Как создать Инструкцию по кадровому делопроизводству

14508
 Андреева Валентина Ивановна
Кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия.
Прием на работу, предоставление отпуска, увольнение, перевод - чем только ни приходится заниматься кадровику в течение рабочего дня. И каждый раз нужно быстро сориентироваться - какие документы и как оформить, в какой срок и кого с ними ознакомить, кому передать копии... Времени на раздумье никто не дает.

Согласитесь, вот было бы здорово, если бы все ситуации были стандартными, а формы документов - унифицированными? Но... Закон подробно прописывает только две процедуры - прием и увольнение, а унифицированных форм кадровых приказов всего-навсего шесть. Хоть плачь...
Но, как говорится, спасение утопающих - дело рук самих утопающих. А значит, почему бы нам не регламентировать все самостоятельно? И формы документов на все случаи жизни придумать, и кто за что отвечает прописать?
О том, как такой «волшебный» документ составить, оформить и утвердить, расскажет нам тот, кто на 100% знает, как...

Создание такого локального нормативного акта, как Инструкция по кадровому делопроизводству (далее - Инструкция), - дело ответственное и непростое. Но, поверьте, оно еще и очень интересное. Поэтому скучать вам не придется точно, а разобраться со сложными вопросами мы поможем.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Инструкция по кадровому делопроизводству – основной документ, определяющий порядок работы с кадровой документацией

Итак, наша цель - создание инструкции, с помощью которой мы будем легко справляться с рутинными делами и сможем принимать решения в нестандартных ситуациях. С чего начать? Определить, какие документы мы будем разрабатывать. Потому что кроме самой Инструкции могут понадобиться и другие документы.

Зачем нужна Инструкция по кадровому делопроизводству?

Работа с документами кадровой службы включает основные процедуры:
• создание документов;
• обработка документов;
• хранение документов.

Каждая из этих процедур может быть регламентирована в следующих нормативно-методических документах:
• Табель форм кадровых документов (далее - Табель форм);
• Альбом форм кадровых документов (далее - Альбом форм);
• Сборник типовых и трафаретных текстов кадровых документов (далее - Сборник текстов);
• График документооборота отдела кадров (далее - График документооборота).

Наша справка

Реквизиты документа - отдельные надписи, являющиеся обязательными элементами оформления официальных документов.

Реквизиты влияют на юридическую силу документа, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативными актами. Правила оформления отдельных реквизитов одинаковы для разных видов организационно-распорядительных документов.

Некоторые реквизиты являются обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы.

К абсолютно обязательным реквизитам относятся:
• наименование организации;
• дата документа;
• текст;
• подпись.

Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для писем необходимы:
• справочные данные об организации;
• адресат;
• отметка об исполнителе. Для приказов:
• наименование вида документа;
• место его издания.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например, наименование вида документа) или длительное время (например, наименование организации, справочные данные об организации). Однако многие реквизиты не могут быть постоянными, являются переменными и меняются полностью или частично (например, дата документа, заголовок к тексту, текст).

Некоторые реквизиты, не влияя на юридическую силу документа, тем не менее, выполняют важные функции информационного характера, например показывают, кто из работников организации составлял уведомление о введении в организации неполного рабочего времени, подписанное руководителем организации и отправленное в органы службы занятости населения.

Такие реквизиты документа называют отметками, например отметка о контроле, отметка об исполнителе и др.

Состав реквизитов организационно-распорядительной документации, требования к их оформлению и порядок расположения реквизитов на стандартном листе бумаги установлены ГОСТ Р 6,30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Требования этого стандарта являются рекомендательными, однако их следует придерживаться при оформлении документов по личному составу, имеющих длительный срок хранения.

Процедуры работы с кадровыми документами связаны между собой, и методические документы, разработанные для их регламентации, как правило, являются приложением к Инструкции. Именно в Инструкции отражается их значение, взаимосвязь и порядок применения. Таким образом, Инструкция по кадровому делопроизводству - это основной документ, определяющий порядок работы с кадровой документацией. Но зачем, спросите вы, нужны остальные упомянутые нами документы? Не будет ли это лишней бумажной волокитой? Нет! Нет! И еще раз нет! В работе отдела кадров эти документы крайне важны.

Содержание Табеля форм поможет ответить на вопрос: какие кадровые документы могут быть созданы в вашей организации? В нем вы сможете определить необходимое и достаточное количество документов для грамотного и юридически верного оформления любых ситуаций, которые только могут возникнуть в вашей работе. Согласитесь, это очень удобно.

ПРИМЕР

Например, работник принес медицинское заключение, в соответствии с которым его необходимо перевести на другую работу на определенный срок. Открываем Табель форм - смотрим, какие документы должны быть созданы для оформления этой ситуации. Допустим, это: заявление работника с приложенным медицинским заключением; предложение о временном переводе на другую работу, не противопоказанную работнику по состоянию здоровья; дополнительное соглашение к трудовому договору работника; приказ о временном переводе на другую работу.

А о том, в какой форме должны создаваться необходимые для той или иной ситуации документы, мы узнаем из Альбома форм. Так, приказ о переводе на другую работу имеет унифицированную форму, здесь «помощь» Альбома форм нам не потребуется. А вот при создании документов, оформление которых не предусмотрено нормативными актами, как, например, предложение о переводе и дополнительное соглашение к трудовому договору, кадровики сталкиваются с определенными трудностями. Например, много времени занимает решение вопроса о том, какие реквизиты придают тому или иному документу юридическую силу. Велика вероятность о чем-то забыть.

НЕЛЬЗЯ!

Предусматривать в локальном нормативном акте положения, которые изменяют правила, установленные законом, или противоречат им

Но если у вас под рукой Альбом форм, в котором содержатся образцы всех документов, с созданием которых вы сталкиваетесь в своей работе, - это, во-первых, экономит время, а во-вторых, позволяет даже в сложных ситуациях оформлять «идеальные» документы, которые не стыдно предъявить инспектору ГИТ при проверке.

Итак, у нас есть перечень необходимых документов, разработаны их формы. Самое время озаботиться содержанием. Чего только не встретишь в текстах документов по личному составу! Формулировки - от смешных до незаконных. И «приказываю сменить фамилию с Ивановой на Петрову», и «прошу считать меня уволенным»... Быстро и качественно составить документы по кадровым вопросам поможет Сборник типовых и трафаретных текстов кадровых документов.

Типовые тексты, как правило, разрабатываются для многостраничных документов, например договоров. Трафаретные тексты составляются для небольших по объему документов, многократно создаваемых в кадровой службе.

В примере, который мы рассматривали выше, работник собирается оформить заявление о временном переводе на другую работу. Вы можете помочь ему составить этот документ, показав форму заявления и трафаретный текст.

Как создать Инструкцию по кадровому делопроизводству

Таким образом, Табель форм, Альбом форм и Сборник текстов помогают грамотно и быстро составлять и оформлять документы по личному составу. Однако после составления проекта документамогут возникнуть вопросы, связанные с последующими процедурами.

Кто подписывает документ, сколько копий документа нужно сделать и кому их передать, нужно ли знакомить под роспись работника с документом - на эти вопросы поможет ответить График документооборота отдела кадров.

В Графике документооборота могут найти отражение следующие технологические процедуры обработки документа:
• согласование и доработка проекта документа;
• подписание и при необходимости утверждение документа;
• регистрация документа;
• контроль исполнения документа;
• формирование исполненных документов в дела;
• хранение дел.

В Графике документооборота показаны все действия, осуществляемые в процессе работы с документом, указаны их исполнители и приведены необходимые характеристики выполняемых процедур. Фактически График документооборота позволяет проследить весь «жизненный цикл» документа: от создания до оформления на хранение.

Также с помощью Графика документооборота вы сможете контролировать соблюдение сроков, предусмотренных для совершения тех или иных кадровых действий. Например, с приказом о приеме на работу работник должен быть под роспись ознакомлен в 3-дневный срок со дня фактического начала работы.

Итак, мы определили состав нормативно-методических документов по кадровому делопроизводству. Какие из этих документов разрабатывать и утверждать в вашей организации - решать вам. Идеальный вариант - если кадровик в своем распоряжении имеет все эти методические документы.

Инструкция и приложения к ней разрабатываются и утверждаются по общим правилам разработки и утверждения локальных нормативных актов. Посмотрим, что это за правила.

Инструкция по кадровому делопроизводству: правила разработки

Как создать Инструкцию по кадровому делопроизводству

Инструкция по кадровому делопроизводству - это основной локальный нормативный акт в сфере работы с кадровыми документами. В этом документе закрепляются все положения, связанные с подготовкой, обработкой, хранением и поиском документов по личному составу.

Так как в положениях этого документа затрагиваются вопросы трудового права, посмотрим, что говорит про создание локальных нормативных актов Трудовой кодекс РФ (далее - ТК РФ).

Согласно Кодексу работодатели (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями (ст. 8 ТК РФem.).

В первую очередь необходимо определиться с компетенцией работодателя в установлении порядка работы с кадровой документацией.

Нормы Инструкции затрагивают такие кадровые процедуры, которые недостаточно регламентированы законом или вообще им не предусмотрены.

НЕЛЬЗЯ!

В локальных нормативных актах ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями.

Например, законом не предусмотрен порядок оформления отстранения работника от работы, сроки ознакомления работника с приказом о переводе на другую работу и др. Однако каждый работодатель, учитывая специфику своей деятельности, может предусмотреть и особенности процедуры отстранения работников от работы, и сроки ознакомления работников с теми или иными документами.

Следует помнить, что, прописывая такие процедуры в локальном акте, нельзя изменять требования закона или устанавливать положения, противоречащие им. Работодатель, предусматривая те или иные особенности процедуры оформления кадровых документов, может лишь уточнять положения закона.

Но даже в тех случаях, когда в законе не предусмотрено то или иное положение, устанавливать собственные правила следует очень аккуратно. При этом можно применять нормы закона по аналогии.

ПРИМЕР

Например, ч. 1 ст. 67 ТК РФ предусматривает, что получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

Это же правило по аналогии можно применять при оформлении дополнительного соглашения к трудовому договору, закрепив соответствующие положения в Инструкции.

После того, как вы определитесь с составом документов по кадровому делопроизводству, которые необходимо разработать, нужно запланировать этот процесс, в частности:

1. Определить сроки разработки документов. Этот процесс может занять достаточно продолжительное время, до нескольких месяцев.

2. Определить лиц, ответственных за разработку. Несомненно, разработкой Инструкции по кадровому делопроизводству должны заниматься работники кадровой службы, поскольку именно они знают всю специфику кадровых документов и процедур. Нелишним будет привлечь к составлению проекта этого документа специалиста в сфере работы с документами (работников канцелярии, архива).

НАШ СОВЕТ

Согласуйте проекты документов по кадровому делопроизводству со специалистами бухгалтерии и юридической службы

3. Определить состав нормативных правовых актов, на основании которых разрабатываются документы, регламентирующие работу с кадровыми документами.

В этот перечень, безусловно, войдут: ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», нормативные документы, регламентирующие работу с трудовыми книжками, документы, устанавливающие порядок работы с документами и хранения документов (ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Основные правила работы архивов организаций и др.) и т. д.

Как создать Инструкцию по кадровому делопроизводству

4. Определить лиц, с которыми необходимо согласовать проекты документов.

Состав таких лиц устанавливается самостоятельно работодателем. При этом следует учесть, что согласование проектов не является обязательным. Для придания юридической силы документам оно не требуется. Но проведение процедуры согласования желательно для совершенствования их содержания и приведения в соответствие с нормами действующего законодательства.

5. Определить лиц, ответственных за оформление документов.

За оформление документации, как правило, отвечает служба документаци-онного обеспечения управления (канцелярия, секретариат и т. д.). Но в сложившейся практике ответственность за оформление Инструкции может быть возложена на работника кадровой службы.

Завершить планирование процесса желательно приказом о разработке нормативно-методических документов по кадровому делопроизводству (пример).

Далее необходимо определить содержание и структуру текста разрабатываемых документов. Но об этом мы поговорим в следующий раз.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями «Не согласен», «Возражаю», «Замечания прилагаются» и т. п.

При наличии у визирующего нескольких замечаний, как правило, оформляется приложение к документу: замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Что делать, если вы получили проект Инструкции с замечаниями? Вам необходимо внимательно изучить замечания, которые были сделаны при согласовании. После этого вы или принимаете замечания, которые были сделаны по проекту, или обосновываете свою позицию и правильность текста в первоначальной редакции. В любом случае при наличии замечаний проект должен быть доработан до окончательного варианта.

ПРИМЕР

Приказ о разработке нормативно-методических документов по кадровому делопроизводству

Как создать Инструкцию по кадровому делопроизводству



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль