Регламенты для филиалов

2542
Корпорация «ИНКОМ-Недвижимость» имеет более 40 территориальных отделений в столице. Их объединяет не просто общая торговая марка или логотип, а, в первую очередь, единая стратегическая цель: повысить качество услуг организации на рынке недвижимости Москвы и создать условия, необходимые для развития этого бизнеса. Достичь данной цели помогают корпоративные стандарты, по которым выстраивается система взаимодействия с филиалами сети.

Организацией, координацией и управлением деятельностью филиалов занимается центральный офис, руководствуясь при этом основным принципом -использовать общие корпоративные стандарты выполнения работы (на таких участках, как, например, кадровое направление, взаимодействие с клиентами, реклама и т.п.). Требования, правила и нормы составляют сотрудники центрального офиса и передают в филиалы в виде регламентирующих документов путем рассылки.

Задачи регламентации

Выполнение обязанностей в филиалах корпорации «ИНКОМ-Недвижимость» регулируется следующими документами:

  • распорядительными -где фиксируются административные и организационные решения. С их помощью принятые требования и нормы передаются в филиалы исполнителям;
  • информационно-справочными (схемы, инструкции, методические материалы) -в них указываются сведения, позволяющие выбрать варианты решения задачи, даются рекомендации по улучшению работы, эффективному использованию документов.

Справка о компании

Корпорация «Инком» существует с 1991 г. Объединяет торговые марки: Villagio Estate (девелопмент элитной загородной недвижимости), «ИНКОМ» (девелопмент загородной недвижимости эконом- и бизнес-класса) и «ИНКОМ-Недвижимость» (риелторские услуги). Общая численность персонала -более 12 тыс. человек.

Создание документов, регламентирующих взаимодействие с филиалами в «ИНКОМ-Недви-жимость», направлено на решение нескольких задач, которые можно разделить на три основные категории (см. рис. 1):

Регламенты для филиалов

I. Бизнес-процессы:

1. Описание и структурирование внутренних бизнес-процессов.

2. Установление требований, норм и правил выполнения.

3. Упрощение задач через описание процессов для конкретных пользователей.

II. Сотрудники:

4. Составление перечня ответственных лиц.

5. Закрепление процедур за участниками бизнес-процесса, ролей и ответственности исполнителей на местах.

6. Предоставление возможности оперативно решать на местах возникающие вопросы при опоре на конкретные документы.

III. Стандарты:

7. Трансляция общих процедур в филиалы.

8. Создание единой базы документов для удобного использования на местах.

9. Предоставление возможности для центра контролировать и регулировать выполнение процедур на местах.

Правила создания регламентирующих окументов

Практика компании показала, что для создания действенных регламентирующих документов целесообразно следовать нескольким правилам (см. рис. 2).

Регламенты для филиалов

1. Полнота: информация, представленная в документе, должна быть, по возможности, полной, исчерпывающей, максимально подробно описывающей процесс или операцию. Важно, чтобы у конечных пользователей не возникало дополнительных вопросов о том, что и как нужно делать, в какие сроки и т.п.

Из опыта компании

К составлению каждого регламентирующего документа привлекаются сотрудники разных структур и отделов корпорации, непосредственно вовлеченные в затрагиваемые документом бизнес-процессы. Для его создания приказом генерального директора формируется рабочая группа. Далее назначается руководитель, основные задачи которого:

  • координация деятельности группы, ведение протоколов встреч;
  • сбор информации от каждого участника и передача ее всей группе;
  • сведение данных в единый документ - создание рабочей версии для обсуждения, внесение поправок;
  • форматирование форматирование итогового варианта документа, направление его на согласование всем участникам группы и далее генеральному директору.

Первоначальный вариант документа вычитывается и корректируется каждым участником, затемпередаетсяна итоговое форматирование в секретариат и согласовывается с каждым представителем рабочей группы - это позволяет учесть все возможные детали, всесторонне оценить документ. Только после этого он утверждается генеральным директором.

По опыту, составление и согласование одного документа может занимать от недели до месяца. Сроки определяет генеральный директор и указывает их в соответствующем приказе. Максимальный период зависит от следующих условий:

  • сложность содержания;
  • объем документа;
  • «новизна» (т.е. создается ли он впервые, или в уже существующую версию вносятся поправки).

2.Понятность/доступность изложения : термины и обозначения, используемые в документации, должны быть ясны всем пользователям, описанные процессы и процедуры - носить однозначный характер.

Из опыта компании

Руководитель рабочей группы по созданию документа обязательно вовлекает в этот процесс тех, кто будет им пользоваться в своей деятельности. Сотрудники выбираются исходя из текущей загруженности и возможности выделить время на дополнительную задачу. Они со своей позиции проверяют понятность и доступность изложения материала. Рабочая группа рассматривает все замечания, при необходимости вносит пояснения и комментарии. Кроме того, проводятся общие собрания, на которых участники рабочей группы - сотрудники центрального офиса (в первую очередь отвечающие за описываемые бизнес-процессы) -разъясняют конечным пользователям общие принципы работы с этим документом, отвечают на возникающие при ознакомлении с ним вопросы.

3. Структурность/отношение к конкретным процессам: содержание должно быть структурировано, предметно и последовательно. Каждый документ должен относиться к определенному процессу (группе процессов) компании, при необходимости даются ссылки или сноски на соответствующие регламенты и положения, связанные по содержанию с текущим документом.

Из опыта компании

В корпорации «ИНКОМ-Недвижимость» реализуется достаточно много бизнес-процессов. Например, в области управления персоналом: набор сотрудников, их адаптация, оценка и аттестация, кадровые процедуры (прием, перевод, увольнение и т.п.). Чтобы работа не застопорилась, не была запутанной и спонтанной, их необходимо четко структурировать. Документы создаются на основе анализа текущей деятельности и составляемых схем бизнес-процессов, которые часто пересекаются, поэтому важно, чтобы их описание было последовательным от начала до конца. В документах используются перекрестные ссылки в следующих случаях:

  • когда одна и та же процедура повторяется (чтобы не описывать ее несколько раз);
  • если процессы связаны между собой;
  • если для выполнения определенных процедур необходима дополнительная информация.

В компании сформирована база документов по тематике и направлениям, все они структурированы. Более того, созданы локальные сетевые ресурсы, где также выложены текущие версии документов, доступные для их пользователей.

4. Адресность: если документ предназначен для определенного круга сотрудников, то в нем должно быть указано, для какой именно категории персонала он подготовлен, описаны роли и ответственность каждого ее представителя. Следовательно, именно у этих работников должен быть доступ к данному документу.

Из опыта компании

Любой регламентирующий документ в корпорации предназначен для определенной части сотрудников (как правило, это непосредственные участники бизнес-процессов). В связи с этим секретариат рассылает документ только этим пользователям. Нет смысла перегружать ненужной информацией тех, кому она не нужна в работе. При введении в должность менеджер отдела набора и адаптации персонала обязательно сообщает новому сотруднику, какие документы необходимы ему для выполнения обязанностей, и где их можно найти.

Для каждой категории специалистов, которые постоянно пользуются определенными регламентирующими документами, создана своя сетевая папка. Доступ к ней, соответственно, есть только у них. Файлы в папке структурированы по участкам работы, есть оглавление, по которому можно быстро найти нужный документ. За актуальность содержания сетевой папки отвечает сотрудник центрального офиса, как правило, секретариата или департамента управления персоналом.

5. Выполнимость: требования, излагаемые в регламентирующих документах, должны быть реальными для исполнения, логичными, последовательными и не противоречить уже существующим процессам и положениям документов.

Из опыта компании

При описании определенных процессов в организации исходят из последовательности их реализации, а также из имеющейся ситуации: насколько выполнимы требования по поставленным задачам, реально ли соблюсти установленные сроки, все ли ресурсы и материалы есть у пользователей, обладают ли они необходимыми навыками и т.п.

Для простоты ориентирования по документам департамент управления персоналом создает для сотрудников памятки, инструкции и схемы, объясняющие, как выполнять процесс при опоре на тот или иной регламент. Иногда они объединяют несколько документов, которые относятся к одному процессу, делают акценты на важных моментах, обращают внимание на типичные ошибки и содержат предложения того, как их избежать.

6. Актуальность: документы должны содержать информацию, имеющую значение в настоящее время в существующей ситуации, согласованную с текущими параллельными изменениями и нововведениями. Следует регулярно обновлять смежные документы, вносить в них корректировки.

Из опыта компании

В корпорации за актуальность документов, поддержание базы, а также за рассылки отвечает секретариат. Как правило, ревизия и пересмотр регламентов осуществляется минимум 2 раза в год, а если необходимо - и чаще (например, если были введены новые документы, меняется структура или последовательность элементов бизнес-процесса, перераспределяются обязанности и ответственность и т.п.). При выходе нового документа сотрудники секретариата обязательно проверяют актуальность ссылок, вносят поправки. Таким образом, регулярная ревизия позволяет поддерживать документы в актуальном состоянии.

7. Утверждение уполномоченным лицом: статус документа должен быть официальным, утвержденным на уровне лиц, принимающих решение. В нем назначаются сотрудники, ответственные за контроль над соблюдением соответствующих требований, стандартов.

Из опыта компании

Документы, регламентирующие определенные процедуры, спускаются «сверху» (от руководителей к исполнителям). Это гарантирует соответствующее отношение к стандартам, так как они выполняются на высшем уровне компании и транслируются в филиалы.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль