Идеальный документ – акт

17422
 Андреева Валентина Ивановна
Кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия.
«Чуть что не так - составьте акт». Таков наш совет кадровику в любой конфликтной ситуации. Но как подготовить этот документ, чтобы впоследствии не было проблем, учитывая, что никаких требований к его содержанию и форме закон не предъявляет? Сегодня мы расскажем, как составить идеальный акт, за который не придется краснеть ни перед начальством, ни перед судьей.

Для чего нужен акт? Основная его задача - фиксация установленных несколькими лицами фактов или описание произошедших в присутствии свидетелей событий. В практике кадровой работы акты составляются чаще всего в конфликтных ситуациях, например при нарушении работником дисциплины труда, причинении материального ущерба. Этот документ используется в целях соблюдения определенных процедур, если составление акта прямо предусмотрено законом. Нередко бывают и такие ситуации, когда нормативные акты не предписывают оформить акт, но работодатель предпочитает это сделать, чтобы иметь возможность использовать данный документ, например в качестве доказательства в суде.

Словарь кадровика
Акт - информационно-справочный документ, в котором фиксируются установленные несколькими лицами факты или описываются произошедшие в присутствии свидетелей события

Случаи оформления акта, конечно же, не ограничиваются ситуациями, когда требуется привлечение работника к дисциплинарной или материальной ответственности. Необходимость создания этого документа нередко появляется и в обычных «рабочих» ситуациях.

Итак, посмотрим, в каких именно случаях должен составляться акт, а также какие требования предъявляются к его содержанию и оформлению.

КОГДА СОЗДАЕТСЯ АКТ?

Основной вопрос, который возникает у работников кадровой службы: в каких именно ситуациях необходимо оформлять акт, а когда можно без него обойтись?

В первую очередь, акты должны оформляться в случаях, прямо предусмотренных Трудовым кодексом РФ.

Например, ч. 1 ст. 193 ТК РФ предусматривает: до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение не представлено, составляется соответствующий акт.

Таких ситуаций не очень много. Случаи обязательного составления актов, предусмотренные ТК РФ, а также особенности их содержания приведены ниже.

Необходимость составления акта может быть предусмотрена и другими нормативными актами.

В соответствии с п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Случаи составления акта, предусмотренные ТК РФ

Случаи, в которых требуется составить акт Содержание акта Статья ТК РФ
Работник по истечении двух рабочих дней после затребования не представил работодателю письменное объяснение по факту нарушения дисциплины В акте о непредставлении работником объяснений по факту нарушения дисциплины труда называются обстоятельства, при которых такое объяснение было затребовано работодателем, а также фиксируется факт отказа работника от представления письменных объяснений Часть 1 ст. 193
Работник отказывается ознакомиться подщ роспись с приказом (распоряжением) работодателя о применении дисциплинарого взыскания В акте об отказе работника от ознакомления под роспись с приказом о наложении досциплинарного взыскания называются обстоятельства, при которых работнику было предложено под роспись ознакомиться с приказом работодателя, а также фиксируется факт отказа работника от ознакомления с приказом под роспись Часть 6 ст. 193
Несчастный случай, квалифицированный по результатам расследования как несчастный случай и повлекший за собой необходимость перевода пострадавшего в соответствии с медицинским заключением на другую работу, потрею им трудоспособности на срок не менее одного дня либо смерть пострадавшего В акте о несчастном случае на производстве должны быть подробно изложены обстоятельства и причины несчастного случая, а также указаны лица, допустившие нарушения требований охраны труда. В случае установления факта грубой неосторожности застрахованного, содействовавшей возникновению вреда или увеличению вреда, причинённого его здоровью, в акте указывается степень вины застрахованного в процентах, установленная по результатам расследования несчастного случая на производстве Статья 230
Работник отказывается или уклоняется от представления письменного объяснения для установления причины возникновения материального ущерба В акте о непредставлении работником объяснений по факту причинения материального ущерба называются обстоятельства , при которых тиакое объяснение было затребовано работодателем, а также фиксируется факт отказа работника от представления письменных объяснений Часть 2 ст. 247

Скачать таблицу

Наконец, акты могут составляться в ситуациях, когда это не предусмотрено каким-либо нормативным документом, но необходимо зафиксировать определенные факты или произошедшие в присутствии свидетелей события.

Характерный для трудовых отношений пример - отсутствие работника на рабочем месте. Для того чтобы в будущем работодатель мог выполнить требование закона о привлечении работника к дисциплинарной ответственности за прогул, он должен зафиксировать факт совершения работником дисциплинарного проступка.

Совет
В локальном нормативном акте зафиксируйте случаи, когда целесообразно составление акта, и требования к его оформлению

Некоторые случаи, когда целесообразно составить акт, хотя этого и не требуют нормативные документы, приведены ниже. В большинстве из них надлежаще оформленный акт поможет работодателю при возникновении спора доказать совершение работником определенных действий (или, наоборот, бездействия), подтвердить соблюдение определенных процедур.

Как видим, ситуации, которые необходимо заактировать, могут быть самыми разными. Желательно, чтобы эти случаи и правила оформления актов, в создании которых участвует кадровая служба, были зафиксированы работодателем на локальном уровне, например в Инструкции по кадровому делопроизводству.

Случаи, в которых целесообразно составление акта

Случаи, в которых целесообразно составить акт Содержание акта
Работник не приступил к работе в день начала работы, установленный трудовым договором, или (если в трудовом договоре не определён день начала работы) на следующий день после вступления договора в силу В акте фиксируется тот факт, что работник не приступил к работе в день начала работы
Работник отказался получить экземпляр трудового договора В акте об отказе работника получить экземпляр трудового договора называются обстоятельства, при которых трудовой договор был заключён, оформлен в двух экземплярах и подписан сторонами, как работнику было предложено получить экземпляр трудового договора, однако он отказался от его получения. Следует указать, что экземпляр трудового договора оформлен на хранение в кадровой службе и будет выдан работнику по его требованию
Работник получил экземпляр трудового договора, но отказался подтвердить это подписью на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя В акте об отказе работника расписаться в получении экземпляра трудового договора перечисляются обстоятельства, при которых трудовой договор был заключён, оформлен в двух экземплярах и подписан сторонами, работник получил экземпляр трудового договора, но отказался подтведить его получение на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя
Работник отказался ознакомиться под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, коллективным договором В акте об отказе работника расписаться в ознакомлении с правилами внутреннего трудового распорядкаиными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, коллективным договором перечисляются обстоятельства, при которых работнику при приёме на работу (до подписания трудового договора) было предложено ознакомиться с указанными документами работодателя, работник с их содержанием ознакомился, однако отказался подтвердить ознакомление в письменной форме
Работник отказался ознакомиться под роспись с приказом работодателя (о приёме на работу, об изменении условий трудового договора, о предоставлении отпуска, об увольнении и т. д.) В акте об отказе работника ознакомиться под роспись с приказом работодателя называются обстоятельства издания приказа и факт отказа работника оформить визу ознакомления на нём. Следует указать, что работник ознакомлен с содержанием приказа (например, текст зачитан ему вслух в присутствии свидетелей)
Работник отказался ознакомиться с уведомлением (получить экземпляр уведомления) о предстоящих изменениях определённых сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений В акте об отказе работника ознакомиться с уведомлением (получить экземпляр уведомления) перечисляются обстоятельства, вызвавшие необходимость изменения определённых сторонами условий трудового договора, факты предложения работнику ознакомиться c уведомлением о таких изменениях под роспись и отказ работника от ознакомления (получение экземпляра уведомления). Следует указать, что работник ознакомлен с содержанием уведомления (например, оно зачитано ему в присутствии свидетелей)
Работник отказался ознакомиться с уведомлением (получить экземпляр уведомления) об увольнении в случаях, когда требуется такое уведомление (в связи с неудовлетворительным результатом испытания, в связи с истечением срока трудового договора, в связи с ликвидацией организации, в связи с сокращением численности или штата работников организации и др.) В акте об отказе работника ознакомиться с уведомлением (получить экземпляр уведомления) перечисляются обстоятельства, связанные с предстоящим увольнением, факты предложения работнику ознакомиться с уведомлением об увольнении и отказа работника от ознакомления (получение экземпляра уведомления). Следует указать, что работник ознакомлен с содержанием уведомления об увольнении (например, оно зачитано ему в присутствии свидетелей)
Работник отказался ознакомиться с предложением (получить экземпляр предложения) о переводе на другую работу в случаях, когда требуется такое предложение (в связи с медицинским заключением, в связи с несоответствием занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтверждённой результатами аттестации и др.) В акте об отказе работника ознакомиться с предложением о переводе на другую работу (получить экземпляр предложения) перечисляются обстоятельства, вызвавшие необходимость перевода работника на другую работу, и фиксируется отказ работника ознакомиться с этим предложением (получить экземпляр). Следует указать, что работник ознакомлен с содержанием предложения о переводе на другую работу (например, оно зачитано ему в присутствии свидетелей)
Работник нарушает дисциплину труда (появился на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения, отсутствует на работе в рабочее время, разгласил охраняемую законом тайну (в т. ч. персональные данные другого работника), ставшую ему известной в связи с исполнением трудовых обязанностей, и др.) В актах о нарушении работником трудовой дисциплины следует очень подробно описывать, в чём состоит такое нарушение, кем оно обнаружено, как ведёт себя работник, даёт ли пояснения в связи с нарушением. В таком акте может быть зафиксировано предложение работнику представить письменные объяснения по факту нарушения дисциплины труда в течение двух рабочих дней. Если работник отказывается ознакомиться с актом под роспись, об этом следует сделать специальную запись, а содержание акта зачитать работнику вслух
Работник отказался получить трудовую книжку при увольнении В акте об отказе работника получить трудовую книжку в день увольнения перечисляются обстоятельства, при которых работнику было предложено получить трудовую книжку, но от получения он отказался. Обратите внимание: составление такого акта не освобождает работодателя от необходимости направить работнику уведомление о получении трудовой книжки

Скачать верхний фрагмент

Скачать нижний фрагмент

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ АКТА

Основной особенностью такого документа, как акт, является его коллегиальное составление (должно быть не менее двух составителей).

Например, акт об отказе работника получить трудовую книжку в день увольнения может быть составлен инспектором по кадрам в присутствии самого работника, секретаря руководителя организации и бухгалтера.

Иногда акты составляют комиссии, специально созданные для совершения определенных действий. Цели создания и состав таких комиссий утверждаются распорядительным документом руководителя организации.

Например, приказом руководителя по основной деятельности создана комиссия по сокращению штата работников организации, на которую возложены обязанности по проведению соответствующих мероприятий. Члены комиссии могут составить акт об отказе работника ознакомиться с уведомлением о предстоящем увольнении по основанию, предусмотренному п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Акты могут составляться и комиссиями, постоянно действующими на регулярной основе.

Существуют ли типовые или унифицированные формы акта?

Для некоторых актов предусмотрены унифицированные или типовые формы. Так что при возникновении ситуации, требующей составления акта, для начала необходимо выяснить, нет ли утвержденной формы для ее документирования.

Типовые и унифицированные формы актов

Наименование документа Нормативный акт, которым утверждена форма документа
Акт о приёме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключённому на врмея выполнения определённой работы Унифицированная форма № Т-73, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Приложение 3 к п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
Акт о несчастном случае на производстве Форма Н-1, утв. постановлением Минтруда России от 24.10.2002 № 73
Акт о расследовании группового несчастного случая (тяжёлого несчастного случая, несчастного случая со смертельным исходом) Форма 4, утв. постановлением Минтруда России от 24.10.2002 № 73
Акт инвентаризации наличных денежных средств Унифицированная форма № ИНВ-15, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88

Скачать таблицу

Если утвержденной формы нет, составители акта используют бланк организации. При этом следует помнить, что формуляр акта (приложение 2) включает следующие реквизиты:
1) наименование организации;
2) наименование вида документа;
3) дата;
4) регистрационный номер;
5) место составления документа;
6) гриф утверждения (при необходимости);
7) заголовок к тексту;
8) текст;
9) отметка о наличии приложения (при необходимости);
10) подписи;
11) визы ознакомления;
12) отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Эти реквизиты располагаются в трех структурных частях документа: заголовочной, содержательной и оформляющей.

Заголовочная часть

Обратите внимание!
При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное, а затем, ниже или за ним, – сокращенное (в скобках)

Наименование организации указывается в бланке акта в строгом соответствии с тем, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное и наименование на иностранном языке.

Наименование вида документа указывается на всех служебных документах, кроме писем. Наименование вида документа пишется после наименования организации прописными буквами: АКТ.

В бланке акта обозначаются места расположения переменных реквизитов: дата документа и его регистрационный номер. Дата акта - это дата актируемого события. Иногда необходимо указать и другие даты: например, если событие актируется не в тот день, когда произошло.

Реквизиты бланка уведомления могут иметь угловое расположение.

Идеальный документ – акт

Увеличить изображение

Акт может также составляться на бланке с продольным расположением реквизитов.

Идеальный документ – акт

Увеличить изображение

Некоторые акты (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения) подлежат утверждению – путем издания распорядительного документа или лично руководителем организации. В этих случаях оформляется гриф утверждения.

Идеальный документ – акт

Увеличить изображение

Например, гриф утверждения оформляется при составлении акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Пример оформления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Идеальный документ – акт

Увеличить изображение

Содержательная часть

Заголовок к тексту должен грамматически согласовываться со словом АКТ (например: акт инвентаризации наличных денежных средств, акт приема-передачи кадровой документации) или формулироваться с помощью предлога «о» («об») (например: акт о несчастном случае на производстве, акт об отсутствии работника на рабочем месте).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части акта указываются:
• наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его дата и номер;
• или наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится ревизия, проверка;
• или событие, факт, послужившие основанием для составления акта. Если акт составляется комиссией - перечисляется состав комиссии (должности, фамилии, инициалы). Фамилии членов комиссии приводятся, как правило, в алфавитном порядке или по старшинству должностей, нумеруются арабскими цифрами с точками. Во вводной части указываются также лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствовавшие при проверке.

Обратите внимание!
Текст акта принято излагать от третьего лица единственного числа («комиссия установила»)

В акте необходимо подробно описать имевшее место событие: где и когда оно происходило, как вел себя работник, какой проступок он совершил, чем мотивировал свое поведение и т. д. В некоторых ситуациях желательно зафиксировать точное время происшедшего события в часах и минутах.

Текст может делиться на пункты и подпункты или может быть составлен в форме таблицы. Например, в табличной форме удобно составлять акты приема-передачи дел.

Пример оформления акта приема-передачи кадровой документации

Идеальный документ – акт

Увеличить изображение

В констатирующей части акта:
• излагаются цели, задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы;
• фиксируются установленные факты;
• делаются выводы о полученных результатах;
• даются предложения по устранению выявленных недостатков (при необходимости).

Таким образом, акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания изделий и т. д.).

Оформляющая часть

К акту могут быть приложены документы. В этом случае оформляется отметка о наличии приложений.

Акт, как правило, составляется в нескольких экземплярах. Их число определяется потребностями заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров и их местонахождении помещают в конце текста перед подписями (после отметки о наличии приложения, если к акту прилагаются другие документы).

Идеальный документ – акт

Увеличить изображение

Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении. При этом если акт составлен комиссией, то указываются не наименования должностей, а распределение обязанностей между членами комиссии: председатель, члены комиссии.

ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТА

Для всех документов, требующих учета, исполнения и использования в справочных целях, обязательна регистрация. Так называется запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28).

Акт регистрируется в день его подписания составителями. Регистрационные формы разрабатываются работодателем самостоятельно.

Идеальный документ – акт

Увеличить изображение

Работник должен быть ознакомлен с содержанием акта. Письменным подтверждением того факта, что содержание акта доведено до сведения работника, служит виза ознакомления. Она начинается словами «С актом ознакомлен» и включает наименование должности работника, его личную подпись, ее расшифровку и дату. Работнику может быть предложено получить копию акта.

Если работник отказывается от ознакомления с актом и получения его копии, то в акте об этом делается соответствующая запись, которая заверяется подписями составителей.

Пример оформления акта об отказе работника от ознакомления с документами и получения трудовой книжки при увольнении

Идеальный документ – акт

Увеличить изображение

Обратите внимание!
Полный перечень сроков хранения актов см. на www.pro-personal.ru

С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляют согласующую отметку (С актом ознакомлены: подпись, дата). При наличии замечаний акт визируют с отметкой: «Замечания прилагаются».

В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, акты имеют различные сроки хранения.

Сроки хранения актов

Номер статьи перечня Вид документа Срок хранения документа Примечание
79 Акты приёма-передачи; приложения к ним составленные при смене:
а) руководителя организации;
б) должностных, ответственных и материально ответственных лиц организации
Пост.
5 л.
После смены должностного, ответственного, материально ответственного лица
206 Отчёты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчётности 3 г.
246 Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объёме дел и документов, акты проверкиналичия и состояния документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом) Пост. В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации
332 Документы (акты, докладные записки, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины 5 л. ЭПК
579 Документы (протоколы, анализы, справки, акты, отчёты) о проверке выполнения условий коллективного договора Пост.
587 Документы (акты, сообщения, информации, докладные записки, справки, переписка) о соблюдении дисциплины труда 3 г.
617 Документы (акты, заключения, справки), подтверждающие тяжёлые, вредные, опасные условия труда 75 л. ЭПК
632 Документы (акты, заключения, отчёты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях:
а) по месту происшествия
б) в других организациях
75 л. ЭПК
5 л.
Документы о несчастных случаях, связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами - пост.

Скачать таблицу

Приложение 1

Формуляр акта

Идеальный документ – акт

Увеличить изображение



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль