощью СДЭО

5. Письменное уведомление также отправляется непосредственным руководителям участников. В нем указывается:

  • кому из подчиненных назначены учебные курсы;
  • какие назначены курсы;
  • дата начала и дата завершения обучения;
  • кому и по каким вопросам можно обращаться в ходе обучения;
  • куда на вэб-портале необходимо зайти для начала занятий;
  • предложение или прямое указание (зависит от корпоративной культуры) выделить подчиненному время для обучения, а также выяснить, начал ли он заниматься, все ли ему понятно в теме.

Эти два письма отправляются автоматически, без участия администратора, по электронной почте с помощью веб-портала, где настроена функция «рассылка уведомления о начале обучения».

6. Если в компании существует система электронного документооборота, то будет правильным отправитьвсем руководителям письмо-уведомление еще и по этому каналу. Так, в банке «Возрождение», где обучению придается большое значение, и этот вопрос находится под контролем начальника управления по работе с персоналом, информационные письма руководителям обучающихся направляются в обязательном порядке.

Проведение обучения

Чем больше работников проходят обучение, тем чаще от них поступают вопросы, касающиеся следующих моментов:

1. Сложности при входе на веб-портал.

2. Правильность ввода логина и пароля для доступа на веб-портал.

3. Невозможность выполнить то или иное практическое задание.

4. Реальные или мнимые ошибки, обнаруженные в курсе.

5. Просьбы или требования о переносе сроков обучения (по разным причинам).

6. Ошибки при назначении курсов (назначены не те курсы или не тому работнику).

7.Некорректность предложенных форм и/или методов обучения.

Чтобы оперативно реагировать на эти запросы, целесообразно:

  • обеспечить присутствие всех администраторов на рабочем месте в первую неделю обучения (отпуска, командировки, отгулы сдвинуть по времени);
  • определиться, кто на какие вопросы должен отвечать. Например, в банке «Возрождение» запросы по пунктам 1, 2, 5, 6 рассматривают администраторы, по пунктам 3, 4, 7 - специалисты, которые создавали учебный курс и хорошо ориентируются в его содержании.

Процесс обучения как для недавно принятых работников, так и для тех, кто прошел испытательный срок, - одинаков.

Участник обучения заходит на веб-портал со своего рабочего места (если не предусмотрено другое решение). В личном кабинете он видит перечень назначенных ему курсов, может выбрать любой из них и начать занятия -просматривать учебный материал, отвечать на предлагаемые вопросы, выполнять практические задания. Все его действия, а также полученные при тестировании баллы регистрируются в базе данных в режиме реального времени. Вместе с тем они сразу же становятся видны администраторам. Это позволяет оперативно отслеживать весь процесс обучения.

Поскольку повышение квалификации, профессиональное развитие сотрудников компании -обязанность работодателя, то обучение должно проводиться в рабочее время, и его следует заранее резервировать для этих целей. Если возникают срочные, внеплановые задачи, то курс можно прервать и перенести на другое время. Так, на период занятий не следует назначать встреч, переговоров, однако если, к примеру, приходит новый клиент и просит его проконсультировать, а заменить «ученика» некому, однозначно нужно отдать приоритет клиенту.

Чтобы все участники могли завершать начатый курс в установленные сроки, администраторам стоит давать на его прохождение чуть больше времени, чем это планируется. Как показывает опыт, 90% сотрудников заканчивают обучение вовремя или быстрее, чем нужно. Оставшиеся 10% - не успевают по уважительным причинам (отпуск, командировки, больничные, внеплановые проверки и т.д.).

Администраторы контролируют успеваемость работников и сроки обучения. Его можно считать завершенным по одному из двух параметров:

  • участник набрал нужное количество баллов;
  • время на освоение курса истекло. В этом случае доступ к курсу на веб-портале автоматически прекращается, причем администраторы видят все результаты (см. рис. 3).

Технология организации обучения с помощью СДЭО

Если участник прошел курс раньше времени, но не набрал нужного количества баллов, то он может продолжать изучение материала и выполнение заданий до тех пор, пока не достигнет нужных показателей или не истечет время на обучение. Если же сотрудник не приступил к занятиям в отведенный для этих целей период, следует направить письмо-уведомление о несоблюдении сроков обучения и ему самому, и его непосредственному начальнику.

Пример

На курс «Введение в должность» в банке «Возрождение» отводится 20 рабочих дней. Если в эти сроки участник не начал заниматься, то уведомления отправляются в следующем порядке:

  • через 10 дней - участнику;
  • через 15 дней - руководителю участника;
  • через 17 дней - и участнику, и руководителю вместе;
  • последнее уведомление сотрудник и начальник получают в форме отчета об обучении, где указываются его результаты.

На веб-портале можно настроить автоматическую отправку писем-уведомлений: программа сама выберет участников, не начавших обучение в установленные сроки, сгенерирует им письма и вышлет их. А администраторы получат только отчет: кому, когда, какое письмо было отправлено.

Конечно, если в компании проходят курсы ежедневно 2-3 человека, то о необходимости начать занятия лучше сказать лично сотрудникам и их руководителям. Однако в случаях, когда число «учеников» исчисляется десятками, этот способ попросту невозможен.

В банке «Возрождение» ежедневно проходят обучение более 200 человек, и статистику по ним оперативно, в режиме реального времени, получают два администратора. Иногда, когда вводится новый банковский продукт, количество участников может быть значительно больше. И тогда без функции автоматического уведомления обойтись невозможно. Данная процедура в банке действует уже более года.

Это важно!

Если письма-уведомления о несоблюдении сроков обучения отправляются регулярно, то, как показывает практика, число участников, успешно прошедших курс, составляет свы- ше 95% от общего количества назначений.

Завершение обучения

Эффективность дистанционного обучения можно проверить, замерив уровень знаний до и после занятий:

1. Чтобы проверка знаний и обработка результатов проходила оперативно, эта процедура должна быть полностью автоматизирована. Для ее осуществления на веб-портале следует организовать специальный раздел. Например, в банке «Возрождение» установленное программное обеспечение WebTutor версии 2.7.1 имеет раздел, предназначенный для этих целей, под названием «Тестирование персонала».

2. Далее необходимо создать тесты, настроить и проверитьих работоспособность. Вопросы можно задавать разной сложности и в любом количестве. Однако если их слишком много, скажем, более 60, это вызывает утомляемость участников процедуры, соответственно, искажаются показатели уровня знаний. На вопрос средней сложности сотрудник тратит, как правило, от 30 до 60 секунд, и тест, состоящий из 60 вопросов, он проходит за 40-50 минут. Важно понимать, что удерживать внимание постоянно в течение часа и более - сложно.

3. Созданные тесты участникам назначают. Эта процедура аналогична назначению учебного курса в программе WebTutor. Администратор с помощью специальных функций программного обеспечения выбирает нужных работников из базы данных и запускает для них и их руководителей автоматическую рассылку писем-уведомлений о начале тестирования.

4. С организационной точки зрения этап тестирования достаточно прост. Участник запускает на веб-портале назначенный тест и проходит его, набирая баллы. Однако возникает много вопросов, касающихся методологии, например: как исключить коллективные ответы, как сделать так, чтобы участникам никто не помогал, не подсказывал (ведь тестирование дистанционное), и задания выявляли реальный уровень знаний? Это и многое другое требует более глубокого и детального рассмотрения.

5.Последний этап - всесторонний анализ результатов, сопоставление их с данными, полученными ранее. Для этих целей формируется отчет, куда включаются следующие сведения:

  • количество участников, которым был назначен учебный курс;
  • число не начавших обучение;
  • количество сотрудников, не прошедших курс;
  • число работников, успешно завершивших обучение;
  • уровень успеваемости каждого участника.

Этот отчет следует отправить всем руководителям, чьи подчиненные проходили обучение. Данная информация помогает совершенствовать учебную дисциплину, повышать долю успешно завершивших курсы.

Мотивация к обучению

Чтобы работники компании посещали веб-портал, проходили учебные курсы, следует стимулировать в них желание обучаться. Рассмотрим основные аспекты, помогающие сформировать и повысить данную мотивацию:

1. Программное обеспечение должно быть понятным, не содержать ошибок. Важно, чтобы сотруднику быть легко работать в нем.

2. Курсы должны быть интересными, даже увлекательными.

3. Предлагаемый учебный материал должен быть полезным для работы.

4. Желательно, чтобы ряд курсов был направлен на профессиональное совершенствование специалиста. Они сами по себе воспринимаются сотрудниками как бонус, дополнительное вознаграждение.

5. За прохождение серии учебных программ следует выдавать сертификаты, дипломы, отмечать успехи.

6. Если сотрудник игнорирует назначенное ему обучение, нужно применять разного рода наказания - словесный выговор, общественное порицание.

7. К контролю над ходом обучения следует привлекать прямых руководителей, сообщать им кто, когда начал курс. И просить их делать дополнительные проверки.

8. В случае регулярного отказа работника от обучения или низкой успеваемости требовать объяснительные от начальников подразделений.

9. Обучение должно проходить постоянно, сотрудникам нужно помнить о том, что в компании существует система обучения, и она затрагивает всех.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль