Что делать с «прошлогодними» делами кадровой службы?

17520
С завершением 2010-го закончился и делопроизводственный год. А это значит, что дела, которые велись на протяжении всего года (кроме, конечно, переходящих), теперь «закрыты» - в них не подшиваются новые документы. В 2011 г. в организациях вступили в действие новые номенклатуры дел и начали формироваться новые дела. Главный вопрос, который возникает у работников, отвечающих за сохранность кадровых документов: как поступать с делами, сформированными в ушедшем году, и с теми, которые накопились за несколько предыдущих лет? Будем разбираться.

В процессе делопроизводства в организации создаются дела с различными сроками хранения. напомним, что с точки зрения сроков хранения в текущем делопроизводстве формируются следующие комплексы документов:
• временных (до 10 лет включительно) сроков хранения;
• временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в т. ч. по личному составу;
• постоянного срока хранения.

Читайте также:

Конкретные сроки хранения документов определяются в номенклатуре дел организации на основании соответствующих перечней типовых документов со сроками хранения.

Обратите внимание: в настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. А значит, номенклатура дел организации на 2011 г. должна была утверждаться уже с учетом положений этого документа.

Обратите внимание!Информацию о сроках хранения отдельных документов кадровой службы см. на www.pro-personal.ru

После того, как сроки хранения каждого дела определены, необходимо решить, как поступить с этими делами дальше. При этом нужно руководствоваться двумя основными правилами.

Правило 1. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения (1 год, 5, 10 лет) обычно находятся в структурных подразделениях организации и по истечении установленного срока хранения уничтожаются (в установленном порядке, по акту).

Правило 2. Дела, имеющие сроки временного хранения свыше 10 лет (15, 25, 45, 50, 75 лет), а также документы постоянного срока хранения подлежат передаче в архив организации.

АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

Архив организации - это самостоятельное структурное подразделение или подразделение в составе службы документационного обеспечения, отвечающее за сохранность, учет и использование архивных документов организации.

В настоящее время существует множество организаций с небольшой численностью персонала, не имеющих возможности создавать архив как структурное подразделение. В этом случае в организации должен быть работник (архивист, архивариус), ответственный за хранение архивных документов (далее и ту и другую формы управления хранением архивных документов будем называть архивом организации).

Наша организация маленькая, численность работников всего 30 человек. Нет даже отдела кадров - есть только один инспектор по кадрам, который ведет все кадровое делопроизводство. Но как-то так получается, что несмотря на малую численность персонала, документооборот довольно большой. При этом в структуре компании архив не выделен, нет и работника, который отвечал бы за сохранность всей документации. Как оптимально организовать «архивную» работу в таком случае?

Если в организации сложилась такая ситуация, что нет ни архива, ни работника, отвечающего за хранение документов, ответственность за обеспечение их сохранности лежит на структурных подразделениях. Если в структуре организации не выделены структурные подразделения (как в данном случае - нет отдела кадров), то за сохранность документов отвечают сотрудники, обеспечивающие работу «направления». В приведенной ситуации это инспектор по кадрам.

В рассматриваемом случае кадровые документы со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного могут храниться, например, в том же кабинете, в котором работает инспектор по кадрам. В этом помещении могут быть установлены специальные средства хранения (шкафы), во-первых, позволяющие обособить документы, составляющие архивную часть, от документов текущего делопроизводства, а во-вторых, обеспечивающие надлежащую защиту кадровых документов.

СРОКИ ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

НА № 9‘2009В настоящее время действует только один нормативный документ, устанавливающий сроки передачи документов из текущего делопроизводства в архив организации: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477. В этих Правилах (п. 34) говорится: «Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через один год и не позднее чем через три года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях».

Поскольку другие нормативные указания отсутствуют, порядок, установленный для федеральных органов исполнительной власти, может применяться и в других организациях.

В прошлом году в нашей организации сменился руководитель. Пришел очень прогрессивный молодой человек, имеющий большой опыт локального нормотворчества. В первом полугодии 2011 г. все структурные подразделения по распоряжению нового руководителя занимаются разработкой локальных нормативных актов. Службе персонала, конечно же, «достались» новая редакция Правил внутреннего трудового распорядка и Инструкция по кадровому делопроизводству. И если с ПВТР нам сильно помогают юристы, то с Инструкцией помощи ждать ни от кого не приходится. Сейчас разрабатываем раздел «Хранение кадровых документов», и возник такой вопрос: какие сроки установить для «текущего» хранения кадровых документов? Можно ли, например, некоторые документы хранить пять лет и только после этого передавать в архив, а какие-то передавать через год?

Как мы уже отметили, Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти называют в этих целях сроки от одного года до трех лет. Почему используются именно они, а не, к примеру, от двух до пяти лет? Названные сроки - от одного года до трех лет - обусловлены тем, что наиболее активно дела используются именно в этот период - первые три года после завершения документов в делопроизводстве. По истечении трех лет интерес к ним угасает, и частота их использования резко сокращается.

Каждая организация, тем не менее, самостоятельно устанавливает конкретный срок передачи документов на хранение в архив. Вы как работники, отвечающие за сохранность документов по личному составу, можете проанализировать частоту обращения к различным документам и сформулировать свои предложения и пожелания к руководителю своей организации по срокам «текущего» хранения кадровых документов. И если это действительно необходимо, отдельные дела можно передавать в архив вашей организации и через пять лет «со дня начала их использования» или «со дня начала хранения в службе персонала», или «после года окончания делопроизводством».

ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

Итак, со сроками передачи мы определились. Теперь решим, в каком виде документы должны передаваться на хранение в архив организации.

Кстати, дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, остающиеся на хранении в структурном подразделении, как правило, хранятся в том виде, в каком они сформировались в текущем делопроизводстве. А вот с документами, имеющими более длительные сроки хранения, все обстоит несколько сложнее. Прежде чем такие сформировавшиеся в делопроизводстве дела будут переданы в архив организации, они должны быть «обработаны», т. е. подготовлены для архивного (длительного или постоянного) хранения.

Подготовка дел к передаче на хранение в архив организации обычно проводится в организациях в начале наступившего года. При большом количестве документов, передаваемых в архив, эта работа может занимать несколько месяцев, но в любом случае ее нужно провести в первой половине года.

Обратите внимание!Работу по подготовке дел к передаче на хранение в архив организации следует провести в первом полугодии 2011 г.

Дела службы кадров готовятся к передаче в архив организации работниками подразделения при методической помощи и под контролем архива или работника, отвечающего за архивное хранение документов, а также экспертной комиссии, действующей в организации наv постоянной основе.

Подготовка дел к передаче на хранение в архив организации включает три этапа.

Этап 1. Отбор дел, подлежащих архивному хранению.

Этап 2. Обработка дел.

Этап 3. Составление описей дел.

Одновременно с этими видами работ проводится отбор документов с истекшими сроками хранения для последующего уничтожения, составление актов о выделении документов на уничтожение, а также само их уничтожение.

В данной статье мы рассмотрим первые два этапа подготовки дел к передаче на хранение в архив организации: отбор дел, подлежащих архивному хранению, и обработку дел.

Этап 1. Отбор документов для передачи в архив организации Работа по подготовке документов к передаче в архив начинается с того, что из всего массива документов, сформированных в службе кадров, отбираются дела постоянного срока хранения и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в т. ч. по личному составу. В службе кадров это будут в основном документы по личному составу со сроком хранения 75 лет ЭПК.

Отбор дел для передачи в архив ведется на основании номенклатуры дел службы кадров. Одновременно с этим отбираются документы с истекшими сроками хранения для последующего уничтожения (в каком порядке это делается - рассмотрим в другой публикации).

Недавно мы решили провести так называемый внутренний аудит кадровых документов. К нашему удивлению, в ходе проверки не досчитались нескольких дел. Как в воду канули! Уж не знаем, как это и произошло, но вопрос не в этом. Как же нам теперь быть, если какие-то дела кадровой службы «потерялись»?

Если в ходе отбора дел обнаруживается пропажа дела, необходимо принять все возможные меры для его розыска. Поскольку дела, содержащие персональные данные работников, могут выдаваться во временное пользование только ограниченному кругу лиц и с обязательной отметкой в учетных документах, то для розыска пропавшего дела прежде всего необходимо проверить по учетным данным, все ли пользователи вернули дела.

Этап 2. Обработка дел

Специальная обработка отобранных для передачи в архив организации дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения включает:
• полистный просмотр документов дела;
• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов в деле;
• составление листа - заверителя дела;
• составление - в необходимых случаях - внутренней описи документов дела;
• оформление обложки дела.

Полистный просмотр документов дела

Полистный просмотр дел проводится, чтобы проверить, нет ли в данном деле документов, к нему не относящихся, а также все ли документы в деле в наличии. При полистном просмотре из дела изымаются дублетные экземпляры, черновики, проекты документов, проверяется правильность расположения документов.

Кроме того, при просмотре удаляются все металлические скрепления (булавки, скрепки, скобки), поскольку при длительном хранении металлические предметы, соприкасаясь с бумагой, приводят к ее повреждению.

Документы в деле должны располагаться:
• в порядке номеров и (или) по хронологии (дела с приказами по личному составу, протоколами заседаний, докладными (служебными) записками и др.);
• по алфавиту фамилий лиц, к которым относятся документы (дела с личными карточками (формы № Т-2, № Т-2ГС/МС, № Т-4), трудовыми договорами, лицевыми счетами работников);
• в порядке, отражающем процедуру рассмотрения вопроса (дела о награждениях и др.).

Существует и так называемый смешанный порядок расположения документов в деле: он применяется при формировании личных дел.

В личное дело сначала помещается комплекс документов, формируемых при приеме работника на работу (анкета, копии документов об образовании, медицинское заключение, выданное по результатам обязательного предварительного медицинского осмотра, трудовой договор, копия приказа о приеме на работу). Далее располагаются документы, поступающие в процессе трудовой деятельности, по мере изменения служебного положения работника в организации.

Обратите внимание!Объем одного тома (части) дела не должен превышать 250 листов

Вместе с документами в дела включаются резолюции, если они оформлены на специальных бланках, поручения.

При подготовке дела к передаче в архив организации следует помнить, что его объем не должен превышать 250 листов. Если в течение года в деле сформировано большее количество листов, то его следует разделить на тома (части). При этом если дело сформировано по хронологическому принципу, на обложке каждого тома нужно указать крайние даты (даты первого и последнего документов, включенных в дело). Если дело сформировано по алфавитному принципу, первые и последние буквы фамилий нужно отразить на обложке.

Например, на обложке дела с подшивкой трудовых договоров уволившихся работников в заголовок следует включить инициалы и фамилии лиц, названных в первом и последнем трудовых договорах, включенных в дело: «Трудовые договоры работников. А - К».

Подшивка или переплет дела

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в специальную обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов.

Дела постоянного срока хранения, состоящие из документов особой ценности или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

Именно в папках с тремя клапанами и завязками рекомендуется хранить в архиве личные карточки уволенных работников (форма № Т-2 и др.). В карточке установленной формы практически отсутствует левое поле (оно не превышает 10-15 мм), и при переплете карточек или подшивке их в специальную обложку для архивного хранения можно повредить текстовую область и лишиться нужной информации.

СоветИспользуйте для хранения личных карточек уволенных работников закрытые твердые папки с тремя клапанами с завязками

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов и т. п.) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов они изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа - заверителя дела (заверительной надписи), а в начале дела (для учета особо ценных документов) - внутренняя опись документов. В делах с кадровой документацией внутренняя опись помещается в личные дела.

Нумерация листов в деле

Для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы (кроме листа - заверителя дела и внутренней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами. Номера листов дела проставляются в правом верхнем углу каждого листа документа простым карандашом или нумератором.

Обратите внимание!Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов дела запрещается

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части раздельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие собой самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа документа.

Сложенный лист (формата A3, А2 и т. д.) разворачивается и нумеруется в правом углу на верхнем поле листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т. п.) нумеруется как один. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т. п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Конверты с вложениями, подшитые в дело, нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

При нумерации листов дела с приказами по личному составу, срок хранения которых составляет 75 лет, было допущено много ошибок: несколько порядковых номеров пропущено, некоторые листы пронумерованы одним и тем же номером. Что делать в таком случае? Стирать сделанные карандашом отметки и вписывать номера заново? Но получается грязно... Может быть, есть другой способ исправления?

В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация.

При перенумерации старые номера аккуратно зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом проставляется новый номер листа. В конце дела составляется новый лист - заверитель, а старый при этом зачеркивается и сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается употребление литерных номеров, например:...11, 12,13,13а, 13б, 14,15...

Составление листа - заверителя дела

Лист - заверитель (заверительная надпись) - это отдельный лист, помещаемый в конце дела и имеющий установленную форму. В журналах и книгах заверительная надпись оформляется на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

В листе - заверителе дела цифрами и прописью указываются: количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи. Оговариваются особенности нумерации: наличие литерных, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов (приложение 1).

Лист - заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе - заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

При подготовке к сдаче в архив организации дела с трудовыми договорами работников, уволенных в 2006 г., забыли подшить в дело лист -заверитель. Нельзя ли оформить его на последнем документе (на обороте)? Дело в том, что дело мы уже переплели и сейчас не хотелось бы нарушать переплет.

Лист - заверитель запрещается выносить на обложку дела или на чистый оборот листа последнего документа. Если сложилась такая ситуация, что дело подшито или переплетено без бланка листа - заверителя, то он должен быть наклеен за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела.

Составление внутренней описи документов дела

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых обусловлен спецификой документации (особо ценные, личные, судебные, следственные документы и др.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов (например, приказы по личному составу).

Листы внутренней описи, напомним, нумеруются отдельно.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 2). Она должна содержать сведения о документе: порядковый номер в деле, регистрационный номер, дата, заголовок, а также о номерах листов документа в деле. Во внутренней описи оформляется итоговая запись, где цифрами и прописью указываются количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается ее составителем.

Если дело переплетено или подшито по какой-то причине без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Мы столкнулись с тем, что в течение хранения дела произошли изменения в его составе (добавились новые документы). Нужно ли во внутренней описи документов дела делать об этом какие-либо отметки?

Да, нужно. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т. п.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. Более того, при необходимости могут быть составлены новые итоговая запись к внутренней описи и лист - заверитель (заверительная надпись) дела.

Оформление обложки дела

Обложка дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в т. ч. по личному составу, оформляется по установленной форме (приложение 3) и содержит обязательные реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части), заголовок дела.

Заголовок дела на обложку дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и т. п.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Обратите внимание!Подлинность документов в заголовке дела не оговаривается

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела дописывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

В заголовке дела, содержащего копии документов, должно быть указание на их копийность, например: «Приказы общества по основной деятельности. Копии».

На обложке арабскими цифрами указываются крайние даты дела.

Какие даты называют крайними датами дела?

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (приказы, протоколы, переписка и др.), для которых точная датировка имеет существенное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т. е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если в дело включены документы (приложения и т. п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой дела с новой строки делается запись об этом: «В деле имеются документы за ... год (ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дела, содержащего годовые планы и отчеты, так как они отражаются в его заголовке.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и приказа об увольнении лица, на которое это дело заведено.

Обязательными реквизитами обложки дела являются также указание количества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя (заверительной надписи), и срок хранения дела (на обложках дел постоянного срока хранения указывается: «Хранить постоянно»).

Приложение 1

Пример оформления листа - заверителя дела

Что делать с «прошлогодними» делами кадровой службы?

Приложение 2

Пример оформления внутренней описи документов дела

Что делать с «прошлогодними» делами кадровой службы?

Приложение 3

Пример оформления обложки дела

Что делать с «прошлогодними» делами кадровой службы?



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль