Как заставить документы работать?

3245
Локальные нормативные акты определяют особенности трудовых отношений в компании, предоставляемые персоналу гарантии, а также условия работы. Если в этих документах нет четкого перечня должностей, на которые распространяется их действие, или ограничений, описанные правила должны соблюдаться всеми сотрудниками организации - от уборщицы до генерального директора. Но для того, чтобы требовать исполнения положений, необходимо предварительно ознакомить с ними персонал.

Современная компания - тонкий и сложный механизм. Организовать труд небольшого числа людей руководителю достаточно просто, поскольку ежедневные управленческие процедуры достаточно однообразны. Однако с ростом предприятия внутренние и внешние взаимосвязи усложняются, и тогда возникает потребность в регламентирующих нормативных документах, которые позволяют:

  • использовать эффективные способы управления;
  • закреплять последовательность конкретных действий, выполнение которых приведет к ожидаемым результатам;
  • получать информацию, помогающую своевременно принимать правильные решения, в том числе стратегически значимые.

Основная цель внутреннего регламентирующего документа -описание бизнес-процессов, их улучшение, увеличение экономической эффективности организации при использовании определенной последовательности действий, минимизация приносящих убытки ошибок сотрудников.

Зачастую на предприятиях создается слишком много регламентов, распоряжений, инструкций, и, тем не менее, большинство работников не знают их и не умеют применять, а к локальным нормативным актам обращаются лишь в случае проблем. Например, о том, что в компании есть «Правила внутреннего трудового распорядка», где указано время для отдыха и приема пищи, вспоминают, лишь когда люди начинают регулярно опаздывать. И практически никогда эти документы не служат способом профилактики или смягчения последствий неэффективных действий персонала.

Причины неэффективности нормативных документов

Неэффективными нормативные документы организации могут оказаться по нескольким причинам:

  • психологическим - сложности в понимании и исполнении рекомендаций документа, возможно, слишком большое количество нормативных актов на одну категорию должностей и их несовместимость между собой, непонимание целей регламента, личностные сложности при изменении рутинных действий;
  • социальным - саботаж и неприятие внутренних правил и культуры компании, отсутствие культуры подчинения, а также управления и регулярного менеджмента.

Обеспечение действенности и практической направленности нового документа начинается еще в процессе его разработки. На каждом этапе создания регламента есть свои особенности (см. таблицу), учет которых закладывает основу для будущей исполнительской дисциплины.

Рекомендации разработчикам

1. Внутренние нормативные документы должны полностью соответствовать (не противоречить) действующему законодательству страны.

2. У каждого документа, разрабатываемого и принимаемого в компании, должна быть цель. От нее зависит итоговый вид и содержание регламента, эффективность его практического применения.

3. Необходимо учитывать религиозные или другие личностные установки сотрудников, приверженность которым может быть причиной неисполнения распоряжения. Особенно важно знать о наиболее значимых для людей праздничных датах. Иногда неуважение и непринятие установок, отличных от общепринятых, приводит к серьезным экономическим потерям.

Пример

В одном из ресторанов шеф-поваром работал китаец. Иа его просьбу предоставить отпуск на время празднования Нового года по китайскому календарю руководитель ответил категоричным и жестким отказом. в итоге шеф-повар в один день просто не пришел на работу. Поиск нового кулинарного виртуоза затянулся на месяцы, все это время ресторан терпел убытки, а большинство постоянных посетителей ушли к конкурентам. в данном случае можно было предусмотреть временную замену сотрудника кем-то из русских поваров, однако начальство не сделало этого.

4. Документ следует писать простыми, короткими фразами, предполагающими однозначное толкование (без двусмысленных формулировок, сокращений, с минимумом специальной терминологии). Даже если на первый взгляд регламент выглядит понятным и простым в использовании, всегда найдется сотрудник, который поймет его иначе, чем изначально задумывалось. Менеджеру по персоналу и всем участвующим в разработке и внедрении документа следует помнить о том, что восприятие и понимание может различаться, и всегда проводить мини-тестирование на видение сотрудниками описанной процедуры.

Пример

В документе «Порядок проведения трейд-маркетинговой акции» для дилеров компании «Успех» есть пункт, который гласит: «Менеджеру по продажам обеспечить информационную поддержку клиентов-дилеров в зоне ответственности». Один сотрудник может понять эту фразу как необходимость проведения встречи с представителями дилера и подробного рассказа об условиях участия в стимулирующей акции, другой же посчитает, что достаточно просто позвонить клиенту и кратко оповестить его об акции.

5. Перед утверждением и внедрением нормативного акта необходимо осуществить экспертизу (анализ) бизнес-процессов. Это поможет правильно интегрировать новые и уже имеющиеся в компании бизнес-процессы. Хороший эффект дает проведение фокус-групп, состоящих из заинтересованных сотрудников, с применением описательных методик для определения ожиданий от нововведений. Расходы на такую работу весьма небольшие, а эффект от возможности коллегиального обсуждения алгоритмов действий превосходит все ожидания.

6. Желательно составить краткую презентацию со схематичным изображением взаимосвязей этапов бизнес-процесса, при необходимости разбить сложные нормативные акты на небольшие последовательные части.

Пример

В документе, регламентирующем работу с просроченной дебиторской задолженностью, можно указать конкретные шаги для сотрудников отдела продаж, финансовой и бухгалтерских служб, а также отдела экономической безопасности.

7. В некоторых случаях перед внедрением новых положений и инструкций стоит провести рабочую встречу с сотрудниками, которые в дальнейшем будут исполнять регламент, с тем, чтобы обсудить новые схемы взаимодействия и выявить возможные неучтенные моменты.

8. Приказом по компании следует отменить ранние версии распоряжений. В идеале из обращения нужно изъять все предыдущие варианты документа во избежание путаницы. Это нужно для того, чтобы у всех был единый вариант последовательности действий.

Как заставить документы работать?

9. Принимать новые нормативные акты следует не «задним числом», а заранее, чтобы люди успели ознакомиться с ними, перестроить привычные операции и изменить некоторые аспекты своей ежедневной работы. Особенно важно это правило при утверждении документов, регламентирующих бизнес-процессы, связанные с финансовыми вопросами и материальным стимулированием персонала.

10. Даже если документ написан логично и понятно, в реальности может оказаться, что не все в нем продумано и учтено. Необходимо регулярно проводить аудит бизнес-процессов. Часто изменение одного нормативного акта влечет потребность в корректировке нескольких других. Сравнивая ситуацию в прошлом и текущем отчетном периоде, весьма полезно проводить количественный и качественный анализ эффекта от действия документа.

11. Нормирование работы сотрудников должно проводиться постоянно и быть под контролем, иначе компания быстро превратится в бюрократическую, неповоротливую структуру. Если при применении нового документа выяснится его несостоятельность либо неэффективность, то необходимо как можно быстрее провести аудит соответствующего бизнес-процесса и, не откладывая, внести необходимые изменения. Нередко в ходе аудита локального акта выясняется, что он вообще для нормальной работы компании не нужен. В этой ситуации единственное верное решение - отмена регламента.

12. Необходимо продумать, как заинтересовать персонал в исполнении положений документа. Одного лишь распоряжения директора недостаточно для слаженной работы коллектива. Чаще всего применяются методы материального стимулирования.

Пример

Мотивацией сотрудников может быть премия за отсутствие ошибок при оформлении документов, за своевременное и корректное предоставление информации следующему звену, а также благодарственное письмо лучшему работнику месяца, экскурсии для детей по производству и т.д., либо уменьшение размера премии за рост числа рекламаций от клиентов и т.п.

При ведении открытой и прозрачной политики вознаграждения персонала за выполнение внутренних распоряжений и приказов каждый из работников четко представляет свои функции и порядок действий для достижения своих целей.

13. Нужно ограничивать количество нормативных документов на одну должность. Часто в компаниях разрабатывается и утверждается слишком много регламентов для каждой категории сотрудников, и в итоге люди физически не могут выполнить все требования. Наилучший эффект возможен в том случае, когда на одного человека приходится не более 5 документов, регламентирующих ежедневную деятельность. Например, для заведующего складом - «Положение о товародвижении», «Регламент возвратов и расходных операций», «Регламент учета ТМЦ», «Регламент по маркировке продукции».

14. Все нормативные акты компании необходимо хранить в одном месте, скажем, в отделе корпоративной документации или секретариате, а исполнителям выдавать их копии. При отмене или окончании срока действия документа следует сдать его в архив, а всех заинтересованных лиц проинформировать в письменном виде (или рассылкой по электронной почте). При утверждении и внедрении нового регламента всех сотрудников, к которым он относится, знакомят с ним под роспись. Все листы ознакомления (пример см. в Приложении) также должны храниться в специально отведенном месте. Если человек работает удаленно, то он может прислать отсканированную копию подписанного листа ознакомления по электронной почте, а лист с оригиналом подписи прислать по почте (обычной или экспресс-оператором).

15. Все изменения, модификации нормативных документов должны утверждаться приказом по компании. Всех ответственных лиц знакомить с распоряжением следует только под личную подпись.

16. Нужно обеспечить пользователям доступ к документам, т.е. возможность получить его копию или электронную версию. Часто в крупных компаниях нормативные акты размещаются в интранете или общедоступных обменных папках. При такой организации внутреннего документооборота можно разграничить доступ к регламентам по категориям или уровням разрешенного доступа к служебной информации.

17. При разработке внутренних документов для производственного предприятия следует учитывать требования

Пример

При описании взаимодействия между подразделениями (например, отделом маркетинга и производственным блоком или секретариатом и бухгалтерией) можно пользоваться рекомендациями системы менеджмента качества ISO. Нередки случаи, когда консультанты сертифицирующей компании помогают организовать взаимодействие подразделений и подготовить документы.

18. При саботаже сотрудниками принятых в компании нормативных актов следует как можно быстрее провести встречу с ними для выяснения его причины и коррекции деструктивного поведения персонала, либо применить более жесткие меры (вплоть до увольнения данных работников).

Причины неисполнения приказов

Нежелание сотрудников исполнять приказы и распоряжения может иметь разнообразные причины:

  • сложности в понимании схемы действия документа;
  • непонимание цели и выгоды от применения утвержденной схемы действий;
  • привычка выполнять ежедневную работу другим способом;
  • личная незаинтересованность в изменении рабочих действий;
  • нелояльность к компании;
  • намерение уйти из организации и, как следствие, экономия сил и времени на выполнение действий, которые в ближайшем будущем станут ненужными и т.д.

С каждым из сотрудников важно провести индивидуальную встречу для выявления истинной причины невыполнения распоряжений и принятия совместного решения о следующих действиях.

Основные факторы, стимулирующие выполнение регламентов:

  • реальность требований;
  • прозрачность и понятность действий;
  • заинтересованность (денежная или нематериальная) исполнителей в соблюдении норм;
  • единая политика в отношении требований по соблюдению регламента ко всем сотрудникам.

Приложение

Лист ознакомления сотрудников

Лист ознакомления с Приказом от 19 марта 2010 г. № 85 об утверждении «Регламента по работе с дебиторской задолженностью»

Как заставить документы работать?



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль